學(xué)校檔案信息風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)結(jié)構(gòu)體系構(gòu)建

陶玉紅

摘 要：學(xué)校檔案作為各項(xiàng)事務(wù)發(fā)展以及教學(xué)、科研等工作開展基礎(chǔ)保障，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，學(xué)校檔案進(jìn)入新階段。學(xué)校檔案實(shí)現(xiàn)信息化，為學(xué)校各項(xiàng)工作帶來優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，受多方面因素影響，信息安全管理面臨新的挑戰(zhàn)，需基于其檔案全生命周期分階段進(jìn)行系統(tǒng)性分析，準(zhǔn)確識(shí)別各階段信息安全面臨的風(fēng)險(xiǎn)，制定行之有效的管理防護(hù)措施。本文闡述信息化背景下學(xué)校檔案信息資源特征，以及檔案信息化生命周期及其風(fēng)險(xiǎn)管理，分析檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)要素識(shí)別及安全防護(hù)存在問題，提出構(gòu)建信息風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)體系策略。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案信息化;檔案管理;防護(hù)策略

伴隨信息時(shí)代不斷創(chuàng)新改革，學(xué)校內(nèi)部形成檔案資料呈爆發(fā)式增長，為進(jìn)一步有效提升檔案信息管理效率，積極實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，但信息安全仍是目前難以解決的瓶頸。為進(jìn)一步保證檔案信息安全性，我國相繼出臺(tái)多項(xiàng)政策，如2018年國家檔案局出臺(tái)相應(yīng)的《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》，其中明確規(guī)定對(duì)檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估依據(jù)、方法以及內(nèi)容。該背景下，應(yīng)充分應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方法，在學(xué)校檔案信息化全生命周期過程中，分析其存在隱患風(fēng)險(xiǎn)，并構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，以此形成高質(zhì)量信息風(fēng)險(xiǎn)管理體系極為迫切。

一、信息化背景下學(xué)校檔案信息資源特點(diǎn)

信息時(shí)代背景下，學(xué)校檔案信息化管理不斷深入，其資源特征主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是對(duì)軟硬件系統(tǒng)的依賴。傳統(tǒng)學(xué)校檔案信息的記錄，多依附于紙張等載體，此種記錄符號(hào)均可通過人工識(shí)別，而處于信息化背景下，信息以數(shù)字編碼形式呈現(xiàn)于電子化載體上。信息化時(shí)代背景下，檔案信息安全著重點(diǎn)逐漸從人工識(shí)別至機(jī)器識(shí)別，導(dǎo)致對(duì)軟硬件設(shè)備具有較強(qiáng)的依賴性。此外，技術(shù)層面不斷更新，一定程度變更信息識(shí)別及存儲(chǔ)方法，加劇檔案信息管理難度。二是存儲(chǔ)密度高。電子檔案信息存儲(chǔ)初期興起時(shí)，多依附于磁盤和光盤保存方式，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，移動(dòng)硬盤可存儲(chǔ)的信息不斷擴(kuò)大，有效節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間，為檔案信息提出新的要求。三是載體間分離。信息化背景下，檔案信息突破實(shí)體檔案局限，促使其加工和管理更具自由化，此種分離特性促使檔案易被修改，且不會(huì)留存相應(yīng)的修改痕跡。同時(shí)，可直接完成信息復(fù)制，且與原始電子檔案資料保持一致，為信息傳輸提供便捷。四是信息構(gòu)成復(fù)雜。學(xué)校檔案?jìng)鹘y(tǒng)信息構(gòu)成較為單一，一般一種載體可實(shí)現(xiàn)一種格式文件儲(chǔ)存，信息化背景下，檔案信息構(gòu)成更具多元化，多種格式可集成在一個(gè)文件資料上，便于直觀方式呈現(xiàn)檔案信息。

二、學(xué)校檔案信息化生命周期風(fēng)險(xiǎn)管理及其要素識(shí)別

1.學(xué)校檔案信息化生命周期管理。學(xué)校檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，核心是基于檔案建設(shè)管理部門統(tǒng)一組織下，充分利用信息技術(shù)，將檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理及利用，檔案管理模式逐漸從實(shí)體趨于過程管理，更強(qiáng)調(diào)檔案信息全生命周期管理，其主要包含四個(gè)階段，即檔案采集與形成、檔案存儲(chǔ)與積累、檔案共享與再利用、檔案延期與銷毀。以下根據(jù)檔案信息化全生命周期，分階段準(zhǔn)確辨別風(fēng)險(xiǎn)以及管理控制點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

檔案采集與形成階段風(fēng)險(xiǎn)管理。該階段中核心構(gòu)成是兩大模塊，一方面是數(shù)字檔案形成，以電子文件嚴(yán)格依照相關(guān)流程完成移交;另一方面實(shí)體檔案數(shù)字化收集工作，核心強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化成電子化、數(shù)字化信息資料，將上述兩方面檔案信息直接與學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)銜接，可啟動(dòng)資料應(yīng)用服務(wù)。立足檔案信息化收集和形成整個(gè)流程觀測(cè)，核心重點(diǎn)包含兩方面：其一，過程管理風(fēng)險(xiǎn)，不僅包含合同風(fēng)險(xiǎn)、檔案保密風(fēng)險(xiǎn)，而且涉及檔案保密風(fēng)險(xiǎn)、數(shù)據(jù)掛接風(fēng)險(xiǎn);其二，硬件設(shè)備技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，不僅包含數(shù)字化設(shè)備性能風(fēng)險(xiǎn)、服務(wù)器容量風(fēng)險(xiǎn)，而且涉及數(shù)據(jù)庫安全、設(shè)備存儲(chǔ)介質(zhì)安全。對(duì)該階段檔案信息風(fēng)險(xiǎn)有效控制，直接決定檔案信息完整性及可靠性。

檔案存儲(chǔ)與積累階段風(fēng)險(xiǎn)管理。該階段主要目標(biāo)是保持歷史真實(shí)面貌，將銜接于檔案信息系統(tǒng)中檔案，需根據(jù)其實(shí)際性質(zhì)劃分類別。該階段風(fēng)險(xiǎn)管控核心包含管理和技術(shù)，其中管理風(fēng)險(xiǎn)包含安全制度風(fēng)險(xiǎn)、人員管理風(fēng)險(xiǎn);技術(shù)方面涉及網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)、主機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)等。

檔案共享與再利用風(fēng)險(xiǎn)管理。該階段主要強(qiáng)調(diào)對(duì)學(xué)校檔案信息共享及利用，將檔案視為可重復(fù)性利用數(shù)據(jù)材料。其中風(fēng)險(xiǎn)管理主要包含技術(shù)和管理，管理體現(xiàn)在運(yùn)維管理風(fēng)險(xiǎn)、權(quán)限管理;技術(shù)持續(xù)性存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。該階段檔案信息風(fēng)險(xiǎn)控制，直接影響檔案信息可讀性、保密性。

檔案延期與銷毀階段風(fēng)險(xiǎn)管理。該階段是對(duì)檔案進(jìn)行合適處理，該階段風(fēng)險(xiǎn)管理，主要包含延期界線確定、延期數(shù)據(jù)確定、銷毀流程監(jiān)控管理及保密管理。

2.檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)要素識(shí)別。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)提供風(fēng)險(xiǎn)管理，以及行之有效的措施，檔案信息化建設(shè)國家標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)相應(yīng)的GB/T24353-2018，為檔案信息風(fēng)險(xiǎn)管控提供便捷。伴隨學(xué)校檔案領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化、信息化，風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)日趨完善，但檔案信息化建設(shè)中將核心放置于檔案數(shù)字化資源以及電子文件利用，數(shù)字化檔案管理缺乏明晰性、規(guī)范性問題日漸凸顯，并提出構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)管理流程及方案。檔案信息化管理識(shí)別，主要是立足信息化建設(shè)目標(biāo)層面，對(duì)其影響因素進(jìn)行準(zhǔn)確辨別，將其風(fēng)險(xiǎn)基本特征進(jìn)行歸納總結(jié)。學(xué)校檔案信息化建設(shè)，核心目標(biāo)是保證檔案資料多個(gè)要求，即真實(shí)、完整、可靠、可用、可讀以及保密，其中真實(shí)性是指數(shù)字檔案真實(shí)性，可全面反映事實(shí)真相，始終保持在最初和存儲(chǔ)狀態(tài);完整性是檔案信息內(nèi)部包含內(nèi)容、數(shù)據(jù)以及信息是完整性;可靠性信息利用過程中，出現(xiàn)故障頻次較低，為使用者安全使用提供保證;可用是檔案信息通過授權(quán)之后，與計(jì)算機(jī)進(jìn)行銜接，流暢完成信息訪問及接收;可讀是檔案信息可被現(xiàn)有軟硬件系統(tǒng)識(shí)別，以及獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息;保密是檔案信息持續(xù)性存儲(chǔ)過程中，避免將其中相關(guān)信息泄露，以免造成嚴(yán)重?fù)p失。識(shí)別學(xué)校檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)方式較多，不僅包含核對(duì)表法、流程圖法，而且涉及目標(biāo)偏離法等;核對(duì)表法是將風(fēng)險(xiǎn)事件整合成表格形式，逐項(xiàng)對(duì)其風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審核識(shí)別;流程圖法是構(gòu)建完善的全活動(dòng)流程圖和分流程圖，不僅可直觀呈現(xiàn)工作流程，而且可將流程與預(yù)想進(jìn)行比對(duì)，為全面分析及掌握風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際發(fā)生具體環(huán)節(jié);目標(biāo)偏離法主要是利用目標(biāo)偏離識(shí)別及判定風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)實(shí)際狀況，創(chuàng)設(shè)預(yù)期目標(biāo)，將最終結(jié)果與初始目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比，即確定為目標(biāo)偏差。