社保檔案管理中的數字化技術探究

張慧珍

摘 要：伴隨著我國社保體系完善程度的逐漸提升，社保無論是在數量還是在種類方面都變得越來越豐富。因此，從現代社會發展的角度來講，對社保工作的開展提出了更高的要求。尤其是伴隨著最近幾年數字化技術的逐漸成熟以及應用越來越廣泛，加之社保檔案管理工作的復雜度也在持續提升，將數字化技術引入到社保檔案管理工作的實際開展過程中就顯得十分有必要。文章從社保檔案管理中應用數字化技術的優勢、現階段社保檔案管理工作開展過程中存在的問題以及社保檔案管理中應用數字化技術的策略進行了具體探討。

關鍵詞：社保檔案管理;數字化技術;探究

我國人口基數較大，為了對每一位參保者的詳細信息進行記錄，確保在社保工作開展過程中能夠有明確的依據，就需要為每一位參保者建立社保檔案。社保檔案中不僅包含參保者的參保單位，同時也包含一系列的數據圖表以及文字等方面的信息，其主要作用在于使參保者能夠正常享受到社會保險所給予的福利待遇。因此，在現代社會中，社保檔案能夠發揮的作用不可小覷。在開展社保檔案管理相關工作的過程中，為了有效降低工作的難度，保證相關工作開展的有效性，合理引入數字化技術是前提條件。通過數字化技術的合理應用，能夠將傳統紙質的社保檔案信息轉化成數字化的信息，從而對參保者的參保信息進行有效管理，方便檔案管理者隨時查閱，并根據參保信息對參保者進行有效分類。在服務參保者的過程中，真正做到方便快捷，這對于推動社會的整體發展有著十分重要的現實意義。

一、社保檔案管理中應用數字化技術的優勢

1.能夠實現征管信息預測

社保檔案內涵十分豐富，不僅包含必要的文書檔案，還包含一系列的社保業務檔案。通過合理應用數字化技術所具有的管理預測功能，能夠實現對社保檔案管理所涉及的各項工作進行有效統籌，尤其是在形成參保者的社保數字檔案之后，檢索參保者的姓名、工作時間、參保時間等信息的難度大幅度降低，同時還能夠對未來幾年之內參保者需要補繳的項目進行有效預測，為社保檔案管理工作計劃的整體制訂打下良好的基礎。

2.能夠強化機構內控管理

借助數字化的社保檔案，能夠達到有效記錄經辦機構相關業務信息的目的，尤其是對于各項業務的來源以及最終的去向都能實現詳細地記錄。在實際針對參保者的社保檔案進行審批的過程中，確保所需要的相關信息能夠瞬時呈現，這也為相應管控體系的建立及健全打下了良好的基礎，使相關工作的開展具備了完善的技術性保障，降低社保工作開展過程中在操作方面以及流程方面發生問題的概率。同時，還能方便相關人員對社保工作的開展進行有效監督，督促社保工作人員在工作中時刻秉持廉潔自律的基本原則。

3.能夠實現經辦事務的事后監督

在社保檔案管理工作中引入數字化技術，不僅能夠有效降低錯誤問題的發生概率，同時還能盡可能地方便事后監督體系發揮作用，以各類業務的流程為基礎，保證監測點設計的科學性。依照既有的檢測規則，全方位呈現社保檔案管理工作的流程特征以及相應的數據變更歷史，根據實際工作開展的需要，積極落實系統程序的開發。尤其是針對社保檔案管理工作開展過程中存在的不足，能夠及早發現，及早采取有效措施予以處理，從而對經辦管理的流程進行進一步完善。除此之外，在實際應用數字化檔案的過程中，還能夠實現對事后監督工作的導航，為社保工作的高質量展開打下良好的基礎。

二、現階段社保檔案管理工作開展過程中存在的問題

1.基礎工作的完善性有待提升

首先，要做好社保檔案管理工作，須做好兩項基礎性工作，一是要有相應的管理體系，二是要有齊全完善的基礎設施。要為參保者建立數字化社保檔案，并保證檔案中所蘊含信息的完整性，要有能夠滿足數字化社保檔案管理工作開展所需要的管理軟件，且管理軟件要具備處理統計大數據的能力。其次，是對參保者社保檔案所含有的信息進行采集整理，并在后續保存相關工作中完善管理要求，進而保證操作要求的正確性。只有如此，在實際進行數字化社保檔案管理的過程中，才能保證工作的方便及結果的正確嚴謹。但是從現實情況看，很多社保檔案管理單位在工作開展過程中，所選擇的社保檔案管理方法依然是傳統的方式，并沒有根據日常工作開展的需要，對檔案管理的流程進行優化。同時，檔案管理體系也缺乏完善的標準，工作開展過程中使用的管理軟件更是沒有及時進行更新，這也會在一定程度上增加社保檔案數字化進程的推進難度。

2.工作人員的技術水平有待提升

社保檔案管理工作中，合理應用數字化技術同時也對社保檔案管理人員提出了更高的專業要求，在掌握基礎的社保檔案管理方法的前提下，還需要具備扎實的數字化技術應用知識。從現階段的情況來看，我國很多高校都根據檔案管理工作開展的實際需要開設了專門的檔案管理專業，但是由于這一專業的開設時間還相對較短，人才培養能力還十分有限，所培養出的專業人才的數量也相對較少。這也就與現階段社保檔案管理部門對于人才的需求形成了鮮明的對比。尤其是在社保檔案管理工作的開展過程中，由于很多檔案管理員都存在年齡偏大的問題，在學習數字化技術的過程中對于相關知識的接受速度整體較慢，檔案管理工作理念沒有進行及時更新，不習慣在自己的工作中應用新技術。也有一部分檔案管理人員在工作中缺乏足夠的責任意識，雖然很多地區的社保檔案管理部門都針對數字技術的應用組織了相關的培訓，但是一些社保檔案管理人員依然無法做到認真學習，導致社保檔案管理工作的數字化進程推進困難。

3.數據安全沒有得到有效保障

雖然社保檔案的數字化有效降低了相關工作的開展難度，但是也帶來了一系列的問題，其中一個需要重點關注的問題就是安全問題。其不僅需要高素質的專業人才，同時也需要先進的管理軟件以及良好的硬件設施。為了保證數據的安全，還需要有與時俱進的檔案管理方法以及較高的檔案管理水平。但是從現實的情況來看，由于我國的檔案管理工作起步整體較晚，此類人才的數量普遍存在不足，在實際應用相應的管理軟件以及基礎設施的過程中也非常容易出現各種各樣的問題，因此在未來很長的一段時間之內，都需要能夠持續加大對于數據安全問題的關注程度。