談檔案工作中電子文件的歸檔管理和技術保護

郭昂

摘 要：本文就檔案工作中電子文件的歸檔管理和技術保護展開討論，闡述電子文件歸檔和管理的相關概念。分析電子文件對歸檔管理的影響，研究如何通過合理有效的方式，對檔案工作中電子文件技術保護策略展開全面落實。

關鍵詞：檔案工作;電子文件;歸檔管理;技術保護

電子文件是一種以代碼形式記錄的文件，其以磁盤、光盤、磁帶等為載體。在計算機使用時，計算機可以讀取，并通在網絡上進行傳輸，生成相關文件。在電子文件的工作領域，根據工作模式可以對電子文件所工作的內容進行區分。其一，電子文件可以在處理事務或工作問題中，其根據工作需求產生的電子文件。此類電子文件以圖像、文本、影像儲存;其二，可以記錄我國居民生產或科研活動的電子文件。此類電子文件具有明顯的技術性，電子文件作為一種有效且新型的技術載體，對我國居民的生活工作帶來了較大的幫助。轉變了我國居民以往的辦公模式，電子文件可以實現“無紙化辦公”，與我國綠色發展的目標高度吻合。

一、電子文件的歸檔和管理的相關概述

電子文件是一種文件類型，電子文件既可以代替傳統文件，并繼承傳統文件的相關屬性。同時，基于其自身特有的電子模式，對文件具有特殊的用途以及相關效果，相較于傳統文件而言，電子文件主要包含了以下特征。

其一，電子文件具有紙質文件無法比擬的使用便捷性、快捷性、優越性以及可塑性。電子文件在使用生產中，可以直接由計算機網絡進行傳遞，并借助計算機內部處理系統完成有效處理。通過計算機，對電子文件進行多角度的整理，無需對紙質文件進行復雜且煩瑣的分類工作。

其二，電子文件對設備具有明顯的應用性。電子文件的修改、定稿、收發，均可以在計算機、iPad等終端上完成。部分電子文件經過改良后，甚至可以直接在智能手機中完成。在制作、處理以及歸檔中，借助計算機系統，可以與我國居民的日常生活起到有效的綁定效果，改善了文件管理工作對人工以及紙質的依賴性。

其三，電子文件可以改變文件處理以及運轉方式，具有明顯的共享性。電子文件中的信息處于動態，相較于紙質文件的靜態模式，電子文件可以隨時進行更改、儲存或刪除工作。電子文件的內容可以從某種體裁體的傳達過程中，其電子文件不受常規的限制。例如，可以擺脫空間限制，同時實現不同用戶的實驗性，建立相關的信息工作機制。文件的應用提供有效服務，在網絡中生成獨特的數據查詢模式，并提供遠程服務，以保障電子文件使用效率最大化。

其四，電子文件具有易更改性。電子文件在使用過程中，其通常通過相關的平臺進行轉移。例如，可以通過網絡信息，借助云操作系統完成操作、編輯。在后續修改中，提供了便捷的使用條件。在完成工作效率增強的同時，電子文件自身也具有明顯的安全隱患。例如，在使用中，無法對電子文件的原始性、真實性進行有效保障。這種安全隱患主要目前體現在兩大層次：即其，電子文件較容易遭到人為修改;其二，電子文件很容易遭受電腦病毒威脅，存在網絡安全隱患。

因此，對于檔案管理工作中電子文件而言，借助計算機技術可以實現其全面的歸檔管理以及技術加強，對后續工作奠定堅實的基礎。

二、電子文件對于歸檔管理的影響分析

1.有利于檔案的分類

在電子文件處理中，由于電子文件的信息以及載體具有明顯的分離性質，檔案實體分類工作可以有效進行全面升級。在實體分類結果中，受紙質文件的固定影響，電子文件在應用中可以完成屬性鏈接。對電子文件的運行模式進行分析，電子文件通?？梢哉宫F出屬性鏈接，屬于單線排列形式。由工作人員手工操作，對于電子文件的后續應用將產生明顯制約。在電子文件現有的工作環境中，文件整體的形式特征與電子文件自身的運行方式產生了相關鏈接。電子文件可以通過計算機內部控制系統完成多角度整理，對電子文件進行紙質分類，用戶可以根據自身的實際需求，對電子文件完成有效組合。隨著我國科學技術的不斷發展，目前電子文件在歸檔過程中，已經實現了自動歸檔?？梢园凑諘r間線、文件名以及文件流程等方式，進行自動化辦公?？捎行Ч澕s冗余工作時間，提升工作人員的工作效率。

2.完善立卷歸檔程序

在電子文件歸檔管理中，建立檔案可以對文件的歸檔、立卷完成數據以及資料的整理。文件經過收集后，可以交由檔案部門完成統一監管。在歸檔期限中，紙質管理檔案將完成一年歸檔一次，而電子文件相較于普通工作文件，電子檔案的歸檔工作可以根據需求隨時產生。在工作人員對電子文件操作中，電子文件整體可以儲存至光盤，完成實際歸檔、運行。歸檔范圍包含了文件的讀取，甚至操作系統。因此，具備明顯的積極效果。

3.提升檔案價值鑒定

在提升檔案價值中，電子檔案可以增強對電子價值鑒定的分析。在傳統檔案價值鑒定中，其文件可以根據相關的憑證確定整體的保管期限。而電子文件在價值鑒定中，由于其整體制作方便，且依托于電子的特性，可以產生較多的文件。因此，可按照客戶需求對數據進行整體修改補充。電子文件很難劃分其固定的保管期限，電子文件的相關管理以及后續儲存等模式，可以取決于其自身的價值性以及可讀性。在電子文件的內容標準等方面，可以隨著相關載體發生變化，需要同時分析電子文件的數據讀取，以及運行電子文件電腦的操作系統，對電子文件的范圍進行拓展。

三、檔案工作中電子文件技術保護策略

1.加強電子文件的保管工作

在電子文件保管工作中，借助計算機網絡信息，可以對電子文件建立歸檔專遞網線。例如，在各單位實際運行中，對計算機內部信息完成設定，以保障相關信息的有效發展。在電子文件管理中，借助內部信息管理系統，在內部管理機制以及檔案部門之間開展文件傳輸。以電子信息系統為基礎，對文件傳輸的形式以及存放等完成編制。定期對整體進行項目整理，在檔案部門需求時可以傳遞給網絡部門。使用網絡部門對于歸檔的電子文件提出格式要求，格式不應為固定性質。應符合我國電子文件管理中的需求，電子文件儲存形式可以完成多樣性的發展。目前，在儲存格式中，其格式與以往單一性格式相比，出現了DBF、DOC、TXT、EXE等模式。在歸檔電子文件技術的處理中，可以實現電子文件管理策略，電子文件的保管以及歸檔，在我國發展中已經實現了有效落實。就現行的電子文件管理工作流程設定模式分析。在工作中，可以產生大量的電子數據，這些數據經過整理后，便可以成為電子文件?？梢酝瓿山邮?、儲存、處理等工作模式，在電子文件信息中，可以了解文件的相關信息，并實現組合。通過技術處理，對電子文件進行屬性更改。例如，對于已經歸檔的電子文件，將其整體屬性更改為只可讀取性質，保障電子文件的完整性，避免其出現后續修改。完成電子文件的保管工作，對于識別以及保護電子文件原始結構，可以提供真實性、可靠性以及安全性的特征。