信息時代背景下辦公室檔案管理工作探討

陳紅艷

摘要：目前，我國在辦公室的檔案信息化管理建設中依舊存在較大問題，阻礙著辦公室內部各項事務管理的效率，作為相關有關部門，必須要積極探索相關的原因以及解決方法，不斷促進辦公室在資產管理方面檔案信息化管理的進程，尤其是在投資和融資方面的檔案管理，更要充分的利用信息化技術，為提高辦公室資產管理檔案工作效率的提高提供支持。

關鍵詞：檔案管理;信息化;優化;質量

引言：近年來，隨著國家信息化的大力發展和建設，我國檔案信息化不斷地隨之發展，為后期檔案信息化管理的進一步深入發展奠定了良好的基礎。但是在辦公室檔案管理上，由于技術手段和經濟條件的諸多限制，導致辦公室檔案信息化管理的并不全面，目前，我國的檔案管理信息化只是基于部分地區的試點，大部分地區仍然沒有建立檔案信息化的建設系統。因此，如何推進檔案信息化管理制度建設已經成為了急需解決的問題，必須從國家和社會的各個方面進行必要的資金和技術支持，發揮檔案信息化管理在我國檔案發展和管理中的重要作用。

一、檔案信息化管理現狀

（一）檔案信息化的整體環境

環境對于檔案信息化的發展具有重要影響，良好的環境能夠幫助檔案管理信息化的快速推進，為檔案信息化的進一步優化提供必要的支持[1]。目前，社會各個行業在檔案管理中，信息化都得到了比較充分的應用，讀者在進行相關文獻查找時，只需要點擊鼠標就可以快速的知道文獻所在的位置，從而快速的拿到資料。但是，在信息化應用的同時，依舊存在一定的問題，在目前的應用中，檔案信息化中的存儲信息大多數都是原始信息，這些信息往往都是由各個部門上報，因此存在一定的差異性，這時候就需要將這些信息進行統一化，但是由于該項工作壓力較大，因此在實際應用中，基本很難完成，為檔案信息化發展帶來了一定的阻礙。

（二）檔案信息化管理的數字化能力

檔案信息化其實就是檔案的數字化，在資產管理中，使用檔案數字化的方式一般有兩種。第一種是通過掃描、錄入等方式將紙質版或者聲像版的信息全部進行數字化;第二種方式就是通過整合信息資源，通過現代的多媒體技術將其建立成為電子文件。第一種方式是比較傳統的方式，需要花費大量的時間和人力，而且操作起來比較復雜。第二種方式需要的時間較少，而且效率較高，但是需要比較復雜的技術，如果處理不當，就會造成信息的大批量流失，存在一定的風險性。因此，目前的檔案信息化發展中，由于數字化技術還未形成規模，因此導致檔案信息化資源在整合的過程中無法形成有效的推動力。

二、辦公室檔案信息化管理中存在的問題

（一）檔案信息化管理系統并未普及

檔案信息化管理信息化的系統對于檔案信息化管理工作帶來的便利和作用已經得到了社會的認可，辦公室在資產管理方面也正在大力推進檔案信息化管理信息化工作。但是，由于技術和資金問題，辦公室檔案信息化管理系統目前并沒有的到全面普及，相關的運營商目前并沒有辦法能夠一次性提供如此復雜的通訊借口，這使得目前的信息共享工作依舊無法展開。而且在辦公室檔案管理中，各個部門之間的信息溝通不暢將直接影響工作對接的效率，對于投資的成敗造成巨大的影響。

（二）檔案信息化管理制度建設不夠

目前，雖然辦公室的資產管理中正在大力的推進檔案的信息化管理，但是在實際工作的進行中，由于檔案數量較多，使得工作展開時的質量受到影響。雖然目前辦公室管理檔案信息化已經建立了一定的制度要求，但是由于許多條文過于陳舊，并不適應當今時代的發展，導致許多要求都流于形式，對于實際的工作并無法起到限制作用。

（三）缺乏檔案信息化管理的專業人才

科學技術和管理人才是推動檔案信息化管理的關鍵[2]。目前，大部分辦公室的人才資源有限，能夠真正實現信息化管理的人才不足，主要原因在于相關部門的編制人員較少，大多數屬于公益崗位，并不具備相關工作要求的素質，這就大大的降低了辦公室資產管理檔案信息化管理建設的質量和效率，同時也對辦公室的投資和融資工作造成一定的隱患。

三、檔案信息化管理優化措施

（一）加大檔案信息化管理信息化的建設力度

檔案信息化管理人員是辦公室檔案管理的重要組成部分，目前大部分辦公室檔案信息化建設的力度依舊不能滿足相關的要求需要，因此，辦公室必須要進一步加大檔案信息化管理的建設。這項工作的開展是為了進一步加強辦公室內部各項事業建設的需要，因此需要多個部門的協調幫助，共同建設。辦公室要依據自身的實際情況給予檔案管理部門一定的資金支持，加大基礎網絡的建設，為檔案管理部門給予相應的自主權，增強部門管理的實際作用。要進一步的完善和整理內部相關的檔案存放，組織專門的人員進行相關的系統建設培訓，保證信息化系統建設工作的后期推進。

（二）推進相關工作的制度建設

制度建設對于推進辦公室資產管理檔案信息化具有重要作用，各部門要充分利用相關便利條件大力發展檔案信息化管理，加強相關工作的制度建設，為檔案信息化管理人員的監管提供相關的技術支持，保證檔案信息化管理人員教育轉化的速度和質量，真正發揮檔案信息化管理制度的作用。通過制度化的管理，充分促進辦公室檔案管理工作的秩序化發展，保證每個環節的工作流程符合規定，加快檔案信息化的發展速度。

（三）加快信息化建設人才的培養

檔案信息化管理系統的使用人員的不足仍舊是檔案信息化管理中的主要問題，為了保證信息化建設的持續推進，必須保證相應的人員配置以及技術配置[3]。辦公室要注重對于信息化建設的人才的培養，針對信息化建設管理的人員進行相關的培訓，在自我培養的基礎上，積極面向社會招聘相關的專業人才，加快信息化建設的人才隊伍的建設，同時，辦公室要針對相關的技術人才給予特殊的照顧，鼓勵他們認真鉆研，積極突破，為檔案信息化管理貢獻自己的力量。

四、結束語

檔案信息化建設中的問題通過不斷地探索一定會解決，為了進一步提升工作質量的質量，辦公室要不斷地提升相關工作效率，為檔案信息化的管理提供新的好渠道，保證檔案信息化管理工作又好又快發展。

參考文獻：

[1]劉紅巖.論我國檔案信息化管理制度的健全與完善[J].學術交流，2021（4）：15-16.

[2]剛彥，王敬.淺析檔案信息化管理信息化監管[J].中國管理信息化，2018（15）：15-118.