電子檔案管理與檔案管理信息化建設

陳大平 羅怡珍

摘要：隨著我國社會經濟的不斷提高，信息技術的高速發展，對數字化多媒體應用已經投入到了社會各個行業中并能夠對其工作效率有很好的提升。在檔案管理工作方面也是如此，新時代對檔案管理工作的嚴格性，真實性，準確性有了更高的需求。因此，在開展檔案信息管理工作時，創新檔案管理方法，做到與時俱進并保持其積極高效的工作效率。由此可見，數字化電子檔案管理信息化建設，是被社會所推動的對檔案管理工作的優化及創新，將信息化結合進檔案管理模式中，在實際操作時不斷的總結管理方法，累積工作經驗，利用多媒體帶來的便利，解決傳統管理方法無法解決的問題，從而提高檔案管理工作的效率和質量。

關鍵詞：電子檔案;檔案管理;信息化建設

檔案信息化建設意思即為將過去的檔案管理模式轉變成以信息保存的方式，將傳統的以紙質文件保存的檔案用數字化信息所替代，這樣做的目的，便是檔案管理部門或單位能夠對檔案資源加以更便捷有效的收集、整理、儲存，從而使檔案信息能夠更安全有效的長期保存，達到檔案資料正確并合理利用的目的。在大數據統計下，目前我國大部分部門和單位都已經購入滿足于新時代檔案管理信息化建設的多媒體設備，并配備了新式檔案室，開始實施檔案管理信息化建設方案，開展了電子檔案管理，但由于技術方面的不成熟、管理力度的不足和經驗方面的缺失等原因導致大部分部門在開展電子檔案管理工作中出現許多問題。本文將基于新時代電子檔案管理于檔案管理工作的意義出發，提出當前檔案管理信息化建設仍存在的問題，并引出對應策略。

一、電子檔案管理的特點和意義

檔案記錄著國家的改革發展的歷史，記錄著所在企業的文化發展歷程，檔案管理工作對于當今社會發展有著重要的意義。而面對社會需求，對檔案管理工作模式的改善和方法的創新則對于檔案資源的合理使用有著重大影響。電子檔案管理即為以數字化信息技術作為檔案資源的管理核心，對各種檔案信息資源進行規范式的統一管理，和傳統紙質文件的檔案管理方法相比，新時代背景下數字化檔案管理有著更突出的安全性，快捷性，傳遞性等特點。以數字化信息技術和多媒體設施為基礎對檔案資源進行全面的搜集、整理、分類、存儲和管理，給檔案管理工作帶來質量和效率方面的極大提升。

二、檔案管理信息化建設存在的問題

（一）網站建設需要優化

目前在我國已經有多數檔案管理部門或單位配備了新式檔案管理設備及檔案室，但由于技術方面有些不足，總體的檔案服務網站建設力度還不夠，信息終端還比較缺乏，這導致了開展電子檔案管理工作時受到網站體系的限制，一些高效的功能無法進行。對于檔案信息化建設來說，網站的建設和優化，以及檔案軟件的開發是非常關鍵的部分，集中式的網站資源和良好的檔案軟件是實施檔案信息化的基礎，若沒有成熟的網絡服務體系并缺乏相應的檔案軟件，單靠設備的提升是無法滿足社會對于檔案信息認知的需要，也無法滿足檔案工作部門就業人員日常生活中，隨時隨地可以辦理檔案手續等。分析大數據可以得出結論，當前我國各地有大約一千家檔案管理服務機構網站沒有建設成形，這些網站中有的缺乏信息資源，有的沒有得到正確客戶端設置，有的缺少功能交互式對接，甚至于部分網站從來不進行信息儲量整理分類和數據更新，其資源的過時，技術的落后，完全不能滿足檔案管理信息化建設的基本需求。

（二）缺乏專業管理人員

對于新時代背景下檔案管理工作的開展，專業知識豐富，專業技能成熟的管理人員是必不可少的，人力資源是企業發展之根本。當前社會上各個檔案部門或單位，能夠結合傳統管理方式和信息化技術的管理人員相對缺乏，檔案軟件開發的技術人員更是嚴重缺乏，這類專業技術人員的缺乏，不僅僅影響了整體檔案管理工作的效率和質量，更是嚴重影響著檔案管理信息化建設的進度。

三、電子檔案管理工作對策建議

（一）優化升級檔案網站建設

對于管理機構網站建設不成熟和檔案軟件開發不到位等問題，首先，管理服務機構要對建設的網站進行分析，研究其定位并查詢當中所存在的網絡問題，在了解檔案網站的服務宗旨之后，面對社會大眾的需求，和檔案管理人員的工作需要開展針對性的網絡資源的優化，建設完整便利的線上服務機制。例如設置檔案資源搜索、圖文匹配、檔案真實時間和檔案動態發布的藍布，為社會群體提供一站式的檔案資源服務，滿足其檔案認知和辦理需求。同時要及時更新網絡資源，加大網絡信息的利用效率，資源信息也必須保證真實和準確。而想要滿足檔案管理信息化建設的需求，還要升級當前的檔案軟件，開發出全省甚至全國范圍內通用的檔案管理軟件，并在滿足其廣泛適用性的特點時，管理軟件也必須具備全信息收集，細致處理信息的能力，以及準確搜索能力等特點，并且通過當代多媒體手段的便利，根據社會大眾的日常生活需求，做到工作人員和人民群眾能夠對檔案資源隨時隨地的傳輸和驗證。

（二）加強專業人員培訓力度

想要創新管理方法并提高檔案管理工作的質量效率，務必在對數字化信息技術和設備的合理應用的同時，加強專業操作人員的培訓力度。從就業人員挑選方面入手，對檔案建設知識和專業技能提出嚴格要求，同時要熟悉多媒體設備操作并具備基礎信息技術的認知。以加強就業人員工作能力為前提，要對其檔案管理工作的觀念意識進行培養。這樣一來，不僅僅為各大檔案管理機構和部門單位提供良好的就業人員的保障，還促進了檔案管理信息化觀念的改變和意識的形成。

結論：

總的來講，電子檔案管理模式的快速發展和檔案管理的信息化建設是符合時代趨勢的。完善各大檔案管理機構的框架系統，優化網站的建設并及時更新創新，加大檔案軟件的開發力度，提高檔案網站的泛用性和穩定性。提高各個檔案部門和單位的檔案管理意識，購入新時代數字化多媒體網絡設備，注重專業信息技術人員的培養，多方面開展檔案管理信息化建設，從而提高檔案管理工作的效率和質量。

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