基于大數據技術的檔案數字化工作探討

王衍波

摘要：在大數據時代，檔案的管理，已經趨向于現代化以及數字化。在大數據技術的支持下，檔案的管理難度會不斷下降，檔案數字化也成為了有關領域的主要發展方向。基于此，本文首先對分析了大數據技術的特點，其次，對當前檔案管理中存在的問題進行了分析。最后，重點從數據整理、過程管理以及硬件維護等多方面出發，以大數據技術為基礎，具體總結了檔案數字化的有效對策。

關鍵詞：大數據技術;檔案;數字化管理

引言

近些年來，大數據技術在各個行業都得到了普及應用。但是在檔案管理工作中，仍有一部分人員，未對大數據技術進行引進，導致在管理期間，很容易出現檔案丟失以及數據錯誤等問題。需要提取檔案予以使用時，流程同樣較為復雜，查找難度以及時間成本均較高。將大數據技術應用到檔案管理中，可促使檔案數字化得到實現，這對檔案中數據價值的發揮，具有重要價值。

一、大數據技術的特征與優勢

1.1便于存儲

存儲便利性強，屬于大數據技術的主要優勢之一。傳統的檔案管理模式下，工作人員對檔案的存儲，通常都需要借助雙手而實現，并且檔案的存儲需要一定空間作為支持，如空間過小，則無法存儲。大數據的應用，可幫助數據通過數字化的形式存儲，不僅極大程度減少了空間占用，且為存儲效率的提升提供了保證。

1.2便于管理

大數據技術下，檔案的管理將更加便利。傳統管理模式下，工作人員需要對檔案進行歸類，并對其進行編碼，予以分類統計。但在應用大數據后，歸類以及編碼等工作，均可以通過計算機完成。不僅效率高，且質量好，錯誤少，對檔案管理質量的提升具有重要價值。

1.3便于查找

以大數據技術為支持，對檔案進行管理，可便于查找，保證檔案在存儲后，可被有效利用，從而發揮其價值。基于大數據技術，當工作人員需要查找檔案時，只需要在對話框中搜索關鍵詞，系統便可立即響應需求，完成查找工作，有效減少了人力以及時間資源的浪費。

1.4可供分享

傳統的檔案管理方法下，數據無法實現共享，而檔案的轉移等，均較為困難。大數據技術，具有可供分享的特點。在上述技術的支持下，工作人員可借助互聯網平臺，在短時間內便傳輸大量檔案數據，從而完成分享，有效減少信息不對稱，為檔案管理效率的提高提供保證。

二、檔案數字化面臨的問題

當前，檔案的數字化，還面臨一定問題，主要體現在以下方面：（1）缺乏質量：在數字化技術的加持下，很多企業均認識到了大數據技術的價值，從而對其進行了使用。得益于高速度的優勢，企業的工作效率明顯提升。但是與此同時，由于過于注重速度，而忽略質量的問題，也不斷呈現。（2）價值未充分發揮：數字化檔案的價值較為豐富，但目前，其價值仍然體現在便于查找以及瀏覽等方面，其內在但規律未被挖掘，因此其價值同樣未得到充分發揮。（3）目前，檔案數字化還面臨著人員配置水平低等問題，大數據技術，屬于先進技術，如人才對此技術不了解，將無法對其進行應用，因此，技術也將無法發揮其價值。

三、基于大數據技術的檔案數字化對策

3.1數據整理

檔案工作者可借助大數據技術，對檔案數據進行整理。整理的關鍵，一方面在于錄入，一方面則在于分類。針對尚未存儲到計算機中的檔案，可將其分為兩種類型，一種為舊檔案，一種為新檔案。舊檔案以紙質的形式存在，需要通過掃描的方式，將其錄入到計算機數據庫之中，以便于管理。新檔案可直接以電子形式填寫，直接存儲至數據庫。從分類的角度分析，檔案工作者，可以利用大數據軟件的功能，按照檔案的類型，對其進行劃分，并分別予以存儲，以便于未來形成規律，提高檔案數字化水平，使其規律以及價值能夠被深入挖掘。

3.2過程管理

檔案管理者同樣可利用大數據技術，針對檔案進行過程管理。所謂過層內管理，指的是對檔案從錄入到使用以及刪除等全流程的管理。從錄入方面分析，檔案管理者，需要保證其全面、準確，以及真實有效。當對檔案進行使用時，應明確其使用方向，如方向不合理，則不得為有關人員提供使用權限，以免導致檔案丟失。當對檔案進行刪除時，需要保證其已經沒有使用價值，或其中真正存在錯誤，需要更新。

3.3優化技術

檔案領域需要認識到大數據技術的應用優勢，在對其進行應用期間，需要同時對技術進行不斷優化。例如：為了提高圖片的處理效率與質量，工作人員可對OCR技術進行應用，通過識別圖片信息的方式，對其存儲格式進行轉換，最終使其成為文本，以便于快速錄入到檔案之中。另外，如工作人員所面臨的檔案，以照片的形式存在，則可在無需改變格式的情況下，將其錄入到系統之中。

3.5硬件維護

檔案數字化的進程中，不僅需要軟件作為支持，同樣需要大量硬件作為輔助。一旦硬件質量不達標，很容易導致數據無法被有效存儲。由此可見，對硬件進行維護較為重要。對此，建議有關人員定期對光盤、硬盤等進行檢查，判斷計算機有無故障。另外，還需要通過備份的方式，對各項文件進行處理。以免在檔案出現問題時，缺少備份，致使檔案全部丟失。

3.6人才支持

高素質水平的管理人員，是強化檔案數字化管理效果的重要保障。轉變人員工作思維模式，強化其信息素養，培養網絡化管理意識，綜合利用大數據技術，樹立科學的資源共享觀念，構建完善的共享數據庫。強化人員的主動性，結合現代化大數據技術，深度挖掘數字化檔案潛在的應用價值。創新人才引進機制，優化人員隊伍結構，提升人員隊伍綜合素質水平;要對現有管理人員開展全面的培訓，拓展相關知識儲備如計算機應用知識、數字化知識等，強化技術應用水平。

此外，還要注重為不同部門業務溝通和交流創建良好的平臺，促進業務交流，拓展人員工作思維，實現技術更新;強化人員職業素養的提升，優化道德思想覺悟水平，強化工作主動性;推行人才分層管理，塑造一支高素質的管理人才隊伍。

四、結語

總之，本文基于大數據技術對檔案數字化工作的探討，可為檔案管理人員提供指導，使其能夠對大數據技術進行引進，并充分挖掘其價值，促使其功能得到充分發揮，提高檔案管理效率、質量，減少檔案風險。未來，建議檔案管理人員在不斷優化技術的基礎上，對其進行使用，并通過引進人才、硬件維護等方面，確保技術的利用效果，保證系統性能達標。長遠來看，這對我國檔案領域的發展，以及檔案價值以及內在規律的深入發揮，均具有重要價值。

參考文?獻

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