加強高職院校教學檔案信息化建設有效助力“雙高計劃”實施

文/霍倩倩

近年來，隨著高職教育事業的不斷發展以及智慧校園的建立，高職院校教學檔案資源種類和數量等都得到極大的豐富，其管理模式也在發生著變革，以往傳統的檔案管理模式正在逐漸被計算機信息化技術所取代，因此加強高職院校教學檔案信息化建設勢在必行

檔案管理工作是高職院校的基礎工作之一，其重要程度不言而喻。當前，隨著計算機信息化等現代技術的廣泛應用，致使高職院校的教學檔案工作重點、內容、管理方式、方法等都發生了重大變化。特別是2019年4月，教育部、財政部發布《關于實施中國特色高水平高職學校和專業建設計劃的意見》（以下簡稱“雙高計劃”），在此背景下，高職院校的教學檔案工作如何更好地助力“雙高計劃”實施，這是檔案工作者需要面對的重要問題。

一、加強教學檔案信息化建設的意義

1.科技時代的發展決定高職院校必須加強教學檔案信息化建設。計算機信息技術的不斷發展，促使高校教學活動的模式也發生了一系列改變，選課、排課、成績、學籍管理等教務管理系統軟件已經普及，電子文檔、光盤、多媒體等成為存儲教學檔案信息資源的重要渠道，同時也改變了教學檔案的開發和利用模式。

2.加強教學檔案信息化能夠充分發揮教學檔案的內在價值?，F有的教學檔案利用模式還停留在你查我找的層面，使用現代信息化技術對教學檔案資源進行數字化處理，形成專題資源庫，個人根據需要在網上自行檢索，大大降低了因人工翻閱、查找實體檔案所帶來的煩瑣。在互聯網大環境下，人們在利用教學檔案時，可以不受時間地域的限制，大大提高了利用率，進而實現信息共享。

3.加強高職院校教學檔案信息化建設可以有效提高辦公效率。隨著高職院校的不斷擴招，招生計劃、教學計劃、學籍管理、專業課程建設資源等教學檔案與日俱增，單靠手工操作，不僅煩瑣、工作任務重，占用空間較大，需不斷增加箱柜、專用庫房，而且還容易出現錯誤。對現有教學檔案資源進行數字化處理后，可以避免原件的丟失，也有利于對其原件更好地保護。

二、當前高職院校教學檔案信息化建設面臨的問題

1.檔案信息化建設制度不完善。教學檔案不同于一般的人事檔案或者城建檔案，其內容眾多，自身也具有很多特點，如果沒有嚴格的管理制度，很難保證在最后收集時的完整性。

2.檔案工作人員隊伍不穩定。當前很多高職院校的教學檔案工作人員流動性大并且大多為兼職或者是身兼數職，這就導致了教學檔案工作人員的專業素養普遍偏低，對檔案知識了解不足，導致工作效率不高。

3.對檔案信息化管理意義認識不明確。教學檔案是對教學活動的真實記錄，但當前大部分高職院校的教學檔案依舊還是停留在簡單的收集、保管階段，沒有充分對教學檔案進行開發利用，使其達到為教學工作服務的目的。尤其是對檔案信息化管理認識不明確，必然制約檔案信息化管理工作的有效開展。

4.基礎設施建設投入力度不大。教學檔案管理信息化建設需要大量的資金及設備投入，實際工作中不難發現，當前高職院校因對教學檔案信息化建設的不夠重視，導致建設進度緩慢，影響學院發展。

5.檔案信息交流不暢通。教學檔案管理方法的滯后、紙質檔案信息交流和反饋的劣勢直接導致高職院校各二級分院、部門之間交流檔案信息存在困難，難以實現教學檔案信息的共享利用。

6.網絡安全意識不強。長久以來，檔案工作人員將檔案原件的保管安全意識作為重點，忽視了在教學檔案信息化管理過程中的網絡安全問題。計算機網絡技術是一個開放的系統，盡管當前在信息安全方面已經采用了如防火墻、防毒查毒等成熟的方法和技術，但面對電腦黑客的蓄意破壞，還是需要進一步加強網絡安全防范。

三、加強高職院校教學檔案信息化建設的對策思考

1.提高認識，轉變觀念。時代不斷發展，科技給人們的工作帶來了極大的方便，改變傳統的教學檔案管理模式，加快教學檔案信息化建設可以有效提高工作效率。檔案工作需要大家共同的支持，這不是一個部門或者一個人的事情，從檔案工作的主管領導，到檔案工作人員，再到檔案的使用者，都要轉變思想觀念，充分認識檔案的重要性以及和每個人的密切關系。

2.加強教育培訓，提高專業管理人員的素質。首先，提高政治與思想素質。其次，提高職業道德素質。再次，提高知識素質。從高職院校管理層面而言應加強對教學檔案管理人員的業務培訓，定期組織人員學習檔案管理的新思想、新知識；另一方面，檔案管理工作人員應不斷充實自身，除必要的培訓外，可以自學掌握專業理論與技能，提高業務能力和服務水平。

3.完善制度，加強監督管理。教學檔案來自不同的部門，類型繁多，對其收集整理的各個環節和流程都應有一套科學、合理、有效、可行的管理制度。學院領導應提高對教學檔案的重視程度，統一思想，可以不定期組織相關人員對各二級分院（部門）的檔案管理工作進行檢查，對于存在問題及時指出并督促改正，從而建立有效的監督、檢查機制。

4.加大基礎設施建設投入力度。高職院校應投入大量的資金，統一給二級分院（部門）采購配備與檔案信息化相關的各類自動化辦公用品，像掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備等等，加大信息化物質基礎力度；此外還應不斷更新完善檔案信息化的各類軟件系統，在此過程中，加強自主開發與改造，以此適應本校檔案管理工作的發展需要。

5.采取有效措施，切實保障檔案網絡信息安全。21世紀，檔案網絡信息安全很容易被計算機病毒、黑客等侵害，高職院校在大力推進教學檔案信息化建設的同時對其安全問題，應給予足夠的重視，加強網絡系統的安全保護，及時了解網絡安全領域的新技術、新方法，提高檔案管理工作人員安全保護意識，確保檔案信息的安全。

6.充分利用智慧校園平臺，加快信息化建設步伐。經過數字化整理的教學檔案信息資源，可以通過智慧校園平臺公布，充分發揮教學檔案價值，方便利用者查詢使用，有效解決部門之間因管理滯后、溝通不暢、信息分散等帶來的問題，實現教學檔案信息的共享利用。

綜上所述，高職院校應不斷深化對教學檔案信息化的認識，加快檔案管理專業人才的培養，不斷增加建設資金，加強基礎設施的配置，改變現行檔案管理運行模式，充分發揮計算機等現代化信息技術的作用，積極推進高職院校發展，有效助力“雙高計劃”實施。