淺論新修訂《檔案法》對電子檔案管理提出的新要求

文/張 翀

在現代檔案管理中，隨著信息技術應用程度不斷深化，電子檔案逐漸普及，為確保電子檔案合規合法發展，需要在新修訂《檔案法》指導下完成電子檔案管理梳理。基于此，本文首先闡述了電子檔案管理在新修訂《檔案法》背景下的新要求，并結合新修訂《檔案法》提出提高電子檔案管理質量的措施，旨在順迎時代發展趨勢，促進電子檔案管理工作科學化、規范化、有序化發展

新修訂《中華人民共和國檔案法》對檔案信息化建設提供了發展思路，對電子檔案管理工作提出了新的發展要求，對電子檔案管理工作提出規范標準，明確了電子檔案地位，并對其法律效用進行說明，使檔案管理工作真正順應時代發展潮流。

一、電子檔案管理在新修訂《檔案法》背景下的新要求

（一）明確檔案信息化目標

相較于傳統紙質檔案，電子檔案對軟件系統具有較強依賴性，注重檔案載體安全度，且可在信息技術輔助下實現檔案與載體的分離，并可規避蟲蛀、潮濕腐爛等不良問題，但由于信息媒體的多元性，導致不同載體平臺下的電子檔案具有較大差異，在檔案信息歸檔、流轉、查閱、存儲等管理作業中均具有特殊要求。電子檔案對互聯網具有較強依附性，在黑客攻擊、網絡漏洞、傳輸泄露等安全問題影響下，導致電子檔案存在安全隱患，如何在電子檔案管理中規避安全問題成為重點內容，此外由于檔案載體差異，如何實現不同載體格式下的自由轉換成為重點攻克項目。經過多年檔案信息化發展實踐研究，相關部門圍繞電子檔案管理構建了一系列文件標準，例如：《電子檔案管理基本術語》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等，均明確指出真實可靠為電子檔案的固有屬性，此外在《電子文件管理暫行辦法》中提出為確保電子檔案信息真實，需針對檔案內容完成鑒定與檢測工作，而《電子檔案移交與接收辦法》中則重點針對檔案移交與接收做出指導，應在確保電子檔案安全可用的基礎上展開[1]。在《檔案法》新修訂前，檔案管理部門對電子檔案工作已完成初步規范制定，均為后續電子檔案管理法律及工作提供可實踐依據。

電子檔案管理目標在新修訂《檔案法》中被規定為：來源可靠、程序規范、要素合規。來源可靠則是確保電子檔案信息內容及收集均具有可靠性特征，可真實反映出某一活動事務；程序規范向電子檔案管理部門提出了電子檔案記錄、整理、歸檔、存儲等工作均合乎規范的要求，按照法律條例嚴格執行電子檔案管理工作；要素合規是指檔案信息內容均可被不同數據載體識別，為后續移交接收工作奠定基礎，此外還對電子檔案元數據提出要求，需在構建電子檔案時加強對元數據內容的存儲。除新修訂《檔案法》外，《電子簽名法》與《檔案法》互為補充，為電子檔案在各領域中的發展夯實基礎。

（二）注重電子檔案實踐

新修訂《檔案法》解決了原有法律滯后等問題，結合檔案信息化發展進程提出規范化要求，為電子檔案工作提供了法律制度保障。相較于以往電子檔案相關規范條例來看，新修訂《檔案法》更注重電子檔案實踐工作，并結合當前“電子印章”“電子簽名”等服務對電子檔案做出實踐要求。從司法角度來看，隨著社會信息化建設改革的逐漸深化，在各類司法案件中，電子檔案等均以證據形式出現在司法領域，且在《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》中指出了電子文檔、電子交易記錄、音頻視頻等均可作為電子證據輔助案件判決。而在經濟領域內，隨著線上線下一體化進程的推進，電子合同、線上交易均成為常態，且在企業會計財務工作中廣泛應用電子核算方式，并在此基礎上完成企業電子數據整合。由此可見，電子檔案已在現代化城市建設中實現了各領域全方位滲透，數字檔案館更是發展快速，而新修訂《檔案法》為電子檔案實效性提出了標準。

（三）電子檔案法律依據

新修訂《檔案法》中明確指出電子檔案與傳統檔案載體均具有法律效力，可作為法律憑證。從檔案管理角度來看，在新修訂《檔案法》背景下，電子檔案擁有了憑證屬性，進一步明確了電子檔案的法律地位，更是促進了各行各業檔案信息化發展進程。電子檔案過度依賴網絡環境及軟硬件設備，因此檔案是否僅以電子數據形態完成存儲為當前檔案管理工作重點，在信息技術高速發展的時代，計算機軟硬件設備更新迭代速度較快，若無法根據信息技術發展形勢及規律準確把握，則導致電子檔案建設工作無法緊跟時代發展潮流。在近年發展中，“互聯網+電子政務”模式的普及，使人們對電子數據有所了解，為實現全面化電子檔案建設奠定了基礎。新修訂《檔案法》中明確了電子檔案可作為法律依據，是對電子檔案的進一步肯定，同時新修訂《檔案法》的正式實施彰顯出我國法律的針對性和及時性，在法律推動作用下消除了電子商務等線上經濟活動的檔案管理顧慮，同時促進了我國電子檔案單軌制模式的發展[2]。新修訂《檔案法》背景下的電子檔案具有法律效益，因此對電子檔案數據信息的真實性、安全性、實效性提出了更高的要求，在日常電子檔案管理中，需定期展開電子檔案軟硬件的更新，并逐步落實電子檔案安全防護措施，以此保障電子檔案管理可在法律規范基礎上實現穩定發展。

（四）指引檔案管理方向

新修訂《檔案法》為各行各業電子檔案管理工作指明了發展方向。對于企業、機關部門等組織而言，需在新修訂《檔案法》推動下加快檔案信息化建設步伐，并與電子檔案系統與政務辦公系統相銜接，真正實現一體化信息系統建設。為更好地落實新修訂《檔案法》，各企業、各部門需根據其組織架構及崗位設置明確電子檔案權責劃分，并根據電子檔案管理固有特征轉變傳統檔案管理工作模式。在電子檔案工作推進過程中，需確保在穩定可靠的信息化技術軟件應用下完成系統構建，基于電子檔案管理系統完成信息采集處理、分類整理、歸檔存儲等工作，此時需依據新修訂《檔案法》，確保檔案信息來源可靠、內容真實，保障電子檔案元數據完整性，為后續電子檔案管理工作及系統維護工作的順利推進奠定基礎。

相較于傳統紙質檔案，電子檔案可實現信息數據與載體系統的分離，可基于網絡傳輸及存儲介質完成電子檔案的移交傳遞工作，轉變以往檔案移交接收形式，實現檔案管理工作的高效化發展。此外在當前信息技術發展中，已實現了電子檔案載體的多元化，可依附于不同載體平臺及介質格式，且實現元數據與電子檔案內容的無差異。根據新修訂《檔案法》，電子檔案具有法律效益，此時電子檔案不以載體移交為法律效益判斷依據，以電子檔案記載信息數據為法律效益判斷依據，相較于傳統檔案而言，更易借助檔案完成管理工作。由于電子檔案的法律地位并不明確，這就要求檔案館等檔案管理部門接收電子檔案時需檢測內容真實性，并根據電子檔案所記錄信息完成安全保管方案設計，以此確保電子檔案質量，實現電子檔案內容的真實可靠、完整可用，此外在必要時，檔案館等部門應保留檢測文件，實現規范化電子檔案移交接收。

二、提高新修訂《檔案法》背景下電子檔案管理質量的措施

（一）確保安全底線

在電子檔案管理工作中，安全底線為新修訂《檔案法》核心精神之一。經過新修訂《檔案法》全文檢索后，“安全”出現二十余次，足以可見新修訂《檔案法》對電子檔案安全性的重視程度[3]。新修訂《檔案法》作為首次規范電子檔案管理工作的法規條例，其彰顯了電子檔案安全觀，此時電子檔案相關管理部門需明確工作機制及崗位權責，并實現電子檔案安全管理的全面滲透，落實新修訂《檔案法》第二十四、三十五、三十九條規范，加強電子檔案外包安全、存儲安全、異地備份安全等工作。

（二）完善管理形態

新修訂《檔案法》對檔案管理的系統形態做出表述，從生命周期、內部利用、集體共享角度拓展了新修訂《檔案法》的戰略視野，其中均對不同介質載體形態下的電子檔案移交管理工作提出要求，在未來檔案部門建設中，應注重電子檔案在不同格式下的兼容性。為確保電子檔案在新修訂《檔案法》背景下完成一體化建設，需根據新修訂《檔案法》第三十六條規定，需實現不同業務部門間的信息系統銜接，有條件的檔案館、企業、部門應構建專項數字檔案館，以此構建新時代電子檔案脈絡。

（三）協調多方關系

電子檔案管理工作涉及多個業務部門，以國家機構為例：工信部、國辦、中辦、國家檔案局、發改委等部門均需結合新修訂《檔案法》完成電子檔案規范化建設，實現多方關系的統籌協調。首先應確保電子檔案部門機構間的關系協調，在“統一領導，分級管理”原則下確保電子檔案管理工作的順利發展；其次應明確不同業務部門在電子檔案管理中的職責，實現義務、權利、責任的有機統一；最后，需落實電子檔案保密管理，對可開放的檔案信息完成共享平臺搭建，實現多部門的協調建設。

綜上所述，檔案管理工作涉及社會各行各業，覆蓋面較廣，此次新修訂《檔案法》的全面實施為電子檔案管理工作做出了依據與參考。電子檔案管理需建立在行業規范基礎上，以國家法律標準及行業規范為依據展開建設，在新修訂《檔案法》背景下，需明確電子檔案安全底線，并基于新修訂《檔案法》完善管理體系，注重協調電子檔案管理部門與其他相關部門的關系，在協調統籌下完成規范化電子檔案管理。