醫院檔案信息化建設的思考

文/楊皓量

醫院檔案管理信息化是目前檔案管理技術手段的大勢所趨。開展醫院檔案信息化建設有助于提高醫院管理水平，提升醫療服務質量，增強信息共享能力。本文針對醫院檔案管理目前存在的問題，對醫院檔案如何開展信息化建設的路徑進行了思考與論述

醫院檔案信息化是使用計算機與人工智能等先進技術，對在醫療過程中產生的復雜而又大量的檔案資料進行管理的一種方式。具有提高醫院檔案管理效率、提升檔案資源共享、增強檔案資源的有效利用、節省人力物力等優勢，是推動醫院建設與發展的重要手段和有力舉措。

一、醫院檔案開展信息化建設的意義

醫院檔案的信息化，是醫院建設與發展的重要環節。其意義主要在于：

一是提升醫院管理水平

醫院檔案的構成較為復雜，內容較多，區別于其他單位組織。醫院檔案的主體是醫療檔案。目前醫院檔案大多以紙質為載體，分散保存，沒有形成相應的專門檔案管理部門。電子檔案相比于傳統的紙質檔案在收集、保存和檢索方面都更加高效便捷，借助信息化管理，不僅可以節約大量的人力、財力和時間成本，保證信息資源的規范、完整。實現檔案的信息化建設，可以利用信息技術實現醫院檔案的智能化檢索，從而大大提高檔案的利用率。同時，管理層可以通過數字化平臺對當前的檔案內容進行分析，也可以通過對檔案管理情況進行梳理以發現當前醫院整體運營情況。[1]通過實施檔案信息化管理不僅能強化醫院整體工作效率，也能對多種檔案信息進行合理保存，及時為管理層的決策提供可靠、準確的依據。

二是提升醫療服務水平

醫院作為特殊的服務機構，進一步提升醫療質量、提高服務水平，為患者提供更加優質、高效的醫療服務是所有醫院的使命。醫院檔案特別是醫療檔案，作為重要的臨床數據庫和文獻資料，其重要性不言而喻。針對醫院檔案進行信息化建設，提升檔案利用率，使檔案信息資源能夠得到充分運用，醫護人員在信息化平臺對檔案資料進行查找和分析，可以了解患者在醫院就診之前所有的病歷，有助于醫療服務能力的全面提升。

三是增強信息共享能力

隨著信息時代的到來，檔案信息化建設是當前發展的必然趨勢。檔案載體從紙質轉向數字化，檔案的利用也逐漸向數字化傳遞轉變。當前分級診療和醫聯體建設正在有序開展，而其核心和出發點是資源共享。[2]實施醫院檔案的信息化建設，建立數字化存儲、實現全文檢索、形成結構化檔案信息庫，就可以實現檔案資源的及時利用和信息共享。

二、醫院檔案開展信息化建設的現狀

當前，醫院檔案信息化建設存在一些問題，現狀不能令人滿意，諸如：

1.重視程度不足，缺乏完善的制度。在我國醫療體系中，檔案管理意識總體薄弱，檔案管理工作處于邊緣化狀態，醫院管理層對檔案管理工作普遍未形成系統化、科學化、現代化理念，日常的檔案工作僅僅停留在保存和查詢的階段。而且醫院的檔案管理受制于分散的體制制約，文件材料為各部門職能管理，病史檔案歸于醫療業務部門管理，信息化由專業部門歸口，而檔案工作一般由行政辦公室管理。[3]由此帶來醫院的檔案管理工作尚未得到統籌，相關的管理制度也處于陳舊、僵化甚至缺失的狀態，行政部門之間各自為戰，不能有效分工合作，所以信息化建設往往顧此失彼，流于表面。

2.缺乏專門人才，硬件設施落后。目前醫院的檔案管理工作分散而邊緣，缺乏相應的檔案專業或信息化專業人員，往往都是其他崗位兼管檔案，他們普遍并未接受過系統的學習，專業的檔案管理知識匱乏，尤其難以接觸和接受新知識、新理念，自身的管理水平有限，達不到與時俱進，也無法掌握信息化建設和管理的內涵，加之在醫院的整體工作中難取得話語權，使得檔案管理工作的重要性和先進性無法為管理層得知，發展過程中的信息不對稱導致了信息化建設的滯后、甚至走向歧路。而要實現信息化建設和管理，配套的硬件設施不可或缺，當前醫院的檔案部門設備陳舊落后，僅能負擔日常的運行工作，且故障率高，安全性低，并不適于開展信息化建設。

三、醫院檔案開展信息化建設的路徑

通過分析研究，筆者以為醫院檔案信息化建設的主要路徑在于：

1.轉變管理理念。從醫院內部而言，無論是管理層還是每一個員工，都應當樹立檔案信息化的理念，明確檔案的信息化建設是大勢所趨，也是醫院發展更上一層樓的必然要求。管理者首先要樹立新的檔案管理理念，形成整體化、系統化的建設方案；堅守科學管理方式，善于將檔案信息用于分析決策和醫療服務，同時也要保證檔案管理的有效性和保密性。醫院檔案的信息化建設不可能一蹴而就，這就要求管理者應從管理層面對信息化建設進行統籌安排，對檔案管理模式做好研究分析，制定完善的管理制度，創新管理方式。[4]調動檔案管理人員的工作積極性，將醫院檔案管理工作貫徹到每位人員，使得全員充分認識檔案管理的重要性，重視檔案工作和檔案的信息化建設。

2.引進專業檔案管理人才。實現醫院檔案信息化，專業的信息化管理人才不可或缺，檔案信息化建設，需要檔案管理、計算機技術、醫院管理和醫療管理、后勤管理的高水平、復合型人才。現階段，醫院尚不能實現此類人員的充分到崗，首先應做到對現有檔案管理人員的培訓，提升專業素質。加強相關人員的業務能力培訓工作，轉變管理理念和管理方法；注重員工綜合素質的培養，以及應對突發狀況的反應能力。其次，引進有利于檔案信息化建設的高水平、復合型人才，通過組建高素質的檔案管理隊伍，提升檔案信息化建設的成效。最后，醫院要通過改革職稱、聘用、繼續教育等各項工作制度和管理規定，做好人才的培養使用，形成相應的人才引進和發展機制，逐步實現檔案管理人員的專業化、層次化、結構化。[5]

3.完善基礎設施建設。在檔案信息化建設過程中，優質的硬件設備必不可少，要實現檔案信息化，醫院要增加相應投入，大力支持基礎設施建設和信息資源建設，提升檔案室工作的現代化、信息化和科學化水平。目前，醫院檔案大多還處于紙質檔案的階段，即便是醫療檔案，也只有一部分醫院實現了數字化，絕大多數的醫院還沒有實行電子檔案，由此使管理工作大大受到時空的限制，也浪費了大量的人力和空間，影響檔案管理的效率和質量，而且也無法做好檔案的利用工作。因此，醫院應與時俱進，利用現代科技，打造數字檔案室，推進檔案信息化建設，進而推動醫院的管理模式改進、提升醫療服務能力，降低紙質檔案的儲存，提升管理水平。

4.注重檔案的安全保護。注重檔案資料的保護措施，保障檔案的安全性是檔案工作的重中之重。在日常管理中，遵守新修訂《檔案法》以及相關法律法規，信息化建設過程中，注重網絡安全，加強網絡安全技術的開發和應用。

綜合上述分析研究，醫院檔案信息化建設是提升檔案管理水平的重要一環。各級領導必須高度重視，采取相應措施，加大建設力度，盡早實現醫院檔案信息化，這不僅事關檔案管理工作的本身，同時對于醫院整體工作也是一個有力的促進，醫院的進步與發展，醫院檔案信息化建設不可或缺，必須下功夫、用氣力切切實實抓好。