鐵路建設項目檔案信息化建設路徑探究

文/王景杰

新時期我國鐵路建設蓬勃發展，檔案管理工作的重要性愈加凸顯，需要與時俱進，借助互聯網與大數據分析等技術推進鐵路建設項目檔案信息化建設步伐，提升檔案管理效率，保障檔案信息全面、精準、及時、便捷。本文主要從檔案資料收集、檔案數據管理、管理平臺建設、信息安全保障四個方面進行了分析，以期能夠提升鐵路建設項目檔案管理水平

為更好地保障經濟發展，近年來我國鐵路建設速度較快，鐵路建設投入越來越大，其目的就是更好地服務于經濟社會發展，服務于人民群眾的生產生活。隨著鐵路建設項目的增多，鐵路建設項目檔案也越來越多，而且隨著信息技術特別是大數據技術的不斷應用，鐵路建設檔案的價值得到更為有效地開發。因此，為了給鐵路建設快速發展提供先進的科學手段，探究檔案信息化建設路徑十分必要。

一、鐵路建設項目檔案信息化建設的必要性

一是提升檔案管理效率的重要保障

首先，信息化管理檔案依靠信息化平臺整合管理資源，使檔案管理資源得到最大化利用。在信息化轉化過程中增加信息化檢索模式，大大提高了檔案調用的效率，為鐵路建設提供有力的決策參考，從而提高檔案的利用效率；其次，信息化管理將紙質、圖像、聲音等轉化為數字信息，檔案占用的物理空間大大降低，數字信息在傳遞速度、全面性以及安全性等方面都得到提升，工作人員對檔案進行歸檔、分類、查閱、隱藏價值挖掘等管理效率更高，而且大大降低了檔案管理在物理空間上的投入；最后，信息化管理檔案，管理人員的勞動強度大大降低，信息更新和完善速度更快，信息關聯性更強，能夠形成全面、完整的檔案信息，使檔案可利用價值大大提升。

二是檔案管理工作的重要發展方向

隨著大數據技術的深入應用，檔案的價值得以更好地開發，使得檔案的重要性越來越明顯。鐵路建設項目檔案信息化管理可以釋放更多鐵路檔案人才資源，將有限的人力資源轉入檔案資料收集、檔案信息服務、檔案價值挖掘等工作環節中去，從而提高鐵路建設項目檔案的真實性、全面性、安全性和可靠性。同時，信息化管理能夠將鐵路建設項目檔案資源進行重新優化配置，提升鐵路建設項目檔案管理的科學性，拓寬鐵路建設項目檔案的服務范圍與實用價值，使鐵路建設項目檔案管理工作從消耗型管理向服務型和價值開發型管理工作模式發展，是檔案管理創新的必然選擇。

二、鐵路建設項目檔案信息化建設路徑

路徑之一，檔案資料收集的信息化。鐵路檔案管理實現信息化后，可以依靠網絡進行在線檔案信息收集、傳遞、共享等。而且，網絡應用的日益成熟，推動鐵路建設項目的審簽流程也走向電子化，施工過程進行全程自動記錄，工程驗收實現電子化等等，都為檔案收集的信息化提供了可能。因此，在鐵路建設項目實施前、實施中、實施后都利用信息化手段進行檔案編寫和收集，才能確保檔案的真實、全面和關聯性，從而為信息化管理提供保障。

路徑之二，檔案信息數據的標準化。檔案管理信息化需要統一而標準的信息數據，才能在信息化平臺共享、傳遞、保存、調用等。因此，在信息化建設過程中，首要任務是實現管理數據標準化。在檔案信息的產生、歸檔、分類、保存時發現數據非標準化時，需要立即核實并轉化為標準數據，以便后續使用效率和價值開發不受影響。建設統一的信息化管理平臺，平臺下端所有軟件都必須與信息平臺的數據類型高度一致，最終實現檔案標準化管理。

路徑之三，檔案信息化管理平臺的建設。首先，鐵路檔案信息化管理平臺的開發需要明確系統架構。一般而言，鐵路建設項目的信息化管理系統分為項目管理系統和檔案管理系統并行，依靠標準的數據接口進行互聯。前者包括項目建設的信息數據庫、項目進度計劃、檔案歸檔計劃、實施全過程管控、項目驗收管理、成果展示與歸檔、項目考核等；后者包括檔案管理的目錄、信息數據的接收、檔案歸檔組巻、檔案查詢、檔案借閱、統計分析、價值開發；依靠標準化的數據接口進行兩個并行系統的信息傳輸。其次，鐵路檔案信息化管理平臺的功能。該系統主要有三級功能：一級功能是將檔案進行大類劃分，如聲像、文書、科技等。二級功能是將一級分類進行細分歸劃，如聲像檔案是將多媒體、聲音、圖像等電子信息進行收錄歸檔。三級功能是將一、二級功能進行目錄編制、卷宗編制、文件名編制、檔案號編制等。最后，將庫房管理納入信息化管理平臺。一般從卷入手進行檔案錄入，檔案卷在庫房的位置要在系統中標明，系統模擬庫房進行案卷管理，方便后續使用和開發。

路徑之四，檔案信息安全的保障。首先，信息化管理系統需要互聯網的支持，那么對于檔案安全的保障能力就需要加強。硬件設備首選品質高、功能強、使用方便的設備，同時創造標準的使用環境，避免溫、濕、靜電、電磁等對硬件進行干擾。其次，利用多元化的安全保障技術進行檔案安全防護，如殺毒軟件、防火墻、系統漏洞補丁升級、防雷防電措施落實、管理權限設置、檔案數據加密、IP限制等等，確保檔案信息及數據庫在歸檔、編研、使用時安全可靠。

不言而喻，鐵路建設項目檔案信息化建設既是提升檔案管理效率的重要保障，也是檔案管理工作的重要發展方向。有關部門和單位應當從源頭規范檔案數據標準，加強信息管理平臺建設，保障信息安全，為檔案管理信息化提供條件，切切實實把鐵路建設項目檔案信息化建設搞好。