企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與管理服務模式改進措施

文/張 琳

新形勢下，企業(yè)不斷發(fā)展，對企業(yè)的管理工作也提出了更高的要求。為了與市場發(fā)展更好地匹配，企業(yè)也應該加強對檔案管理相關工作的關注，提供更優(yōu)質更現(xiàn)代化的檔案管理相關服務與保障。企業(yè)應該重視內(nèi)部檔案管理與服務模式的改進創(chuàng)新，以更好地適應當前時代發(fā)展。本文首先分析了進行檔案管理與服務模式創(chuàng)新研究的意義，繼而論述并分析了目前企業(yè)在檔案管理工作中普遍存在的問題，繼而從多個方面對企業(yè)的檔案管理與服務模式的改進提出了相應的改進措施

做好企業(yè)的檔案管理工作，可以為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務和更有力的保障。隨著國內(nèi)的經(jīng)濟體系漸漸完善以及企業(yè)數(shù)量規(guī)模的增大，相應的企業(yè)在正常運營中需要管理儲存的檔案數(shù)量規(guī)模也在漸漸增大。而且，企業(yè)內(nèi)部很多資源的管理，比如信息、有形資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等，很多都與企業(yè)的檔案管理相關聯(lián)。在目前企業(yè)的發(fā)展狀況之下，檔案管理的工作質量能夠直接對企業(yè)的管理營運的效果產(chǎn)生影響。所以，在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作直接作用于企業(yè)的運營管理效果，當前經(jīng)濟環(huán)境下，具有創(chuàng)新性的先進的檔案管理工作服務可以更好地保障企業(yè)的發(fā)展。促使企業(yè)進步的強有力的動力包括企業(yè)文化，它能夠體現(xiàn)企業(yè)的競爭優(yōu)勢。而在當前信息化形勢下，檔案管理能夠做到良好的延續(xù)保存企業(yè)文化，大大提升企業(yè)的工作成效，還可以對企業(yè)長期發(fā)展產(chǎn)生正面影響。

另外，現(xiàn)今人工智能與大數(shù)據(jù)等信息技術發(fā)展逐漸成熟，信息化水平在飛速地發(fā)展，很大地影響著人們的生活。因此，當前企業(yè)的檔案管理工作以及服務模式的改進發(fā)展都應該與信息化技術相結合，形成具有數(shù)字化特征的管理方法。而且這樣做還能夠減少管理成本，大大提升檔案管理工作的效率。而且，具有數(shù)字化特征的管理方法可以促進部門之間的溝通協(xié)作，有利于檔案管理質量的提升。現(xiàn)今，數(shù)字化在檔案管理工作中具有十分重要的角色，而且，運用信息化技術進行檔案管理可以提升工作質量和效率，也與現(xiàn)今市場的發(fā)展需求相契合。所以，企業(yè)應該重視內(nèi)部檔案管理與服務模式的改進創(chuàng)新，以更好地適應新形勢、新時期的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題分析

當前，企業(yè)檔案管理工作存在的問題主要表現(xiàn)在以下四個方面：

問題一，企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平不高。企業(yè)的檔案保存記錄著企業(yè)自身從開始到現(xiàn)在的發(fā)展歷程，能夠反映企業(yè)的發(fā)展水平、文化、人力資源狀況，也是企業(yè)管理工作的重要組成結構之一。因此，企業(yè)的檔案管理工作是否有序、合理、科學能夠對企業(yè)營運的狀況產(chǎn)生直接的影響。目前我國的檔案管理工作的發(fā)展雖然在進步中，但也存在著一些問題。檔案管理專業(yè)水平不高，這個問題較為普遍。作為合格的檔案管理工作者，首先專業(yè)技術水平要足夠高，而且工作過程中要足夠細致和負責。但是在現(xiàn)今的企業(yè)中，很多工作人員一人兼任多項工作，檔案管理在很多企業(yè)中變成一種兼職工作。很多員工也會因為工作福利問題不去認真對待這項工作。另外，很多從事檔案管理工作的人員自身的相關知識水平?jīng)]有達到工作要求，在工作中，對于檔案相關文件資料的整理僅僅是基于先前的經(jīng)驗，檔案相關資料的存放、歸納、梳理等操作也不夠規(guī)范，而且往往無法做到對檔案文件及時地進行整理、存檔。

問題二，企業(yè)檔案管理技術現(xiàn)代化水平不高。很多企業(yè)很少在自身營運管理時引入先進的檔案管理方法以及相關技術，缺乏對當下先進的檔案管理技術進行研究。因此，在企業(yè)的檔案管理工作中，很多企業(yè)采用的檔案管理方法體系非常傳統(tǒng)，而且經(jīng)常使用人工去收集和整理檔案數(shù)據(jù)。由于很多企業(yè)的檔案管理相關技術設備水平不高，設備現(xiàn)代化水平不夠，因此在檔案管理工作實施過程中，很多企業(yè)的檔案管理工作人員只在檔案的數(shù)據(jù)采集和取用時使用相關技術軟件協(xié)助工作。還有很多企業(yè)的檔案管理人員不會及時地利用檔案數(shù)據(jù)解決工作問題，因此很多企業(yè)的檔案管理工作實際產(chǎn)生的價值并不大，檔案的服務功能沒有得以很好地展現(xiàn)。

問題三，企業(yè)檔案管理方法不合理。現(xiàn)今信息技術不斷發(fā)展，對國民的生產(chǎn)生活也產(chǎn)生了較深的影響。在這種狀況之下，部分企業(yè)漸漸開始實行數(shù)字化的管理體系。但是，目前在檔案管理工作中專業(yè)水平高的管理人才數(shù)量嚴重不足，而且能夠實際應用操作檔案管理技術軟件的人才數(shù)量更是稀缺。因此，盡管很多企業(yè)擁有比較健全的檔案管理體系，可是缺乏能夠在檔案管理工作中實踐操作計算機相關軟件的技術人才，因此不能充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的作用。

問題四，企業(yè)對檔案管理工作不夠重視。當前，很多企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作的開展并不順利，話語權不強，這是因為企業(yè)相關人員，特別是企業(yè)領導者對檔案管理工作重視不夠所造成的。一些公司的管理人員覺得檔案管理工作不會對公司的進步產(chǎn)生很大的影響，因此忽略企業(yè)的檔案管理工作，缺少對檔案管理工作相關資源的投入，包括人力資源以及物質資源。長久下去，進入惡性循環(huán)，最終檔案管理產(chǎn)生的負面影響會逐漸加深，不能為企業(yè)提供有效的且具有質量保障的工作服務。

二、企業(yè)檔案工作重點內(nèi)容與加速數(shù)字化措施分析

分析一，持續(xù)推進企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉型

加快企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型，是培養(yǎng)管理能力進而達成檔案工作對數(shù)字文檔、重要參數(shù)以及內(nèi)容等的先進管理的科學手段，企業(yè)檔案數(shù)字化轉型和進步為企業(yè)加速發(fā)展帶來更便捷、更細致的服務。必須持續(xù)進行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化任務，并且在中央企業(yè)必須完成全部傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。通過國家有關部門下達的指令，進行有關應急預案的檔案數(shù)據(jù)庫創(chuàng)辦，增強企業(yè)檔案任務面臨突發(fā)問題時的管理水平。將電子文件單套制存檔以及電子檔案單套制管理適用規(guī)模必須由會計系統(tǒng)擴大到各個方面業(yè)務系統(tǒng)，不局限于單一會計系統(tǒng)。不同試點應逐點進行，企業(yè)集團應從內(nèi)部進行數(shù)字檔案館（室）以及先進管理技術的試用。

以各個試點為基礎，深層次增加企業(yè)電子文本存檔以及電子檔案管理、企業(yè)數(shù)字檔案館（室）開發(fā)的涉及范圍，而且完成檔案任務的橫縱一體化。設立的試點應采取應用區(qū)塊鏈以及更先進、更科學的技術手段，如圖1所示，檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點在于可滿足信息管理智能化和信息資源共享的要求，實現(xiàn)提高工作效率、提高檔案信息的時效性、提高檔案信息的利用率的目標。數(shù)字檔案館建設和檔案數(shù)字化加工是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化的重要基礎。

圖1 檔案管理數(shù)字化流程

分析二，要尋找融入業(yè)務的突破口和機會

在“十三五”期間，根據(jù)企業(yè)檔案信息的創(chuàng)造以及使用、電子文本存檔等作為著力點，國家檔案局已經(jīng)把檔案任務結合到國有資產(chǎn)管治、金融、運輸、貿(mào)易以及稅收等等任務，從而深層次增加檔案項目對經(jīng)濟社會發(fā)展的效益?！笆濉钡膶嵭幸脖砻鬟@是十分稀有的經(jīng)歷。因此，在“十四五”期間，在各個區(qū)域，想要給予中小企業(yè)更優(yōu)質的服務，必須共同聯(lián)系開發(fā)區(qū)行政部門根據(jù)開設發(fā)展云平臺提供檔案管理云服務，以此增強中小企業(yè)的檔案信息化水平。

分析三，進一步在地區(qū)集團層面完善企業(yè)檔案管理體制機制

應注意增強企業(yè)檔案業(yè)務的監(jiān)管標準和治理力度，進而提升對企業(yè)檔案工作的監(jiān)控指揮。為新興企業(yè)檔案管理的審核提供新手段，開設檔案監(jiān)管領導平臺，逐步完善信息化的指導任務。在國家層面，應該深層次探究國有檔案的界限，針對上市公司和非公有制企業(yè)進行特殊的服務監(jiān)管以及相關指引，根據(jù)組建合作團隊等模式指引非公有制企業(yè)完善檔案制度，增加檔案人員團隊的組建。

利用人才選用、技術教學、專業(yè)培養(yǎng)等方案，組建專門的檔案管理領導團隊。激勵非公企業(yè)檔案工作者參與職稱評審以及職務評審，增強該檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。優(yōu)秀的大規(guī)模企業(yè)集團應設立相關檔案工作技術經(jīng)理制度，開建檔案主任和檔案副主任等職位，為檔案工作與業(yè)務相結合提供制度支撐。如圖2所示，企業(yè)檔案管理研究的幾個焦點問題，主要包括以下幾個方面：企業(yè)檔案管理的歸屬與流向問題、資產(chǎn)與評估問題、檔案管理工作存在問題與對策等方面。

圖2 企業(yè)檔案管理研究的主要問題

三、企業(yè)檔案管理及其服務模式的改進措施

措施一，企業(yè)檔案管理工作必須強化

首先，對于企業(yè)的檔案管理工作，領導層必須加強對其相關工作的重視。在公司的營運期間，在制定公司將來發(fā)展計劃的時候一定要將公司內(nèi)部的檔案管理也納入考慮范圍內(nèi)，依據(jù)存儲的檔案數(shù)據(jù)進行未來規(guī)劃的設計。另外，所有檔案管理的相關工作人員都應該對檔案管理工作的重要性有足夠的認識。在做相關工作的時候必須對工作的實際內(nèi)容進行核驗檢查，檔案管理工作內(nèi)容不能浮于表面，避免劣質工作成果的出現(xiàn)。

為了讓企業(yè)的檔案管理工作者更好地掌握該崗位的工作技巧，公司可以采取舉辦講座的形式對他們進行專題培訓，激發(fā)他們對這項工作的積極性，更深刻地感受到所從事的這份檔案管理工作的分量，重新認識這份工作。當員工體會到所從事檔案管理崗位的重要價值，可能會更加積極地工作以增加創(chuàng)造自身的價值。

措施二，改進企業(yè)檔案管理的工作模式

企業(yè)內(nèi)的檔案管理一般都會進行對各部門運作情況的記錄，比如各組織之間的人員變動情況、部門工作內(nèi)容的改變等，這些存檔的檔案信息能夠為很多活動的進行提供非常有價值的參考信息。在傳統(tǒng)模式下，幾乎所有企業(yè)都是由專門開設的組織部門專門負責檔案管理工作的開展與實施。在新形勢下，依靠信息化技術企業(yè)能夠在檔案管理工作中進行信息的共享，因而檔案管理工作可以讓不同的組織的人員都參與進來，不僅能夠增進其他組織人員與檔案管理部門相關工作的聯(lián)系，還能夠同時做到對該部門服務模式的創(chuàng)新。采用這種方式，在增進組織間聯(lián)系的同時也可以將檔案管理工作的價值和作用更好地展現(xiàn)出來。

在企業(yè)管理過程中，如果領導層能夠發(fā)覺檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展而言是非常有價值的信息資源，就會有利于檔案管理工作成果更好地體現(xiàn)其價值。借助先進的信息技術，企業(yè)可以發(fā)展智能化的檔案管理體系提升經(jīng)濟市場中自身企業(yè)的競爭優(yōu)勢，把數(shù)字化服務模式融入到企業(yè)的日常營運工作之中。如圖3所示，隨著信息網(wǎng)絡技術的發(fā)展，采用管理系統(tǒng)將檔案資料分類存儲在計算機數(shù)據(jù)庫中實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化歸檔和高效率査詢與借閱，引用信息技術改進檔案管理與服務模式，是工程建設領域檔案建設的趨勢。

圖3 檔案管理的工作模式

措施三，培養(yǎng)引進專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理工作能夠直接對企業(yè)的營運質量造成影響，因此對于企業(yè)來說很有必要成立特定的檔案管理組織進行相關工作的開展。該組織的成員專門負責檔案管理相關工作，對檔案數(shù)據(jù)信息進行整理、歸納、存儲以及使用，組織中擁有優(yōu)秀的檔案管理人才是非常重要的。檔案管理專業(yè)人員的能力狀況會對檔案管理的質量造成決定性影響，因此對檔案管理工作崗位的人員進行能力強化培訓是有必要的。

企業(yè)在進行檔案管理崗位的招聘工作時，應該著重考察應聘者的工作態(tài)度，以及其對檔案管理工作流程的熟悉程度與專業(yè)程度。入職后要對檔案管理崗位員工進行定期培訓，及時更新員工勝任該崗位的需要具有的新的知識儲備，學習最新的檔案管理方法，把先進技術及時應用到檔案管理工作之中。

措施四，建立嚴格的企業(yè)檔案管理制度

想要順利完成檔案管理與其工作模式的改進創(chuàng)新，首先要有嚴格的規(guī)章制度為工作創(chuàng)新護航。所以，企業(yè)需要參考真實的企業(yè)狀況以及檔案管理工作的計劃去建立合適的檔案管理制度。檔案管理工作的一系列流程，包括信息接收、檔案歸納、整理、存儲等都要在制定的檔案管理制度中有明晰的條文進行明確的規(guī)定，讓檔案管理人員實行規(guī)范化操作。

建立嚴格的檔案管理制度除了要做到對檔案管理工作流程的科學嚴格監(jiān)督，對于重要的檔案文件，要建立嚴密的存放查驗制度。檔案管理規(guī)章制度中還應該包括明晰的獎懲措施，促進檔案管理工作更有序的實施。對于確實存在工作失誤的檔案管理人員，要依據(jù)檔案管理制度追究應該承擔的責任。

通過上述探究，在現(xiàn)今環(huán)境下，企業(yè)的檔案管理工作業(yè)已成為企業(yè)的一項重要工作。企業(yè)不斷發(fā)展，對企業(yè)的檔案管理工作也提出了更高的要求。相應地，為了與市場發(fā)展更好地匹配，企業(yè)也應該加強對檔案管理相關工作的關注，提供更優(yōu)質更現(xiàn)代化的檔案管理相關服務。在大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，目前國內(nèi)的檔案管理水平還存在很大的改進空間，因此，當前企業(yè)應根據(jù)自身檔案管理工作的實際狀況，探究存在的問題并從多方面找出改進檔案管理與工作模式的路徑，做到對企業(yè)檔案信息資源的科學利用。而企業(yè)檔案的創(chuàng)新發(fā)展，無疑會助推企業(yè)更快地發(fā)展與進步。