來華留學人員檔案管理的實踐現狀、存在問題與提升策略

鄭紫穎 方華 王運彬

摘？？要：來華留學人員檔案作為高校檔案的重要組成部分，是來華留學生教育規范化發展的重要見證。文章通過梳理來華留學人員檔案管理實踐現狀，對實際工作中出現的檔案形成部門復雜、管理規范缺位、集中利用困難、服務方式單一等問題進行分析，從強化管理部門協同合作、關注趨同規范管理趨勢、完善檔案遠程利用服務、拓寬來華留學人員檔案服務思路四個方面，提出來華留學人員檔案管理與服務的建議，以期為高校開展來華留學人員檔案管理工作提供智力支持。

關鍵詞：來華留學人員；高校檔案；檔案管理

近年來，隨著我國綜合國力和國際影響力不斷提升，來華留學生數量日益增長，層次也愈發復雜。據教育部最新統計數據顯示，2018年我國共有來自196個國家和地區約49萬名外國留學人員，其中接受學歷教育的外國留學生總計約26萬人，碩士和博士研究生共計85，062人。[1]我國逐步形成了較為系統的有中國特色的外國留學生教育管理模式，[2]并在此基礎上探索規范管理，謀求教育質量的提升。來華留學人員檔案作為見證中國對外教育發展的重要歷史憑證和規范來華留學教育的重要抓手，也引起了有關部門重視。

參考2017年實施的《學校招收和培養國際學生管理辦法》等規定，來華留學人員檔案是來華留學人員在華學習期間，接受學校、社會管理等過程中產生的具有保存價值的原始記錄。其管理雖多遵循高校學籍、文書檔案有關規定，但也呈現出更加分散、更加復雜的特性。鑒于此，筆者在網絡調研與文獻分析的基礎上，闡述來華留學人員檔案特性和管理實踐現狀，探討提升來華留學人員檔案管理水平的策略，以期為來華留學人員檔案管理工作建言獻策。

一、來華留學人員檔案管理實踐現狀

1.？政策梳理

盡管來華留學人員檔案管理工作暫未得到專門國家標準規范，但可以從相關文件中找到支持性內容。這些政策主要涉及兩個方面：

一為直接規定，要求實現留學生學籍學歷證書的電子化注冊與查詢，規范來華留學人員檔案管理。2007年教育部辦公廳印發《普通高等學校外國留學生新生學籍和外國留學生學歷證書電子注冊試行辦法》，要求對普通高等學校接受學歷教育的外國留學生新生學籍和學歷證書實行統一電子注冊，建立來華留學生從入學到畢業的完整信息庫，以供外國留學生和有關機構網上查詢。2011年教育部發布《關于進一步做好外國留學生學歷證書管理和電子注冊工作的通知》，提出進一步完善外國留學生高等教育學歷證書管理和學歷電子注冊制度的有關要求，并指出要滿足留學生對學歷電子注冊信息即時查詢的需求。2018年教育部印發的《來華留學生高等教育質量規范（試行）》是教育部首次針對來華留學教育制定的質量規范文件，該文件將檔案工作明確納入管理與服務支持部分，要求健全來華留學生檔案和信息管理制度，記錄保管招生錄取、學習成績等入學、在校、離校全過程中重大事項的文件。除卻以上專門規定，檔案管理的要求還出現在該規范的其他部分，包括：留學生辦理轉學手續時需合規順暢地辦理有關學籍、移民和出入境事務相關手續，交接文書檔案副本；高等學校需完善學籍管理制度，落實來華留學生的學籍學歷電子注冊制度，規定來華留學生轉專業的條件和程序，及時、準確、完整地采集來華留學生相關業務信息并按要求進行備案。[3]

二是間接提及，在來華留學人員管理政策中提及與來華人員檔案管理相關的內容。《學校招收和培養國際學生管理辦法》將來華留學人員管理涉及部門分為“國務院外交、公安等行政部門”“省、自治區、直轄市人民政府外事、公安等行政部門”“招收國際學生的學校”三個層次，實際上也默認了來華留學人員檔案的積累方式及其分散化的管理模式。

2.？管理現狀

來華留學人員檔案內容與普通學生檔案內容實際差別較小，主要涉及留學生申請攻讀學位材料、留學生培養材料、留學生日常管理材料以及留學生學位申請備案材料等。但來華留學人員教育層次復雜，常見的教育層次包括專科、本科、碩士研究生、博士研究生以及普通進修生、高級進修生，其檔案涉及的記錄主體繁雜。

不僅如此，來華留學生檔案記錄內容也更為煩瑣，在管理方面涉及出入境、公安、教育部門等主體間的業務交流，在教育協議和資助方面則涉及不同國家、政策間的協調。下文對來華留學人員檔案管理現狀進行較為詳細的梳理。

（1）日漸完善的來華留學人員信息管理系統

2004年，為適應我國來華留學工作的需要和發展實際，教育部委托北京郵電大學研制開發的全國來華留學生管理信息系統正式投入使用。該信息系統具備5項功能，涵蓋4個基本環節，能較為完整記錄整合來華留學人員在華生活所形成的資料。發展至今，愈來愈多全國性高等院校來華留學生信息管理平臺涌現，并互為補充。例如，教育部的“全國來華留學生管理信息系統”對各高校的年度留學生數據進行收集，為來華留學人員增長情況分析提供數據支持；北京市公安局的“來華留學生信息采集管理系統”便于來華留學人員進行簽證申請及辦理；[4]國家留學基金委的“中國政府獎學金生管理系統”助力對國外優質生源學習情況、行為表現和獎懲情況等審察。

另外，部分高校也開發設計了符合本校需求的管理系統。例如清華大學留學生管理系統主要功能模塊有招生管理、學籍管理、獎學金管理、財務管理以及保險、查詢統計等；[5]貴州大學國際教育學院于2018年啟用國際學生管理平臺，包括招生管理、在校管理、離校管理、賬戶管理等模塊；[6]安徽工業大學國際教育學院針對來華留學工作特點，開發出符合本校留學生管理實際的信息化管理平臺，系統設置學籍管理、教務管理、財務管理、迎新注冊、在校生信息管理以及其他功能6個模塊。[7]此類信息系統能夠與檔案系統對接，滿足電子檔案歸檔要求，提升來華留學人員檔案信息收集工作的速度和質量，同時便捷化檢索也使得提高留學生檔案信息查詢和利用效率成為可能。

（2）復雜分散的來華留學人員檔案管理模式

不同院校來華留學人員檔案管理的具體機構和管理模式各不相同，但整體上都呈現出檔案收集主體復雜、檔案保管位置分散的特點。如北京工業大學對來華留學研究生實施校、院、導師三級管理制度，其檔案也由國際交流合作處、學院和研究生部分別管理，并按規定由研究生部和國際交流合作處協商處理，其中培養和學位授予等環節的材料原件由學院收集整理，經研究生部蓋章后報校國際交流合作處，最后由校國際交流合作處匯總后上交學校檔案館；北京大學長期、預科留學生學籍檔案由國際合作部負責歸檔；上海交通大學的來華留學生檔案由外事管理部門負責收集、整理組卷，而后向校檔案館移交；清華大學外國來華留學生的招生、培養、獎懲、學籍及畢業相關材料原件由留學生辦公室收集整理及上交學校檔案館，研究生院和各院系根據日常工作運行的需要留存有關材料的副本。

（3）服務于招生的來華留學人員檔案開發

目前高校進行來華留學生檔案開發的主要目的在于服務招生宣傳，編印書刊和舉辦展覽為兩種重要的呈現形式。一是圍繞記錄優秀來華留學人員事跡及貢獻的檔案編印書刊。例如，北京大學利用來華留學人員檔案創辦了電子刊物《留學北大》并出版《北京大學新中國留華校友口述實錄叢書》（第一輯），以北京大學國際校友的人生經歷和他們的中國故事為內容，為理解中國政治、外交、文化、教育的歷史提供了獨特的海外視角。二是通過部門協同合作的方式舉辦專題檔案展覽，運用來華留學人員檔案作為展覽主體或豐富展覽內容。例如，2018年6月清華大學校史館、國際處、檔案館聯合主辦“‘面向世界 勇于進取清華大學改革開放40周年國際合作與交流展”，展出了大量來華留學人員檔案。

二、來華留學人員檔案管理存在問題

1.？檔案管理對象散雜，收集工作較為被動

來華留學人員檔案記錄了留學生在華學習、生活、社會服務等方面的信息，形成周期較長，材料來源相對分散，涉及部門較多。[8]其中校內部門涉及留學生處、外事辦公室、院系留學生管理辦公室等，校外則包括國務院外交、公安、省自治區直轄市人民政府外事等行政部門。且有關檔案部門對來華留學人員檔案信息收集、更新及補充都較為遲緩被動，如利用校慶、校友聯誼會進行校友信息不定期征集，或在校友網主頁設置個人資料補充等欄目進行信息收集。檔案收集工作不完善使得來華留學人員檔案動態性和時效性不強，造成部分學生檔案中某一時間段就業升學情況出現空白，不利于對學生職業生涯發展等情況進行精確把控。

2.？檔案管理缺乏規范細則，面臨政策失效問題

雖然《來華留學生高等教育質量規范（試行）》明確提出規范管理來華留學人員檔案，但無論是提及來華留學人員檔案管理的部門規章，還是所調查的高校檔案館官網的法規標準模塊，都未見更為具體的來華留學人員檔案管理細則。在政策時效性上，一些高校檔案管理規定正處于政策廢止更替的尷尬期，如《高等學校檔案實體分類法》（1995年）、《高等學校檔案工作規范》（2008年）已于2018年宣布失效，又如《普通高等學校檔案管理辦法》（1989年）已被《高等學校檔案管理辦法》（2008年）取代。這些總則性管理規定的廢止或變動對下級檔案標準規范制定具有一定影響。然而，經調查許多院校檔案館官網的法規標準庫并未及時對相關管理辦法進行更新。

3.？檔案遵循分散管理傳統，統一利用難度較大

為方便管理高校來華留學人員檔案，有關工作呈現出分散性的特征，主要表現在兩方面：一是全國來華留學人員檔案分散于我國各個層次院校中，二是校內來華留學人員檔案分散在教務處、國際合作交流處及各專業培養院系進行保管。這樣的管理方式某種程度上使得來華留學人員檔案聚集需解決異構數據集成等技術問題、主體間協調溝通和管理制度架構問題，導致檔案統一利用難度較大，容易產生“信息孤島”現象。

除教育部的“全國來華留學生管理信息系統”、國家留學基金委的“中國政府獎學金生管理系統”等全國性的管理信息系統外，高校自主研發的信息系統越來越多，盡管對于本校來華留學人員信息管理更具備針對性，但對于信息網絡的編織提出了更高的要求。

4.？檔案利用創新意識不足，開發方式較為單一

目前，來華留學人員檔案服務對象多限于學校層面和學生個人層面。學校層面多數院校將優秀校友與中國的淵源以及畢業后的發展編寫成完整的故事，以刊物、影像的形式作校友宣傳，作為招生宣傳手段，或作為重要板塊參與校史館展覽活動，較少考慮將其運用于服務來華留學生管理以及在華留學生教學活動；學生個人層面主要通過出具證明等方式發揮學歷認證作用，僅保證實現學籍檔案的基礎價值，未從增強來華留學人員檔案意識、挖掘檔案情感價值等方面進行更深層次的思考。

三、來華留學人員檔案管理提升策略

1.？強化管理主體協同合作，整合來華留學人員檔案信息

加深部門之間協同合作是保證來華留學人員檔案管理與提高檔案服務質量和效率的重要途徑，可以從以下兩個方面進行討論。

一是校內各部門開展協同合作。在開展來華留學人員檔案管理工作時，檔案管理部門既應加深與文書部門的溝通、聯系[9]，在形成、流轉及歸檔等環節提前介入控制，保障檔案的完整性和檔案管理工作的質量，又可考慮來華留學人員檔案的特殊情感價值，加強與高校文化記憶部門協作，利用留學人員檔案資源參與校史文化建設，發揮育人功能。[10]或考慮來華留學人員檔案的外事屬性，與高校海外交流中心合作開展來華留學人員檔案編纂和研究并推出相關的宣傳產品，如宣傳文集、文創產品、數字影像等，幫助學校樹立優良的國際辦學形象。

二是學校和社會組織開展協同合作。來華留學人員在華期間不僅會參與校內活動，各類型社會組織中也可能留下他們活動的原始記錄。這些信息亦是構成來華留學人員檔案的重要組成部分。例如，2020年全球暴發新型冠狀病毒肺炎疫情，在抗疫過程中，涌現出大量留華國際學生防疫志愿者，他們可能是參與學校組織的志愿活動項目，也可能是參與所居住社區的志愿招募。這就會導致形成的檔案資料相對分散，學校應當有意識地對此類檔案信息進行收集。加深學校與社會組織之間的溝通交流，有利于保證留學人員檔案的真實性、完整性、有效性。

2.？關注趨同規范管理趨勢，兼顧來華留學人員檔案的特殊性

高校來華留學人員檔案管理須關注管理趨同化和規范化趨勢，做到與時俱進。其中，詳細的專門管理細則是實現高質量管理必不可少的前提。鑒于此，筆者認為，應參照來華留學人員管理體系、有關文件時效和高校檔案館發展趨勢來制定相關管理標準有其必要性。

首先，在制定管理規范時需要關注當前來華留學人員與國內學生的趨同管理趨勢。自2010年《留學中國計劃》發布以來，教育部逐步明確要推進中外學生管理和服務的趨同化[11]，從招生、培養、教務等多個方面實現趨同化與差異化管理相結合，并將檔案管理工作納入其中。相較于現在復雜分散的來華留學人員檔案管理模式，此種方式明確了校內各部門職責范圍，提升了來華留學人員檔案工作效率，使國際學生檔案工作體系成為學校學生檔案工作體系的有機組成部分。其次，在制定管理規范時要關注相關文件時效性。對于依照過期文件制定的院校管理標準，應當及時更新完善。最后，制定管理規范時可以涵蓋檔案服務方面的內容。各高校關于檔案服務方面的規范近乎空白，主要歸因于高校檔案館屬于高校內部機構，其中保管的檔案主要面向校內管理活動開放。隨著《教育部辦公廳關于做好教育系統施行〈中華人民共和國政府信息依法公開條例〉準備工作的通知》（教辦廳函[2007]81號）、《高等學校信息公開辦法》等舉措相繼發布，高校信息公開也逐漸成為社會關注的熱點。[12]來華留學人員檔案因其具備涉外檔案、學籍檔案等多重屬性，未來在保證來華留學人員隱私的前提下進行信息公開是不可回避的，應對這樣的服務新趨勢，可提前思考有關內容并寫入相關管理規范中。

3.？完善檔案遠程利用服務，助力打造“留學中國”品牌

一是運用現代信息技術，助力檔案遠程利用服務。鑒于來華留學人員存在跨國難返的問題，需積極建設檔案利用線上服務平臺[13]，通過來華留學人員信息管理系統實現來華留學人員檔案“應收盡收”，利用移動互聯網技術建設數字檔案資源、檔案信息網站等，以授權登陸的方式遠程開放檔案查閱、出具書面證明進行遞送、網上反饋信息、數據庫認證等服務，多途徑滿足有關利用需求，提供跨地域高質量檔案遠程服務。

二是關注已畢業離校的來華留學人員發展情況，對其檔案進行動態補充，保證來華留學人員檔案完整，為將來進行檔案編研工作奠定重要信息基礎。通過對已畢業離校的來華留學人員動態檔案信息進行分析，高校可以有針對性地選取優秀校友，視具體情況全面開展人才發展資料采集工作。從組織編研、資料采集、信息資源庫構建多個方面入手，助力打造“留學某大”“留學中國”品牌。

4.？拓寬來華留學人員檔案服務思路，實現資源多元利用

來華留學生檔案管理需以存管為基礎，更需以服務為根本。針對來華留學人員檔案利用形式較為單一的問題，可以從社會、學校、個人三個層面考慮實現來華留學人員檔案多元利用。

從社會層面看，來華留學人員檔案服務可以有新視野。首先，來華留學人員檔案不僅是流動的學生學籍檔案，更是國家涉外檔案，可以通過對來華留學人員檔案進行數據分析，了解我國與各國之間的教育合作情況，尋找與國家政策變更之間的聯系[14]，更好地把握國際形勢；其次，通過收集來華留學人員檔案中具有代表意義的人物案例，參與或舉辦跨國國家關系展覽，豐富中外合作辦展內容，加深國家間情誼，也可以開展跨國教育與培訓展，展現來華留學生教育現狀、發展、目標、思路及措施、教育推廣的觀念和方法，推動國家間辦學互鑒；最后，考慮到優秀外國留學生畢業后留華就業情況和有關獎助政策的出臺，可以利用來華留學人員檔案對其在校表現情況進行評估，在幫助企業單位更好地選拔人才的同時，也有利于相關人才政策貫徹落實。

從學校層面看，來華留學人員檔案服務可以有新職責。一方面，可以發揮檔案的“資政”功能。來華留學人員檔案作為教學類檔案的一部分，反映了學校對外教育教學活動，來華留學人員思想、學業等情況。有關主體可以從中汲取經驗以完善留學生教育教學方式方法，或是利用來華留學人員檔案推進學校來華留學質量認證工作。另一方面，可以發揮檔案的“文化”功能。來華留學人員檔案是高校校史文化的重要組成部分，能夠在文化育人方面發揮一定積極作用，可以利用檔案聯合辦展、出版書刊、舉辦線下文化交流活動等，增強學生母校自豪感。

從個人層面看，來華留學人員檔案服務可以有新舉措。一是提升來華留學人員檔案意識。在資料收集工作中有意向來華留學人員科普其檔案形成、流轉過程。針對高校開展的各類檔案宣傳活動，要一視同仁積極組織來華留學人員參與。二是通過認真、專業的服務方式，變“被動服務”為“主動服務”，熱心解答如何開具相關證明、如何轉遞學籍檔案等與來華留學人員切實利益相關的問題，提供優質服務，利用來華留學人員檔案服務塑造中國高校良好形象。

*本文系2020年度國家社會科學基金項目“檔案部門協同合作與服務轉型研究”（項目編號：20BTQ097）階段性研究成果。

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