淺談醫院檔案管理

王曉霞

邯鄲市婦幼保健院

醫院檔案管理涉及到醫療、護理、預防、保健、科研、教學、黨政管理等多方面內容，是醫院從事健康服務工作中的客觀存在，是醫院在各個時期的發展變化，是醫院發展史中最可靠的憑證，對展示過去、指導現在和規劃未來都具有非常重要的意義。醫院檔案對研究和指導醫療衛生工作發展提供了原始資料，是醫院發展建設的無形資產，是維護和保障人民群眾健康根本利益的重要事業。做好醫院檔案管理工作，不僅需要建立科學化、規劃化的檔案管理體系，掌握應用信息化檔案管理的方法和途徑，還應樹立“大檔案”思維，將檔案管理納入整體工作進行謀劃和部署，培養高素質檔案管理隊伍，持續創新工作方法，不斷提高檔案資源的利用，增強對醫療保健工作的保障能力，最大限度的發揮檔案管理在醫療衛生事業中的巨大作用。

一、建立健全醫院檔案管理制度體系

科學規范的檔案管理制度體系對于醫院檔案的收集和利用發揮著非常重要的作用。檔案管理應建立標準化管理機制，明確領導機構和專職人員，落實責任，納入業務流程，積極優化服務，讓每位員工都知曉檔案、了解檔案價值、理解檔案工作，推動檔案管理與業務工作相互融合。一是要結合醫院實際情況制定出有關檔案管理的一系列規章制度，要具備較強的科學性、合理性和實操性。二是要建立統一的檔案管理標準和模式，對納入檔案管理范圍的文書、影像、實物等內容要有明確的要求和規定，設置統一的立卷歸檔制度。三是對于一些具體的、特殊化的檔案資料要進一步細化其管理制度，保存和利用時要建立嚴格的審批程序，確保檔案資料的完整性和保密性。總之，檔案的收集、整理、歸檔、利用、鑒定銷毀等一系列過程，都必須由相關制度來約束，不斷建立健全檔案保管制度、檔案保密制度、檔案移交制度、檔案利用制度、檔案安全制度等多項管理制度和規定，以保證檔案資料的完整性、安全性、嚴密性，持續完善檔案管理工作機制，從而實現檔案管理工作更加標準化和規范化。

二、建設科學規范檔案管理場所

當前，隨著醫療保健科學技術發展，以及檔案資源在醫院建設發展中的不斷開發利用，對醫院檔案管理場所的要求和標準也在不斷的提升，建立一個符合標準、科學規范的檔案管理場所也逐漸成為醫院各項工作不可缺少的部分。檔案場所的建設要符合建筑設計功能要求以及單位現實情況，既要達到保密原則，又要建立防盜、防火、防水、防爆等安全防護屏障。檔案管理場所應做到檔案資料存放室、借閱室和檔案工作人員辦公室分離開來，必須安裝防盜門窗、計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機、去濕器、消防器材等一系列硬件設施，還要具備符合檔案資料存放的溫度、濕度和防蟲、防塵、防鼠、防污染等一系列防護措施，以保障檔案管理工作科學、安全、有序地開展。

同時，檔案工作人員應對所管轄檔案資料場所進行定期檢查，建立檢查臺賬，對比檢查結果，對于查找出來的問題進行及時報告，妥善處理，不斷改進和完善檔案管理場所環境，使檔案資料始終處于安全存放的狀態。一是針對地域特質和季節變化，做好檔案室內溫度和濕度的記錄，一般溫度應控制在14至24攝氏度，日變化不超過2攝氏度，濕度應保持在45%至60%，日變化的幅度不超過5%；二是防火防爆防水措施務必要到位。要配備專用的消防設施，安裝報警設備，不允許易燃、物品入內。在雨季來臨之前，做好防汛的準備，防止雨水滲漏，北方城市供暖季節要隨時查看暖氣管道有無漏水的狀況等，檔案室工作人員要定期開展消防演練和防汛演練，保證檔案室防火防水措施到位；三是防盜防塵絕不能忽視。檔案室的防盜門及檔案柜鑰匙要由檔案工作人員專人管理，不能隨意更換人員或無鎖狀態，檔案室配置密封性好的窗戶，配有吸塵器等，始終保持檔案室整潔衛生，遠離污染源，才能確保檔案資料的安全；四是防鼠防蟲防霉要時刻做好。要配有除鼠設備和防鼠藥物，注意定期更換。定期檢查防蟲、防霉藥物情況，發現問題及時處理，絕不能麻痹大意。

三、提高醫院檔案管理人員素質

隨著醫療業務的不斷發展，醫院檔案內容在不斷的更新，數量日益增多，檔案工作的重要性和價值所向更為突出。醫院檔案管理隊伍的整體素質和服務能力，關系到醫療檔案工作的質量及成效，檔案管理工作做的好與壞，關鍵在于是否對照標準、結合實際、落實有力。醫療機構應進一步加強檔案管理隊伍建設，科學設置和配齊檔案人員，積極拓展檔案人才引進渠道，充實檔案隊伍，培育“工匠精神”，不斷提高檔案人員專業素養，全方位提高檔案行政管理效力。通過培訓學習、實踐鍛煉等方式，發揮檔案專家“傳幫帶”作用，不斷提高檔案工作人員的整體素質和水平。為進一步促進檔案管理工作順利開展，檔案室工作人員要做到“三個務必”：一是務必牢記使命，樹立大局意識。要樹立做好檔案管理工作的責任心和事業心，堅定思想信念，認真學習宣傳貫徹《檔案法》和各項檔案工作規定，熱愛檔案管理工作，有一定的檔案管理專業基礎，努力鉆研檔案業務知識，熟練掌握業務技能，遵守職業道德和工作紀律，能夠認真探索檔案管理的變革與轉型、創新與發展，持續提高工作能力水平，有信心、有耐心做好檔案管理工作。能夠充分認識到檔案管理工作對醫療衛生事業的重要性和必要性，充分理解檔案管理工作的內涵，愿意為檔案事業的深入發展貢獻力量，為人民群眾生命健康做好保障服務工作。二是務必精益求精，具有扎實耐心的精神。檔案管理工作繁瑣枯燥，標準高、要求嚴，需要具備一絲不茍、精益求精的敬業精神和認真細致、扎實耐心的工作作風，還要有默默無聞、甘于奉獻的吃苦耐勞精神，雖然崗位平凡，但卻能體現很高的社會價值。這就需要檔案工作人員充分發揚“干一行愛一行”的敬業精神，深入基層一線，多層次、全方位暢通渠道去調研了解，吃透和掌握情況。尤其是在參與重要醫療衛生工作事項以及大型醫療保健活動中，應做到提高思想認識，提前做好檔案收集謀劃，積極開展檔案資料收集歸納工作，服務于醫療衛生事業大局。三是務必結合實際，提高專業能力。檔案管理與醫療實踐有著非常重要的關聯，因此，檔案管理人員的專業能力和水平對于整個檔案管理工作的質量有著舉足輕重的作用。檔案管理人員要不斷加強學習檔案管理專業知識，參加檔案專業技能培訓，遵守檔案管理工作各項制度，認真貫徹執行《保密法》，增強保密觀念，熟悉國家對檔案管理的新規定、新要求，及時、準確、有效地服務于醫院檔案管理工作，確保工作內涵和質量。應做到積極圍繞醫療衛生中心任務和重大決策，切實提高檔案管理綜合業務能力，促進醫院檔案康管理工作健康、持續、穩步發展。在發展的過程中，檔案工作人員還需要進一步提高整體工作質量，積極創新檔案管理新思維，不斷學習新方法，指導和應用于實踐工作，進一步推動醫療衛生事業的發展。

四、提高醫院檔案開發利用

醫院檔案管理的最終目的是得到充分利用，為此，檔案管理人員要立足本職，努力拓展服務業務和領域，全方位、多途徑、開發醫院檔案信息資源，積極主動地編制形式多樣、體系完整的檢索工作，使檔案資料為醫院各個歷史時期在醫療、護理、保健科研、行政等各項工作中提供可靠的依據。檔案收集工作必須準確把握有關要求，穩步推進，確保質量和時效,充分體現統一領導和分級管理。統一領導為總體目標、工作要求、歸集范圍和驗收標準等，形成做好檔案工作的強大合力；分級管理是要充分發揮檔案工作人員積極性和主動性，結合實際創造性地開展工作。為更好地完成檔案歸集工作，促進檔案合理利用，檔案管理人員應做到“三個統一”，即：統一規定資料歸檔范圍、統一規定檔案保管期限、統一規定檔案目錄格式及整理標準等，使檔案查詢利用更加便捷高效，不斷創新工作方式，進一步提高檔案的利用效率，增強對重點工作的保障服務能力。例如，在在公共衛生事件防控期間，醫療機構不斷增強做好檔案收集和整理工作的能力，主動收集歸納一線防控工作檔案資料，形成做好檔案歸集工作的合力，整理匯總了一大批珍貴的一手材料，這些材料既反映了全市醫護人員奮勇抗疫的全程全貌，也凸顯了工作亮點，對于未來應對相關公共衛生事件具有重要的借鑒和參考價值。

五、推進醫院檔案信息化管理模式

隨著信息化技術的快速發展，人們工作手段和思維方式都有了很大的改變，信息技術革命的加速推進給檔案工作帶來了新的挑戰，檔案管理正逐漸走向檔案管理網絡化、智能化，檔案工作信息化轉型是大勢所趨。這對傳統檔案工作如何創新突破，提出了更高要求，這些既是對檔案人員工作本領的檢驗，也是對檔案工作整體實力的考驗，做好醫院檔案信息化管理，已成為與時俱進推動電子檔案管理的現實需要。為此，必須緊跟形勢，大力開展信息化建設，構建系統完備、安全可靠、高效實用的檔案管理信息化基礎建設及傳統檔案數字化工作，將紙質型檔案管理模式變為電子檔案管理形式，不斷提高電子資料歸檔管理，提升整體網絡信息化水平與技術能力，在實際的工作中大膽的創新與實踐，實行文檔一體化管理，將信息化建設提上日程，適應現代信息化網絡技術發展的形勢，全面提升電子檔案服務支撐能力與價值創造能力。抓好數字檔案室建設，使檔案管理系統與公文處理系統數據對接，實現檔案從成文、歸檔、利用的無縫銜接，進一步加強檔案資源整合，利用“云平臺”等現代信息技術，實現檔案信息資源的數據化和網絡化，推動重要業務數據與檔案信息的融合共享，不斷提高檔案管理信息化服務水平，促進現代化醫學的進步。

同時，也應時刻注意電子資料檔案存放時的穩定性和安全性管理。電子檔案與紙質檔案同樣懼怕水火、高溫、高濕等損害，還會受到計算機病毒、技術故障、停電等等因素帶來的損害，易于消失、改動和被控制。信息化檔案管理的方式若出現丟失現象或安全問題，勢必會造成檔案資源的流失與損壞，對單位造成巨大的損失，以致會影響醫療保健工作的開展。因此，檔案工作人員應始終保持警惕的思想，從小事抓起，注重細節，消除隱患，歸檔保存的電子檔案需要進行同質備份，極其重要的電子檔案還應以其他介質進行備份，以確保檔案實體安全與信息安全，不斷提升檔案信息化安全綜合防范能力。