探究信息化時(shí)代背景下如何做好基層黨校檔案管理工作

羅曉琦

摘要：面對(duì)新的形勢(shì)、任務(wù)和要求，基層黨校檔案管理工作存在一些工作不規(guī)范等問題，制約著檔案及檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)、科研、管理中發(fā)揮有效的作用。我們應(yīng)當(dāng)采取多種切實(shí)有效的措施，解決檔案管理工作中存在的問題， 規(guī)范和提升黨校檔案管理工作，更好地為黨校工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化;基層黨校;檔案管理;策略

中圖分類號(hào)：A 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：（2021）-39-319

進(jìn)入信息化時(shí)代，基層黨校檔案管理工作面臨全新的發(fā)展環(huán)境、工作任務(wù)和要求。數(shù)字化、智能化建設(shè)為基層黨校檔案管理提供了新思路，為了積極適應(yīng)時(shí)代變革，就需要改革現(xiàn)有的檔案管理模式，以數(shù)字化建設(shè)為契機(jī)，構(gòu)建更加高效、智能的檔案室，從而提高檔案管理工作效率。

一、基層黨校檔案信息化的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理信息化重視程度不夠

部分基層黨校檔案管理部門對(duì)檔案管理信息化了解不夠，不能充分認(rèn)識(shí)信息化的緊迫性，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化與我國國家發(fā)展之間的密切關(guān)系。具體表現(xiàn)為部分基層黨校配備檔案管理的軟硬件設(shè)施，但其水平不足以滿足檔案信息化需求，實(shí)際工作中仍沿用傳統(tǒng)的人工檔案管理模式;部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為原有的檔案管理方式能夠滿足檔案管理的工作，只要做到檔案管理不泄密、不遺漏即是萬事大吉，對(duì)于檔案信息化問題置之不理。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

從事檔案信息化管理的工作要求較高的綜合素質(zhì)，需要同時(shí)具備檔案管理和信息化處理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)人才的復(fù)合性要求較高。實(shí)際崗位上的檔案管理人員幾乎都沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn)，他們不僅在知識(shí)層面存在不足，而且也很少掌握先進(jìn)的操作技術(shù)，其計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅限于簡(jiǎn)單的信息錄入和檢索，無法進(jìn)行電子信息化操作[1]。因此，不能很好地掌握和應(yīng)用引進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，往往棄之不用，或很少應(yīng)用，無法充分實(shí)現(xiàn)信息化。

（三）檔案管理的軟硬件條件不足

硬件方面，大部分基層黨校檔案管理部門缺少現(xiàn)代化辦公設(shè)備，甚至還沒有建立檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫，依然沿用傳統(tǒng)手工管理方式，致使現(xiàn)有檔案存在錯(cuò)誤、不規(guī)范現(xiàn)象，難以滿足宏觀、微觀需要。軟件方面，由于各地區(qū)檔案管理的工作方法、管理模式不盡相同，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，因此，檔案管理工作無法進(jìn)行總體規(guī)劃。有些使用自己開發(fā)的軟件進(jìn)行信息管理，或者某一地區(qū)使用統(tǒng)一的軟件，致使地區(qū)之間的檔案信息數(shù)據(jù)不能信息共享。

（四）存在安全隱患

在信息時(shí)代大數(shù)據(jù)的背景下，所有信息化的檔案其實(shí)都存在泄露的風(fēng)險(xiǎn)。一些基層黨?？赡軙?huì)因?yàn)樾畔⒒芾聿划?dāng)，導(dǎo)致內(nèi)部的重要資源泄露。而網(wǎng)絡(luò)的傳播速度比較快，再加上一些會(huì)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的不良分子覬覦一些檔案信息，會(huì)對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行破壞，竊取相關(guān)的檔案，導(dǎo)致檔案信息的泄露。

二、信息時(shí)代背景下做好基層黨校檔案管理工作的策略

（一）加強(qiáng)檔案管理的認(rèn)識(shí)

在基層黨校各項(xiàng)工作的開展中，檔案管理工作是一種默默無聞的存在，往往會(huì)承擔(dān)基礎(chǔ)保障性的工作角色，也得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和黨校教學(xué)信息化的發(fā)展，基層黨校檔案管理數(shù)字化進(jìn)展遲緩、電子文件管理嚴(yán)重滯后，亟待改變。應(yīng)將檔案管理信息化納入基層黨校檔案工作重要議事日程，與教學(xué)信息化同步研究、同步推進(jìn)。

（二）完善檔案管理制度

首先應(yīng)根據(jù)基層黨校實(shí)際狀態(tài)和現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求進(jìn)行檔案管理體系的建設(shè)，還要勇于面對(duì)檔案管理工作中的缺陷與不足，對(duì)目前的檔案管理體系進(jìn)行革新。其次，還要確立現(xiàn)階段檔案管理工作的思路與發(fā)展方向，建立合理的制度體系與發(fā)展方針。實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)有效結(jié)合，借助互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的力量對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新[2]。最后，還要建立起獎(jiǎng)罰分明的管理制度，激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，實(shí)現(xiàn)管理工作在獎(jiǎng)懲制度和監(jiān)管制度的創(chuàng)新。

（三）加強(qiáng)專業(yè)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

適應(yīng)新發(fā)展階段檔案事業(yè)發(fā)展新形勢(shì)，科學(xué)合理設(shè)置崗位和編制，配齊配強(qiáng)檔案隊(duì)伍，優(yōu)化檔案隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，把那些工作能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高、富有創(chuàng)新精神的年輕人才，充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來，提升檔案管理專業(yè)化水平。建立健全檔案隊(duì)伍建設(shè)的管理機(jī)制，把檔案隊(duì)伍建設(shè)納入本地人才隊(duì)伍建設(shè)總體規(guī)劃，制定完善的用人制度，為現(xiàn)有檔案管理人才提供晉升機(jī)會(huì)，增強(qiáng)人才吸引力。加強(qiáng)檔案人員實(shí)操培訓(xùn)，讓他們?cè)诟芍袑W(xué)、學(xué)中干，以干代訓(xùn)，以干促培，開闊檔案人員視野，快速提升檔案隊(duì)伍技能和工作水平。鼓勵(lì)檔案技術(shù)攻關(guān)和理論創(chuàng)新，通過推廣應(yīng)用創(chuàng)新成果，不斷升級(jí)檔案收集、保護(hù)、利用體系，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能管理、高效利用。

（四）加強(qiáng)檔案信息化安全管理

在信息化時(shí)代背景下，基層黨校必須要利用好檔案資源，切實(shí)發(fā)揮檔案在服務(wù)教育中的作用，加大對(duì)檔案的安全防護(hù)，采用先進(jìn)的安全保護(hù)技術(shù)，在抵御外界對(duì)檔案信息的非法入侵外，還應(yīng)建立健全完善的檔案安全管理體系[3]。一是確保檔案管理電腦專機(jī)專用，涉密檔案數(shù)字化必須在專門安裝有監(jiān)控設(shè)備的場(chǎng)所開展，同時(shí)派人全程監(jiān)控。二是定期掃描 U 盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備的同時(shí)，要做好技術(shù)防范，并落實(shí)檔案?jìng)浞莨芾恚悦庖蛟O(shè)備故障導(dǎo)致檔案資料丟失。三是做好加密工作，在查閱、調(diào)取檔案時(shí)，需要對(duì)使用者身份權(quán)限進(jìn)行核對(duì)。四是依靠技術(shù)手段，構(gòu)建起檔案數(shù)字化安全防護(hù)體系。除安裝必要的殺毒軟件、防火墻外，還可以借助簽署技術(shù)、漏洞掃描技術(shù)等保障電子檔案的安全。如無線射頻識(shí)別（RFID）主要構(gòu)成部分是讀寫器、射頻電子標(biāo)簽以及天線，通過 RFID 可實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)非接觸式采集。同時(shí)，RFID 標(biāo)簽存儲(chǔ)容量大，可多次反復(fù)使用，標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)一旦被設(shè)密后，將無法篡改和偽造。如只要開啟標(biāo)簽中的 EAS 防盜功能，如果有人企圖非法篡改、刪除檔案，系統(tǒng)將自動(dòng)報(bào)警，有效保證了檔案的安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代的背景下，檔案管理實(shí)行信息化管理是社會(huì)對(duì)檔案管理工作的要求?；鶎狱h校要充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)其價(jià)值進(jìn)行分析和研判，然后對(duì)存在的問題進(jìn)行探究，最后提出相關(guān)的策略和措施。基于此，基層黨校檔案管理才能夠擁有更多的優(yōu)化途徑，從多方面、多角度著手，促進(jìn)基層黨校檔案信息的有效管理。

參考文獻(xiàn)

[1]金虹.推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐探析[J].浙江檔案，2019（08）：62-63.

[2]劉國芝，沈潔.芻議“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：106.

[3]吳建麗.新時(shí)期學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑[J].卷宗 ，2019（23）：103.