淺談如何做好基層檔案管理工作

鄒馨

摘要：檔案屬于一種資源，一種事實依據(jù)，一種人生財富。在檔案管理工作中，基層檔案是其中的重要內(nèi)容。基層檔案具有真實性，能夠反映出歷史問題。基層檔案管理，需要做到規(guī)范化，具體化，效率化。本篇文章根據(jù)在具體的工作中的實際情況了解到，在基層檔案的工作中，依然存在著一些問題。

關(guān)鍵詞：基層;檔案;管理

中圖分類號：A 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：（2021）-40-335

引言

檔案，是歷史的真實寫照。檔案中存在的內(nèi)容，都是用來在未來歲月中尋找答案的。看著比較復(fù)雜并且無聊的檔案工作，其實充滿了莊嚴(yán)神圣的色彩。基層檔案對過去的點點滴滴做到了第一手記錄，只有把基層檔案做好管理，才能完整的保存好歷史面貌。基層檔案的管理對于每個在職的工作人員來說意義重大。檔案管理和歸納，可以把每天的變化作為歷史材料保存下來，提供給后代考察，為社會進步提供有效的依據(jù)。

一、基層檔案管理中遇到的問題

（一） 關(guān)于人員問題

在具體的檔案工作管理中，做不到專人管理。而基層檔案管理工作中，起到核心作用就是檔案人員管理的分配。在檔案管理工作中，任何細(xì)節(jié)都與人有關(guān)。由于現(xiàn)實問題，基層檔案人員分配不夠合理，長期由一人兼任，但是一人的經(jīng)歷無法滿足現(xiàn)實工作，所以在檔案管理中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題。因此，要想解決檔案管理中的基本問題，首先需要做到解決的是人員分配問題。

2人員流動性大

檔案管理對于工作人員的職責(zé)素養(yǎng)有非常高的要求，其中專業(yè)性和連續(xù)性是最核心的要求，所以，而經(jīng)常更換工作人員是不符合連續(xù)性發(fā)展的，并且會給后續(xù)的檔案整理工作帶來不利因素，并且待問題出現(xiàn)的時候，解決問題的速度會滯后，影響工作效率。另外關(guān)于專業(yè)性，對于在崗或者即將入職的工作人員，要有一定的技能培訓(xùn)，并且還需要有一個適應(yīng)周期，需要以老帶新的工作方式進行培訓(xùn)新員工。這將花費大量的時間，并且會耗費人力物力。所以，為了促進檔案整理工作效率提升，需要穩(wěn)定組織，同時要減少工作人員的流動性[1]。

3專業(yè)綜合能力弱

在基層的檔案管理工作人員中，呈現(xiàn)出一個普遍現(xiàn)象，大多數(shù)人員文化水平偏低。雖然近幾年文化水平有一定的提升，但是在初級檔案專業(yè)技術(shù)中評上職稱的工作人員是少之又少。專業(yè)以及綜合能力對于一個合格的檔案管理人員來說是非常重要的，扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)以及相關(guān)的國家政策是展開工作的前提。同時需要具備較強的工作能力，以及文字表達(dá)能力。只有這樣才符合信息化時代發(fā)展的需求，也說明，檔案管理人員需要隨著時代的變化，與時俱進，要不斷發(fā)展自身的綜合能力，才能不被社會所淘汰。但是，當(dāng)前檔案工作人員的實際情況與具體要求有明顯的區(qū)別，工作人員對于自己崗位的具體職責(zé)非常模糊，再解決問題的過程中需要花費大量的精力，并且對于難題會選擇忽視。因此，在一定的程度上影響了檔案管理工作的發(fā)展[2]。

4 信息化技術(shù)程度有限

隨著信息化的普及，檔案信息化管理已經(jīng)成為了當(dāng)前社會發(fā)展的需求。檔案工作人員必須具備處理信息的能力，但是，當(dāng)前的檔案管理人員還無法順利的度過到信息化平臺中，特別是基層的檔案管理工作人員，基本還保持著傳統(tǒng)的手動管理手段，無法與時俱進，在面對比較棘手的問題的時候，不能以最快的信息技術(shù)來解決問題，反而會耗費大量的時間和精力。

（二） 思想問題

檔案部門屬于一直被人遺忘的部門，隨著時間的推移，檔案工作對于人們的存在感也越來越低，因此，在檔案工作中存在著認(rèn)識不夠全面的現(xiàn)象和問題，主要表現(xiàn)在：

1領(lǐng)導(dǎo)沒有重視檔案工作

在政府機關(guān)部門中，檔案部門的員工入職不需要政府審批，門檻相對來說比較低。而且政府單位不夠重視檔案部門，以至于政府投入的財力和物力明顯不足。員工的基本待遇得不到保證，以至于員工出現(xiàn)了散漫隨意問題。長久下來，工作人員的入職和使用非常隨意，流動性非常大[3]。

2工作人員對檔案管理的工作職責(zé)存在問題

大多數(shù)工作人員認(rèn)為自己是沒有編制的員工，所以在工作態(tài)度上存在著非常大的問題。加上領(lǐng)導(dǎo)沒有重視檔案管理，所以工作人員感受不到自己的工作職責(zé)，再遇到問題的時候，他們認(rèn)為沒有必要小題大做，特別是在工作的過程中不會追求完美，隨遇而安。遇到問題不解決，能敷衍就敷衍，工作人員對自己的工作職責(zé)意識模糊，導(dǎo)致問題越來越多。

（三）沒有系統(tǒng)的檔案管理方式

1 在檔案管理的過程中，沒有合理分類檔案，特別是保管期限沒有具體劃分。包括文件的歸檔沒有引起重視，有的單位需要歸檔的檔案出現(xiàn)了沒歸檔的情況。整個檔案管理流程出現(xiàn)了混亂不堪的問題。

2檔案管理不規(guī)范的具體表現(xiàn)為三類，首先是分類，其次是機構(gòu)劃分不夠明確，最后是涉及到的案卷標(biāo)題也出現(xiàn)了偏差，很多案卷缺少立卷人的標(biāo)志。

3造成檔案管理混亂的核心原因之一是，應(yīng)有的基本設(shè)施跟不上發(fā)展，比如干濕溫度計，干濕溫度計的作用主要是測量檔案室的潮濕程度，以免造成檔案潮濕被損害，其次就是滅火器，遇到火災(zāi)能及時處理。以及防盜設(shè)施不夠齊全，經(jīng)常會遇到檔案缺少的問題。以及檔案柜，缺乏檔案柜，造成檔案歸檔不科學(xué)。

二、如何針對檔案管理中出現(xiàn)的問題做好整改

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)知能力，為檔案管理工作提供好的環(huán)境

在新社會發(fā)展下，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度決定檔案管理工作的秩序。所以，相關(guān)部門需要以構(gòu)建社會主義和諧社會為前提，全面認(rèn)識到檔案工作對社會發(fā)展的重要性，增加員工對檔案工作的使命感和責(zé)任感。與此同時，工作人員需要全面認(rèn)識到檔案工作的使命，除了增加社會主義物質(zhì)，政治，精神等文明發(fā)展以外，還能夠在一定程度上建設(shè)和諧基礎(chǔ)性工作的發(fā)展。同時，法律法規(guī)學(xué)習(xí)也是開展工作的重要組成部分。各部門需要相互協(xié)調(diào)，開展關(guān)于檔案法規(guī)的教育活動，在活動開展期間，需要讓員工認(rèn)識到檔案工作的重要性以及對社會發(fā)展建設(shè)的重要性。相關(guān)部門需要在一定的時間內(nèi)開展關(guān)于檔案工作發(fā)展的會議。部門領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)真聽取工作匯報的內(nèi)容，同時在內(nèi)容中發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，讓檔案工作者感受到被重視的程度，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

（二）根據(jù)實際情況，切實推進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

檔案事業(yè)屬于政府投入的公益項目，所以檔案事業(yè)的可持續(xù)檔案離不開政府的扶持。因此，各級財政部門需要大力推進檔案部門的發(fā)展。同時檔案部門也需要積極爭取各部門的支持和投入，當(dāng)然檔案部門需要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，科學(xué)規(guī)范的檔案工作室，必備的保護措施，條件相對好的情況下也可以使用電子科技設(shè)備，將檔案進行信息化管理，保證檔案安全的同時，不能損壞檔案，不泄漏檔案。

（三）完善的管理制度，保證檔案管理有序發(fā)展

事實證明，開展有序的檔案管理制度，能在一定程度上保證檔案工作規(guī)范化的同時，還能夠保證工作效率。首先嚴(yán)格遵守國家檔案工作中的法律秩序，對于需要歸納整理的文件，需要對應(yīng)相關(guān)的程序放置。其次，文件的收集，整理，歸納過程必須得嚴(yán)謹(jǐn)，需要銷毀的文件需要按照程序銷毀，一步也不能疏忽。另外檔案管理制度的建立，需要有一套科學(xué)的流程，無論是日常收集，歸檔，借閱或者是利用檔案，需要有一套能夠應(yīng)對自如的流程。針對永久或者30年以上的檔案應(yīng)該移交給上級檔案部門，防止丟失或者損害。借閱檔案時要有登記，以及歸還時間的限制，防止惡意行為發(fā)生。

（四）鞭策以及引導(dǎo)是進一步發(fā)展檔案管理事業(yè)的基礎(chǔ)。根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的問題，需要打造一批政治文化水平高，業(yè)務(wù)能力強，作風(fēng)建設(shè)優(yōu)良高素質(zhì)的管理檔案的人才。

1想要建立穩(wěn)定的檔案隊伍，最基礎(chǔ)的要求就是配備好檔案管理人員。另外，部門檔案管理人員在具體展開工作的過程中，領(lǐng)導(dǎo)人物要做到時刻關(guān)注，以及關(guān)心。對于工作中的問題要幫助解決，成為他們的后盾。為他們提供優(yōu)秀的工作環(huán)境的同時對于工作態(tài)度認(rèn)真的工作人員要給予一定的激勵，或者推薦提拔，讓他們感受到自己是被關(guān)注的，才能安心工作，認(rèn)真完成工作職責(zé)。

2 對于工作人員的工作效率以及態(tài)度，需要主管部門引導(dǎo)或者培訓(xùn)。可以開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及跟班學(xué)習(xí)，讓工作人員熟悉檔案法律法規(guī)以及業(yè)務(wù)知識。待掌握了基本的業(yè)務(wù)知識以后才能正式上崗，建立正式的管理網(wǎng)絡(luò)體制，實施動態(tài)化管理，同時部門區(qū)域的檔案管理部門，可以開展交流經(jīng)驗，相互學(xué)習(xí)，相互進步。最后，檔案主管部門要提升監(jiān)督意識，建立健全檔案管理制度，對于違法行為要依法處理，讓科學(xué)制度化管理正式走入檔案部門。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是一項非常基礎(chǔ)的工作，但是工作內(nèi)容非常繁瑣，需要投入大量的人力物力。在具體的工作過程中，除了完成本職工作以外，還需要解決一系列問題。對于檔案的保存管理，需要有相關(guān)的制度，對于科技檔案，會計檔案，或者聲音檔案，需要有一定的程序管理，防止泄漏。最后檔案管理工作需要每一位工作人員共同努力，相互配合，這樣才能更好的服務(wù)社會，方便民生發(fā)展。

參考文獻

[1]王洪超，姚志軍. 淺談如何做好基層單位檔案管理工作[J]. 蘭臺世界，2013（1）：112.

[2]田東. 淺談如何做好基層單位檔案管理工作[J]. 黑龍江檔案，2011（2）：84.

[3]薛紅紅. 淺談如何做好基層事業(yè)單位檔案管理工作[J]. 卷宗，2020（2）：70.