告知承諾制踐行于檔案工作實務的思考

張萍 楊杰

摘要：在習近平新時代中國特色社會主義思想指導下，創新檔案工作，把告知承諾制靈活運用于檔案工作的相關工作實踐環節，分別與檔案形成單位或者人員簽訂歸檔范圍告知承諾書，歸檔移交告知承諾書;與檔案安全保管人員簽訂檔案安全保管告知承諾書;與檔案利用人員簽訂檔案安全利用告知承諾書等。通過簽訂告知承諾書，進一步宣傳檔案工作，提升檔案意識，加深檔案了解，提升檔案工作效率，變主動為被動，降低檔案人員的職業風險，預防和化解檔案危機，確保檔案事業實現科學發展，為偉大中國夢的早日實現服務。

關鍵詞：告知承諾制 檔案工作 應用 思考

在入世之初，告知承諾制率先實踐于上海浦東新區，作為對傳統行政審批方式的一項創新，從企業登記，逐漸擴展至衛生、工商、環保等行業，取得了良好的社會效果。通過多年的實踐證明，告知承諾制降低了行政管理成本，提高了行政效率，便利了申請人辦事，從源頭上預防了腐敗，實現了政府從傳統管制型審批到現代契約化管理的轉變，符合市場經濟規律和建設法治政府的要求，獲得各級政府和行政部門大力倡導。2019年5月，為貫徹落實黨中央、國務院關于深化“放管服”改革決策部署，進一步優化公共服務和營商環境，人力資源社會保障部發布了“人力資源社會保障部辦公廳關于印發《人力資源社會保障系統開展證明事項告知承諾制試點工作實施方案》的通知”（司發通〔2019〕54號）文件，要求六個相關行業試行告知承諾制。雖然該文件未明確在檔案工作中進行試用，但筆者作為多年從事檔案工作的檔案人，立足檔案事業在新時代黨和國家領導人對檔案事業發展的新期望、新要求，覺得非常有必要在檔案工作中充分運用告知承諾制來創新傳統檔案工作方式，提升檔案工作效率，預防和化解檔案工作及涉檔工作中的各項風險與危機，實現檔案事業提質增效的科學發展。

1告知承諾制的認識

從本義上講，“告知承諾”是由三個動詞聯合組成的一個詞組，并且具有先后邏輯順序和動作結果，“告”即“告訴，告知”①，亦可以指一種表達，把自己所了解的相關依據，標準與事實形成一種表達;“知”即“曉得，知道，使人知道”①，是一種獲取、了解與明曉。“告知”就是通過一方的表達或者表述讓對方明曉相關依據，標準與事實的一種行為。“承”是對相關要求內容的認可，“諾”是一種保證，對承認或者認可的要求與標準的一種信守保證。“承諾”即“允諾”①。告知承諾制就是把事實、標準和要求表達給承諾方，讓其明曉，獲得相關承諾方的認可，并主動遵守相關標準和要求從事相關事項，主動承擔責任與風險，達成共同目標的行為總和的一項創新工作制度。由于不同行業的法律、法規、標準與責任主體的不同，告知承諾制的內容依據與標準不同。筆者立足于創新檔案工作，提升檔案工作效率，預防和化解檔案事業風險角度認為踐行檔案告知承諾制就是把國家、地方和單位對檔案進行規范化管理的法律、法規、標準和制度告知承諾方，然后保證按照相關、法規、標準和要求從事相關檔案事項，確保檔案管理的規范與科學，從而提高檔案工作效率，預防和化解因檔案而產生的各項風險與危機的一項科學化舉措。

2告知承諾制理解

告知承諾制是習近平新時代中國特色社會主義思想指導下變被動報批為主動承諾的一種創新工作模式，是提高工作效率，預防、化解各項風險與危機，實現新時代國家各項事業科學與規范發展的一項重要舉措，同時也是一種策略與保障。

2.1熟悉相關法律、法規與標準

告知承諾制要求告知方必須根據行業相關的法律，法規、標準并結合事項的具體實踐經歷提出事項的相關要求，該要求必須體現公平、公正與客觀，符合法規、標準與實際、具有可操作性與實踐性。因此，要求事項告知方必須全面撐握行業相關的法律、法規、標準與動態依據，并且具備一定的實踐操作經歷，然后根據事項實際提出相關的要求。

2.2達成共識

告知方與承諾方對任務內容的相關標準與要求必須達成一致，共同熟悉了解相關法律、法規與標準，共同遵守相關法律、法規與標準，達成共同的目標，完成共同的任務。

2.3遵守、執行是關鍵

告知承諾制的目的是要求承諾方根據自己承諾的相關事項主動遵守與執行相互認可的相關法律、法規與標準，完成相關任務或者提供相關資料與信息，全面履行承諾方的承諾事項，不得中途私自改變或者停止，以期達成事項預定目標。

2.4預防和化解風險與危機的創新舉措

風險無時無刻不存在于我們的周圍，任何事項都存在風險，關鍵是做好風險的預防與化解。告知承諾制是一項誠信保證條件下預防和化解事項告知方對事項建設過程及結果管理責任風險的一項有效舉措。

2.5誠信為制度運行的核心元素

誠信是告知承諾制有效運行的核心要素之一，主要體現在：事項前期考察誠信，要求承諾方有誠信;事項過程要求承諾方講承信;事項結果檢驗誠信，整個事項納入單位或者個人的誠信考核內容。

3 檔案工作踐行告知承諾制的思路

高舉習近平新時代中國特色社會主義偉大旗幟，不忘“為黨管檔，為國守史，為民服務”的初心，牢記檔案事業“三個體系”的建設使命，著力于檔案工作治理體系、治理能力完善與提升，立足于檔案館（室）的收集、保管與利用等基礎業務環節中的風險預防與化解，以單位或者個人的誠信為內核，變被動為主動，全面提升檔案工作效率。

3.1堅持誠信優先原則。全面重視誠信，把誠信置于事項合作開始的首位，針對誠信較好的單位和個人優先選擇辦理，針對誠信不好或者具有誠信不良記錄的單位和個人進行限制性或者選擇性慎重辦理。

3.2堅持事先了解，事中監督，結束驗收考核相結合的原則。事項合作之前對相關單位或者個人的誠信記錄進行相關的了解，作為事項合作與否或者選擇如何進行的參考與依據。在事項進行過程中加強監督，嚴格按照事先承諾的相關標準與要求不折不扣地開展，不得私自改變。事項結束時依據事先告知和承諾的標準與要求進行結果性驗收和考核，不得私自降低相關標準與要求，并且把驗收與考核的結果納入相關單位或者人員的誠信記錄。

3.3堅持效率提升為主的原則。告知承詭制應用能夠預防和化解檔案風險，減少工作環節，豐富、完善檔案資源，檔案更加安全，檔案價值與功效發揮更加充分與全面，實現檔案事業的持續發展與長久發展。

4 踐行檔案告知承諾制的意義

踐行告知承諾制是檔案工作在習近平新時代中國特色社會思想指導下主動作為，創新開展工作的有力舉措，是檔案工作創新踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的主動作為與擔當的體現。

4.1 宣傳檔案工作

通過踐行告知承諾制，把檔案工作相關環節的檔案法律、法規、文件與標準進行了相關的宣傳，讓更多的人了解檔案工作，重視檔案工作，從而提升全民檔案意識，讓檔案意識通過入腦轉化為思想指導檔案實踐，實現檔案實踐提水平、上臺階。

4.2 提高檔案工作效率

通過踐行告知承諾制，讓從事相關工作內容的責任主體做到心中有數，有計劃、有步驟地推進相關工作，減少工作過程中的資金、人力、物力與技術的浪費，有效地開展工作，實現效果明顯，效率提升。

4.3 檔案風險規避

風險無時無處不在。檔案風險存在于檔案管理工作的各個環節，稍不留意，風險就會降臨，為了規避相關風險，只有做到提前預判，過程依規及矩，事后總結。踐行告知承諾制就是把相關風險的預判和過程的依據進行提前告知，讓承諾方心中有數，從而進行相關決策，盡量避免相關工作開展過程中的風險產生或者產生后的有效化解，規避、減少、降低風險產生帶來的相關后果與危害，實現檔案事業健康、持續發展。

5 檔案工作踐行告知承諾制方略

新時期檔案工作高舉習近平新時代中國特色社會主義事業偉大旗幟，承擔著“為黨管檔”“為國守史”“為民服務”的重任，任務艱巨，責任重大，稍有不慎，不但會辜負黨和國家對檔案事業發展的厚愛與期望，同時也會把檔案人自身置于事業風險之中。為了確保新時期全面提高檔案工作效率，提升檔案事業形象，促進檔案事業新任務的有效完成，對檔案工作創新引入與應用告知承諾制作如下思考。

5.1建立、執行歸檔告知承諾制，構建豐富檔案資源體系。

建立豐富的檔案資源既是黨、國家和人民對我們檔案事業的要求和期望，也是我們檔案人執著一生的追求與夙愿。但該項工作涉及的面廣和人多，需要各方面的大力支持與齊心協力，否則將事與愿違，檔案人也將承擔著檔案資源建設不力和不能全面滿足黨、國家和人民的各項用檔需求的追責風險。為了完成好資源建設任務，預防和化解資源建設不力和不能滿足民眾美好生活對檔案需求的相關責任風險，只有創新檔案歸檔工作方式與方法，全面踐行歸檔告知承諾制。

5.1.1簽定歸檔范圍“告知承諾”書

根據檔案歸檔的相關規定，歸檔范圍的擬定應以職能部門為主，檔案部門為輔的工作模式完成，但在實際工作過程中，該范圍擬定變為了檔案部門為主，檔案產生職能部門為輔，造成了歸檔范圍與職能部門產生的檔案不符，歸檔檔案少于實際產生的檔案，然而責任風險卻可能落在檔案部門：一是歸檔范圍不切實際，二是將來檔案利用找不到相關檔案。為了預防和化解該類風險，充分運用告知承諾制并且形成書面內容。在各單位報送檔案資料范圍和最終形成歸檔范圍時，請各單位分別在兩個時間點分別簽訂相關的“告知承諾書”，保證自己提供的檔案資料范圍清單具備完整性、全面性，并且無遺漏，一切因為檔案資料的不齊、不全和未歸責任自行承擔。

5.1.2歸檔移交簽訂“告知承諾”書

歸檔移交環節最大的風險就是移交職能部門或者單位為了省事，可能出現該移交而沒有移交或者未全部移交，但依然會信誓旦旦地口頭保證已經移交完成。一旦后續利用出現問題，風險就會轉嫁到檔案部門或者單位。為了預防和化解該風險，可以在辦理移交前由移交單位先簽訂歸檔移交“告知承諾”書，保證本單位移交的檔案就是本單位本年度形成的所有檔案，一旦日后出現該歸未歸，該有未有的責任自行承擔。

5.2建立執行檔案安全告知承諾制，構建、優化檔案安全管理體系 。

檔案安全是檔案事業最基本要求，也是檔案事業最容易發生的常見風險，因此，為了檔案事業的待續與長久發展，必須創新檔案安全管理舉措，提升檔案管理效率。

5.2.1簽訂檔案安全保管告知承諾書

檔案安全保管包括庫藏檔案與外借檔案的安全保管，為了確保檔案的安全，預防檔案丟失和損毀，分別與相關人員簽訂告知承諾書，一方面讓相關人員明確檔案安全風險，另一方面讓相關人員以個人的人格誠信和職業操守肩負“護檔有責、護檔履責，護檔盡責”的任務與使命，實現檔案的安全保管。

5.2.2簽訂檔案安全利用告知承諾書

檔案利用過程中會對檔案安全造成很多的自然風險與人為風險，如檔案載體脆化，檔案更改，檔案丟失，檔案信息泄密等。為了預防、降低或者化解檔案利用過程中的安全風險，踐行檔案利用告知承諾制，與檔案利用人員簽訂檔案安全利用告知承諾書，讓檔案利用人員全面了解檔案利用過程中的一些不安全因素，然后自我保證在檔案利用過程中加強檔案安全保護，并且自行擔責檔案利用過程中出現的一切風險。這樣既加強了檔案宣傳，提升檔案意識，又可以人為地預防或者降低檔案安全風險。

5.3 簽訂檔案鑒定告知承諾書

檔案鑒定是檔案生命開始、存在保管狀態以及生命終結的決定性和關鍵性研判，他共存于檔案生命周期。檔案鑒定是一種純主觀性的邏輯思維活動，其活動結果因人而異，甚至會出現很大的偏差，為了確保鑒定結果的相對公正性，綜小人為性的偏差，減少失誤，提高工作效率，非常有必要做好告知承諾書的相關工作。

5.3.1 轉化為檔案的鑒定告知承諾。告知國家、行業和單位關于檔案歸檔范圍與標準對辦理完畢的相關文件進行鑒定，杜絕私自擴大或者縮小歸檔范圍，確保歸檔文件必須具有一定保存價值，并且實體檔案具備檔案系統性、完整性、齊全性，電子檔案具備真實性、可用性、完整性、安全性，實現與單位或者個人履職工作內容的全面支撐。

5.3.2 保管期限鑒定的告知承諾。保管期限是對檔案投入多少與大小依據，不同保管期限要求具備不同保管環境與保管技術。為確保保管期限鑒定結果的標準性，必須做好告知承諾工作，提前告知關于國家法律、法規、文件、標準與規范關于檔案保管期限鑒定的相關要求，做到決定有依據，保管期限與價值相符，從而減少相關人力、物力與技術的浪費，提高有限資源的利用效率。

5.3.3 檔案銷毀鑒定告知承諾。檔案銷毀鑒定是檔案生命終結的關鍵環節，也是檔案歷史資源去存的決定性工作，一旦出現錯判與誤判，輕則出現國家或者社會資源流失，重則造成歷史記憶空白，給國家、社會和人民造成不可估量的損失。因此，必須把告知承諾工作踐行于檔案銷毀鑒定工作之中，告知檔案銷毀鑒定工作的重要性;告知相關工作的法律、法規、文件與標準;告知相關工作的經驗注意事項;告知該項工作承擔的相關責任與風險等，確保相關人員從事檔案銷毀鑒定工作有依據，有標準，方能做到從事相關工作的責任與擔當，避免相關事件的發生。

總之，踐行檔案告知承諾制是新時期檔案工作的一項創新舉措，它能在一定程度上改善檔案工作環境，降低檔案人員和檔案的相關風險，提升檔案工作效率，但該制度自身和在踐行過程中也存在一些問題，如該制度不能作為法律官司的有效證據;該承諾書的簽訂只體現了承諾書制訂方的主動自愿，而承諾方卻是一種被動接受，無法真實體現承諾方的自愿行為，顯得有失公平。因此，我們檔案人在踐行告知承諾制時應充分考慮到該制度會帶來的不利因素，以便在實踐過程中揚長避短，“去粗取精”，充分挖掘和發揮對檔案事業發展有利的因素，從而為檔案事業在新的歷史時期的創新發展創造優越的環境與條件，實現事業的又快又好地長足發展。

參考文獻

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該論文系攀枝花學院2019SYB17《基于安全風險防范與化解視角下基建檔案規范管理研究--以攀枝花學院為例》課題項目階段性成果之一。