新時期市政工程檔案管理信息化路徑探索

王志軍

摘要：市政工程是關乎民生的國之大計——道路修整、民政設備維護、工程風險勘測等等，都是市政工程的一角。市政工作在促進社會主義經濟持續穩定發展，人民安居樂業上發揮著至關重要的支撐作用。對市政工程檔案進行高效管理能使后續工作人員通過借鑒案例中的經驗獲得管理機智，實現資源利用的最優化。信息化是新時期科技革命的標志，信息化的席卷為檔案的高效管理提供了強而有力的壁壘。

關鍵詞：信息化;市政工程檔案管理;信息化;探索

引言：

市政工程是基本的民生建設工程，它著眼于解決人民生活中的困難，提供更便捷、更舒適的生存環境，這些功能決定了檔案管理在啟發后來者實現新突破上的重要性;檔案管理將市政工程的整個流程完整保存下來，對后續工程建設具有重大意義。下文分角度論述信息化在檔案管理中的優勢及應用路徑。

1.市政工程檔案管理信息化的優勢：

首先，節省人力、物力資源;這是施行信息化最直接的優勢——資源的最優化。傳統工程檔案以紙質文檔為載體，存儲流程主要由文檔整理、編號命名、上架存儲等構成，這對負責人的專業度以及客觀存儲條件都有一定要求。人無完人，如果負責人編號失誤，在檔案堆積如山的檔案室內，要想找到一份既定檔案將如大海撈針;物力也是一樣的道理，一個市政工程案例的解決不是一張紙就能打印完的，更不用談工程中的變更和突發情況，這也是傳統紙質文檔存儲的一大弊端。信息化管理融入后，檔案員可借助計算機進行智能操作，例如：在編號時的輸入條件除了編號（系統自動生成，避免人工操作的誤差），還可以輸入工程名稱，設置關鍵詞搜索等等;還可實現母子賬號補充輸入、系統簽核等功能，簡化原本繁冗復雜的手工工作程序，并提高數據精確性;多人交互操作，更使得精確性更加完善。附著于信息化之上的無紙化辦公模式也省去了紙張打印，節省了物力。

其次，提高成功案例重復利用率;在上文筆者有提到信息化的“關鍵詞設置”功能，這里展開講解。在傳統以紙質文檔為存儲媒介的工作模式下，后來者想借鑒之前的工程案例可以說并不簡單甚至需要大費周章，編號、存儲位置等因素的不穩定性會直接影響搜索結果，而且場所還非常固定，必須要到存儲室才能操作，十分不方便。通過檔案信息化系統的介入，輸入案例關鍵詞就能看到之前相關聯的案例方案，而且在時間、地點上都更加個性化。例如，想查詢之前關于橋底病害的工程檔案及處理方式，在系統中輸入“橋”“病害”兩個關鍵詞就能看到所有與之相關的案例詳情，為工作人員提供了間接的經驗參考，只需在有電腦和網絡的地方就能操作，工作人員的工作環境中利用手機也能即時獲得目標檔案。這樣已結案的成功案例就不再是沉睡的，而是時刻保持清醒，檔案庫更是常用常新。

最后，資源共享，提高工作效率。筆者上文提到“母子賬號補充輸入”，這是實現資源共享的方式。通過設置母賬號對檔案進行刪減管理和必要的整理，從宏觀上進行操控;通過設置子賬號讓各個工作人員都能取閱檔案內容，子賬號不能增刪以保證檔案庫的客觀性。同時領導可通過賬號直接進行系統審核簽署確認書，省去傳統操作打印、簽署、上傳的麻煩;簡化工作流程，提高工作效率。例如，若干工作人員一起參與了邯鄲市北環路的綜合整治工作，每個工作人員在工作中的角色和任務分工都不同，工作人員通過登錄自己的子賬號輸入特定板塊的工程內容（根據系統要求），在一定程度上保證了工程資料的客觀公正性，提高了檔案的參考價值。

2.市政工程檔案管理信息化路徑：

首先，完善信息化設備配置;合理的設備配置是檔案管理信息化工作展開的客觀前提，各市政工程處應根據自身經濟投入配置比例相當的計算機軟硬件設備，并指派專人負責設備維護保證網絡安全，防范網絡黑客。例如，鄂爾多斯市東勝區市政局就在2021年3月向社會公告標書采購多臺計算機設備用于信息化檔案建設工作。我們必須以辯證的眼光來看待和運用信息化，既要充分利用其優勢，也要防微杜漸提高安全防范意識，定期將檔案信息進行拷貝備案，將潛在風險減少到最低。

其次，加強意識和技能培訓;這里主要指信息化意識和實際操作技能。雖然信息化對于檔案管理工作有積極的促進作用，但發揮其作用的前提是擁有正確的操作。首先工作人員要樹立信息化意識，可通過專人培訓使工作人員從傳統的書寫、手工歸檔的意識圈中走出來，正視信息化的積極作用，并由衷地接納它，這樣才能和技能培訓相得益彰，互相促進。技能培訓是確保信息化精確性的重要舉措，通過對工作人員進行軟件操作講解、常見問題答疑、潛在風險講解等方面的培訓，讓工作人員對信息化作業產生有更深刻的理解，便于他們更好地利用信息化。

最后，定期檢查：提高安全，避免疏漏;檢查是減少錯誤的直接辦法，如同考試時做完所有題目后要檢查一遍再交卷的道理是一樣的。信息化作為一個新的存在，在前期的磨合中必定有諸多地方需要完善。市政工程處應指派專人負責信息檢查確保其準確務實性，避免因疏漏導致的不實，還可以通過設置獎懲機制提高員工的警覺度，盡量做到“一次做對”，避免重復工作影響工作效率;宏觀方面，網絡安全檢查工作也不容小覷。例如，2021年5月，河南省委、鄭州市委、高新區委每年定期舉辦題為“網絡安全訓練周”的巡查活動，定期開展信息化技術遠程檢測和實地檢測，營造了良好的信息化氛圍，提高了全民網絡安全防范意識。

3.結束語

市政工程是社會主義現代化建設的重要組成部分，它將人民的需求與國家的利益緊緊聯系在一起;市政工程檔案管理信息化是大勢所趨，它是市政建設強有力的精神后盾，能促進市政建設工作的可持續發展，是改良新時期檔案管理工作的有效武器。

參考文獻：

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[3]張西峰. 新時期市政工程檔案管理信息化創新路徑分析[J]. 信息周刊，2019（33）：1.