檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析

陳美

摘要：在企業(yè)的發(fā)展已經(jīng)建設(shè)當(dāng)中，檔案管理占據(jù)著非常重要的位置，并且具有一定的歷史意義，在企業(yè)的發(fā)展中，檔案記憶能夠?qū)v史以紙質(zhì)的方式呈現(xiàn)出來，所以在企業(yè)的管理工作當(dāng)中，相關(guān)工作人員要對檔案的記憶有著非常充分的認(rèn)識，這樣才能夠在企業(yè)的管理中，將企業(yè)文化很好的發(fā)展以及傳承下去。但是在企業(yè)的實(shí)際工作管理當(dāng)中，往往忽視企業(yè)檔案記憶的重要性，在社會的發(fā)展過程當(dāng)中，檔案記憶是歷史的呈現(xiàn)，是文化延續(xù)的必要途徑。

關(guān)鍵詞：檔案記憶;檔案管理;企業(yè);有效途徑

檔案是社會組織、國家機(jī)構(gòu)以及個(gè)人活動中形成的具有歷史價(jià)值的記錄方式，在檔案的發(fā)展過程當(dāng)中，因其是記錄著真實(shí)發(fā)生的事情，并且是一種較為原始的記錄方式，使檔案成為了社會記憶當(dāng)中非常重要的媒介以及載體，是社會發(fā)展的見證者，也是社會記憶的形態(tài)，是社會控制人們記憶的方式，可以社會記憶的手段。檔案記憶在一定程度上為檔案管理以及檔案自身提供了非常重要的思維方式，并且檔案記憶在企業(yè)中處于什么樣的作用，在企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中如何將檔案記憶更好的應(yīng)用到企業(yè)的管理工作當(dāng)中，是目前需要考慮的問題。

一、企業(yè)檔案是構(gòu)筑企業(yè)組織的基石

將檔案記憶按照主體進(jìn)行劃分，可以將其分為集體記憶與個(gè)人記憶。在目前現(xiàn)代社會當(dāng)中企業(yè)擔(dān)任著多種職能，其中包括：生產(chǎn)活動、貨物流通、日常服務(wù)等，是一種較為獨(dú)立存在的經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)的記憶是企業(yè)在歷史發(fā)展中的縮影，同樣也是一種真實(shí)寫照。企業(yè)檔案主要記錄了企業(yè)在科技研發(fā)、工廠生產(chǎn)、日常經(jīng)營、企業(yè)管理等方面的內(nèi)容，并且將其中具有保存價(jià)值的內(nèi)容以不同形式的記錄了方式進(jìn)行記錄，是企業(yè)組織記憶的構(gòu)建、塑造企業(yè)形象、傳承企業(yè)文化的重要方式，同時(shí)對于企業(yè)未來的組織記憶也起到了一定的構(gòu)建作用。

二、完整的企業(yè)組織記憶的構(gòu)建與多維視角的檔案收集工作

對于整體的社會發(fā)展來說，企業(yè)在社會中是非常重要的一員，國家的政治體質(zhì)改革會將其很好的映射在企業(yè)的發(fā)展與改革當(dāng)中，在企業(yè)中的組織記憶是社會記憶的最重要的部分之一。企業(yè)的文件中記錄著企業(yè)整體以及企業(yè)員工的檔案記錄、企業(yè)信息傳遞、企業(yè)儲存信息等重要工具，企業(yè)檔案是將企業(yè)中最重要的文件進(jìn)行儲存。

（一）從宏觀把握現(xiàn)階段企業(yè)的活動脈絡(luò)，為收集工作開展奠定良好基礎(chǔ)

企業(yè)為了能夠在當(dāng)前市場競爭環(huán)境較為惡劣的情況下得到良好的發(fā)展，就需要針對于企業(yè)的發(fā)展方向、經(jīng)營方向等進(jìn)行不斷的調(diào)整與完善，最基本的要轉(zhuǎn)變企業(yè)的管理理念，在企業(yè)處于不同的發(fā)展階段時(shí)要進(jìn)行不同方式的變革。這同樣適用于檔案收集工作，檔案的收集工作也要以企業(yè)目前的經(jīng)營狀況、企業(yè)的發(fā)展方向等作為檔案收集的依據(jù)。因?yàn)樵谄髽I(yè)檔案收集的過程當(dāng)中存在著一定的滯后性，企業(yè)在檔案收集工作中，制定了工作范圍，檔案收集人員就會將此作為檔案收集的藍(lán)本，在規(guī)定范圍內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行收集，在規(guī)定范圍外的不予收集。例如：企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中出現(xiàn)了一些關(guān)乎企業(yè)生死的重大時(shí)間，這些往往是組織記憶中最為重要的組成部分，但是往往由于檔案收集工作的工作范圍不全面，并且范圍沒有覆蓋到，就會導(dǎo)致重要信息的流失。在檔案管理工作中具有一定的規(guī)范很重要，但是要讓工作規(guī)范與實(shí)際工作內(nèi)容相符合，能讓檔案管理發(fā)揮其重要的作用。因此，要對于企業(yè) ，目前的發(fā)展情況以及活動脈絡(luò)進(jìn)行掌握，這樣才能夠更好的完善企業(yè)的檔案收集工作，從而構(gòu)建完整的企業(yè)組織記憶。

（二）數(shù)字檔案收集在企業(yè)記憶中的重要性

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代以及信息化時(shí)代的到來，經(jīng)濟(jì)全球化以及信息網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)想要保持可持續(xù)發(fā)展，就需要立足于企業(yè)信息化，這樣才能夠?qū)⑵髽I(yè)的發(fā)展與當(dāng)前社會的發(fā)展相結(jié)合，從而提高企業(yè)的競爭力。傳統(tǒng)企業(yè)在計(jì)算機(jī)的利用上，主要體現(xiàn)在生產(chǎn)制造的自動控制，到利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的系統(tǒng)化，再到目前利用互聯(lián)網(wǎng)開展電子商務(wù)內(nèi)容，隨著信息化在全球中國的地位越來越重要，從企業(yè)的設(shè)計(jì)以及產(chǎn)品制造、到生產(chǎn)銷售環(huán)節(jié)、再到企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理，在其發(fā)展中會產(chǎn)生巨大的數(shù)字化信息，所以數(shù)字化信息在企業(yè)的發(fā)展中是一種非常重要的支持，也在描繪著企業(yè)各個(gè)階段發(fā)展的情況。但是，在不同部門、不同系統(tǒng)、不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中都會涉及到大量的數(shù)字信息，如果信息不能夠完整的收集，一旦出現(xiàn)信息流失，就會對企業(yè)組織信息造成一定的影響。

因此，在企業(yè)的檔案收集工作當(dāng)中，要對于有價(jià)值的數(shù)字信息進(jìn)行文檔收集。例如：在企業(yè)的發(fā)展中，逐漸完善了企業(yè)的知識庫、知識搜索平臺、知識中心等，將企業(yè)的發(fā)展以知識水平為基礎(chǔ)，但是其中很多信息沒有收錄到知識庫當(dāng)中，主要是因?yàn)樵跀?shù)據(jù)產(chǎn)生的過程當(dāng)中，數(shù)據(jù)沒有得到很好的收集，在其沒有發(fā)揮自身的價(jià)值時(shí)知識便流失了。再進(jìn)行舉例：在我國目前的企業(yè)當(dāng)中，尤其是針對于中大型的企業(yè)來說，企業(yè)的管理活動主要是通過郵件系統(tǒng)進(jìn)行，但是目前在中大型企業(yè)當(dāng)中，郵件系統(tǒng)處于一種失控的狀態(tài)，即使是非常重要的郵件，也沒有在企業(yè)的檔案管理范圍之內(nèi)。

三、塑造與維護(hù)真實(shí)的企業(yè)組織記憶與科學(xué)的檔案鑒定

在企業(yè)的檔案管理當(dāng)中，檔案鑒定起到了至關(guān)重要的作用，檔案鑒定決定著檔案中的內(nèi)容，也直接影響著在企業(yè)的發(fā)展當(dāng)中信息的存毀。在實(shí)際的檔案記錄工作當(dāng)中，由于歷史以及文化存在著不同程度上的差異，以及不同的檔案管理人員對于檔案價(jià)值認(rèn)知程度的不同、檔案判斷標(biāo)準(zhǔn)的不同，在加上檔案產(chǎn)生時(shí)的條件與檔案的形式具有一定的不可逆行，所以，檔案管理工作中檔案鑒定內(nèi)容是難度最大、挑戰(zhàn)性也較大的工作。在企檔案管理中要保障信息的準(zhǔn)確性以及檔案鑒定內(nèi)容的確定性，這樣才能夠讓企業(yè)在激烈的競爭環(huán)境中保持良好的競爭能力，是推動企業(yè)發(fā)展的源泉。

（一）宏觀鑒定時(shí)企業(yè)檔案鑒定的科學(xué)指導(dǎo)

在我國目前的企業(yè)當(dāng)中，在信息技術(shù)方面的使用較為廣泛，使得企業(yè)在文檔信息規(guī)模上也在逐漸擴(kuò)大，再加上企業(yè)在管理規(guī)模、管理方式上存在著一定的多變行，如何在企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，將其中最具有價(jià)值性的內(nèi)容提取并且記錄是最為重要的。如何能夠?qū)⑵髽I(yè)記憶的真實(shí)性成功的展示出來，是目前企業(yè)檔案管理工作一項(xiàng)最為重要的工作內(nèi)容之一。在企業(yè)的檔案鑒定中可以遵循宏觀鑒定的方式，宏觀鑒定是由一位加拿大的檔案管理學(xué)者在1989年提出的這一理論，是檔案鑒定工作的一整套綜合性的理論、實(shí)施措施和鑒定方法，宏觀鑒定主要在鑒定國家重要信息當(dāng)中使用，但是對于企業(yè)來說同樣適用。

在宏觀鑒定工作內(nèi)容當(dāng)中，檔案鑒定人員在進(jìn)行鑒定的過程當(dāng)中，不僅僅是對于每份文件單獨(dú)進(jìn)行鑒定，而是將檔案的背景以及當(dāng)下所用的情況，通俗一點(diǎn)說就是鑒定文件的虛擬性以及職能來源的情況。這樣一來，在企業(yè)的中一種特定的職能在所有不同載體上以及地點(diǎn)中形成的文件，可以將其更加綜合性的進(jìn)行鑒定。

在進(jìn)行檔案管理的工作當(dāng)中，首先，要對于企業(yè)的文件進(jìn)行篩選，要針對于企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中的哪些職能以及哪些互動內(nèi)容進(jìn)行記錄，檔案篩選的工作與企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略方向的制定要相同。企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略的制定是立足于企業(yè)未來發(fā)展方向，使企業(yè)能夠在競爭環(huán)境中找到更具優(yōu)勢以及更加穩(wěn)定的發(fā)展方向，從而制定企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定當(dāng)中，要將企業(yè)自身的文化、企業(yè)的業(yè)務(wù)情況、信息情況等進(jìn)行深入了解，這樣才能夠更好的站在企業(yè)的角度，確定企業(yè)在不同時(shí)期需要記憶的內(nèi)容。其次，在對檔案內(nèi)容能夠進(jìn)行判斷的過程當(dāng)中，要對關(guān)鍵職能、項(xiàng)目計(jì)劃情況以及企業(yè)事物處理中，由哪些部門以及哪些人員會形成這些類型的文件，文件在使用的過程當(dāng)中與誰產(chǎn)生了互動。最后，確定文件的形成是較為重要的。

（二）電子文檔是企業(yè)組織記憶中最為重要的組成部分

對于企業(yè)文檔的鑒定工作來說，電子文檔的鑒定為其帶來了巨大的挑戰(zhàn)。結(jié)合電子文件自身所具有的獨(dú)特性的特點(diǎn)，對于電子文件的鑒定方式以及內(nèi)容都提出了較高的要求，要對電子文件實(shí)施技術(shù)鑒定，看其文件是否具有可讀性、實(shí)用性、真實(shí)性與完整性。在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，電子文件也隨之大量出現(xiàn)，并且逐漸成為了企業(yè)檔案記憶中最重要的組成部分。對于目前企業(yè)情況來說，數(shù)字文檔也處于一種失控的狀態(tài)，重要是由于信息收集不及時(shí)導(dǎo)致其散失，另一方面是日常的管理維護(hù)工作不全面，導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)不可讀、不適用的情況出現(xiàn)。因此信息收集的工作固然重要，也要保證電子文件的完整性，要對其進(jìn)行定期維護(hù)、技術(shù)鑒定等形式，保障其具有長期可讀、可用的特點(diǎn)，這樣才能保證企業(yè)的組織記憶能夠真實(shí)、完整的存在。在當(dāng)前數(shù)字時(shí)代的基礎(chǔ)上能夠可以使企業(yè)的記憶得到更好的延續(xù)。

四、企業(yè)組織記憶的激活與傳承與豐富的檔案利用服務(wù)

企業(yè)記憶是企業(yè)員工引發(fā)認(rèn)同感的關(guān)鍵，在企業(yè)當(dāng)中員工產(chǎn)生認(rèn)同感后會對企業(yè)自身產(chǎn)生認(rèn)同感、歸屬感等情緒，是企業(yè)在發(fā)展中最為重要的內(nèi)部動力，這樣才能夠?qū)⑵髽I(yè)中將組織記憶進(jìn)行激活并且傳承下去。

在企業(yè)的檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)檔案提供的利用方式與形式較為豐富，提供了檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，時(shí)其能夠更好的發(fā)揮。在企業(yè)的組織記憶的傳承過程當(dāng)中，企業(yè)檔案管理工作人員需要對于檔案資源進(jìn)行更加系統(tǒng)、深入的整合過程，讓其以更加生動形象、更易于人們接受的方式進(jìn)行，主要將企業(yè)記憶呈現(xiàn)給企業(yè)的員工，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)在潛移默化的影響中實(shí)現(xiàn)企業(yè)的記憶傳承與激活。

從服務(wù)內(nèi)容上來看，可以將不同時(shí)期的決策、經(jīng)營管理等具有重要影響的文件進(jìn)行加工展示給員工。從服務(wù)類型上來說，用戶很難提出自身的需求，導(dǎo)致其喪失了活力。從當(dāng)前形式上來說，要選擇用戶容易接受、并且是主動接受的方式。可以采用多媒體網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，讓用戶在聽覺享受的同時(shí)，也在視覺方面?zhèn)鬟f著重要的信息。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，通常使用檔案展覽的方式，當(dāng)時(shí)在當(dāng)前可以采用音頻、視頻等形式進(jìn)行檔案展覽，是一種新式上的創(chuàng)新，也可以采用微電影的形式進(jìn)行，使企業(yè)的組織記憶在員工的日常休閑互動中進(jìn)行。

結(jié)束語：

綜上所述，企業(yè)的檔案是企業(yè)在長久發(fā)展的前提下逐漸形成的企業(yè)的記憶，是企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中的見證者，并且對于企業(yè)日后的經(jīng)營管理起到了非常重要的參考作用，能夠在當(dāng)今激烈的市場環(huán)境當(dāng)中，企業(yè)能夠有一席之地。因此，要在檔案記憶觀的新型視野下，企業(yè)要不斷進(jìn)行觀念的更新，并且在企業(yè)的檔案管理的措施方面要不斷優(yōu)化管理措施，這樣才能夠提高企業(yè)在檔案管理的工作效率，使企業(yè)得到長久的發(fā)展。

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