國有企業人事檔案管理策略研究

王長勇

摘要：人事檔案管理是國有企業管理的有機構成部分，兩者之間存在著辯證的依存關系。檔案管理工作的有序開展，可為企業單位的客觀用人、全面識人等方面提供切實可靠的參考依據與詳細真實的人才畫像。而企業管理的科學程度又在某種程度上決定了本單位檔案管理工作的實際現狀。隨著科技的進步與國家綜合國力的提升，人事檔案的記錄載體也逐漸由最初的紙質形式過渡至紙質與電子信息形式并舉。那么，如何才能實現對國有企業人事檔案的高效管理？筆者嘗試從以下幾個方面入手進行詳細闡述。

關鍵詞：國有企業;人事檔案管理;策略

引言

無論在何種年代，信息均是一個企業賴以生存并謀求壯大與發展的關鍵性因素。相對一個企業的整體人力資源管理而言，對現有人事檔案進行科學系統的管理，則是是否對企業人才的全面開發與有針對性培養的重要信息來源與參考依據。近年來，隨著我國市場經濟的復蘇與發展，國有企業也隨之展開了一系列推動自身發展且順應時勢的高效變革，而在這一系列變革過程當中，國有企業人力資源管理工作也實現了由傳統到現代的華麗轉變。而對現有人力資源管理工作是否具有科學性與系統性的主要衡量標準則是人事檔案管理的實際現狀，分析至此，人事檔案管理之于國有企業未來發展的重要意義則不言而喻。相對上個世紀而言，現如今國有企業的人事檔案管理工作更具科學性與系統性，盡管如此，但處于時代更迭階段的企業人事檔案管理過程中，仍有不少不可回避的現實問題有待進一步解決。

1、國有企業人事檔案管理思路闡述

在本次研究正式開始之前，筆者以“人力資源管理”、“國有企業”、“人事檔案管理”等幾個關鍵詞在權威學術網站進行了檢索，并對檢索而來的相關文獻進行了翻閱與研究，從而發現了當前我國大部分國有企業人事檔案管理工作中的常見問題，如：在某些國有企業，存在較為嚴重的人事檔案管理工作缺位現象;部分國有企業的人事檔案管理工作不具科學性與系統性，不僅現代化程度偏低，且管理方式也十分落后;絕大部分國有企業進行人事檔案管理時，并未對相關人員信息的真實性與全面程度進行考核，從而導致人事檔案管理工作之于整個企業管理的輔助意義未得以完全利用。

立足于對國有企業人事檔案管理工作現狀的前期研究，筆者對人事檔案管理工作有了更為全面且客觀的認識，并就之后的工作形式與方法有了一定的科學規劃。

2、通過人事檔案管理制度的逐步完善，強化系統控制

2.1國有企業人事檔案管理工作展望

通過前期調查所發現的國有企業在人事檔案管理方面的不足之處，筆者在檔案管理工作的現有流程的基礎之上，進行了更為詳細且更具針對性的流程細化、對該崗位工作人員的責任與義務進行了重新界定，并通過科學獎懲機制的出臺，實現對國有企業檔案管理工作的科學把控，同時使相關單位現有人才資源得以最大限度的科學配置，并保證相關企業的整體運轉效率。首先，人事檔案管理制度的完善可使相關人員的工作流程更為規范，且在檔案管理標準明確之后，也可大大簡化檔案管理員的相關工作流程，使其工作更為高效，且在極大程度上縮減了原本應該進行檔案整理與歸檔的時長;此外，對現有檔案管理制度進行明確界定也可實現對相關管理人員的責任的明確劃分，從而使問題與責任推諉的情況得以盡可能的規避。

另外，有別有傳統檔案管理，在現代化檔案內容管理方面，對企業員工基礎信息的記錄與管理更為完善，且多以電子檔案形式對相關內容進行整理與歸檔，此舉不僅可以為企業日常的人事任命與變動提供更多切實可查的參考依據，也大大的降低了對相關內容的查閱繁瑣程度。

2.2國有企業人事檔案內容管理制度與內容變革

當前我國國有企業的人事檔案一般被細化為入職、培訓、職位、薪酬考核以及其他五個大類別，以發展的眼光來看，此種分類現狀在客觀性與全面性方面尚有不足，無法在企業用人與人事調動時發揮其本該發揮的參考價值。基于此，為幫助用人單位更加全面的了解在職人員，筆者將人才的個人信息歸檔內容進行了一定程度上的拓展，具體內容見表1。

以上對國有企業在崗員工更為細化的信息歸檔，可在一定程度上幫助單位對現有人才的全面了解與整體把控，使用人情況更具科學性。此外，以上信息的歸檔多以電子形式完成，可在很大程度上規避原始檔案管理方式中的易錯之處，同時降低檔案調用的時間成本。

3、通過信息系統的應用，對人事檔案進行統籌管理

通過過去幾十年的改革，當前我國大部分國有企業已經實現了人事檔案的電子化管理，各單位也都有著一套屬于自己的檔案管理系統。并通過員工相應信息的錄入實現對所有員工檔案信息的統籌管理。

3.1國有企業人事檔案管理系統的構建必要性

當前國有企業檔案管理工作已突破傳統管理形式桎梏，相關工作人員應以更為系統化、科學化、便捷化的管理方式開展工作，但現代且高效的檔案管理需仰賴于趨于完善的制度流程及相應的軟硬件支持。據筆者前期調查了解，當前基本所有國有企業均擁有較為完善的軟硬件設施，但部分企業的人事管理系統構建工作卻相對滯后，且相關資料的整理與歸檔并未實現標準化操作，更談不上為企業的人事任命情況提供現實的參考價值了?；诖?，筆者認為，國有企業及單位應盡快進行檔案管理系統的建立，并通過建立與完善下屬子系統，實現企業內部重要數據的共享與交換，從而提高檔案管理工作效率。

在傳統檔案管理模式下，管理人員的工作量非常大，且檔案管理效率不高，此種管理形式不僅不利于人才檔案內容的保密，且易因火災、地震等外力因素導致相關檔案不可逆轉的損壞與丟失。而對相關檔案進行信息化管理則可有效解決以上問題。因此，進行國有企業檔案系統的構建與應用刻不容緩。

3.2國有企業人事檔案管理系統的功能設定與分析

通過前期研究，筆者將國有企業人事檔案管理系統的主要功能歸納如下：①信息化檔案管理系統通常均可進行人才檔案信息的收集、更新、與調用。②信息收集功能可用于對企業員工原有紙質檔案的掃描歸檔，以及對企業當前的績效考核信息、薪資福利信息、工作崗位與職能信息變動、個人履歷信息更新、職稱變動信息等諸多方面內容的采集。③國有企業檔案管理人員在信息管理系統當中，收到來自不同部門的信息推送之后，應根據具體情況對原有人才檔案進行更新與重新歸檔。④在管理員對相關檔案進行收集、整理、更新與歸檔之后，各部門可通過檔案管理系統中的共享功能，在面臨人事調動時，可對本部門相關人員的部分信息進行查閱與調用，從而大大提高了本部門的工作效率。

結語

國有企業人事檔案管理是一項重要且嚴謹的工作，此項工作的順利完成不僅仰賴于管理員認真嚴謹的工作態度，還需要單位提供必要的軟硬件及制度支持。如此，方能使檔案管理工作效率及單位其他部門的工作效率得以共同提升。

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