信息化背景下檔案管理工作存在的問題及對策建議

訾琳溁

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，各單位為了提高檔案管理的工作效率，延長檔案、文獻的儲存信息，使檔案管理工作數字化、系統化，在工作中應用了信息化管理模式。但是由于部分單位信息技術掌握程度不高，對于信息化檔案管理的概念了解不夠深入，導致在開展信息化檔案管理工作的過程中存在一定的問題。本文就針對信息化檔案管理工作中存在的問題提出改善策略。

關鍵詞：信息化;檔案管理;問題;對策

檔案信息化管理是指利用掃描技術、數據庫技術、信息技術將紙質檔案和電子檔案組織成系統化檔案信息庫。檔案信息化管理的原則包括安全性、規范性以及效益性原則。檔案信息化管理能夠改善傳統檔案工作中的弊端，減少人為因素對重要文獻造成損壞、丟失的現象，提高檔案管理的服務質量。但是，在目前的檔案信息化管理的開展工作中需要改善存在問題，才能夠推動檔案信息化管理建設工作。接下來本文就針對信息化背景下檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出改善對策。

一、信息化背景下檔案管理工作中存在的問題

1.認識程度不高

目前，雖然我國檔案信息化管理工作有了一定的進展，但是在開展檔案信息化管理的工作中還存在一定的問題。首先，單位的主要負責人對檔案信息化管理建設不重視，對檔案信息化管理的認識不深，沒有認識到檔案信息化管理對促進單位發展的影響力和重要性。部分單位負責人認為單位的檔案信息化管理工作就是收集、整理、儲存各個部門人員資料而已，或者檔案信息化管理就是將紙質的檔案轉變為電子檔案進行儲存，傳統的檔案管理技術就足以滿足檔案管理的需求，認為建設檔案信息化管理的需求性不高，這樣的認知嚴重阻礙了檔案信息化管理的發展。對單位相關工作人員的工作動力也造成了一定的影響，使工作人員更加不重視檔案信息化管理，工作中缺乏主觀能動性，沒有了工作激情，只是將檔案信息錄入電腦使用電子的形式進行儲存，導致檔案信息化管理建設成了表面形式的工作。單位工作人員的檔案、文獻是隨著單位、工作活動產生的，檔案的形成是有規律和特點的。按照檔案、文獻形成的規律，對檔案進行整理歸檔，能夠最大程度地減少個人因素對文獻、材料的干預，整體提高檔案管理質量。其次，信息技術能夠將檔案的產生規律、檔案來源、檔案建立時間、檔案內容等各方面建立關聯檢索，這種方式不僅能夠充分利用檔案中組件之間互相聯系的關系進行簡便的檢索、查詢，也使檔案管理具有完整性和有序性。所以單位負責人應該重視深入了解檔案信息化管理建設的作用和目的，以及對單位發展的重要性。

2.檔案信息化管理制度不健全

首先，部分單位的檔案信息化管理制度還不健全，在進行檔案歸檔整理的過程中只注重上級下發文件或執法文書的歸檔，忽略了工作人員的一般檔案的歸檔，對檔案多樣的存儲方式利用較少，對一些聲像類檔案的歸檔較少，對這類檔案的詳細管理制度較為薄弱，導致單位人員在離職、調崗、退休等情況下在查詢資料時就會出現檔案遺失的現象，從而造成嚴重的后果。其次，檔案管理工作人員對檔案安全管理信息系統的認識不夠全面、深刻，缺乏信息化管理的意識，檔案信息化管理的安全性較低，不重視采用信息技術手段加強檔案信息的安全管理，缺乏基礎安全信息意識，檔案信息共享性較差，安全管理系統不規范，信息檢索方式較為復雜，導致信息化檔案、文獻的信息丟失或泄露。最后，由于我國地域遼闊，在檔案管理工作中不同地區的單位在檔案處理方法、記錄方式和更新時間上存在一定的差異。雖然，目前我國的信息技術較為發達，但這種不統一的檔案管理方式對檔案管理工作帶來較大的工作量和制約，從而對檔案信息化建設帶來了較大的阻礙作用。因此，為了保障檔案信息準確、具體，需要重視建立統一化的檔案管理方式。

3.檔案信息化管理技術落后

目前，在檔案信息化管理的建設中，由于每個人檔案中的信息具有多樣性，在工作中的領域不同，所做的工作不同，所以產生的信息也不同，給檔案信息化管理工作帶來了一定的難度。檔案作為人們在各項社會活動中重要的數據記錄，其對于個人、單位和國家的發展都有重要的意義。但在檔案記錄過程中，由于受制于各地區發展時間、經濟等因素的影響，檔案在數據統計、記錄上存在差異性，導致數據出現異構性，對檔案信息化管理有阻礙作用。需要重視建立異構數據庫系統，達到實現檔案數據共享和透明訪問的目的。目前，大部分檔案管理中存在滯后現象，沒有及時更新檔案管理設施，單位檔案管理設備不全，或設備過于老舊，在掃描文件時轉化率較低，經常出現卡紙現象，導致很多文獻信息受損，且儲存、檔案的方式較為單一，沒有充分利用信息技術的特點，如音頻、圖像、視頻等，不利于順利開展檔案信息化管理工作。所以在檔案信息化管理工作中，不僅要做好將紙質檔案轉向信息化檔案以外，還要強化檔案管理工作，工作人員在歸檔時要根據檔案管理相關規定和人員的實際情況進一步優化檔案管理流程，減少煩瑣的人力勞動，充分利用信息技術的特點。同時，對檔案信息化管理的各項規定進行細化，從而保障提高檔案信息化管理的成效。

4.檔案信息化管理人員綜合素質有待提高

檔案管理人員的專業職能、信息技術以及對檔案信息化管理的認知對推動檔案信息化管理有著重要的作用。但目前大部分單位的檔案管理人員的專業素養和專業職能較低，且對信息化管理的認識不夠深刻，導致單位檔案信息化管理的開展受到了阻礙。同時部分檔案管理人員的保密意識不高，工作機制不夠完善，對于信息泄露等方面的管理規定不夠明確，導致出現重要文獻信息泄露的情況經常出現。所以單位應該注重培養專業檔案管理人才，重視培養檔案管理人員的綜合素質和信息技術，完善檔案管理機制，制定健全的人員責任制管理，提高工作人員的保密意識和責任意識，從而進一步推動檔案信息化管理工作。

二、強化檔案管理工作的策略

1.重視檔案信息化管理建設

單位負責人應該注重更新現代化檔案管理觀念，學習現代化檔案管理相關知識和信息技術，采用適應現代社會的檔案管理機制和手段，達到推動檔案信息化管理的目的。單位負責人應該深入了解我國當下的檔案信息化管理建設與發展形勢，樹立數字化、信息化檔案管理概念。檔案信息化管理建設是一項投入較大的工作，所以管理人員要明確檔案信息化管理的目標，加強傳統檔案和信息化檔案管理的協調性，重視培養一支高素質的檔案信息化管理人才隊伍，保障檔案信息的安全性和保密性，從而實現檔案信息化管理，推動檔案信息化管理建設工作的改革。

2.健全檔案信息化管理制度

健全檔案信息化管理制度就要注重完善檔案信息化管理的基礎管理制度。

一是完善檔案信息化管理系統和數字化設備是提高檔案信息采集、傳輸質量和信息共享的基礎條件，只有建立健全的檔案信息平臺，才能充分發揮檔案信息化管理的成效。

（1）完善檔案數據管理。檔案數據管理是檔案信息化管理工作的核心，檔案數據資源是推動單位發展和社會經濟的戰略資源之一，充分利用檔案數據資源是順利開展檔案信息化管理工作的關鍵，也是衡量一個單位檔案信息化管理技術的重要依據。檔案數字資源管理的主要形式包括建設檔案數據庫、數字化檔案以及單位專用的檔案數據庫建設。

（2）系統化檔案管理。系統化檔案管理的主要內容包括檔案信息的收集、管理、安全等各方面，它關系到檔案信息化管理工作的效率與質量，體現了檔案信息化管理為單位帶來的效益和檔案管理服務的質量。

（3）規范檔案信息化管理。規范化的檔案信息化管理是指注重將檔案數據形成電子文件，完善電子文件的歸檔、管理、傳輸、查詢和存儲等各方面，并且還要制定規范的管理制度，各層級員工落實實施的過程，從而確保信息化檔案管理的安全性、便捷性。

3.提高檔案信息化管理技術

首先，要注重完善檔案信息化管理的基礎設施，提高檔案管理的安全性、規范性以及系統性，從而提高工作人員的工作效率。主要包括以下幾個方面：建立專門的檔案信息化管理場所，完善檔案信息化管理需要的設備。檔案信息化處理場所應該具備充足的空間和合理的布局，并安裝門禁、監控系統、防盜系統、消防系統等。信息化處理設備需要錄音機、掃描儀、計算機和備份存儲u盤等。其次，檔案管理人員還要注重在計算機等電子設備中安裝專門的專業性軟件系統，包括殺毒軟件、文件管理軟件、掃描程序等。從而確保檔案、重要文獻的安全性和私密性。

（1）優化掃描操作，管理人員應該掌握文件掃描儀的操作方法。注意在掃描檔案文件之前，檢查圖像存儲格式、掃描分辨率的準確無誤。單位負責人應該根據本單位的檔案管理工作的需求和單位資金狀況，選擇適合單位的掃描儀，從而降低資金投入成本，提高工作效率，目前有高射掃描儀、大幅面掃描儀等。工作人員可以根據檔案的紙張質量選擇適合的掃描儀。同時，注意文件掃描的效果與顏色參數設置和圖像存儲格式相關，工作人員要根據文件的破損程度或文字的清晰程度調整掃描儀亮度、對比度的參數。

（2）優化圖像處理操作，工作人員在進行檔案歸檔工作時，會發現一些文獻儲存年限較久，導致文獻紙張較脆弱，文獻中有部分字體辨別不清，且不同文獻的紙張大小、粗糙度等因素不同，會給復原文獻信息的工作帶來一定的影響。在這種情況下工作人員需要使用專業的圖像處理軟件進行操作，對不清晰的文獻進行圖像校正、修剪、去污等復原處理，從而確保檔案、文獻掃描圖像的完整性、準確性。工作人員要盡職盡責，檢查文獻掃描的圖像是否清晰、圖像是否歪斜，圖片存儲格式是否符合檔案管理相關規定等。

（3）檔案數據檢查規范化。檔案信息化管理最大的特點就是能夠通過網絡檢索關鍵詞，查找需要的檔案或文獻。能否準確查找信息和工作人員在錄入檔案信息和掃描時有很大關系，如果信息錄入錯誤，圖像掃描丟失都會影響檔案檢索效果。工作人員在建立數字化檔案文件時應該完整描述文檔信息，包括檔案圖像文件的命名、人員名字、數據描述等。當檔案信息化處理完畢后將數字化檔案和紙質檔案移交當地檔案管理部門。

（4）建立檔案信息化管理系統。單位負責人應該重視優化檔案信息化管理系統，使檔案管理工作更加便捷，提高工作效率。設置查詢權限，將一般檔案和重要文獻做區分界面，給予單位高層管理人員相關查詢權限，對普通用戶設置嚴格的權限，做到每一份檔案都有自己的賬號、密碼和權限，保障檔案信息的安全性。普通工作人員可以輸入自己的賬號和密碼查詢自己的相關檔案，改善檔案查詢的煩瑣程序，避免檔案在借出時丟失。可以設置檔案上傳、下載功能，用戶能夠自己將檔案整理后按照系統提示將正確格式的檔案上傳在檔案管理平臺中，當用戶有需求時可以下載一定權限的檔案或文獻，從而有效減少工作人員的工作量，避免存儲檔案的用戶多次奔波。

（5）加強檔案信息之間的關聯性，建立異構數據庫，將與檔案相關的多個數據庫系統集合起來，從而實現檔案數據的共享和透明訪問。單位應開發自己的檔案數據庫管理系統在實現檔案信息共享的同時，每個數據庫系統仍保留自己應用的特性、安全性控制和完整性控制。用戶在瀏覽同類型檔案時，能夠通過查詢檔案的關鍵詞或相關信息，跳轉到其他文獻中，促使用戶能夠了解文獻或檔案的全面信息，從中查詢到自己需要的內容。定期維護檔案，優化檔案信息化管理系統，定期維護檔案管理程序，自動檢查檔案的頁碼是否準確。

4.提高管理人員的綜合素質

首先，在信息化背景下要推動檔案信息化管理的建設就要注重提高工作人員的綜合素質、信息技術掌握程度以及現代化檔案管理的觀念。如果工作人員不符合現代社會的管理觀念，就會影響檔案信息化管理工作的進程。只有培養一批具有高素質的檔案信息化管理人才隊伍，才能促進檔案信息化管理工作不斷發展和進步。檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理業務，還要認真學習信息技術，深刻認識到檔案信息化管理的意義和作用。

其次，單位應該注重完善檔案管理工作人員的工作機制，主要內容包括以下幾點：（1）建立崗位責任制，單位檔案管理人員必須通過考核才能夠正式開展工作，在工作前檔案管理人員應該簽訂保密協議，對出現檔案丟失、損毀、泄密等瀆職、違法行為的要根據國家相關規定和單位相關法規進行處理，追究當事人和知情不報人的責任。（2）在借閱檔案時必須遵守單位的規定流程進行登記借閱人名字、單位、檔案名稱以及借閱原因，并叮囑借閱者不能在檔案上隨意涂寫。當歸還檔案時，檔案管理人員應檢查檔案的完整性，按照規定的交接手續簽字、歸檔。（3）檔案電子文件的銷毀，需要上級領導批準，填寫銷毀清單。電子檔案的原件只供本人進行查閱，檔案管理人員不得擅自外傳檔案，對重要文獻和涉密檔案在網上不提供查詢渠道。（4）檔案管理人員需保障檔案管理室的衛生整潔，檔案室內禁止存放私人物品或與檔案無關的其他物品。做好檔案管理室防潮、防火、防盜等檔案保護工作。定期檢查檔案的完整性，對保存年限較久出現破損的檔案進行復原處理措施。

三、總結

綜上，在信息化背景下要推動檔案管理工作，單位負責人要更新檔案管理觀念，完善檔案信息化管理策略，提高檔案信息化管理技術以及提高檔案管理工作人員的綜合素質，從而提高檔案信息化管理水平。

參考文獻：

[1]肖 燕.信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題與對策淺析[J].蘭臺內外，2020

[2]林妙影.信息化背景下醫院財務檔案管理的趨勢、問題與對策[J].蘭臺內外，2020

（作者單位：鄭州輕工業大學）