業(yè)財一體化背景下高校內(nèi)部控制體系建設探究

蔣方聞

摘 要：隨著科技和社會的不斷發(fā)展進步，業(yè)財一體化在當今時代背景下已經(jīng)成為可能。絕大部分高校目前已經(jīng)實現(xiàn)了全面的信息化管理，實現(xiàn)業(yè)財一體化也勢在必行。高校的業(yè)財一體化建設必然也會對高校現(xiàn)有的內(nèi)部控制體系帶來一系列沖擊。從高校的內(nèi)部控制角度切入，探究業(yè)財一體化背景下高校現(xiàn)有內(nèi)部控制體系的優(yōu)化策略，以期為高校的業(yè)財一體化和內(nèi)部控制體系建設提供參考。

關鍵詞：業(yè)財一體化;內(nèi)部控制體系;高校

中圖分類號：G647.5? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）28-0122-03

高校的內(nèi)部控制體系是一套復雜全面的管理系統(tǒng)，它包含了高校的業(yè)務、財務、部門崗位設置等各個方面，其主要職能是保證高校的各項活動有序規(guī)范地開展，提升整個學校資源的利用效率。但目前高校的內(nèi)部控制體系在設計和管理上存在較多的缺陷，其中較大的一部分原因是高校內(nèi)部業(yè)務和財務的管理還是相互獨立的，這樣的模式也導致了高校整體的效率較為低下。隨著信息技術的不斷發(fā)展，為了優(yōu)化高校的內(nèi)部控制體系，最有效的方法便是推動高校的業(yè)務管理和財務管理趨于一體化。利用業(yè)財一體化來推動高校內(nèi)部控制體系的方法主要是將財務部門的職能從事后評價轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮泻褪虑翱刂疲屫攧詹块T能夠最大限度地監(jiān)督業(yè)務部門的運行，及時糾正業(yè)務部門的資源錯配和違規(guī)行為，最大限度提升高校內(nèi)部的管理和運作效率。

一、高校內(nèi)部控制體系的缺陷

（一）不同部門間溝通存在阻礙

高校內(nèi)部存在眾多學院以及其他的管理職能部門，這些不同的部門之間時常會存在業(yè)務上的交集和溝通。但是由于不同部門間的職能存在差別，每個部門內(nèi)部對其他部門的具體狀況也不了解，因此當部門間發(fā)生交集時，往往會由于對其他部門職能和相關規(guī)定并不了解而導致合作效率低下和資源浪費的現(xiàn)象。例如由于高校內(nèi)部的政府采購部門、預算編制部門和資產(chǎn)管理部門間缺乏溝通，往往導致高校的預算編制存在不合理，從而導致資源的浪費。

（二）控制活動設計不合理

盡管高校在提升控制活動的有效性和嚴謹性上做出了許多努力，例如在對貨幣資金的管控上推出了財政集中支付、財政收支一體化平臺等措施;在預算約束上實行自下而上的預算制度以及增量預算制度;建立政府采購體系，采用招標的方法來降低成本和提升效率。但是高校的部分控制活動依然存在設計不合理的現(xiàn)象，例如現(xiàn)在高校與外部企業(yè)的聯(lián)系變得越發(fā)緊密，高校的業(yè)務也變得越發(fā)復雜，由于企業(yè)和高校所適用的會計準則不同，財務部門的壓力也變得更大，時常需要處理由于相關會計準則規(guī)定不同而導致的差異，這也增加了高校財務部門的工作量和出錯率，大大降低了高校的內(nèi)部控制質(zhì)量。高校中資源浪費和配置效率低下的狀況也時常發(fā)生，這大多是由于高校內(nèi)部控制活動設計不合理導致，部分控制活動需要隨著高校業(yè)務模式的改變而改變。

（三）內(nèi)部控制監(jiān)督力度不夠

高校的內(nèi)部控制體系中最重要的一環(huán)便是監(jiān)督體系，然而目前大部分高校都只重視高校的制度建設，卻忽視了根據(jù)制度設置績效評價體系和監(jiān)督體系。不完善的監(jiān)督體系就導致了高校內(nèi)部控制制度無法落實，許多約束制度就變得形同虛設。例如，高校內(nèi)部控制體系中極為重要的內(nèi)部審計部門主要負責對高校的內(nèi)部控制工作進行監(jiān)督，但許多高校的內(nèi)部審計部門的職能由財務部門來執(zhí)行，并且同用一套人員，這樣做不僅無法增加內(nèi)部審計部門的獨立性，而且會導致內(nèi)部審計部門形同虛設，無法發(fā)揮監(jiān)督能力。同時，高校人員的績效考核也是重要的內(nèi)部監(jiān)督手段，但許多高校人員的績效考核指標中并沒有包含內(nèi)部控制體系的建設和實施狀況，這也導致了高校的人員缺乏對內(nèi)部控制體系的重視，從而難以有效發(fā)揮內(nèi)部控制體系的作用。

二、業(yè)財一體化的優(yōu)勢

（一）提升部門間的溝通效率

部門間辦事流程不規(guī)范和相關制度不統(tǒng)一導致的溝通效率低下的情況經(jīng)常發(fā)生，這種情況在財務部門和業(yè)務部門間最為普遍，這也是導致高校內(nèi)部控制體系缺乏有效的執(zhí)行力極為重要的原因之一。業(yè)財一體化通過將更多的業(yè)務搬到線上處理，規(guī)范簡化業(yè)務處理流程，實現(xiàn)部門間信息的共享。這將有效避免高校內(nèi)部部門間信息孤島的出現(xiàn)，提升信息傳輸?shù)挠行裕嵘块T間信息溝通的效率。

同時，業(yè)財一體化的推進實現(xiàn)了財務部門的職能轉(zhuǎn)變，財務部門將預算系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)等系統(tǒng)和不同的業(yè)務部門間建立了信息化的聯(lián)系。使財務部門能夠及時明白業(yè)務部門的需求和存在的問題，并在最短時間提供支持和解決方案，業(yè)務部門也對財務部門的工作有了更加深刻的認識。部門間的交流變得更加頻繁，統(tǒng)一的規(guī)范流程和更加緊密的聯(lián)系則讓溝通效率有效提升。財務部能夠為業(yè)務部門的業(yè)務的開展提供數(shù)據(jù)支持，幫助業(yè)務部門進行決策，促進業(yè)務活動的開展。

（二）提升內(nèi)部控制體系的有效性

高校內(nèi)部實現(xiàn)業(yè)財一體化將推動高校內(nèi)部控制體系的變革，這種變革不僅表現(xiàn)在內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，而且表現(xiàn)在崗位設置更加科學合理以及部門間的隔閡被打破。業(yè)財一體化通過物聯(lián)網(wǎng)等信息技術將高校的不同業(yè)務部門或項目劃分為一個個子系統(tǒng)，并將這些不同的子系統(tǒng)通過一定的關系形成一個集成的管理系統(tǒng)，高校的所有部門都在這個集成的管理系統(tǒng)中開展工作，實現(xiàn)資源和信息的共享。其中，各個子系統(tǒng)之間如何聯(lián)系，由一個系統(tǒng)進入下一個系統(tǒng)的觸發(fā)機制是什么等規(guī)則都預先在系統(tǒng)中設置完成，這些也就構(gòu)成了業(yè)財一體化下高校的內(nèi)部控制體系。例如財務部門和后勤部門，兩個部門都是在統(tǒng)一的系統(tǒng)規(guī)則下開展工作，后勤部門向財務部門申報預算和提交采購申請，如果有任何一個節(jié)點存在不合理和違規(guī)情況，系統(tǒng)將會自動報錯，導致接下來的工作步驟無法進行。這也就迫使高校所有的部門都按照統(tǒng)一的規(guī)章制度辦事，大大提升整體的效率。在這樣的情況下，高校的內(nèi)部控制體系的有效性將大大增加，技術部門也能夠及時監(jiān)控到規(guī)則設置不合理的節(jié)點，并及時進行修正，保證整體工作高效有序地進行。

在業(yè)財一體化的情況下，高校的內(nèi)部控制體系的管理成本也大大降低，因為所有的規(guī)則都已預先在系統(tǒng)中設置清楚，發(fā)現(xiàn)有不合理和需要更改的地方只需要在系統(tǒng)中進行簡單的更改即可，極大地節(jié)省了人力和資金成本。

（三）增強內(nèi)部控制體系的監(jiān)督職能

業(yè)財一體化實現(xiàn)了部門間信息的共享，財務部門由原先的記錄和評價部門，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€監(jiān)督和決策部門，財務部門的職能也從事后前移到事前。因此，財務部門在事前能夠?qū)Ω鱾€項目的預算及明細進行查詢，在事中能夠通過預算系統(tǒng)能夠?qū)Ω鱾€項目的預算執(zhí)行情況進行實時監(jiān)控，隨著項目的進行及時調(diào)整相關的資源配置，避免資源的浪費。財務部門還能夠在事后通過設置的績效評價指標對項目進行評價。因此在這種情況下，財務部門實現(xiàn)了對項目的事前、事中、事后的全過程控制，既完成了以最低的成本實現(xiàn)對項目的有效監(jiān)督，又保證了資金以最有效的方式使用。實現(xiàn)業(yè)財一體化之后，所有的相關活動都在綜合的管理系統(tǒng)中被規(guī)范化，因此各種業(yè)務發(fā)生舞弊的風險也會極大地降低，內(nèi)部控制體系的大部分監(jiān)督職能通過系統(tǒng)內(nèi)部提前預設的規(guī)則就能完成，從而降低了監(jiān)督成本。

三、業(yè)財一體化在高校內(nèi)部控制中的運用

（一）在預算管理方面的運用

實現(xiàn)業(yè)財一體化后，高校將有能力推進全面預算管理，實現(xiàn)預算管理從事前到事中最后到事后的全方位閉環(huán)管理，這種管理方式有效避免了高校傳統(tǒng)的增量預算模式和部門自主上報模式形成的預算制定不合理導致的資金浪費現(xiàn)象。業(yè)財一體化背景下，預算管理在事前階段根據(jù)高校整體的年度預算設置年度內(nèi)不同項目的預算金額;在事中階段通過項目上報的支出狀況評估項目的執(zhí)行情況，并對項目預算的執(zhí)行情況進行控制;在事后階段將所有與項目實施相關的預算使用狀況通過會計記錄反映出來，并通過績效評價體系和預算完成狀況進行事后的分析和評價。

（二）在資產(chǎn)管理方面的運用

高校的資產(chǎn)管理是高校內(nèi)部控制體系中極為重要的環(huán)節(jié)，因為高校的主要任務是教育學生，因此高校中各項資產(chǎn)的狀況都需要及時更新，避免由于設備陳舊和故障影響教師的教學質(zhì)量以及學生的學習、生活質(zhì)量。但在傳統(tǒng)的高校資產(chǎn)管理體系中，資產(chǎn)的盤點和清理等需要專門的人員進行手工管理，這種傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式就導致了高校的資產(chǎn)信息更新不及時、資產(chǎn)信息缺失等問題。

然而在業(yè)財一體化背景下，所有資產(chǎn)在被采購到學校時就會被賦予特定的標簽，并被記錄在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)中記錄了資產(chǎn)所在的位置以及使用期限。對不同類型的資產(chǎn)設置不同的信息更新周期，定期利用專業(yè)的設備對資產(chǎn)進行掃描便能準確獲得資產(chǎn)的信息和資產(chǎn)的使用狀況。相關資產(chǎn)的信息也被上傳到管理系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)不同部門之間的共享，從而在一定程度上保證資產(chǎn)的安全。這樣的管理模式大大降低了資產(chǎn)的管理成本，同時幾乎所有的工作都能夠在線上完成，也降低了資產(chǎn)管理人員的工作量，同時也保證了高校的資產(chǎn)信息的準確性。

（三）在項目資金管理方面的運用

高校中的項目資金十分復雜且繁多，除了存在學校層面的項目資金，還存在學院和個人的項目資金。因為高校的研究機構(gòu)和教師會進行研究課題申報，不同研究課題的項目資金也統(tǒng)一由財務部門進行管理。在實現(xiàn)業(yè)財一體化的過程中，高校預先對項目管理系統(tǒng)的使用規(guī)定和方法向各部門和教師進行通報，統(tǒng)一規(guī)范使用流程。部門和教師在進行項目的報銷時，僅需要按照規(guī)定在線上進行操作，上傳相關憑證即可完成費用的報銷，如果操作不符合規(guī)定系統(tǒng)將自動報錯且無法進行下一步。這樣操作規(guī)范了不同項目的資金管理，也極大減少了以往項目報銷導致的不同部門間的矛盾，同時也提高了高校整體的工作效率。

（四）在采購活動方面的運用

在高校傳統(tǒng)的采購活動管理中，部門采購商品需要預先報告財務部門進行審批，財務部門審批通過之后部門才能夠按規(guī)定進行采購。由于業(yè)務部門對財務部門的規(guī)定并不熟悉，這就導致了部門的采購活動往往缺乏規(guī)范和存在滯后性，提升了管理的成本和降低了部門運轉(zhuǎn)的效率。然而實現(xiàn)業(yè)財一體化之后，高校的業(yè)務部門進行采購僅需要在系統(tǒng)上提交采購申請，系統(tǒng)則根據(jù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的資產(chǎn)的使用狀況，以及該部門的日常業(yè)務狀況評估該采購業(yè)務是否合理，若合理則直接上報財務部門審批，財務部門審批完成后，業(yè)務部門在指定的供應商完成采購，完成采購后在系統(tǒng)上填報資產(chǎn)項目，然后財務部門將資金直接通過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)給供應商。

結(jié)語

綜合前文的分析，高校目前內(nèi)部控制體系存在較多漏洞和設計不合理的地方。業(yè)財一體化的推進盡管會對現(xiàn)有高校內(nèi)部控制體系產(chǎn)生巨大的沖擊，導致高校內(nèi)部控制體系的重構(gòu)，但是業(yè)財一體化能夠有效增強高校的內(nèi)部控制體系，將高校的財務和業(yè)務結(jié)合起來，實現(xiàn)資源和信息共享，讓各部門的職能都能最有效率地發(fā)揮出來。這對于提升高校的內(nèi)部治理水平，提升教學質(zhì)量和學生培養(yǎng)質(zhì)量都有著至關重要的作用，是高校實現(xiàn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要舉措。

參考文獻：

[1]? 王歡.高校內(nèi)部審計質(zhì)量控制的策略研究[J].今日財富，2020，（22）：124-125.

[2]? 張曉凌.高校內(nèi)部控制管理問題及建議[J].合作經(jīng)濟與科技，2020，（21）：122-124.

[3]? 丁錦.內(nèi)部控制視角下財務管理優(yōu)化思考[J].產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新研究，2020，（19）：51-52.

[4]? 程志國.高校內(nèi)部控制環(huán)境思考[J].合作經(jīng)濟與科技，2020，（19）：114-115.

[5]? 江萍.業(yè)財一體化對企業(yè)內(nèi)部控制的作用和運用[J].納稅，2020，（24）：187-188.

[6]? 翟麗偉.淺談：企業(yè)“業(yè)財一體化”模式[J].大眾投資指南，2019，（21）：46+48.

[7]? 常青，沈友娣.高校內(nèi)部控制規(guī)范的實施障礙與改進對策[J].蘇州大學學報：哲學社會科學版，2016，（6）：122-128.

[8]? 趙紅衛(wèi).高等學校內(nèi)部控制的基本范疇與框架建構(gòu)[J].審計研究，2015，（3）：108-112.

Research on Internal Control System Construction of Universities under

the Background of Business and Finance Integration

JIANG Fang-wen

（Shanghai Normal University，Shanghai 200234，China）

Abstract：With the continuous development of technology and society，Integration of Business and Finance has become possible.Most of universities have achieved comprehensive information management，and it is imperative to realize the Integration of Business and Finance.The construction of business and Finance Integration in universities will inevitably bring a series of impacts to the existing internal control system of universities.This article starts from the perspective of the internal control of universities，explores the optimization strategy of the existing internal control system in universities under the background of business and finance integration，and provides references for the construction of business and finance integration and internal control system in universities.

Key words：business and finance integration;internal control system;university

[責任編輯 馬 學]