淺談職業院校教學檔案管理有效創新舉措

吳昱佳

(四川文化產業職業學院 四川 成都 610000)

作為職業院校較為基礎的管理工作，檔案管理在院校工作進程和科研發展中起到重中之重的關鍵作用，能夠為學校師生提供更加便捷、高效的教學服務，同時能夠為教學工作的開展夯實基礎。而當職業院校的教學規模和師生結構逐漸擴大與復雜，學校的學科建設和教學活動也不斷發展和增加，使得原始的檔案管理工作已經不堪重負，管理效率大幅度降低。因而，以加強職業院校教學檔案管理效率提升為首要目的，融合信息化創新舉措是檔案管理工作的有效措施，讓檔案管理向容量擴增、種類豐富、功能拓展、服務延伸、存儲高效等方向發展改革。

1.分析職業院校教學檔案管理的現狀與不足

1.1 檔案意識的缺失。職業院校的檔案管理工作其功能和作用是一種長期收益，需要得到時間的檢驗才可以顯露，而正是由于其本身收益的階段性較為漫長使得檔案管理工作并未獲得部分院校師生的重視，從而導致檔案管理工作的重要性逐漸淡化，并且使“檔案意識”也逐步缺失。與此同時，許多高職院校在檔案管理機制的構建過程中往往浮于表面，甚至因為過度壓縮人員編制和弱化基礎設施投入，從而造成管理人員匱乏和管理系統落后，導致職業院校的檔案管理工作始終處于極其低效的狀態中，影響檔案管理工作的有效開展。

1.2 管理體系的落后。職業院校教學檔案管理工作因時常得不到應有的重視程度，從而使得部分從事教學檔案管理工作的人員始終無法培育重視理念，甚至出現人員匱乏、工作狀態低下等負面情況。與此同時，學校對檔案管理的重視不夠充分，加以工作人員待遇薪資低于教師平均水平，讓更多高素質人才望而卻步。職業的吸引力不足，進而導致當前從事檔案管理工作的人員其本身專業素質和能力略顯不足，不足支撐現代職業院校教學檔案管理工作的高效構建和開展。另一方面，隨著信息化檔案管理的普遍落實，對工作人員的結構層次和技術水平都提出更加全新的要求，若依舊采用傳統的人員結構方式進行管理必然會對檔案工作造成負面影響。

1.3 工作環節的冗雜。當前職業院校教學檔案管理在信息上報和收集的過程中存在繁雜的上報環節，并且相關的流程也相對較為繁瑣復雜，缺乏統一化的機制，進而使得在層層上報過程中的信息丟失和信息失真，最終導致檔案的真實度和可信度大幅度降低。與此同時，學校檔案管理工作人員沒有定期針對所上報的資料檔案進行整理和清理，造成信息的冗雜和堆疊，對往后檔案篩選和搜索造成一定的困難和阻礙。以人工化為主的檔案管理方式還可能存在“包庇、作假”等弊端，使得學生檔案的真實性無法得到確切的保障，造成職業院校教育有失公允。

2.把握職業院校教學檔案管理的基本特點

職業院校教學檔案管理必須遵循相應的基本準則，把握其中的管理特點，才能夠真正將教學檔案有效管理落實到實處。首先，校方因注重教學檔案管理的系統化特征，在收集和整理檔案的過程中，因根據檔案的性質、時間、對象等幾個主要標準進行分類整理，并且給予檔案有序化的歸類，從而確保檔案管理能夠具備相應的體系化特點，形成較為全面且合理化的檔案管理機制，為往后對于檔案的檢索和調取提供較為便捷的條件；其次，校方需要注重信息技術在檔案管理中的充分應用，賦予現代職業院校教學檔案管理以信息化的突出特點，通過信息接口收集相關的信息資料，同時利用互聯網技術中“大數據”、“云儲存”等方式對數量繁多且結構復雜的檔案資料進行科學的整理分類，并得以完善的保存，最大限度應用信息化的突出優勢提高教學檔案管理的效率和水平，且保證信息存儲的安全性和高效性；最后，是以制度化作為職業院校教學檔案管理工作的重要保障，校方應針對教學檔案管理制詳細的管理制度和規則，并且制度規定應涉及檔案管理的多方面工作，確保制度的全面性和合理性，同時在日常管理工作當中需要配合相關的工作督察和舉報系統，對相關管理人員的工作進行監督，進而保證檔案管理過程的廉潔性，有效規避徇私舞弊的違規行為。

3.淺談職業院校教學檔案管理的有效路徑

3.1 構建現代化檔案管理教師隊伍。管理人員是職業院校教學檔案管理工作實施進程中的主導者，因而提升相關檔案管理人員的綜合素質和專業能力，是決定職業院校檔案管理高水平的重要因素。相關學校應解決檔案管理人員年齡偏高、知識落后、技術短缺等突出問題，構建現代化的檔案管理專業隊伍。

比如，在本校的教學檔案管理隊伍的建設過程當中，采用多元化途徑有效提升管理人員的綜合素質和管理能力。在檔案管理人員的招納中以兩個中心為出發，一是具備成熟豐富的檔案管理經驗且技術過硬的人員，二是吸引高素質的年輕人才為管理工作注入鮮活動力。同時，學校會定期組織人員培訓工作，安排相關管理人員到其他先進學校進行觀摩和學習，并邀請著名的專家學者到本校為管理人員傳授先進的管理工作經驗和理念，確保管理信息和方法能夠與時俱進，從而建設具備創新型和時代性的教師隊伍。

因此，校方應確保在檔案管理工作中引進高素質的現代化人才，及時給予管理人員相關的工作培訓，開展全方位的專業能力提升實踐活動，通過多種渠道增強職業院校的檔案管理教師隊伍的專業素質和技術，從而滿足現階段對于檔案管理的高要求和高標準，構建具備敬業精神和創新品質的現代化職業院校管理隊伍。

3.2 建立制度化檔案管理監督機制。職業院校應開展相關管理制度建設實踐，依照國家法律的相關規定，并結合本校教學檔案管理工作的實際發展情況和切身需要，從而全方位構建以“誠信”為首的檔案管理工作監督機制，確保工作的透明化和公平化原則。

比如，在檔案管理工作相關規章制度的制定中，我校采用以“誠信”為首要原則的制度體系，并以民主化方式征求多方意見，設立相關的獎懲措施，對于利用教案檔案管理實行違法牟利的行為嚴懲不貸。同時，構建線上線下監督平臺，師生可以通過相關平臺對檔案管理工作進行實時監督和獻策建議。

因此，相關院校必須將教學檔案管理工作制度和規則落實到位，從而確保工作能夠有法可依、有則可循，有效避免在實際管理工作所出現的不良行為，實現對學生、和對社會的負責態度。

4.結束語

綜上所述，開展高效化的教學檔案管理工作是現階段職業院校教學的必然要求，同時信息化檔案管理系統也是當前信息科技發展背景下的發展趨勢。轉變傳統的檔案管理模式，摒棄低效的管理方法，采用信息技術作為教學檔案管理的基礎性工程，并對相應的管理途徑進行改革創新，能夠有效化解檔案管理中所存在的數量龐大、種類繁多、存儲復雜等難題，從而實現檔案信息“儲存、管理、共享”三位一體化發展，為職業院校的教學活動和管理工作提供更加便捷、高效的條件與基礎。