淺談高校學生檔案管理工作對于學生就業的作用

文/馮巒

高校學生檔案記錄著學生在校期間考試的成績、獲得的獎項及所受處分，而學生應聘的崗位會在學生投遞簡歷時，根據學生的檔案明確學生在校期間的學習情況，以此為依據進行招聘工作，檔案管理工作在學生就業工作中具有較重要的作用。當下，高校檔案管理工作依舊存在一定的問題，對相關問題進行針對性的分析，根據分析的結果，采取針對性的管理措施，進而提升學生檔案管理工作的質量，使其在學生發展與就業中發揮積極的作用。

一、高校學生檔案管理在學生就業方面存在的問題

（一）缺失學生檔案管理工作的規范性

由于高校的學生檔案管理工作具備一定的服務性，不能直接提升學生的學習能力，無法提升學生的綜合素質，不屬于學生培養方面的工作，導致高校在建設工作中并未提高對這方面工作的重視，因此未在發展過程中根據學生就業工作完善檔案管理工作的制度，導致管理人員在沒有管理制度的情況下形成系統的管理方式，使得管理工作質量較低。由于使用紙質版的檔案管理方式進行學生檔案管理工作，在檔案收集及查閱的過程中容易出現失誤，降低了學生檔案的完整性，導致招聘單位無法完整地獲得學生的信息，降低學生就業工作的順利性，對高校的工作產生一些不利的影響，限制學生在社會中進一步發展[1]。

（二）學生檔案管理方式落后

在高校學生檔案管理工作中存在著學生檔案管理方式落后的現象，降低學校管理工作的水平[2]。學校使用傳統的檔案管理方式進行學生檔案管理工作，其安全性較低，有些不法分子可以通過檔案管理工作的漏洞，篡改或者獲取學生的檔案信息，而且不留痕跡，對學生的發展有著一些負面的影響，學生在校期間信息的真實性難以得到有效保障。而且，部分檔案管理人員在管理工作中忽視管理制度的重要性，管理人員不能依舊管理制度開展工作，導致管理工作無跡可尋，降低了工作開展的質量，在后期學生無法根據檔案尋找自身的資料。另外，在學生就業時存在就業檔案轉移工作，而在這方面，工作的嚴謹性不足，導致出現資料丟失或者泄露的現象，使得學生無法向企業提供真實可靠的信息[3]。

（三）部分學生檔案管理呈現混亂現象

在學生檔案管理工作中，存在部分學生檔案管理工作混亂的現象。管理人員在學生信息搜集工作中，并沒有明確的范圍指導管理人員進行學生信息的搜集，導致整體的管理工作受到限制，在檔案管理工作出現學生登記信息與企業所需要的信息不符、信息缺失的情況，使得企業在招聘的過程中不能及時全面地了解學生在校期間所獲得的成績及教師對學生的評價，導致學生失去一定的競爭優勢，限制學生前往中意的企業。在檔案管理工作中，由于沒有根據學生個人發展的優勢為學生制定個性化的檔案，導致學生的優勢難以顯現。另外，檔案管理工作的不嚴謹，也使學生擅自改寫檔案的現象時而出現[4]。

（四）學生檔案的利用率低

在學生就業中，高校出現學生檔案利用率低的現象，使學生無法進入心儀的企業。高校在檔案管理工作中較少根據學生的行為完善檔案中的信息，導致企業無法確定檔案內信息的真實性。另外，在學生就業工作中，檔案管理內的信息無法為學生就業提供一定的幫助，學校并不能對其有效地利用，在一定程度上限制了學生的發展[5]。

二、提升學生檔案管理工作在學生就業方面作用的具體對策

（一）健全學生檔案管理體制

在認識到高校學生檔案管理工作中存在的問題后，高校領導及管理人員要不斷地推進檔案管理改革工作，使其可以充分地為學生就業工作服務，促進學生的快速發展，進而提升學生的學習成績[6]。在檔案管理工作中，高校要積極地根據學生的需求及以往學生檔案管理中導致管理工作滯后的現象，合理制定檔案管理工作所需要的管理體制。在管理體制制定中，要完善責任制，明確各個管理崗位在檔案管理工作中所要背負的職責，保證其可以根據自身責任完成自身應完成的任務。另外，管理制度要為檔案管理工作的查找及使用設置一定的權限，防止出現學生檔案被篡改，被盜竊的現象出現，保證學生檔案的完整性[7]。

（二）運用計算機技術提升檔案管理水平

在不斷完善檔案管理機制的情況下，也要根據社會發展的趨勢，加強對計算機技術的應用，提升檔案管理工作的信息化建設，進而提升數據收集工作的效率。在學生檔案管理的過程中，高校要根據互聯網的使用建立與信息搜集、信息處理的相關機制，保證可以快速地進行信息搜集，保證在學生就業時，招聘企業可以通過互聯網獲取學生的信息。在檔案信息化建設中，要建立多樣化的電子檔案管理體系，實現檔案管理信息化，使用信息化技術完善數據搜集、處理及歸檔工作。

（三）促進學生在就業中發揮積極的作用

管理人員要認識到自身要通過檔案信息管理工作進一步改善學生的學習情況及就業順利性，使其成為學生發展的基石。檔案管理人員要對學生在校期間的動向進行全面了解，并及時進行相關數據的完善，使得檔案中數據可以真實地反映學生情況，引導學生明確自身不足，保證學生可以根據自身不足進行完善[8]。這種做法可以在一定程度上實現對檔案管理工作的改善，降低其檔案信息管理工作滯后性的現象出現，以更好地幫助學生，保證學生可以順利就業。

（四）深入利用學生檔案

在檔案管理工作中，高校要加強對檔案的利用，保證相關工作更加深入，以保證檔案管理工作可以在學生就業工作中發揮積極的作用。高校要根據學生的真實情況，合理地建立信息化檔案庫，并要求就業指導教師通過學生檔案信息中各個學生的具體信息，明確學生的優勢及特點，為學生制定就業計劃，保證學生可以在教師指導下充分發揮自身優勢，確保學生順利就業。另外，高校在企業對學生檔案了解后，要留意企業的回復，以此掌握企業用人趨勢的變化，進而明確自身的人才培養方向。

（五）充實檔案管理隊伍，提升管理人員素質

高校在檔案管理工作建設的過程中，要認識到檔案管理隊伍對學生檔案管理工作的重要性，因此，要加強對檔案管理隊伍的建設。在檔案管理隊伍中存在著管理人員數量不足的現象，針對這種現象，高校要積極進行專業人員的招聘工作，保證專業人員的數量可以保證檔案管理工作的正常運行。另外，高校要不斷對在職人員進行培訓，保證其具備良好的檔案管理知識，實現檔案管理工作的科學性。要不斷地提升其信息化意識及其掌握的信息化技術，通過提升檔案管理工作的專業性提高檔案管理工作水平。

（六）擴大學生檔案材料收集范圍，充實檔案內容

在不明確企業對各個專業人才招收標準的情況下，高校在學生檔案建設及完善的過程中，要積極擴大學生檔案材料收集的范圍，進一步充實學生檔案的內容，保證企業可以在學生檔案中獲取自身所需要的信息，進而錄取學生，進一步體現檔案管理工作在學生就業工作中的服務性質。

三、結語

高校在學生檔案管理工作中要明確檔案管理工作，要隨著時代的變化而改變，要對其中存在的問題進行有效的分析。檔案管理工作的規范性缺失、管理方式落后是檔案管理工作存在的主要問題，導致學生檔案管理混亂、利用效率不高，不能在學生就業中發揮積極的作用，制約學生的發展。針對現階段高校檔案管理工作中存在的問題，管理人員要積極健全檔案管理機制、加強對計算機技術的使用、提升管理人員素質，確保學生檔案管理工作可以在學生就業工作中發揮自身作用，為學生進入社會奠定可靠的基礎。