物資采購合同管理的風險防范與控制策略

徐紅立 大慶油田工程建設有限公司油田工程事業部生產保障大隊

引言

現代社會的經濟發展非常迅速，工程行業中的建材種類越來越多，而且工程項目建設工程中所需要的建材數量也比較龐大，所以建設方必須對物資采購合同加以嚴格的管理，結合建筑工程的施工特點來完善物資采購合同的管理工作。從實際情況的觀察中可知，企業的物資采購合同在實際的工作中是存在一定的風險問題的，正是因為這些風險問題的存在，使得建筑工程在很大程度上影響了物資采購工作的進展。如果企業的物資采購合同管理工作出現問題，就會使得企業的生產經營狀況出現一定的滯后性，相關工作人員必須要對物資采購合同管理工作加以重視，降低物資采購合同管理的風險，有效提升物資采購合同的風險防范能力，使項目建設工程的施工質量更好。

一、物資采購合同管理的風險綜合分析

建筑企業在施工管理工作中，需要做好物資采購合同管理相關的系統工作，重視物資采購合同管理的基本內容。因為物資采購合同管理關系著企業的基本利益，企業是否能夠在工程建設項目中獲得較大的利益空間，依賴于在材料成本管理方面是否能夠落實要求，而物資采購合同管理正是材料管理工作中的主要內容，一切與材料相關的工作都離不開物資采購合同管理，從工作中的經驗進行總結分析，就可以看出物資采購合同管理的風險依賴于法律相關的內容，往往會在出現了一定問題以后，企業的管理者才會認識到物資采購合同管理的重要性，但此時已經出現了成本損失，容易給工程承建雙方造成經濟損失，而物資采購合同管理的風險問題也主要包括其他方面，既包括外部條件，又包括外部條件[1]。

其一，建筑企業在簽訂物資采購合同時可能會受到多種因素的影響，導致物資采購合同管理出現無效的情況，雙方在簽訂合同時，如果沒有按照實際情況來制定合同的內容，那么合同中的條款就可能與實際的情況不符，導致合同在執行的過程中出現一些損失，使得企業的人力資源、物力資源及其他方面的資源出現較大的損失，這對于整體的工程項目建設施工而言，會造成成本的大量浪費，嚴重地阻礙了日常生產工作的有序開展，使得企業在建設工程項目成本管理工作中難以取得應有的效果。其二，企業在整個物資采購合同管理過程中，面臨的風險是多種多樣的，企業可能會因為雙方的支付能力有限而導致合作關系惡化，或者是合同當事人的金融機構關系出現惡化，都會引發物資采購合同管理的法律風險問題。其三，企業物資采購合同管理中的風險問題還可能存在欺詐的問題，企業要對此予以重視，比如，一些材料的供應商可能會使用假證件來參與投標，用非法的手段獲取暴利，那么企業就會在簽訂合同時蒙受巨大的經濟損失，正常的經營活動不可避免地受到影響[2]。

二、物資采購合同的管理過程

企業的物資采購合同先要完成指定，因為市場競爭比較激烈，供貨商為了獲得訂單，會在談判過程中刻意壓低價格，但也容易引發材料的質量問題。其中涉及到采購計劃的編制工作，要在采購時結合企業的年生產計劃及物資的庫存情況，明確各零部件的生產周期及訂貨周期，制定出合理的物資采購計劃，如煤炭等具有壟斷性的物資，企業要借助互聯網中的信息資源，有限擴大物資的儲備，而機電配套零件的采購則要符合相關專業的要求，編制采購的定額。企業要對合同的進行綜合評價，為了保證合同的依法有效，要對供方的生產能力及產品的穩定性進行了解，要求對方提供相應的依據和資質，包括企業的產品樣本、證書、授權委托書等，企業要專門成立供方評價小組，用于認證供應商的資質，可以對供方的資質及信譽等方面做出綜合的評估，再考慮是否與之合作[3]。

確定合同標的物價時，要參考現下市場中的材料價格，爭取以最低的價格買到性能最高的產品，合同中的物價也不能低得過于離譜，考慮到后續物資供應的品質問題，企業要選擇信譽良好且品質過關的供應商合作。對不具備招標條件的物資，企業要嚴格執行性價比的管理規定，按照相關原則，不允許在非最低價方采購最低價格產品。企業在審核價格時要做加價過程的控制工作，及時抽查物資的有效性，加大審計部門的監管力度，可以防止物資采購過程中存在泄密的情況，更能夠有效防止暗箱操作等違法行為，保證過程的公平性。

三、物資采購合同管理的風險控制策略

(一)明確物資采購計劃

從物資采購合同管理分析中可知，物資采購合同管理存在的風險問題是比較多的，最為有效的風險防范措施就是從全方位的角度入手，使得整體行業的物資采購合同管理工作可以規范化發展。企業在工程項目開展的前期計劃中就要明確物資采購計劃，根據施工圖紙中的內容計算工程材料的需用量，可以得到完整的物資采購合同管理計劃。企業要設置計劃審批流程，設置負責審批物資采購計劃的管理部門，確立材料采購的周期，聯合庫存的相關情況，以做好材料采購的決策集中應用，換取等量的物資材料，對物資的價格加以控制，可以有效地提升物資采購的預見性和主動性。明確物資采購計劃可以為物資采購合同管理工作提供良好的先決條件，也能夠為物資采購合同管理工作奠定堅實的基礎，物資采購計劃是實施物資采購合同管理工作的第一步，所以企業的管理者要先做好物資采購計劃的相關工作，才能安排物資采購合同管理的后續工作，否則如果前期工作沒有做好，那么后續的物資采購合同管理工作也會受到影響，在制定物資采購計劃時，企業的管理者要圍繞施工方案進行研究，明確工程項目建設中所需要的各類材料的各種情況以后，安排階段性的材料購置計劃，以免材料過早入場造成質量損傷，或者對材料的儲存情況造成影響，這些因素可能都會影響成本，明確科學的物資采購計劃，才能更好地開展物資采購合同管理工作[4]。

(二)經濟探索合同模式

企業中應用的分散物資采購模式已經納入物資采購合同管理工作中，因為分散物資采購管理模式可以將過程中的風險降低最低狀態，企業的管理者可以借助現代社會中的“互聯網+”技術模式，運用先進的經營理念與戰略思維，將其與網絡電商平臺做出對接，并作出全面的比較和分析。正因為分散式的物資采購合同管理模式可以更好地記錄相關數據，明確各項數據的記錄，并作出相應的規范，通過一系列的操作與管理，將物資采購合同管理的程序做出有效的規范，也等同于從本質上降低了物資采購過程中的預算成本，有效地實現了企業的經濟價值。現代工程企業不能在物資采購合同管理工作中始終停留在傳統的工作模式上，應當在現有的工作模式上有所創新，不斷從實踐中探索新的合同模式，尋求更加經濟、實惠的經濟方式，以優化物資采購合同管理工作體系，對企業的自身發展而言是十分有利的，物資采購合同管理工作應當被企業的管理者重視起來，不僅要在工程施工管理模式中尋求新的發展，更要在物資采購合同管理中有所突破。企業需要與時代同行，經濟化的管理模式對于物資采購合同管理工作的發展，應當是指向性的，能夠為企業提供前進的方向，而管理者也要不停地前進，在物資采購合同管理工作中真正做到質的創新與飛躍，再回饋到工程項目的建設管理應用中，使之可以成為更高效的合同管理模式，保障企業在物資采購合同管理中的安全[5]。

(三)健全合同管理體系

傳統的企業物資采購合同管理工作中存在較多的問題，主要是因為企業并沒有形成一套完整且科學的物資采購合同管理體系，所以相關工作在具體應用時，經常會出現一些問題。這些問題是在所難免的，如果企業管理者只是憑借自身的管理經驗進行解決，也會取得一定的效果，但是效果也并不明顯。如果想徹底地完成物資采購合同管理工作改革，就需要管理者落實于實踐中，從實踐出發，思考相關工作體系中明確存在的問題，并經過相關管理部門的共同探究，制定更切合實際的物資采購合同管理方式，積極健全物資采購合同管理體系，從本質上解決相關問題。具體的來說，企業的合同管理工作應當由專門負責此項工作的人員負責，企業要在內部成立相關部門，用于規范合同管理工作。需要明確的是，企業可以與其他企業共同合作，但是其他企業與本企業之間，必然會存在一定的管理方式差異，而且合同管理工作的強度比較大，與其他的管理工作并不相同，涉及到諸多法律的問題，所以負責各項工作的人員要明確法律條文。企業的物資采購合同管理工作涉及到大量的財務關系，在物資合同訂立的過程中，如果企業的管理者并沒有一個良好的心態從事相關工作，那么工作的效果就會有所影響，還可能會給企業造成巨大的經濟損失，所以企業必須重視物資采購合同的管理工作，從制定合同的內容、到確定合同、再到雙方簽訂合同的過程中，企業都需要對其加以有效地管理，可以聘請專業的法律顧問或者與其他法律機構進行合作，在實際的采購工作中，以外界的有利條件優化企業的合同管理效果，才能隨時隨地地防控企業在物資采購合同中面臨的風險問題[6]。

(四)合同內容落到實處

企業在簽訂物資采購合同時，必須要認證審核合同的內容，相關業務部門要在合同文本內容中找到有利于本企業的內容與不利于本企業的內容，針對合同的文本價格及雙方的權利義務等內容要做出協商和探究，從整體上將合同的簽訂過程變得更加清晰和明了，而合同的內容也要更加公平、公正。簽訂合同以后，企業要將審批報表及相關材料進行統一裝訂并且歸檔，由企業檔案管理部門專門負責管理企業的物資采購部門，要針對物資采購計劃完成一系列的方案制定工作，在制定完成方案以后，還要對合同的內容進行重新審核，審核的內容包括整個合同中的條款內容。這項工作必須認真細致，對文本中的每一個段落、每一個字句都要認真思考，在確認無誤以后，交給企業的管理部門或者高層領導者進行確認簽字。完成一系列的操作之后，合同簽訂才算認真完成，企業的管理者會非常重視物資合同的簽訂過程，而物資合同的主要內容則由相關工作人員進行審核工作。為使物資采購合同的風險降到最低，更好地保障企業的經濟效益，企業的技術人員及工作人員都要對活動的內容與建設工程的相關內容進行比對，比如合同中的一些材料條款是工程內容中并不需要的，那么在審核內容時，企業的工作人員和技術人員就可以將這些內容挑選出來，再經過雙方的協商，從后續的合同修訂及內容更改等方面，給出后續的建議，以完善最初的合同內容，經由雙方同意以后，合同內容可以進行相應的修改，但也涉及到重新簽訂合同的問題。總之，企業要將整個物資采購合同的簽訂，落到實處，與實際的工程建設相聯系，而不能單一地將其作為單項工作開展需要與實踐相結合，才能判斷工程內容是否與物資采購合同相協調[7]。

(五)提升人員綜合素質

企業的物資采購合同是由專門負責合同管理的人員進行制定，所以合同管理人員的綜合素質將影響合同的內容質量，企業要重視對合同管理人員的素質培養，人員綜合素質的高低也決定著整個物資采購合同制定的科學性及流程的規范性。企業應當鼓勵管理人員深入學習我國的《合同法》，了解制定合同的基本理念及方法，所制定的合同要符合《合同法》的相關內容，在思想層面上強化工作人員的知識，在掌握合同法的基礎知識以后，所制定的物資管理合同，能體現出充足的科學性，結合企業自身的成本控制意識。在合同中要充分體現公平、公正的原則和要素，糾正工作人員在工作上的思想誤區，避免合同管理中出現風險問題，使問題發生的概率得到進一步降低。即便是合同管理中出現突發情況，工作人員也有能力在第一時間予以解決，控制影響的范圍。企業的物資采購合同管理工作要呈現出清晰的內容，因為其工作性質比較特殊，所以企業的管理者必須非常重視物資采購合同工作的每一項程序、每一個環節，對合同中的每一個條款都要做出認真的審核與部署，最大限度地避免企業經受經濟財產的損失。在相關工作的應用過程中，企業的管理者要給出指引作用，注重人才培養工作的重要性，制定完善的人才培養計劃，運用科學的人才培養方法，可以定期組織企業內部的人員向行業中的其他企業進行學習，將行業中一些先進的知識理念引入企業內部，同時在企業內部要樹立良好的學習風氣，鼓勵員工積極學習行業知識，對表現出色學習能力較好的員工，要予以優先的晉升。

四、結語

企業的物資采購合同管理工作包含的內容較多，對于企業的經營發展非常重要，如果企業的物資采購合同管理工作制定流程存在問題或者不夠科學，則會因風險問題使企業的經濟效益受到一定的損失，如果企業的管理者能夠在思想上認識到物資采購合同管理工作的重要性，并積極對物資采購合同管理工作模式做出革新，可以總結行業發展的經驗，學習其他企業創新的過程，在本企業找到適合的發展方式，對物資采購合同管理工作中存在的風險因素進行處理，實現應有的物資采購合同管理工作計劃，推動企業的良性發展，使企業在激烈的市場競爭中依然能夠保持優勢，可以增強企業自身的經濟實力與統籌管理能力。■