信息化技術在檔案管理中的應用價值

文/云南森林自然中心 楊文蘭

網絡信息技術的發展為人們的生活和社會的發展帶來了極大的便利，在大環境之下，傳統的檔案管理模式顯然已經不能順應時代的發展，出現了滯后的現象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網絡信息化手段則能改變傳統方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進了檔案的管理工作。

一、信息化技術在檔案管理中的重要性

信息化技術是現代社會發展形態中的必然產物，在我國各行各業的工作中，都開始應用這種技術做輔助，在檔案管理工作中，網絡信息技術體現出了其優越性，為工作方式的改革帶來了極大沖擊。

（一）提升檔案儲存的安全性。在新時期的社會形勢下，對于檔案管理工作的要求也開始隨之增加，單位中對于檔案的儲存是一個長期的過程。因此，檔案儲存的安全性和儲存的環境必須得到保障，要保證信息的私密，也要避免檔案出現受潮的問題。傳統的檔案管理方式對于檔案的管理和安全性來說，無法有效保障，由于儲存的時間長，并且需要進行隨時查閱，所以檔案的受損程度較大，在管理過程中加大了難度。而利用信息化技術來開展檔案管理工作，能夠大大解決以上問題。首先，網絡技術可以將文件形成相應的電子檔案，工作人員在查閱或是檢查的時候只需通過電腦就能進行操作，大大提升工作中的效率和質量。其次，信息化技術能夠加強信息資源的開發，讓檔案管理的理念更加符合新時代的社會發展規律，改變傳統的工作方式，從而提升檔案管理工作的整體水平。

（二）滿足社會發展需求。檔案管理工作的信息化發展標志著一個單位的信息化技術水平，從一定程度上來說，反映了單位的發展實力，以及國家信息化建設的質量。從新時期的發展軌跡看，網絡信息、多媒體技術以及人工智能都是社會發展的必然趨勢，也是人類文明進步的前提。利用信息化技術來執行檔案管理工作，是滿足社會發展的一項重要工作，也是滿足國家和社會發展進程的方式，信息化技術使得檔案管理逐步形成一套規范的管理機制，從而達到透明的狀態，促進檔案工作的開展，也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎。

二、傳統檔案管理中存在的問題

盡管在當下社會發展中，為了跟上信息化進程，大多單位已經開始運用網絡信息技術開展檔案管理工作，但仍然有部分單位在檔案管理中存在一些問題，以下對傳統行政檔案管理工作的現狀進行分析，對于出現的問題進行總結。

（一）缺乏相應的檔案管理制度。針對一部分單位來說，檔案管理工作大多流于形式，沒有形成一套完整的體系和制度，導致檔案的存放管理沒有得到及時的更新，并未發揮出檔案管理的真正價值。在實際的檔案管理工作中，單位往往缺乏相應的科學策略，對于檔案管理沒有明確的目標和方向，部分年限已久的檔案在管理中沒有得到有效的整理，從而導致檔案管理工作的難度增加，降低了工作效率和質量。

（二）檔案管理工作沒有受到重視。在傳統的檔案管理工作中，單位領導和個人都缺乏對于檔案管理的認識和理解，檔案管理工作沒有得到有效的重視，從而導致整個檔案管理工作沒有發揮出自身的價值和作用。工作人員對于檔案管理往往是在第一次存檔之后，沒有再次更新和查閱，行政檔案只是得到了保存，而并未進行真正的管理，過問次數也相對較少。這樣會間接導致工作人員的積極性降低，檔案管理工作無法得到重視，檔案管理水平自然也會下降。

（三）檔案管理的設施落后。信息化時代背景下，單位若是沒有好的檔案儲存環境，則更容易顯出其設施的落后和陳舊，一般來說，檔案儲存需要一個專門的場所，但是在個別單位中，檔案的存放就在辦公室內，甚至存放于工作人員的辦公桌上，這點完全不利于檔案的管理。同時，也影響了正常的辦公秩序。對于檔案的存放管理來說，如果沒有一個合理的儲存環境，則很容易導致檔案丟失、損壞，或是被人為破壞，從而影響檔案的質量，加大工作的難度。除此之外，檔案管理工作人員也存在不熟練的問題，由于不具備專業的檔案管理知識，在執行工作時也會影響管理的質量和效率，影響整體工作的開展。

（四）工作理念有待提升。對于大多數單位來說，檔案管理工作的服務理念沒有跟上時代發展的腳步。在信息化時代背景下，檔案管理工作也應當順應時代的發展，加強單位的信息化建設，脫離傳統的工作理念，從高質量的發展中，加強檔案管理工作的實施。隨著時代的發展和進步，檔案管理所面對的對象也隨之拓展，對于不同的單位，應當結合自身的發展，進行技術和理念的革新，避免以傳統的服務理念開展工作，讓現代化信息技術發揮充分的作用，從而提升單位的檔案管理綜合水平。

三、信息化技術在檔案管理中的應用價值

傳統的檔案管理方式大多依賴于紙質文件的存放和管理，在工作中幾乎是人工操作，在一定程度上加大了工作量，加上檔案管理需要專門的場所，占據空間的同時也不利于查找，而信息化技術的運用則突破了這種模式，利用計算機進行工作，將檔案信息進行記錄歸類，節約人力的同時，提升了工作的效率，優勢是相當明顯的，除了表現的優勢，信息化技術在檔案管理中還具有以下價值。

（一）提升檔案管理的安全性。傳統的紙質管理方式很容易造成文件受潮和損壞，當檔案文件累積到一定數量之后，查找起來相當困難。另外，檔案存放場所不斷被占據，在實際工作中出現諸多的不便。而利用信息化技術來開展檔案管理工作，只需將有限的工作信息放進無限的網絡空間，并且在智能化技術的幫助下，檔案的管理會形成一套智能的體系，既能避免檔案受到損壞，也能方便查找，有效解決了紙質檔案出現的各種問題，提升檔案管理的安全性和儲存量。

（二）提升檔案管理工作效率。在檔案管理工作中，傳統的方式會利用到大量的人力進行收集和整理，在增加了人力的同時，也浪費了大量的時間成本，形成效率低下的狀態，還降低了工作人員的積極性。而在信息化發展的當下，將檔案數據存放進電腦中，無須人工進行具體的分類和保存操作，在電腦上工作，極大節約了人力成本，也提升了檔案管理的工作效率。

（三）提高檔案的利用率。傳統的檔案管理工作利用率極低，其崗位多數屬于流于形式的崗位，并沒有具體的工作職責和要求。單位各部門人員，往往通過領導的指派或是推薦，并沒有就工作人員的能力進行考核。所以傳統的檔案管理工作其實并沒有發揮真正的效能，其職位也沒有得到有效的利用。在社會的不斷發展中，對于單位的檔案管理工作已經有越來越高的要求，檔案管理工作也需要跟上時代的步伐。利用信息化技術執行檔案管理工作，只需一臺電腦就能將數據信息記錄在內，除了工作上便捷外，在對信息進行查閱和調取時也更加方便，檔案被做成一個統一的文件，能夠滿足一鍵查找或是一鍵發送，大大提升了檔案的傳輸速度和管理效率，也讓檔案管理工作的價值得到最大化利用。

（四）做到檔案管理資源共享。信息化技術極大滿足了當代社會的發展需求，在不同的行業中，實現資源共享的優勢。對于檔案管理工作來說，信息化技術將檔案上傳到專門的平臺和媒介上，這些平臺多是單位自己的系統平臺，能夠在上面與他人進行互動和信息共享，如有需要對外的文件簽署、人員信息等，可以直接通過網絡平臺進行操作，讓檔案管理更加透明。同時，單位可以通過檔案信息化管理實現行政信息的公開，利用網絡技術與民眾進行互動，實現信息的公開透明，同時實現資源共享，促進社會發展。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質。在信息化時代發展中，要想達到單位和檔案管理共同進步，需要提升檔案管理人員的綜合素質，在利用信息化技術開展檔案管理工作時，必須要進行系統且專業的知識學習，掌握網絡信息化的相關技術，更好地開展檔案管理工作。同時，單位也需要注重人員的培養和學習，以專業化的標準要求檔案管理人員，加強其整體素質和能力的提升，為管理工作提供保障。

四、結語

綜上所述，在信息化時代背景下，行政檔案管理工作也要順應時代的發展，結合多功能的信息技術，提升單位的檔案管理水平，借助信息化發展的優勢，提升檔案的綜合管理能力。