大數據視域下醫院檔案管理信息化建設研究

文/菏澤市中醫醫院 毛偉

醫院檔案的種類非常多，如病歷檔案、文書檔案等都十分常見，這些檔案信息的存在，能夠為醫院的臨床研究提供有力的參考和支持。但是從實際的工作情況來看，目前很多醫院的檔案管理工作都存在管理意識淡薄、管理機制不健全等問題，這直接導致了檔案管理工作質量的大幅度下降。在這種情況下，對大數據視域下醫院檔案管理信息化建設進行研究，顯然具有不可忽視的積極意義。

一、醫院檔案信息化建設存在的問題

（一）管理意識淡薄。從醫院的角度來看，檔案管理是日常管理中的一項內容，其似乎與醫院的經濟收益毫無聯系，所以很多醫院內部的管理人員在一心發展經濟效益的情況下，對檔案管理不夠重視，未能意識到檔案管理的重要意義。同時，還有一些檔案管理人員對自己的工作沒有清醒的認知，認為檔案管理工作很難取得實質性的成功，即使努力也無法對醫院進步提供幫助，因此他們在工作中往往存在工作熱情不高等問題，對新的管理方法不重視，致使檔案管理工作的質量難以得到保證。

（二）管理機制不健全。醫院檔案管理機制方面的問題一再提及，然而這種問題時至今日仍然影響著絕大多數醫院的檔案管理質量，特別是大數據時代的到來，讓醫院檔案管理的對象從紙質檔案變成了電子檔案，檔案的歸檔保管方法都與過去截然不同，需要考慮的問題越來越多，在這種情況下，完善、健全的管理機制顯得更加重要和不可或缺，它能夠有效避免檔案管理中存在的漏洞和失誤。舉個例子來說，電子檔案的保管不到位，就可能導致醫院重要信息的缺失，對醫院的發展十分不利，而一般情況下，電子檔案保管問題都是由于管理機制不夠完善導致的，只有盡可能對管理機制進行完善和健全，才能讓檔案信息管理質量得到保障。

（三）專業技能水平與職業素養亟須提升。大數據時代的到來，助力醫院檔案管理信息化、科學化的水平不斷提高，這給檔案管理人員的專業素質、個人能力、實踐經驗都帶來了新的挑戰，特別是檔案數據庫建立起來以后，檔案管理人員除了要擁有極其豐富的檔案管理知識之外，還應該能夠對數據庫進行維護和簡單管理。但是從目前醫院檔案管理工作團隊的情況來看，很多管理人員未接受過專業的培訓和教育，因此出現業務水平相對有限、專業技能不過關等情況，這顯然不利于醫院檔案管理工作的開展。

（四）安全隱患多。大數據時代，醫院的檔案信息化數據庫一般需要和醫院內部局域網、外部互聯網連接，形成優質的資源共享平臺，這有助于提升醫院檔案管理的質量、能夠提升檔案信息資源的利用率。然而，在這個過程中，醫院的檔案信息必然會受不安全因素的影響，比如說常見的網絡病毒、黑客攻擊、木馬程序等等，都會導致數據庫信息丟失。一旦檔案數據庫受到不安全因素的侵擾，那么網絡病毒就會通過網址鏈接、郵件等形式入侵檔案信息管理系統，給醫院的其他管理工作帶來巨大的安全威脅。

（五）檔案收集效率低。醫院的檔案信息十分復雜，包括了患者的個人信息、病例信息等等，因此檔案管理往往和其他職能科室有著緊密的聯系，然而在收集檔案資料的過程中，不同科室的工作內容、工作節奏不同，報送檔案資料的速度和時間自然而然有所不同，這顯然不利于檔案管理工作的進步。舉個例子，一部分特殊患者往往需要進行很長時間的治療，短則幾個月，多則幾年，在收集類似患者的檔案信息時，必然要遇到報送時間不一致的情況。

二、大數據時代醫院檔案信息化構建策略

（一）系統培訓，個性服務。醫院檔案信息化管理系統始終處于不斷改造升級當中，其操作界面越來越簡潔，功能越來越強大。在大數據技術得到廣泛應用以后，檔案信息的查閱、管理、審查速度越來越快，然而從醫護人員的角度來說，他們的本職工作相對繁忙，因此沒有太多時間對新的檔案信息管理系統進行學習和操作，因此在實際運用的時候很難第一時間找到自己所需要的檔案內容。所以，醫院的檔案管理工作者必須要盡快扭轉傳統思維，將被動服務的局面打破，利用更加主動、更加個性化的方式為醫護人員提供檔案的實時檢索服務。這樣一來，大數據技術的優越性才能充分體現出來，使查閱檔案信息時間過長的問題得到有效解決。借助大數據技術，醫護人員只需要根據自己的實際需求，將關鍵字輸入搜索欄中，數據庫中的相關檔案信息就會自動彈出來供醫護人員選擇，此時醫護人員只需要根據實際情況選擇年份、時間，相關的檔案信息目錄就會及時顯示出來，再通過簡單的篩選和操作，就能夠將所需要的檔案信息下載到本機進行應用。在今后的工作中，醫院的檔案管理人員有必要根據醫護人員的實際情況，為他們提供簡單的培訓，將檔案信息管理系統中的一些功能、使用方法傳達給一線醫護人員，從而讓他們能夠更加靈活、更加高效地應用檔案管理系統，從根本上提升醫院檔案信息資源的應用頻率。

（二）信息錄入，及時高效。醫院的檔案資料目前正經歷著從紙質檔案到電子檔案的過渡期，這個過渡期的時間必然會比較長，給檔案管理人員帶來了一定的工作壓力。在這種情況下，醫院檔案管理部門的主管人員必須要盡快對不同工作崗位的工作職責進行理清，根據實際需求增加信息錄入員的數量，從而讓信息錄入的速度得到保證。同時，還應該借助崗前培訓、集中培訓、專業講座等方式，提高檔案管理工作人員的專業化能力和綜合素質，讓他們對自己的工作產生責任感，鼓勵他們從大局出發、做好自己的本職工作。舉個例子來說，醫院的檔案信息管理系統建立之前，所有患者的病例信息、醫護人員的人事變動、醫院經營中產生的各種單據等等，都是以紙質形式保存下來的，但是在信息化建設開始以后，這些紙質檔案必然要轉變成電子化檔案，檔案管理人員必須要利用掃描儀、照相機等設備對其進行數字化處理，但是一部分信息錄入人員的能力比較有限，很難順利開展類似工作，此時加強培訓、做好引導就顯得尤為重要。錄入檔案信息的時候，檔案管理人員還需要借助大數據技術的分類篩選功能，對檔案資料進行細致的劃分，并且按照統一的標準對檔案類別進行確認和集中處理，這樣一來，數據庫系統才能夠準確識別檔案信息內容，后續的使用效果才能得到保證。

（三）加強監管，定期考核。個別醫院的檔案管理人員未意識到檔案管理的重要意義，他們普遍認為只要根據工作流程對檔案信息進行保管，就算是有效完成了工作，這使得很多醫院的檔案管理工作遲遲得不到長足發展，一些檔案管理人員不思進取、安于現狀，學習新知識新技術的積極性嚴重不足，對培訓活動等過于敷衍，導致檔案資料出現缺失、受損、泄漏等一系列嚴重的工作失誤，對醫院的長遠發展造成不可挽回的負面影響。在這種情況下，醫院檔案管理部門的主管人員必須要結合實際情況，盡快建立健全檔案管理工作監督機制，安排專門的工作人員對檔案管理人員的日常工作加以監督，對那些人為因素導致的檔案管理事故，進行嚴肅的追責和處理。另外，還需要對檔案管理人員的工作職責進行分析，以此為基礎定期組織他們進行綜合評價和考察，對那些無法順利通過考核的檔案管理人員，應采取及時勸退等方式，使其離開工作隊伍，這樣一來，檔案管理人員懈怠的問題才能得到有效解決。舉個例子來說，可以每隔3個月組織一次檔案管理技能競賽，對檔案管理人員的信息錄入能力、數據庫維護能力、檔案分類歸檔能力等進行科目化考核，按照結果對他們進行獎勵或處理，通過落實獎懲制度對檔案信息管理人員進行管理，這樣一來，他們的工作積極性和專業素質都能夠得到有效提升，有助于醫院檔案信息化建設的發展。

（四）模式創新，招募人才。醫院的檔案管理工作信息化是時代的必然，也是大數據技術的重要應用方向，其主要是將檔案資料變成數字化的形式，并且對其進行量化分析和處理，從而為醫護工作者提供更加便利、更加快捷的數據查詢服務。這個過程看似簡單，實際上卻具有極強的專業性，檔案管理人員如果存在專業知識不到位、工作經驗不充足、學習能力不夠高等問題，必然很難在工作中得心應手。所以，醫院在選聘檔案管理團隊的時候，應該盡可能與周邊地區具有檔案管理專業的高等院校達成合作意向，給在校大學生提供實習機會，鼓勵有能力、高素質的應屆畢業生到醫院來工作，讓他們成為檔案管理團隊的有生力量，提升檔案管理工作隊伍的專業性，使之更具有活力和發展動力。與此同時，檔案管理工作人員自身也必須努力，在實際工作中對工作新方法進行摸索和探究，積極主動學習檔案管理方面的先進知識，在對檔案信息管理系統進行熟練應用的同時，尋找完善信息化管理系統的有效策略，爭取通過自己的努力為醫護人員提供更加高效和個性化的檔案服務。

（五）提升密級，排除隱患。上文我們簡單提到，檔案信息管理系統一般需要和互聯網、局域網銜接，所以檔案信息化管理系統在運行的時候就必須要承擔安全風險，很容易受到病毒黑客攻擊。為了解決這一問題，為了將檔案信息的安全隱患扼殺在搖籃里，檔案管理人員必須要和專業人員一起努力，對系統中存在的漏洞進行完善，利用防火墻、設置登錄權限等方式，保證檔案數據庫的安全性，避免木馬病毒、ARP病毒、DOS系統病毒的入侵。特別需要提到的是，檔案管理人員在借助互聯網獲取所需要的信息時，稍不注意就會感染DOS病毒，這種病毒能夠通過網址鏈接、軟件下載等方式順利傳播并且進入檔案數據庫，對其中的信息進行復制和傳輸，導致檔案信息的丟失和缺損，檔案管理人員必須要提前做好準備工作，將類似的安全風險控制住。同時，目前可以利用的登錄權限越來越多，指紋認證、人臉識別等都能夠有效提升檔案信息系統的登錄安全性，再借助檔案信息查閱的權限化分級處理，就能夠避免大部分安全風險，讓醫院的檔案信息資源健康、安全地應用。

三、結語

大數據視域下，醫院的檔案管理信息化建設勢在必行，其能夠有效提升檔案管理的效率和質量，有助于促進醫院又好又快地發展。因此，在今后的工作中，我們需要通過加強安全處理、做好人員篩選、提升個性服務水平等方式，保證檔案信息化管理的質量，為推動醫院檔案合理應用作出貢獻。