高校人事檔案信息化建設對策分析

文/黑龍江工程學院檔案館 耿偉娜

一直以來，檔案管理工作主要選擇傳統的紙質檔案管理模式，雖然有部分企業或組織在管理檔案時，逐漸將信息化應用其中，但依舊處于初級的應用階段，沒有形成有效的信息化檔案管理體系。相較于傳統的紙質檔案來說，信息化檔案管理能夠有效節約空間，并且提高檔案管理的安全性。在高校的檔案管理工作中，將信息化檔案應用其中，能夠保證資料得到有效管理，大大提高基礎信息支持，保證高校在進行人員管理時，能夠隨時調取檔案資料。

一、信息化管理對于檔案管理的優勢

檔案不僅僅是文字檔案，其中圖表和音像等不同類型的檔案也廣泛存在。目前來說，在進行高校信息化檔案管理時，其主要的應用載體以光盤、U盤以及移動硬盤為主，這些介質中儲存著大量的高校檔案信息，而在以往的高校培訓過程中，檔案管理主要以圖片和視頻類型為主，如果采用傳統的方式進行記錄，不但需要應用較多的時間進行資料的拷貝，并且這些資料在攜帶和保存時極為不便，所以在進行信息化檔案管理時，應用現代化的信息技術進行配合，能夠體現出檔案管理的優勢。

（一）先進的網絡技術儲存能力強大。通過信息化方式將檔案儲存于計算機網絡中，大量的信息通過計算機網絡進行儲存，不僅能夠有效保存，還可以應用云技術將其上傳備份至云端，使數據得到有效保護。在傳統的紙質檔案管理中，所有操作均選擇手工操作，高校的信息化檔案，在資料的采集和整理時，都可以通過網絡收集并以數字化的方式進行管理。信息化檔案文件形式多樣化，不僅包括文字、圖片和視頻等常見的資料類型，還包括了三維動畫以及立體影像等多媒體文件，通過對這種新形式的信息化檔案進行應用，高校的檔案記錄不僅更加完整，且能夠更為有效地儲存，并且電子檔案的壽命相較于傳統紙質檔案更長。

（二）儲存效率高，傳播速度快。在進行信息化檔案管理時，可以建立搜索索引的方式，快速搜索高校的基本資料，能夠大大提高高校檔案管理人員的管理效率。傳統的檔案管理，不僅儲存時需要耗費大量的人力物力，在調取資料時需要耗費檔案管理人員的大量精力。而信息化檔案在進行管理時，采用新的技術手段能夠使勞動強度大大減輕，并且還能夠縮短檔案整理的整體周期，使資料的保存和應用都能夠快速且便捷；通過數字化的管理，能夠使資料收集速度更快，避免檔案管理人員在資料編撰時耗費大量的時間卻出現遺漏的問題。在進行信息化檔案管理時，檢索系統能夠自動對檢索條件進行分析，并為搜索用戶提供同義詞和主題詞的擴展檢索，大大提高了用戶的搜索滿意度，便于查閱用戶快速找到所需的檔案資料。

二、信息化檔案管理存在的問題以及管理措施

（一）高校信息化檔案的保存與安全。高校在進行信息化檔案管理時，相關的資料錄入、管理、調取都由管理人員進行，所以在實際管理時，應當實時對系統進行進一步的維護和更新，其中參與的人員和系統較多，所以管理時很容易在不同的角度出現紕漏，導致部分信息化檔案在錄入時出現泄露或丟失的情況。另外，在進行信息化檔案管理時，往往需要在網絡環境下進行操作，如果檔案管理人員沒有注意計算機的安全應用，就會導致計算機感染病毒或遭到黑客入侵，這種狀況會導致檔案的內容丟失、泄露或篡改，信息化檔案在應用過程中，會導致其可行性和真實性受到影響。在這種背景下，進行信息化檔案管理時，可以通過分類管理的方式進行處理。由于大部分檔案屬于秘密文件，所以在進行信息化管理時，可以將其上傳到高校的內部網站上，U盤等移動終端的應用可以采用加密的方式進行管理，這樣有助于對秘密材料進行有效的管理。而高校的一些活動照片和視頻屬于公開性的信息，這些材料可以直接發布在網絡上，即使黑客對網站進行攻擊和竊取，對于秘密資料不會產生任何的泄漏。

（二）高校檔案管理人員因素。管理工作涉及的內容較為廣泛，有部分檔案管理人員缺乏足夠的安全意識或者受利益的驅使，很容易在工作過程中出現各種違法或疏漏現象，甚至有部分管理人員故意泄露文檔的內容，不按照規定的法律法規執行檔案管理工作。針對這種狀況，相關機構應當積極對其進行培訓，并且針對不同的信息做好多級密碼設置工作，這樣能夠最大限度杜絕信息的泄漏。可以針對管理人員的不同等級為其提供不同的密碼，而不同密碼所能瀏覽的內容也各不相同，這樣的狀況下，即使出現信息泄露，也能夠了解到是哪些人員泄露的信息，能縮小調查范圍。

三、強化信息化檔案管理，相關制度更為規范

（一）強化檔案管理工作的教育以及認知。在進行管理時，相關檔案管理工作應由管理人員進行，所以需要提高管理人員的工作重視度，讓檔案管理人員養成良好的職業道德，培養他們高度的責任感，使他們在工作中保持嚴謹的工作態度。尤其需要借鑒和吸收優秀的檔案管理研究成果，使檔案管理工作成為檔案管理人員的使命和責任，強化其工作意識。

（二）建立完善的管理制度。在進行相關制度建設時，高校信息化檔案管理人員可以借鑒國內外的先進管理經驗，對已經歸檔的檔案進行信息化的管理時，應當嚴格按照相關規章制度和措施進行，保證信息的完整性和原始性。如果某一類信息化檔案需要進行長期保存，則需要將其與相同內容的紙質文件一同歸檔，而對于具有保密要求的電子文件，則應當應用安全的保密措施，并且對涉及隱密的電子文件進行全面的密碼管理，嚴禁在外網上傳，并且定期對網絡環境和計算機系統進行檢測，避免出現黑客攻擊或病毒入侵的情況。

（三）科學建立信息化庫防護體系。計算機信息化庫防護體系的建設主要是防護黑客和病毒的入侵，使高校檔案數據能夠安全有效的運行。但計算機在運行過程中各項操作活動本身屬于動態的變化系統，在用戶的指令操作下，計算機會進行某一項操控行為，如果用戶的操作不規范或者進入了某一危險網站，則會加大計算機遭到病毒和黑客入侵的風險。在這種狀況下，想要強化計算機本身的安全特性，就需要制定相應的防護體系，定期做好計算機的病毒查殺、漏洞修復，這樣能夠促進計算機建立動態化的安全防護體系，通過定向的途徑將其傳遞到用戶面前，規范計算機用戶的各項操作行為。

（四）注重高校檔案管理人才的培養。信息化背景下，管理人才的培養工作十分重要，高校檔案管理人員需要不斷更新自身的認知體系和管理理念，接受信息化培訓活動。高校內部需要注重網絡技術人才的專業化培養，在檔案管理模式傳統與現代轉變過程中，我國高校的網絡技術型人才較為缺乏，所以需要積極引進網絡專業人才，并注重檔案管理人員的技能與知識培養。現代化的檔案管理工作要求管理人員具備專業的檔案管理知識，還需要具備二次處理技術、信息挖掘技術以及網絡專業知識。除此之外，還需要加強高校檔案管理人員之間的檔案管理經驗交流，立足于高校的實際工作狀況，而高校的檔案管理部門也需要配合其他部門開展有效合作，討論在檔案管理中存在的重點和難點，這樣能夠提升檔案管理的安全性。

（五）按照國家標準化要求建立《實施細則》。在認真細致調研學習的基礎上，高校檔案管理人員需要緊緊圍繞檔案管理部門，結合高校的實際工作狀況來開展管理活動，由于高校內部檔案涉及各級各個部門，各種檔案在管理時較為復雜，所以建立完善的《實施細則》對于檔案管理來說極為重要。高校檔案管理人員需要將管理工作落到實處，根據不同的環境進行細致劃分。同時還需要對學生、教務人員、教輔資料等多項材料進行分別管理，完成歸檔的規范化操作，而檔案材料應當嚴格按照《歸檔文件整理規則》進行統一的劃分，保證數據能夠實現共享。

四、總結

在現代化高校檔案管理過程中，高校檔案管理人員需要做好自身的能力培養，并且不斷提高檔案管理水平，建立科學且安全的數據資料庫，這樣才能實現檔案管理工作的價值，便于相關用戶在進行資料調取時，獲取準確且真實的資料，這樣才能保證高校檔案管理工作順利進行，促進我國教育行業快速發展。