信息化背景下人社檔案管理初探

文/單縣人力資源和社會保障局 趙曦

所謂人社檔案，就是指人力資源與社會保障檔案，是社會民生檔案的一個重要組成部分，基本上涵蓋了醫療、社保、工傷、生育、就業、人才、仲裁等一系列領域的重要民生信息。在新時代，為了更好地保證民生，做到惠民，需要針對人社檔案進行管理，從而更好地為人民服務。由于人社檔案的管理工作業務范圍較廣，涉及的部門眾多，專業性較強。為了保障人社檔案管理工作具備高效率和高質量，采用信息化技術是目前的趨勢所在。

一、人社檔案管理概述

（一）人社系統基本職能。人社系統在制定執行人員管理和社會保障政策、完善公民就業服務體系、加快建立全面覆蓋城鄉居民的社會保障體系、健全公民勞動收入分配制度、專業技術人員隊伍和農村實用人才隊伍管理和建設以及事業單位人事制度等方面的改革有著重要的職能。該系統將會通過人力資源、社會保障、特殊人員安置、人事爭議仲裁、勞動糾紛仲裁等方案或者政策的制定，展開對于企事業單位的管理，完善相應的社會保障體系和建立人才市場。而所謂人社檔案，則是涵蓋上述方面的多方材料，涵蓋面十分復雜，且因為傳統的人社檔案管理工作多是針對紙質版檔案進行的，即使數字化檔案已經十分普及，但是因為檔案量已經過于龐大，哪怕是計算機技術的有效幫助也很難整理清楚。

（二）信息化的基本概念和內涵。所謂信息化，就是目前通過計算機技術和網絡技術達到各領域工作的高效率和高質量，促使各領域工作和業務之間的相互融合，從而達到經濟發展和社會發展的有效結合。這種通過通信技術和互聯網技術為載體的新型工作形式在各領域有了非常深入的應用。首先，在工作效率方面，通過網上辦公的創新，傳統的紙質化辦公已經逐漸被淘汰，各類工作轉為電子化辦公，不僅節省了窗口辦公的排隊時間，還節省了人力資源，促進工作效率有效提高。其次，在辦公質量方面，通過信息化和網絡化的辦公方式，辦公過程將更加標準，各類文件有了更加嚴格的格式標準，促進辦公質量不斷提升。在成本方面，通過人工手動辦公，在印刷、紙張、人力方面的成本大大降低。

（三）人社檔案信息化管理的特點。1.標準化和規范化。人社檔案信息化促進了人社檔案管理工作的標準化和規范化，使用了智能技術的檔案管理系統也將更顯整潔，與傳統人社檔案管理工作的雜亂無章、毫無規范截然不同的是，通過信息化管理后的人社檔案管理工作，更應遵守就業部門、勞動部門等一系列與人社相關行業以及領域的標準與規范。這些先進的技術將對人社檔案信息化管理業務流程形成約束，使得每一步流程都在相應的標準和規范下，達到一定的數據指標，而這些新的數據指標則為我國的人力資源管理、社會保障事業、檔案管理等提供新的技術標準，從而促進我國的檔案事業進一步和諧發展。2.先進性和成熟性。人社檔案的信息化建設在標準化和規范化的指導下，可以更好地保障各項人社工作業務的開展，而這一過程所花費的精力與資源要遠遠小于傳統的人社檔案管理工作，其在操作、業務流程、便捷度等方面都具有先進性，并且十分成熟和穩定，具有較好的可延伸性，這些對于業務的開展有著非常好的應用價值，符合當下社保業務工作的具體要求。3.全面性和專業性。人社檔案要涉及的層面非常多，包含多個領域的內容，要想做到更高效率的人社檔案管理，使得人社檔案管理工作能夠更具專業性和優秀性，信息化技術是一項非常好的應用，不僅能夠對多范圍、多層面的人社檔案進行分類和管理，還能夠以更加專業的手段來覆蓋人社檔案管理的各個業務，確保信息化管理能夠全面覆蓋人社服務工作，從而滿足人社檔案管理的業務發展需求。4.安全性和保密性。在使用了信息化技術之后，人社檔案管理工作將徹底擺脫傳統紙質版檔案管理工作中出現的安全問題、不穩定問題和丟失問題。而在先進的信息化技術影響下，人社檔案管理部門只需要針對信息化管理系統進行維護，使其免遭黑客攻擊，保護數字信息的安全與穩定，并且嚴格規范在信息化管理過程中的身份驗證和操作權限等問題，通過日志、備份、可恢復文件等一系列的措施來保障人社檔案信息化管理的安全與穩定。

二、信息化建設對于人社檔案管理的影響

（一）提高人社系統對于信息化的認知水平。主要包括兩個方面的內容：第一是在利用了信息化技術之后，人社系統為了確保數字化工作的高效性和高質性，將會在部門上下掀起學習熱潮，且在政策的支持和新管理辦法的支持下，各部門包括政府人員在內的所有人都將對信息化建設給予充分重視，并在清楚認識到信息化技術的重要性與必要性之后為人社檔案管理信息化發展貢獻自己的力量，提高自己的責任感，轉變思想，從而樹立起更好的服務意識和創新意識，促進人社系統的信息化發展。第二是在信息化建設的過程中，人社系統各個組成部門開始對于信息化的領導以及信息中心、數據庫等機構的建設并加以重視，從而投入對信息化機構的建設，這使得檔案信息化管理有規可循、有法可依，從上而下有一套成熟的管理組織體系和相應的內部結構及職能劃分，使得人社檔案管理的信息化發展擁有更加充足的動力。

（二）信息管理能力提高。在人社檔案管理過程中運用信息化技術，使得檔案信息的使用具有規范性和標準型，在各個機構和組織之間進行交換和共享的過程中，能夠保障其安全。檔案管理人員應該清醒地認識到，只有通過信息化技術建立起信息管理系統，才能達到對信息的統一管理，所以進行信息化建設，勢必會帶來制度上的一系列革新，包括有管理系統的具體劃分職責、具體權限、信息安全性維護與交流管理、突發事件管理、設備日常維護、問責制度和保養管理等一系列的制度與管理辦法，并在信息化系統運轉的過程中實時更新與改進，從而使得人社檔案管理人員能夠在滿足上述制度的過程中充分地對信息進行全面管理，保障人社檔案管理的信息化，能夠取得一定的成效，使得人社檔案更加安全。

（三）資源的節省。傳統人社檔案的管理過程中往往需要非常多的人力物力整理材料、分類材料和安置材料，不僅需要有一定的空間來存儲這些紙質材料，還需要安排專人來看管。紙質材料在遇到火災等情況時非常容易損壞和丟失，這些重要的信息一旦丟失，對于人社系統的后續運行將造成不可預估的損失和阻礙。利用信息化技術后，人社檔案的管理工作將便捷性、服務性和成本可控性合為一體，不僅省去了紙質化檔案管理工作的麻煩，還能夠節省人力資源、紙質資源和空間資源，使得人社系統能夠有更多的空間來開辟業務服務空間，促進人社系統進一步發展。在風險方面，人社檔案管理工作不需要過多地重視檔案庫的消防問題，而是將重心轉移到對于信息化管理系統的維護上，從而達到更好的管理效果。

（四）人社檔案管理流程的規范。在運用人社檔案管理信息化系統的過程中，對于檔案的收集和管理形式也在更新。在檔案的收集中，不同的數據采取不同的采集方式，對于業務檔案的數據收集，通過標準數據接口自動進入檔案管理平臺，而對于一些文書檔案和財務檔案，則直接通過庫與庫之間的數據管道工具進行導入，從而達到對檔案數據的管理與補充。在檔案的管理中，從檔案接收、掃描、管理、編目、查詢、借閱、鑒定、統計分析、系統管理、信息訂閱等操作都有較嚴格的規定。可以說，上述過程都是通過設定好的程序來進行的，只要設備正常，那么整個流程將以十分規范的形式來進行，大大提高了人社檔案管理的質量與效率。

（五）信息技術被進一步擴展。首先，在信息化技術的影響下，人社系統各部門開始建立了屬于自己的門戶網站、APP、公眾號，開辟了一系列的官方賬號，從而達到政府相關部門與人們之間能夠更加和諧地進行信息交流，這不僅有利于政務工作的進行，還使得群眾在日常辦事中更加便捷，獲得更好的服務，將群眾與政府部門緊密地聯系在了一起。其次，在與群眾的接觸中，通過云平臺以及大數據技術，政府部門將更好地了解到群眾需求，并有針對性地開發相關的應用，完善云平臺的建設和功能，能夠促進人社系統的政務網站與其他的系統網站結合起來，從而達到網絡信息化的共建和信息的共享，實現人社檔案數據庫的補充和整合，促進人社檔案進一步完善。比如說，在傳統的社保工作上，通過智能化技術開展的智能社保、智能養老等項目所帶來的數據和檔案將進一步上傳人社檔案庫，使得上層領導對于檔案進行分析時能夠獲得第一手資料，從而做出正確的決策。

三、結語

綜上所述，在大數據時代，信息化技術為人們的生產生活帶來的影響是巨大的，而人社系統的工作中產生的海量檔案數據只有通過信息化平臺來統一管理，才能夠完成檔案管理工作，這就需要檔案管理人員更新思想、及時變革、學習技術、創新方式，從而做好新時代的檔案管理工作。