房建項目檔案全過程管理探討

文/義烏市社會事業工程管理有限公司 馮雅琴

房建項目檔案是整個項目工程從始至終各個施工過程中的重要原始憑證，完整地體現房建工程的設計風格、整體結構、施工工藝、所投入的人力、物力、參與建設的機械設備，以及施工過程管理的方式等各項資料內容與特征。房建項目檔案的全過程管理是對整個建設項目信息的記錄、保存與追溯的重要形式。現階段，房建項目檔案管理還存在著一定的問題，如：管理制度不健全、人員素質水平參差不齊、檔案管理信息化水平不夠等等問題都阻礙了檔案全過程管理質量的提升。本文就房建項目檔案管理過程中存在的問題進行深入分析，并提出相應的解決對策，以供參考。

一、房建項目檔案全過程管理工作的重要性

在經濟與科技活動始終處于高速發展的新形勢下，房建項目與規模越來越多樣化。檔案管理是房建企業構筑信息系統的重要基礎，在房建企業的日常管理中有著重要的作用。從當前看，全過程的檔案管理可為房建企業相關施工工程的規章制度制定與企業決策參考提供重要的數據支撐。用發展的眼光來看，檔案管理真實呈現了企業各個項目開展過程中詳盡的運作信息。所以說，房建項目檔案管理質量直接關系到房建企業的管理成果，對企業來說具有重要的參考意義和發展意義。

二、房建項目檔案全過程管理工作存在的問題

（一）決策層對檔案管理工作的重視度不夠。房建項目的檔案管理工作是一項系統性的大工程，其過程是動態的，因為從項目的決策階段、設計、預算、招投標、施工、竣工、后期的運營維護等各個階段過程中，檔案管理貫穿了整個項目生命周期的全過程。這其中涉及大量的方案、文件、圖紙圖片、技術手冊、人事資料、項目往來憑證等等重要資料，要將這些資料按時間順序、按項目先后、按施工過程分門別類進行分類、歸納與整理，所以說房建項目的檔案管理是一項大工程。然而目前房建項目檔案管理的突出問題之一就是決策層對檔案管理的重要性認知度不夠，具體表現在幾個方面：一是沒有專門的檔案管理部門以及檔案管理負責人，多數企業還停留在檔案管理即文件整理的層面，認為只要收集起來，放進文件袋，存入文件柜就萬事大吉，所以檔案管理工作多由其他崗位的工作人員兼職處理，有時一個項目并沒有指定具體的負責人，或是各個分支項目部門各負責各的，又或者一個項目多人負責，這就導致項目檔案的資料不完整，出現問題時容易互相推諉。而且由于負責收集的人員素質水平差異，對于變更的、補充的資料沒有及時進行歸納或是更換，導致后期需要參考時得不到有效的文件支撐，模棱兩可。二是對檔案管理工作隊伍建設的關注與重視度不夠，資金上的投入相對短缺，檔案管理需要投入的設備及人員無法到位。企業管理層放在首要位置的，往往是各種日常項目的發展和改進，檔案管理得不到有效發揮，難以滿足社會未來發展對企業的高要求。

（二）檔案管理工作人員的專業素質有待提高。檔案管理是一門具體的專業，管理人員的能力水平與管理成果之間有著必然的聯系，所以不是隨便拉上張三李四便可以勝任的。這其中，高質量的資料整理是檔案管理工作有序開展的關鍵所在。目前房建項目全過程檔案管理存在的問題之一就是檔案管理從業隊伍能力素質參差不齊，多數企業都是從內部調動人員負責檔案管理工作，具有專業檔案管理背景的管理人才比例小，這就導致其對檔案管理的流程、具體實施的措施并不熟悉。而且企業對檔案管理的培訓不夠全面詳細，且培訓形式落后，如對信息化軟件設備的操作不熟悉，對學習檔案管理知識的意愿不強。尤其是檔案管理工作相對枯燥，導致隊伍整體穩定性較差，頻繁的人員流動不利于檔案管理的全面展開。這些問題都影響了管理隊伍的整體能力，且企業內部相關的績效激勵機制不夠健全，導致管理人員工作積極性不高，還有一部分檔案工作者認為自身發展前景不明朗，并未將全部的注意力放在工作上，導致檔案管理水平不高。

（三）管理觀念落后，創新力不足。隨著信息數據化的時代特征越來越明顯，檔案管理的綜合性也越來越強，資料整理工作也需要與時俱進，積極更新落后的檔案管理理念才能跟上時代的發展需求。然而，目前房建項目檔案管理觀念相對落后，檔案管理制度缺乏彈性、管理方法相對簡單，只是用統一的標準規范資料整理過程，工作模式和流程一成不變。部分檔案管理人員甚至為了規避改革創新可能帶來的麻煩與不利影響，創新意識淡薄，日復一日的重復消磨了工作熱情，僅僅安于現狀，坐井觀天，工作積極性與效率極低，無法滿足新形勢下房建項目檔案管理的高要求。

（四）檔案管理機制及信息化水平有待提高。隨著科技的進步，各行各業都利用大數據以及信息技術進行內部管理質量與效率的提升。基于此，房建項目涌現了大量需要更新的信息與資料。然而檔案管理并未積極跟上時代發展的腳步，對信息化的應用不夠全面，導致檔案管理工作處于被動狀態。主要表現在幾個方面：一是缺乏有效的信息技術支撐體系，信息設備老化或是落后，無法滿足檔案管理數字化的需求。二是檔案管理分工不明確，資料收集不完整，錯漏補充不及時，設計變更更新不到位。三是信息化軟件習慣性購買現成的使用，而不是結合企業實際研發，所以軟件集成功能不強，功能單一，在具體的操作過程中錄入、收集、分析等工作不能及時完成，資料整理不完整、不規范等現象時有發生，種種問題阻礙了檔案管理水平的提升。

三、提高房建項目全過程檔案管理的策略

（一）提高認知，加強檔案管理工作隊伍建設。首先，領導層要轉變思想，認可檔案管理的重要性，對檔案管理與日常行政管理工作之間的相通性進行探索性研究，這樣能更好地落實與加強檔案管理工作隊伍建設的內容。其次，要結合檔案管理工作者面臨的實際困難，提出切實的解決方案，清除檔案管理工作中的“攔路虎”。最后，要建立健全規范的檔案管理制度，完善相應的獎罰機制，對表現突出的檔案管理工作者給予精神與物質上的獎勵，營造良好的工作氛圍，激發工作人員的積極性與主動性，全面促進檔案管理工作隊伍建設。

（二）加大培訓，提高檔案管理人員業務水平。為了使檔案管理更好地適應新時代的發展趨勢，必須從理論與實踐兩方面來提高管理人員的能力素質：首先，要有目的地組織檔案管理人員進行各種交流培訓，以此來促進理念更新，加大對相關檔案管理法規的學習。不定期與同行交流，積極借鑒優秀同行的管理理念，學習先進的管理模式，并在此基礎上結合單位實際進行創新，使檔案管理更具實效性。其次，要進一步強化和鞏固檔案管理技能，強化計算機操作和電子檔案系統軟件的培訓，強化檔案管理人員的實操能力。最后，要科學評估人才，合理引進專業的檔案管理人才，通過嚴謹細致的工作，更好地保證入庫檔案質量，使檔案管理發揮出最大的價值。

（三）加強檔案管理的信息化建設。房建項目檔案管理工作的信息化建設必須要跟上大數據時代的發展要求，所以要積極利用先進的信息技術、大數據技術以及有效的方法和手段，進行設備和技術革新，通過推行檔案信息電子化來實現檔案資料數字化管理。一是要落實檔案管理部門統一規劃、統一部署，統一監督的原則；二是要加大對硬件設備的投資，淘汰老舊的電腦、掃描儀等設備；三是要結合檔案管理的實際需求，依托已有的信息傳輸網絡和平臺，積極建設數字檔案室，對檔案數據建立規范標準，統一路徑，加強檔案信息化管理的規范性；四是引進先進的管理軟件，積極推進網絡資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價值。

（四）加強檔案安全管理。從加強人員管理、完善制度建立、加強技術防范等三方面來落實檔案的安全管理：一是提高檔案管理的風險防范性，提高管理人員的道德與法律意識；二是建立完善的檔案安全應急管理制度；三是通過計算機網絡防火墻與監控設備加強安全系統的建設，對檔案資料訪問的各個模塊設置使用權，以此確保檔案管理工作有序安全開展。

四、結語

房建項目檔案真實還原了整個項目的原始面貌，在經濟高速發展的新態勢下，傳統的房建項目管理模式顯然已經無法滿足新時代房建工程項目管理的實際需要。因此，房建項目檔案管理也要積極順應時代發展的變化，結合工程項目的實際進展，不斷轉變傳統思路，提高對檔案管理重要性的認識，積極創新檔案管理模式。通過加大檔案管理人員培訓力度、建立健全檔案管理制度、應用先進的信息技術等手段，通過技術、人員、制度三方面來切實提升檔案管理水平，為企業的可持續發展奠定堅實基礎。