談文書檔案管理存在的問題及對策

文/西安市福利彩票發行中心 吳倩

文書檔案在現代社會中越來越重要，尤其是最近幾年，事業單位內部管理問題得到社會廣泛關注，文書檔案占據了更高的地位。以前的文書檔案是紙質版手工管理，隨著信息化的發展，文書檔案也變成了電子版本，從而促進了單位的信息流動和管理。下面討論的是文書檔案的重要性、存在問題和應對策略，希望能幫助大家做好文書檔案管理，以便更好地為社會服務。

一、文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理保存完整對資源的開發和利用至關重要。文書檔案中包含了許多信息，這些信息是資源開發和利用的重要信息來源。此外，文書檔案是記錄歷史事實的檔案，因此具有法律效力，這是文書檔案和其他資料之間最大的區別。文書檔案包含了當事人手寫的材料，還包括當事人的音視頻等信息，因此具有真實性，對事業單位的發展有著重要影響。

二、文書檔案管理存在的問題

（一）忽視檔案管理人員的專業素質。有些事業單位檔案管理人員直接上手開始工作，在處理檔案的過程中，因沒有受過專業訓練，對檔案的分類、立卷等專業管理工作沒有充分了解，這就導致他們在工作時不能很好地進入狀態，需要一段時間去慢慢適應，并且他們的專業水平還達不到現代檔案管理的要求。同時在一些事業單位里，盡管文書檔案管理人員都學過相關知識，但他們整天都忙于工作，沒有時間去提升自己，去繼續學習新知識，這就造成了這些文書檔案管理人員思想比較落后，不能緊跟形勢，反映在他們的實際工作中，就是對最基礎的檔案管理知識缺乏了解，導致在工作過程中遇到沒有見過的問題就無法解決，嚴重影響了工作，延誤整個工作部門的工作，耽擱工作進度。工作人員開展工作時對專業知識掌握不扎實，不了解內容，可能會延誤工作。最近幾年來，隨著檔案數字化技術的逐漸普及，很多事業單位開始用計算機技術進行檔案管理，在文書檔案管理工作中，數字化檔案管理已經成為未來檔案管理的趨勢，但很多事業單位文書檔案管理工作中有很多問題不明確，這就需要事業單位加大培訓力度，請專業人才來授課，員工努力學習，盡快掌握相關專業技術，減輕工作負擔。

（二）文書檔案銜接方面存在問題。文書工作和檔案工作之間是不可分割的，它們之間有一些相同點，也有很大的差異性。我們在文書檔案管理中，要把這兩項工作緊密聯系起來，只有這樣，才能科學有效地完成檔案管理工作。然而在實踐操作中，文書和檔案工作者在工作中常常把精力放在自己的本職工作上，而忽視了相互工作的催化作用，直接導致文書工作和檔案工作之間銜接不緊密，以至于文書和檔案的基本文件格式和方法加工有很大不同，兩者無法統一進行，存在不規范和不科學的現象。

（三）工作人員空缺大。大部分事業單位并沒有設置專門的文書檔案管理部門，這就縮小了文書檔案的范圍，導致許多工作被忽視，這就是文書檔案管理工作不能及時完成的原因。此外，由于沒有相應的監督機制，文書檔案的真假無法得到適當的審查，有時一些信息記錄也不完整，這嚴重影響了之后工作的完成。這些問題的出現，一方面是由于工作人員的技能低下，另一方面是由于工作人員的管理不足造成的。

（四）檔案管理工作的現代化水平有待提升。在文書檔案管理的過程中，有效使用現代科學技術有助于引進新技術和提高工作效率。通常紙質檔案文件存放時間長，但很容易發黃，紙質材料在保存時受到很多因素的影響。例如外部環境，所以往往筆跡模糊不清，紙張損傷等情況時有出現。文書檔案管理現代化進程中，主要是使用數字文件管理系統，數字文件管理系統的應用程序改進了傳統的紙質文書檔案，可以提高電子文書檔案管理水平，最大限度地滿足科技時代的發展需要，并確保工作效率不斷提高。當今社會，傳統的檔案處理方法已經不符合新時期存檔的要求，而且傳統的檔案處理方法在檔案管理方面效率低下，進而和信息時代對檔案管理工作的要求之間存在巨大差距。

（五）得不到領導的重視。我們都知道，文書檔案管理在我國起步比較晚，所以很少能夠引起大眾的關注。在個別事業單位中，存在領導對于文書工作不清楚的現象，這樣使文書工作更加難以得到重視，開展起來更加困難。根據相關調查發現，個別領導認為文書檔案工作是一項可有可無的工作。他們認為，在文書檔案管理工作上投入大量的人力和物力，相當于浪費資源，對單位起到的作用微乎其微，更難為單位創造利潤。因此在單位的發展過程中，更不會將其規劃在內，難以得到領導的重視，這是一個惡性循環，文書檔案管理工作很難被納入正規的工作環節中，這會打擊工作人員的積極性。

三、針對文書檔案管理現有問題的解決對策

（一）增強文書檔案管理人員的專業水平。為了促進文書檔案管理人員更好地工作，我們需要提高文書檔案管理人員的專業水平。可以讓檔案管理工作者總結自己工作中遇到的問題，并提出解決方案，對一些較好的方案要給予獎勵，讓大家在工作中發現自己的問題，單位可以了解員工尚未滿足的需求，有針對性地進行激勵。讓員工參加技能培訓，彌補自己的不足。讓每一位文書檔案管理人員都能接受日益更新的檔案管理技術要求，提高工作人員的綜合素質。

（二）文書和檔案工作的銜接。文書的完整度直接影響了檔案管理的好壞，因此，檔案質量是由文書完整度決定的。文書工作人員在工作中要增強對檔案管理的認識，并改進文書的整理和存檔過程。在處理文件時，秘書處工作人員應認識到這一點，為存檔奠定良好的基礎。想要做到這一點，需要文書工作者平時留心觀察文件的完整度，對文件的保存格式等都要有所規定。其中電子材料的格式以及處理存檔所需的格式需要特別注意，一定要按規定來完成。對于紙質資料，要按照要求使用恰當的紙筆，避免出現不必要的麻煩。此外，在處理過程中，當我們拿到文書時要盡快處理，收到文件時要盡快確認、登記和查看。如果在登記時發現有文件丟失，應及時通知提交材料的部門，發送備份文件。為了確保文件的完整性，必須及時整理和存檔領導人的重要發言文件和大型會議材料。

（三）加強部門合作，做好檔案收集工作。文書檔案管理人要積極主動了解每個部門開展的主要業務工作，經常到部門考察，觀察部門人員的工作狀況，了解工作現狀，在工作中發現問題，并及時尋找解決方案。檔案管理部門要與其他各部門處理好關系，方便檔案管理部門的工作順利進行。在收集材料時，要收集那些能夠充分反映歷史變革和社會變革的檔案材料，這樣能夠保證檔案管理工作有序發展，為實際的研究和服務提供必要的信息材料。

（四）建立有效的管理機制，嚴格管理程序。我們在工作中，應盡可能仔細地分析系統和程序的所有細節和過程，盡可能細化每一環節，簡明扼要，并確保建立的標準可以實施。文書檔案管理人員在完成任務時，要按照單位的要求來進行，不允許以任意方式發布無效文件。在文件正式印刷之前，必須對內容進行徹底審查，以確保其完整、精確、流暢和嚴謹。文件中出現失誤的地方，要依據單位要求進行修改，并在修改后仔細檢查。此外，在印刷過程中，對用哪種紙，多大的紙，都要按要求來。與此同時，要注明文件的名稱和用途，明確它們是用來干什么，并把握好文件的數量，不要出現任意抄送現象。

（五）完善文書檔案管理工作信息化建設。隨著信息技術的發展，現代信息技術被文書檔案管理工作大力運用，工作難度和工作量大大降低。使用辦公自動化管理文書檔案，將提高文書檔案管理水平，并確保管理質量穩步提高。信息化是一把雙刃劍，給大家帶來便利的同時，也威脅相關的信息安全。在當今這個快速發展的社會，如果不能很好地保護自己的信息，就會像“透明人”。因此，為了保護文書檔案不被泄露，很有必要完善文書檔案的管理以及信息化建設。辦公自動化可以有效避免這種情況發生，可以確保文書檔案管理安全，防止信息泄露。

四、結語

當今社會，在相關部門的大力推動下，文書檔案管理越來越受重視。隨著科學技術的發展，文書檔案在很大程度上作為衡量事業單位工作的重要標準，甚至已經成為能否受到其他單位信任的決定性因素。簡而言之，我們需要更多地關注文書檔案建設與管理。