辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化策略

文/甘肅省臨夏州藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心 馬巖

文書(shū)檔案管理是辦公室管理工作的重要組成部分，文書(shū)檔案涉及辦公室工作的諸多內(nèi)容，盡管當(dāng)前辦公室對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作給予了充分重視，但在具體落實(shí)過(guò)程中還存在諸多問(wèn)題，不僅影響了辦公室文書(shū)檔案功能和作用的發(fā)揮，同時(shí)也影響了辦公室具體工作的開(kāi)展。因此必須從辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作實(shí)際角度出發(fā)，構(gòu)建和完善相關(guān)制度機(jī)制，進(jìn)而提升辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化水平。

一、文書(shū)檔案收集與歸檔工作的特殊性及重要性

辦公室文書(shū)檔案管理存在一定的特殊性，具體體現(xiàn)在以下幾方面：一是辦公室文書(shū)檔案管理以資料收集和保存為主，辦公室文書(shū)檔案搜集內(nèi)容非常廣泛，不僅包含辦公室內(nèi)部召開(kāi)各種會(huì)議文件材料，也包含人事檔案、工作通報(bào)、大事件記錄等等，因此在文書(shū)檔案收集過(guò)程中必須面面俱到，對(duì)于辦公室形成的一系列有價(jià)值的文件資料進(jìn)行收集，對(duì)于一些重要檔案還需要轉(zhuǎn)化成為電子形式登記在冊(cè)。二是文書(shū)檔案載體多樣。辦公室文書(shū)檔案載體，既包含傳統(tǒng)形成的紙質(zhì)檔案和電子檔案，也包含以錄音、錄像為載體的各類檔案，而且檔案的涵蓋內(nèi)容也非常廣泛。三是文書(shū)檔案與文書(shū)工作結(jié)合比較緊密，很多文書(shū)檔案是在文書(shū)工作過(guò)程中形成的檔案資料，這些檔案資料與文書(shū)工作開(kāi)展具有緊密聯(lián)系，而且對(duì)文書(shū)工作也會(huì)產(chǎn)生明顯影響。

文書(shū)檔案收集與歸檔工作是辦公室管理工作的重要組成部分，占據(jù)著重要位置，對(duì)于提升辦公室管理效率，推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作開(kāi)展都具有重要現(xiàn)實(shí)意義，具體體現(xiàn)在以下幾方面：首先，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作開(kāi)展有利于提升辦公室管理效率。通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案資料的整理，能夠?qū)鼛啄昊蚪浑A段辦公室的主要工作情況進(jìn)行認(rèn)真梳理，結(jié)合存在的主要問(wèn)題，提出優(yōu)化意見(jiàn)，這樣為辦公室管理效率提升提供檔案支持。其次，文書(shū)檔案是辦公室發(fā)展歷程的真實(shí)寫(xiě)照。一個(gè)單位在發(fā)展過(guò)程中會(huì)形成形形色色的歷史記錄，而這些歷史記錄既是單位不斷發(fā)展壯大的重要體現(xiàn)，也在單位發(fā)展過(guò)程中形成大量的科研資料和文化資源，而這些資料和資源的收集和整理，不僅能夠?yàn)閱挝晃磥?lái)工作開(kāi)展提供依據(jù)；同時(shí)通過(guò)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的規(guī)范化管理，也方便于上級(jí)單位考評(píng)，提升考評(píng)檔次。最后，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作有助于加強(qiáng)工作落實(shí)力度，單位在工作開(kāi)展過(guò)程中會(huì)形成一系列的有價(jià)值資料，如果單位工作開(kāi)展拖拉，這些資料收集與歸檔就會(huì)相對(duì)緩慢，辦公室會(huì)加大工作推進(jìn)力度，也會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)重視，更有利于單位工作的開(kāi)展。

二、文書(shū)檔案收集與歸檔工作不規(guī)范的表現(xiàn)

（一）材料收集不全面。當(dāng)前，部分單位辦公室在文書(shū)檔案收集與歸檔工作過(guò)程中存在檔案收集不完善，歸檔不嚴(yán)密的問(wèn)題。這些問(wèn)題不僅影響了辦公室文書(shū)檔案管理效率，也影響了辦公室檔案管理的準(zhǔn)確度和精準(zhǔn)度。部分辦公室在材料收集過(guò)程中只對(duì)重點(diǎn)材料進(jìn)行收集，對(duì)于一些邊緣的資料收集不夠完善。由于辦公室檔案管理工作人員責(zé)任心不到位，導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案材料收集不全面。還有一些單位辦公室檔案員屬于兼職，需要承擔(dān)辦公室多項(xiàng)工作任務(wù)，因此對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作重視程度不夠，也在一定程度上影響了辦公室檔案資料收集和整理工作的開(kāi)展。

（二）檔案管理流程不規(guī)范。很多單位辦公室沒(méi)有配齊專門(mén)的檔案管理工作人員，也沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作進(jìn)行認(rèn)真培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作人員在檔案收集和整理過(guò)程中沒(méi)有足夠的管理意識(shí)，檔案管理流程不夠規(guī)范。導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案收集整理缺少連續(xù)性和完整性，也在一定程度上影響了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的開(kāi)展。

（三）檔案歸檔力度不夠。有部分單位對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化重視程度不夠，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書(shū)檔案對(duì)于單位發(fā)展起到的作用有限，沒(méi)有積極宣傳辦公室文書(shū)檔案收集與管理工作規(guī)范化的重要性，導(dǎo)致具體工作人員缺少主動(dòng)意識(shí)，檔案歸檔力度不夠。

三、文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化的制約因素

（一）觀念因素。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化是辦公室檔案管理的重要方向。近幾年，雖然檔案信息化建設(shè)取得了階段性成就，但辦公室文書(shū)檔案管理工作還存在諸多問(wèn)題。究其原因，包括以下兩個(gè)方面：一方面，個(gè)別辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作重視程度不夠，沒(méi)有看到辦公室文書(shū)檔案對(duì)于單位發(fā)展的重要性，沒(méi)有結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需要在組織、資金、制度、人才、設(shè)備上給予一定的支持，導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作進(jìn)展緩慢；另一方面，部分辦公室檔案管理工作人員對(duì)于文書(shū)檔案收集與歸檔工作重視程度不高，在具體工作開(kāi)展過(guò)程中缺少積極性和主動(dòng)性，導(dǎo)致收集上來(lái)的文書(shū)檔案質(zhì)量不高，難以發(fā)揮出辦公室文書(shū)檔案的特殊價(jià)值和作用。

（二）人員因素。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化，需要由具體的辦公室檔案管理工作人員來(lái)完成，辦公室檔案管理人員能力和素質(zhì)的高低直接影響到文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化水平。從當(dāng)前看，很多辦公室檔案管理工作人員缺少責(zé)任意識(shí)，對(duì)于文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化不夠重視，在檔案收集與歸檔過(guò)程中沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)制度和流程開(kāi)展工作，檔案管理混亂；還有部分辦公室沒(méi)有配備專門(mén)的檔案管理工作人員，更沒(méi)有針對(duì)臨時(shí)檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，很多檔案管理工作人員對(duì)于辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化缺乏全面了解，也在一定程度上影響了檔案管理規(guī)范化工作的開(kāi)展。

（三）技術(shù)因素。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理收集與歸檔工作規(guī)范化產(chǎn)生了深刻影響，傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案收集與歸檔方式已經(jīng)很難滿足辦公室檔案管理需求。電子文書(shū)檔案管理已經(jīng)成為辦公室檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，但電子文書(shū)檔案存在數(shù)據(jù)安全性問(wèn)題，容易被他人竊取，甚至被人復(fù)制篡改，直接影響原始檔案的真實(shí)性和有效性。當(dāng)前辦公室檔案管理工作人員對(duì)于信息技術(shù)掌握得不夠全面，也在一定程度上影響了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作現(xiàn)代化進(jìn)程。

四、提升文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化的策略

辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作對(duì)于辦公室發(fā)展起到特殊作用，因此辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化的重要意義，并給予辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作更大的支持，強(qiáng)化規(guī)范化管理理念，提升辦公室檔案收集與歸檔能力，加大對(duì)文書(shū)檔案人員的培訓(xùn)和教育，實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

（一）強(qiáng)化規(guī)范化管理觀念。一是辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理理念。這就需要辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)在不同場(chǎng)合、不同地點(diǎn)對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化的重要性進(jìn)行宣傳和講解，讓辦公室其他部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化的重要性全面了解，進(jìn)而支持辦公室開(kāi)展文書(shū)檔案收集與歸檔工作。二是辦公室檔案管理工作人員要強(qiáng)化規(guī)范化管理理念，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化，還需要具體的檔案管理人員來(lái)落實(shí)和完成，只有辦公室檔案管理工作人員具備了規(guī)范化的管理理念，才能夠在檔案收集與歸檔工作開(kāi)展過(guò)程中嚴(yán)格按照相關(guān)制度落實(shí)，才能夠在工作中不斷優(yōu)化工作方式方法，提升辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范化水平。

（二）提高檔案收集與歸檔能力。一是要提升辦公室文書(shū)檔案收集能力。文書(shū)檔案收集是文書(shū)檔案管理和后續(xù)開(kāi)發(fā)的重要基礎(chǔ)。一方面，要盡可能擴(kuò)大辦公室文書(shū)檔案收集覆蓋范圍，將辦公室涉及的各類有價(jià)值的文書(shū)檔案資料進(jìn)行認(rèn)真梳理，嚴(yán)格按照文書(shū)檔案收集流程對(duì)有價(jià)值的文獻(xiàn)資料應(yīng)收盡收。二是要提升辦公室文書(shū)檔案的歸檔能力，將收集上來(lái)的文書(shū)檔案要按照一定的門(mén)類進(jìn)行歸檔編號(hào)，確保文書(shū)檔案的完整性。三是要對(duì)檔案收集與歸檔方法進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室越來(lái)越多的文件資料以電子文件形式呈現(xiàn)，電子文件成為辦公室文書(shū)檔案收集的主要對(duì)象，在電子文檔收集與歸檔過(guò)程中對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真梳理和分析，并提出針對(duì)性的策略，不斷優(yōu)化檔案收集與歸檔方法，進(jìn)而提升辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔能力。

（三）提升文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)。辦公室文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)高低直接影響文書(shū)檔案收集與歸檔工作的規(guī)范化，因此單位有必要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升他們的能力和素質(zhì)。在培訓(xùn)過(guò)程中，一定要明確培訓(xùn)重點(diǎn)，既要提升文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，也要增強(qiáng)文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)操作能力和保密意識(shí)，這樣才能夠確保辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作規(guī)范有序。對(duì)于一些兼職的文書(shū)檔案管理人員，應(yīng)該加大培訓(xùn)次數(shù)和教育力度，同時(shí)要提升兼職文書(shū)檔案管理人員培訓(xùn)教育的針對(duì)性，通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，讓兼職的文書(shū)檔案管理人員具備基本能力。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作作為辦公室工作的重要內(nèi)容，理應(yīng)提升其規(guī)范化水平。新時(shí)期，辦公室應(yīng)該針對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作完善相應(yīng)的制度體系，加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)和教育力度，進(jìn)一步提升他們的能力和素質(zhì)，更好地開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，更好地為單位建設(shè)服務(wù)。