辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化策略

文/甘肅省臨夏州藥品檢驗檢測中心 馬巖

文書檔案管理是辦公室管理工作的重要組成部分，文書檔案涉及辦公室工作的諸多內容，盡管當前辦公室對文書檔案收集與歸檔工作給予了充分重視，但在具體落實過程中還存在諸多問題，不僅影響了辦公室文書檔案功能和作用的發揮，同時也影響了辦公室具體工作的開展。因此必須從辦公室文書檔案收集與歸檔工作實際角度出發，構建和完善相關制度機制，進而提升辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化水平。

一、文書檔案收集與歸檔工作的特殊性及重要性

辦公室文書檔案管理存在一定的特殊性，具體體現在以下幾方面：一是辦公室文書檔案管理以資料收集和保存為主，辦公室文書檔案搜集內容非常廣泛，不僅包含辦公室內部召開各種會議文件材料，也包含人事檔案、工作通報、大事件記錄等等，因此在文書檔案收集過程中必須面面俱到，對于辦公室形成的一系列有價值的文件資料進行收集，對于一些重要檔案還需要轉化成為電子形式登記在冊。二是文書檔案載體多樣。辦公室文書檔案載體，既包含傳統形成的紙質檔案和電子檔案，也包含以錄音、錄像為載體的各類檔案，而且檔案的涵蓋內容也非常廣泛。三是文書檔案與文書工作結合比較緊密，很多文書檔案是在文書工作過程中形成的檔案資料，這些檔案資料與文書工作開展具有緊密聯系，而且對文書工作也會產生明顯影響。

文書檔案收集與歸檔工作是辦公室管理工作的重要組成部分，占據著重要位置，對于提升辦公室管理效率，推動辦公室各項工作開展都具有重要現實意義，具體體現在以下幾方面：首先，辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展有利于提升辦公室管理效率。通過對文書檔案資料的整理，能夠對近幾年或近一階段辦公室的主要工作情況進行認真梳理，結合存在的主要問題，提出優化意見，這樣為辦公室管理效率提升提供檔案支持。其次，文書檔案是辦公室發展歷程的真實寫照。一個單位在發展過程中會形成形形色色的歷史記錄，而這些歷史記錄既是單位不斷發展壯大的重要體現，也在單位發展過程中形成大量的科研資料和文化資源，而這些資料和資源的收集和整理，不僅能夠為單位未來工作開展提供依據；同時通過辦公室文書檔案收集與歸檔工作的規范化管理，也方便于上級單位考評，提升考評檔次。最后，辦公室文書檔案收集與歸檔工作有助于加強工作落實力度，單位在工作開展過程中會形成一系列的有價值資料，如果單位工作開展拖拉，這些資料收集與歸檔就會相對緩慢，辦公室會加大工作推進力度，也會引起領導重視，更有利于單位工作的開展。

二、文書檔案收集與歸檔工作不規范的表現

（一）材料收集不全面。當前，部分單位辦公室在文書檔案收集與歸檔工作過程中存在檔案收集不完善，歸檔不嚴密的問題。這些問題不僅影響了辦公室文書檔案管理效率，也影響了辦公室檔案管理的準確度和精準度。部分辦公室在材料收集過程中只對重點材料進行收集，對于一些邊緣的資料收集不夠完善。由于辦公室檔案管理工作人員責任心不到位，導致辦公室文書檔案材料收集不全面。還有一些單位辦公室檔案員屬于兼職，需要承擔辦公室多項工作任務，因此對文書檔案收集與歸檔工作重視程度不夠，也在一定程度上影響了辦公室檔案資料收集和整理工作的開展。

（二）檔案管理流程不規范。很多單位辦公室沒有配齊專門的檔案管理工作人員，也沒有對文書檔案收集與歸檔工作進行認真培訓，導致檔案管理工作人員在檔案收集和整理過程中沒有足夠的管理意識，檔案管理流程不夠規范。導致辦公室文書檔案收集整理缺少連續性和完整性，也在一定程度上影響了辦公室文書檔案收集與歸檔工作的開展。

（三）檔案歸檔力度不夠。有部分單位對辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化重視程度不夠，個別領導認為文書檔案對于單位發展起到的作用有限，沒有積極宣傳辦公室文書檔案收集與管理工作規范化的重要性，導致具體工作人員缺少主動意識，檔案歸檔力度不夠。

三、文書檔案收集與歸檔工作規范化的制約因素

（一）觀念因素。辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化是辦公室檔案管理的重要方向。近幾年，雖然檔案信息化建設取得了階段性成就，但辦公室文書檔案管理工作還存在諸多問題。究其原因，包括以下兩個方面：一方面，個別辦公室主要領導對于文書檔案管理工作重視程度不夠，沒有看到辦公室文書檔案對于單位發展的重要性，沒有結合檔案管理工作的實際需要在組織、資金、制度、人才、設備上給予一定的支持，導致辦公室文書檔案收集與歸檔工作進展緩慢；另一方面，部分辦公室檔案管理工作人員對于文書檔案收集與歸檔工作重視程度不高，在具體工作開展過程中缺少積極性和主動性，導致收集上來的文書檔案質量不高，難以發揮出辦公室文書檔案的特殊價值和作用。

（二）人員因素。辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化，需要由具體的辦公室檔案管理工作人員來完成，辦公室檔案管理人員能力和素質的高低直接影響到文書檔案收集與歸檔工作規范化水平。從當前看，很多辦公室檔案管理工作人員缺少責任意識，對于文書檔案收集與歸檔工作規范化不夠重視，在檔案收集與歸檔過程中沒有嚴格按照相關制度和流程開展工作，檔案管理混亂；還有部分辦公室沒有配備專門的檔案管理工作人員，更沒有針對臨時檔案管理工作人員進行系統的教育培訓，很多檔案管理工作人員對于辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化缺乏全面了解，也在一定程度上影響了檔案管理規范化工作的開展。

（三）技術因素。隨著信息技術的不斷發展，對辦公室文書檔案管理收集與歸檔工作規范化產生了深刻影響，傳統的人工紙質檔案收集與歸檔方式已經很難滿足辦公室檔案管理需求。電子文書檔案管理已經成為辦公室檔案管理的發展趨勢，但電子文書檔案存在數據安全性問題，容易被他人竊取，甚至被人復制篡改，直接影響原始檔案的真實性和有效性。當前辦公室檔案管理工作人員對于信息技術掌握得不夠全面，也在一定程度上影響了辦公室文書檔案收集與歸檔工作現代化進程。

四、提升文書檔案收集與歸檔工作規范化的策略

辦公室文書檔案收集與歸檔工作對于辦公室發展起到特殊作用，因此辦公室主要領導應該重視文書檔案收集與歸檔工作規范化的重要意義，并給予辦公室文書檔案收集與歸檔工作更大的支持，強化規范化管理理念，提升辦公室檔案收集與歸檔能力，加大對文書檔案人員的培訓和教育，實現辦公室文書檔案收集與歸檔工作轉型升級。

（一）強化規范化管理觀念。一是辦公室主要領導要強化檔案規范化管理理念。這就需要辦公室主要領導在不同場合、不同地點對辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化的重要性進行宣傳和講解，讓辦公室其他部門對文書檔案管理工作規范化的重要性全面了解，進而支持辦公室開展文書檔案收集與歸檔工作。二是辦公室檔案管理工作人員要強化規范化管理理念，辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化，還需要具體的檔案管理人員來落實和完成，只有辦公室檔案管理工作人員具備了規范化的管理理念，才能夠在檔案收集與歸檔工作開展過程中嚴格按照相關制度落實，才能夠在工作中不斷優化工作方式方法，提升辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化水平。

（二）提高檔案收集與歸檔能力。一是要提升辦公室文書檔案收集能力。文書檔案收集是文書檔案管理和后續開發的重要基礎。一方面，要盡可能擴大辦公室文書檔案收集覆蓋范圍，將辦公室涉及的各類有價值的文書檔案資料進行認真梳理，嚴格按照文書檔案收集流程對有價值的文獻資料應收盡收。二是要提升辦公室文書檔案的歸檔能力，將收集上來的文書檔案要按照一定的門類進行歸檔編號，確保文書檔案的完整性。三是要對檔案收集與歸檔方法進行優化和創新，隨著網絡信息技術的不斷發展，辦公室越來越多的文件資料以電子文件形式呈現，電子文件成為辦公室文書檔案收集的主要對象，在電子文檔收集與歸檔過程中對發現的問題進行認真梳理和分析，并提出針對性的策略，不斷優化檔案收集與歸檔方法，進而提升辦公室文書檔案收集與歸檔能力。

（三）提升文書檔案管理人員素質。辦公室文書檔案管理人員素質高低直接影響文書檔案收集與歸檔工作的規范化，因此單位有必要加強對文書檔案管理人員的教育和培訓，進一步提升他們的能力和素質。在培訓過程中，一定要明確培訓重點，既要提升文書檔案管理人員的專業素質，也要增強文書檔案的計算機操作能力和保密意識，這樣才能夠確保辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范有序。對于一些兼職的文書檔案管理人員，應該加大培訓次數和教育力度，同時要提升兼職文書檔案管理人員培訓教育的針對性，通過系統培訓，讓兼職的文書檔案管理人員具備基本能力。

五、結語

總之，辦公室文書檔案收集與歸檔工作作為辦公室工作的重要內容，理應提升其規范化水平。新時期，辦公室應該針對文書檔案收集與歸檔工作完善相應的制度體系，加大對工作人員的培訓和教育力度，進一步提升他們的能力和素質，更好地開展文書檔案管理工作，更好地為單位建設服務。