互聯網信息化環境下的醫院會計檔案管理

陳幸蘭 河南中醫藥大學第一附屬醫院

引言

互聯網信息化環境下，醫院會計檔案逐步由紙質檔案模式向電子檔案模式過渡，會計檔案在網絡環境中也實現了資源共享，這不僅提高了會計檔案的利用率，同時，也節省了大量的人力資源成本。而對會計檔案管理人員來說，受到傳統思想觀念的影響，一時間難以接受這種新型的信息化管理模式，檔案資料的收集、歸檔、建目、借閱、檢索、保管等工作流程依然沿用傳統的手工操作模式，這嚴重影響了會計檔案管理工作效率，給醫院其他各項工作的順利開展制造了障礙。因此，為了快速適應互聯網信息化大環境，醫院應當從轉變檔案管理人員的思想觀念著手，建立一套科學完善的會計檔案信息化管理體系，使會計檔案的實際應用價值得到切實體現。

一、醫院會計檔案管理在互聯網信息化環境下的顯著特點

（一）省時省工，減少投入成本

醫院會計檔案管理是一項工作內容煩瑣、管理流程復雜的基礎性工作，過去，在人工管理模式下，檔案資料的收集、整理、歸檔、查閱、審核、保管等流程需要耗費大量的人力資源，無形當中使工作效率大打折扣。而在互聯網信息化環境下，會計憑證、會計報表、各種單據等檔案資料都建立了電子檔案，管理人員只需要登錄檔案信息管理系統便可以完成煩瑣的工作流程。比如以檔案檢索工作為例，過去在檢索查閱會計檔案資料時，管理人員需要對紙質檔案的保管區域進行確認，然后再逐一按照檔案編碼目錄進行查找，這一過程，需要耗費大量的時間。而檔案信息系統建立以后，管理人員可以直接在檢索界面輸入所要查找的檔案資料的關鍵字即可快速檢索到相關的電子檔案資料，給醫院節省了大量的人力資源成本[1]。

（二）推進了檔案規范化管理進程

由于醫院在經營發展過程中，資金往來賬目頻繁，形成的會計憑證以及各種財務會計資料相對較多，如果依然采取過去傳統的檔案管理模式，大量的紙質資料將占用一個較大的存儲空間，受保管條件的影響，檔案資料極易出現丟失、受潮、受損甚至燒毀的情況，進而給醫院造成巨大的損失。而在互聯網信息化環境下，紙質的會計檔案轉變成為易保管、易查閱、易建檔的電子檔案，這就使得檔案管理流程變得清晰化和規范化，同時，也能夠節省大量的紙質檔案存儲空間，無形當中為醫院減少了大量的支出成本。

二、互聯網信息化環境下醫院會計檔案管理存在的問題

（一）檔案存儲介質的不安全因素

眾所周知，當醫院的計算機接入互聯網以后，極易受到網絡病毒、木馬程序的侵蝕或者黑客的攻擊，而存儲會計檔案資源的數據庫的安全風險系數也不斷攀升，在這種情況下，醫院一些重要的會計核算數據以及會計報表等關系重大的檔案資料極易出現丟失、被盜的情況，雖然系統管理人員定期對系統進行殺毒處理，但是，網絡病毒與木馬程序攻擊的不確定性，使得會計檔案資料仍然要面對損壞與被盜的風險。比如外來人員隨意接入U盤或者移動硬盤等外部存儲介質，這些存儲介質如果自帶木馬程序，將極易在計算機系統內傳播，進而波及會計檔案資料的存儲數據庫[2]。

（二）信息系統管理標準不統一

隨著互聯網技術與信息技術的迅猛發展，各種系統應用軟件也呈現出多元化發展態勢，甚至一些應用軟件并沒有經過權威的IT部門的審批，并流入市場，以至于醫院的會計檔案系統也五花八門，沒有一個統一的行業規范和標準。而對于醫院的會計檔案管理工作而言，本身就是一項嚴謹性與嚴密性較高的工作，但是，在建立檔案應用系統時，由于相關技術人員缺乏對軟件專業性與權威性的認知，使醫院內部所使用的檔案管理系統的功能性嚴重缺失，甚至對一些會計檔案的報表格式也無法兼容，這不僅影響了工作進程，而且也使檔案信息化建設嚴重滯后。

（三）檔案管理人員綜合素養亟待提升

檔案管理人員的專業技術水平、各項管理制度的執行力以及個人職業素養與檔案管理工作績效的高低存在密切關聯，然而，就目前醫院會計檔案的管理隊伍來說，在學歷、學識、經驗、專業技能等方面表現的參差不齊，尤其在互聯網信息化環境下，一些管理人員仍然沿用過去的工作模式，對檔案信息系統的操作功能一知半解，甚至對電子文檔、電子報表的制作等一些基礎性工作，也難以勝任，以至于檔案管理涉及的工作內容也無法正常銜接。

三、互聯網信息化環境下醫院會計檔案管理策略

（一）增強安全防范意識，健全安全保障體系

醫院會計檔案涉及醫院內部的各項財務數據，一旦泄露或者丟失，將給醫院帶來巨大的損失。因此，醫院的各級管理層領導以及會計檔案的管理人員應當進一步增強安全防范意識，在原有安全保障機制的基礎上，構筑一道堅固的安全防護屏障。首先，針對電子會計檔案資料數據庫進行加密處理，通過設置安全防火墻，在醫院內部局域網與外部互聯網之間建立一個安全綠色防護屏障，以抵御計算機病毒、木馬程序以及網絡黑客的攻擊。其次，針對會計檔案信息管理系統，應當結合醫院各科室以及決策層領導的職責權限，設置一個界面登錄權限，在進入會計檔案操作界面以后，需要經過身份認證或者復雜密碼的輸入才能瀏覽到相關的檔案資源。最后，由于互聯網信息化環境下，計算機病毒的入侵路徑呈現出多樣化特點，因此系統管理人員應當定期下載安裝漏洞補丁，同時，應當嚴禁外來人員攜帶外部存儲介質登錄醫院內部的計算機系統，以保障會計檔案資源的安全性[3]。

（二）增強信息意識，統一管理標準

進入21世紀后，互聯網信息化建設步伐逐年加快，在這一背景下，醫院也順應當下時代的前進節奏，相繼建立了會計檔案信息管理系統，并在實際運行過程中收到了良好的應用效果。因此，會計檔案管理人員應當始終秉持一種與時俱進的態度，進一步增強信息意識，快速適應高效快捷的信息化管理流程，及時摒棄過去老套的思想觀念。同時，為了提升醫院會計檔案資源的利用率，醫院在優化檔案信息管理系統時，應當建立一套標準化、規范化的檔案管理系統的統一執行標準，在保證系統兼容性的同時，使醫院會計檔案管理系統的功能性保持一致，以便于各項工作的高效展開。比如以管理系統的檔案檢索功能為例，醫院各科室的檢索界面應當具有相同的風格，而且在檢索過程中，只需要輸入簡短的關鍵字或者關鍵詞組即可查詢到所需的檔案資源，這種標準統一的管理系統既可提升檔案管理績效，同時，也給醫院各科室的醫護人員與管理人員提供了便捷的人性化服務。

（三）抓好培訓再教育工作，提高管理人員綜合素養

人才是醫院會計檔案管理工作高效展開的先決保障，尤其在互聯網信息化背景之下，檔案管理工作對人才的專業技能水平的要求越來越高，基于此，醫院的人力資源部門應當結合會計檔案管理崗位的職責權限，編制一個科學系統的內部培訓方案，將會計檔案管理工作涉及的財務基礎知識、系統操作方法、醫院規章制度等內容納入培訓方案當中，并通過集中培訓、專家講座和遠程互動等方式，對會計檔案的管理人員進行培訓再教育，使管理人員能夠清醒地認識到會計檔案信息化管理的重要性，進而切實履行自身的崗位職責與工作義務。與此同時，醫院可以定期舉辦一些崗位大練兵活動、信息管理系統操作大賽等活動，挖掘出更多優秀人才，為會計檔案網絡信息化建設注入源源不斷的驅動力。

結語

在互聯網信息化環境下，醫院會計檔案管理逐步向信息化、標準化、規范化方向過渡，因此，檔案管理人員應當充分發揮自身的主觀能動性，并依托于先進的互聯網信息技術，構建一個服務高效、管理便捷的會計檔案信息系統，在提高檔案資源利用率的同時，為醫院的健康持續發展添油加薪。