電力企業(yè)辦公室行政管理工作角色和效率探究

章 健

（國網(wǎng)湖北省電力有限公司直流運(yùn)檢公司，湖北 宜昌 443000）

0 引言

眾所周知，行政管理的職能是與其他各個(gè)部門與企業(yè)進(jìn)行連接的紐帶，其主要管理和運(yùn)營的對象是電力企業(yè)中的職工，是公司運(yùn)營的核心和中樞，是企業(yè)可以流暢運(yùn)營的重要保障。對于電力企業(yè)而言，沒有良好的行政管理工作支撐，就不會有公司的長遠(yuǎn)運(yùn)營和發(fā)展，通過有效的組織與協(xié)調(diào)管理等工作，促使企業(yè)向預(yù)期方向前進(jìn)，從而達(dá)到長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，本文對電力企業(yè)辦公室行政管理工作角色和效率進(jìn)行了探究。

1 關(guān)于辦公室行政管理的內(nèi)容分析

1.1 檔案管理

檔案管理作為辦公室的重要工作，有著十分重要的核心管理作用，需要對其他各個(gè)部門的檔案管理、績效考核等進(jìn)行報(bào)關(guān)，并且還需對于檔案進(jìn)行集中分類管理工作，需要保證檔案的時(shí)效性和分類的規(guī)劃性，主要有視頻、檔案袋、影音資料、視頻、策劃等資料。需要集中審查、集中保管，重點(diǎn)使用等。

1.2 文書管理

文書管理工作作為辦公室的重點(diǎn)工作之一，需要對于各個(gè)部門的檔案和資料進(jìn)行分類、儲存以及發(fā)布等。辦公室人員在文件的整理過程當(dāng)中需要以不同部門、不同文件、不同分類的方式進(jìn)行，因?yàn)楦鱾€(gè)部門的檔案存在誤區(qū)，因此需要不同的處理方式。再者，需要對于文檔進(jìn)行高效高質(zhì)量的整理和保存，需要對于文檔進(jìn)行更加細(xì)致的劃分工作，采取不同的程序和人員分工，達(dá)到更高效、更優(yōu)質(zhì)的效果。

1.3 會議管理

會議管理制度貫穿到公司上下的整個(gè)計(jì)劃和運(yùn)營過程中，需要辦公室對各個(gè)部門的會議盡心統(tǒng)一地計(jì)劃和安排，合理地安排時(shí)間，并且加強(qiáng)對于會議的審核工作和報(bào)備機(jī)制，針對到每個(gè)員工，并進(jìn)行集中統(tǒng)計(jì)和分配，可以更好地開展行政工作，同時(shí)對于怠職的員工還可以及時(shí)地進(jìn)行剔除和糾正，可以更好地節(jié)約會議成本，達(dá)到管理的目的，提高工作效率。

2 關(guān)于電力企業(yè)辦公室行政管理“角色”和職能的分析

2.1 對于規(guī)劃實(shí)行參謀角色的分析

在公司具體方案決策的過程中，辦公室主要是起到了一個(gè)提供建議的角色，首先，辦公室與各個(gè)部門之間相互連通，可以深入到各個(gè)部門的一線以及支線工作當(dāng)中去，可以對各個(gè)部門所提供的各項(xiàng)建議進(jìn)行統(tǒng)一整合和統(tǒng)一決策部署上交領(lǐng)導(dǎo)。再者，辦公室可以對于自身的工作進(jìn)行思考，并對各個(gè)方案及黏性進(jìn)行考慮，起到參與謀劃的作用，企業(yè)的發(fā)展過程中，需要辦公的行政部門對于各個(gè)部門進(jìn)行規(guī)劃和安排，如此，才可以到達(dá)預(yù)期的效果，并可以更好地促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2 對于上級助手角色的分析

辦公室對于企業(yè)部門所交代的具體工作內(nèi)容，主要是作為助手的身份出現(xiàn)，如若需要更好地做好助手本職工作，則需要與各個(gè)部門形成合理的溝通，進(jìn)行上傳下達(dá)的管理工作，與維持秩序的監(jiān)督管理工作。每當(dāng)企業(yè)發(fā)布了新的任務(wù)或者新的要求，辦公室就需要與各個(gè)部門之間進(jìn)行合作和探討，咨詢其他各個(gè)部門的意見和見解，并且下達(dá)新的計(jì)劃和進(jìn)展，以更好地開展公司的任務(wù)。除此之外，辦公室既然占據(jù)了行政管理的管控地位，就需要對每個(gè)部門的每個(gè)成員進(jìn)行不同程度地了解，并且咨詢到每個(gè)員工不同的意見和看法，以大的數(shù)據(jù)進(jìn)而映射到公司層面的工作開展，挖掘更有意義的資料和想法，以此了解公司不同層面的不同需求，更好地使上級獲得大量的數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而可以更好地進(jìn)行決策，更有利于公司發(fā)展的進(jìn)程。

2.3 對于協(xié)調(diào)角色的分析

辦公室作為行政管理的重要部門，需要調(diào)動(dòng)各個(gè)部門的積極性進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度，需要將各個(gè)部門和各個(gè)工作人員的工作秩序維持在統(tǒng)一規(guī)劃之下，維持好工作的良好運(yùn)營狀態(tài)和員工之間以及部門之間的良好工作交往，辦公室起到的是維系公司上下的全局作用，如同一條紐帶，不單單需要維持好上下級之間的領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的關(guān)系，還需要與平層之間進(jìn)行合理交流和探討，融洽、舒服的工作環(huán)境才足以證明辦公室的真正作用。眾所周知，沒有上下級的良好關(guān)系和員工的良好情緒，公司不會進(jìn)一步朝著更好的方向擴(kuò)大和發(fā)展，因此，辦公室在進(jìn)行協(xié)調(diào)計(jì)劃的過程當(dāng)中，往往就進(jìn)行了統(tǒng)一的策劃和統(tǒng)一的協(xié)調(diào)調(diào)度，充分發(fā)揮了辦公室的主人翁意識和精神，統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展的大局意識和大局觀念，對于好的員工進(jìn)行激勵(lì)，懈怠職務(wù)的則按照公司的規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)統(tǒng)一規(guī)劃作用。

3 關(guān)于提升企業(yè)行政管理工作效率的舉措分析

3.1 提升行政管理人員的業(yè)務(wù)能力

隨著時(shí)代的進(jìn)步和信息化的不斷發(fā)展，企業(yè)對于擁有對應(yīng)職務(wù)能力的人才需求也逐漸擴(kuò)大，行政管理人員作為公司的樞紐，需要發(fā)揮其主管領(lǐng)導(dǎo)作用，領(lǐng)導(dǎo)公司朝著更加全面的方向進(jìn)發(fā)，因此對于人才的招聘和培養(yǎng)就顯得尤為重要。因此，企業(yè)就需要對工作人員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平進(jìn)行不同階段和不同層級的逐一考核，企業(yè)對于人才進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，進(jìn)行必備的考核制度和激勵(lì)懲罰制度，通過對于行政管理人員的業(yè)務(wù)監(jiān)督，達(dá)到職務(wù)與公司上下的發(fā)展相互匹配的作用，合理的獎(jiǎng)懲制度也是對于員工的工作態(tài)度的一種督促，有利于提高工作效率和工作質(zhì)量。除此之外，還需要員工緊隨時(shí)代的步伐，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方式和管理技能，發(fā)揮主觀能動(dòng)作用，從而更加提升管理人員的行政管理水平，探索更科學(xué)的管理方法。

3.2 健全行政管理激勵(lì)制度

行政管理人員無論是在任何企業(yè)，都扮演了企業(yè)的內(nèi)核，發(fā)揮核心作用，執(zhí)行管理人員的工作態(tài)度和業(yè)務(wù)水平，直接影響到電力企業(yè)是否可以正常運(yùn)營，因此作為企業(yè)的核心和形象，需要有著最積極的態(tài)度和更好的技能，從而可以促進(jìn)企業(yè)更好地運(yùn)營和發(fā)展，所以，合理的獎(jiǎng)懲制度可以帶動(dòng)員工的歸屬感和責(zé)任意識。首先，需要進(jìn)行合理的激勵(lì)制度，需要對于員工進(jìn)行及時(shí)鼓勵(lì)，讓員工擁有精神的鼓舞和慰藉，并且還應(yīng)該對于各個(gè)階段的工作進(jìn)行考核，對于工作良好的員工進(jìn)行一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和表彰，對于表現(xiàn)較差的進(jìn)行相應(yīng)處罰，發(fā)揮辦公室的行政管理作用。其次，最主要的是企業(yè)需要解決員工在工作生活中遭遇到的種種問題，以家的歸屬感回報(bào)員工，讓員工深切地感受到企業(yè)的溫暖，從而更好地投入到工作當(dāng)中去，更好地激勵(lì)員工們以更積極的態(tài)度服務(wù)企業(yè)，使得電力企業(yè)可以更好地發(fā)展。

3.3 構(gòu)建完善的企業(yè)管理機(jī)制

電力企業(yè)管理體制在制定計(jì)劃的過程當(dāng)中，需要對員工進(jìn)行合理的實(shí)際考察工作，通過下級改善上級工作，從而可以制定出更加合理的體制機(jī)制。完善的制度是一塊磨金石，可以改善員工的工作態(tài)度使其逐漸向?qū)I(yè)化發(fā)展，還可以作為企業(yè)更好向上發(fā)展的基石。上級和下級在辦公室合理科學(xué)的行政管理之下，對于企業(yè)進(jìn)行合理的安排和調(diào)度，從而制定出一套合理的企業(yè)規(guī)劃管理體制機(jī)制，健全公司的財(cái)產(chǎn)和人力安全，在進(jìn)行合理的協(xié)調(diào)過后，經(jīng)過辦公室的不斷考察，將全面的方案作為公司的根本，健全公司的體制規(guī)范，提升行政管理的工作效率和水平。

3.4 行政管理暴露的不足和缺陷

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，行政管理的力度也在不斷地?cái)U(kuò)大，但是也逐漸暴露出了短板所在，由于電力公司的行政管理體系缺乏規(guī)范的制度，因此存在很多員工的作風(fēng)不良和工作不負(fù)責(zé)等問題，合理監(jiān)察的缺失，造成員工的不認(rèn)真工作等行為發(fā)生，嚴(yán)重地阻礙了企業(yè)的正常運(yùn)營和發(fā)展。再者，由于互聯(lián)網(wǎng)的全面擴(kuò)大，許多員工通過網(wǎng)上面試的方式進(jìn)入公司，造成了部分員工的素質(zhì)低下以及工作不嚴(yán)謹(jǐn)，效率較低的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，因此需要規(guī)范企業(yè)的人才招聘流程，保證其科學(xué)性和合理性，并且加強(qiáng)對員工的考核和工作作風(fēng)的處理。

4 結(jié)語

電力企業(yè)辦公室的行政管理作為電力企業(yè)當(dāng)中至關(guān)重要的一環(huán)，有著十分重要的作用。因此，企業(yè)需要進(jìn)行合理的人才規(guī)范和科學(xué)化的管理體制機(jī)制，進(jìn)而以更嚴(yán)格的要求規(guī)范員工的行為，并且還要發(fā)揮辦公室的組織協(xié)調(diào)作用，使員工之間可以和合理進(jìn)行交流，形成企業(yè)之間更好的組織交流，從而更好地配合各個(gè)部門的工作，調(diào)動(dòng)各個(gè)部門的積極性，使員工有更高的素養(yǎng)和更高的效率，從而使電力企業(yè)可以朝著更好的方向發(fā)展，進(jìn)而在市場中占有更高的地位。