芻議新時期檔案信息化建設問題及有效路徑

文/西藏自治區氣象信息網絡中心 格桑

檔案信息化建設是依托信息技術的發展而衍生出來的成果。傳統的檔案管理模式已經無法滿足人們的需求，所以我們想讓檔案管理變得更加有效的話，就要對檔案進行信息化建設，利用計算機信息技術的進步與發展來彰顯新時代檔案信息管理的優勢。擺脫傳統檔案管理模式落后的地方，維護檔案管理可持續發展建設。在管理中，檔案管理者要知道如何進行檔案管理，如何進行檔案管理的創新，根據信息化的發展方向，跟隨時代發展的步伐，對檔案進行信息化建設。

一、要根據社會發展對檔案信息化建設進行分析

檔案信息化建設要適應新時代計算機技術的發展，要弄清楚新時代計算機網絡信息化發展的形勢，在檔案管理工作中，要注意傳統檔案管理模式到數字信息化檔案管理模式的轉換。我們都知道傳統紙質的檔案，在查閱以及歸類時，可能會比較麻煩，有很多的不足。但是在電子文件檔案管理過程中，檔案服務變得更加有效，對信息進行查找，或者對信息進行歸類的時候會更加便捷。傳統的檔案管理模式下，需要花費巨大的人力和物力，但是利用信息技術進行檔案管理時，可以通過數字的智能化，減少人們在歸納時所花的時間。在查詢檔案的時候，傳統的查詢模式是去檔案室對信息進行查詢，在如今信息化背景下，對檔案進行查詢時，可以利用多種方式進行查詢。比如可以利用手機客戶端進行查詢，還可以利用電腦進行查詢，在以上查詢方式下查詢資料，能突破時間的限制，突破地理位置的局限。在信息化平臺下，能夠與更多的人共享，能夠變得更加有互通性。傳統的檔案管理模式是人工進行管理的，管理的工作效率比計算機的效率低下。而信息化的檔案管理模式，可以通過自動化發展渠道，讓檔案信息服務社會化，以網絡平臺為背景，使檔案的服務從面向小范圍的人，延伸到面向全社會的人。

二、檔案信息化建設對社會發展的意義

（一）能夠提升傳統檔案資源開發的價值。檔案資源從深層次上說，能夠反映社會的發展。與社會發展是不可分割的，具有一定的社會價值，傳統檔案管理模式，由于管理的方式不夠完善，使得檔案本身無法被更多的人發覺，使檔案無法進行再次利用。檔案價值變低了，沒有辦法發揮它應該發揮的價值。所以當檔案資源面臨著沒有辦法開發時，信息化管理模式下能夠實現對紙質檔案數字化的處理。通過數字化處理發布到一些平臺中，滿足人們對檔案的需求。數字化檔案管理能夠容納檔案的容量，能夠保證檔案的準確性以及標準性。這種管理模式對檔案資源的開發，以及對檔案資源的利用有長遠的影響。

（二）檔案管理模式向智能化方向發展，使檔案管理變得一體化。我們都知道，如今的信息技術影響到人們生活的方方面面，檔案管理領域可以引入信息技術，提高對信息技術創新的重視度，利用信息技術的手段，促進傳統檔案管理模式轉變為更加先進的管理模式。信息技術能夠加快數字化目錄以及檢索系統的建立。在對信息進行查找的時候，可以通過目錄或者檢索系統進行快速查找，檔案資源能夠快速被人們收集以及檢索，整個管理系統變得一體化，促進檔案管理由人工模式轉向智能化模式發展的步伐。讓檔案管理適應社會的發展，不斷進行創新。

（三）檔案管理服務水平得到提升，使檔案管理達到精細化。檔案信息化能夠為人們帶來更好的體驗。通過更加人性化以及更加智能化的網絡服務平臺，讓查閱者根據自身的需求，有針對性地對檔案進行查找，而不是花費了大量的精力，還是查找不出具有針對性的檔案。利用者可以根據網絡平臺提出自己的意見和建議，從而使檔案管理變得更加優化。只有深入了解群眾的需求，檔案管理水平才能夠不斷提高，才能夠向著人們需求的方向，進行完善與發展。

三、新時期檔案管理信息化建設存在的問題

我國雖然已經開始引用信息化來進行檔案的管理，但是在具體的實踐過程中，仍有一些不足。檔案管理制度應該如何進行完善是我們要注意的問題。在檔案管理工作中，檔案管理制度不夠科學有效，檔案資源利用的程度較低，檔案信息在儲存的時候，很難實現其持久性。

四、如何利用信息化促進檔案館建設

（一）檔案信息化建設人員需要摒棄落后的思想。新時期的檔案管理工作，應該結合信息化的理念，保證信息化建設順利推進。有些人員在建設過程中，只滿足于以往的管理模式，沒有對新型管理模式進行思想上的轉化，智慧檔案館無法順利建設。要加強檔案信息化建設人員的意識，加大人力以及物力等方面的投入。檔案管理者要正確認識到自身的職責，明確自己應該如何進行檔案管理，如何提升信息化建設的水平。檔案管理工作人員必須具備專業的素養，利用自己的專業性來開展信息化建設。只有管理人員的專業性得到一定程度的提高，在管理的過程中，遇到困難才能夠及時解決。檔案信息化建設管理人員可以不定時參加培訓班，當自己遇到問題或者能力不足時，可以通過培訓班的學習來解決自己所面對的問題，提高自己的專業性，從而在該崗位上盡心盡力地工作。組織各種交流活動，安排檔案管理人員進修，重視業務之間的交流以及溝通，提升檔案管理者的計算機運營水平，加強設備的管理以及維護。還要讓管理人員掌握電子檔案信息的采集，以及電子檔案的加工處理。從根本上提高管理人員的專業性，建設綜合型的人才隊伍，讓管理更加現代化，實現管理人員素質的提升。只有摒棄了傳統檔案的管理模式，才能夠更好地適應新時代檔案管理的要求，構建檔案服務管理的新格局。

（二）把紙質檔案轉向電子檔案，加強數據庫建設。對于檔案信息化管理建設，可以從技術方面進行分析，在建設過程中，要加快傳統紙質檔案轉向電子檔案的進程，構建全新的數據庫。發揮現代設備的優勢，大力對紙質檔案進行掃描；全面輸入全文數據，構建與之相適應的目錄數據庫。建設網絡共享的模式，依托于網絡的多媒體平臺，利用多媒體的開放性以及虛擬性的特點提高檔案開發的進程。同時，要注意檔案管理的安全問題，重視檔案信息安全的維護。在具體的操作過程中，讓使用者進行實名認證，進行實名管理。設置相關的網絡防火墻，以及相關的殺毒軟件，構建更加有效的檔案管理安全保障體系。在信息化整體布局推動下，檔案網站建設從無到有，逐漸增多起來。檔案部門的信息化設備也變得越來越多，檔案信息化建設相關的法規得到進一步完善。因此，我們要加大對相關檔案管理標準知識的了解，為更好地開展這項工作奠定堅實的基礎。

五、結語

通過以上分析發現，要想進一步開展檔案信息化建設工作，需要讓檔案管理立足于新時代的發展，讓信息技術更好地與檔案管理工作進行融合，使檔案信息化建設成為未來發展的新方向。要不斷強化信息化管理平臺建設，提升檔案管理信息化服務的水平。