強(qiáng)化城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理思考

文/山東省鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局 梁邦軍

一、強(qiáng)化城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重要性

（一）強(qiáng)化城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，符合城鄉(xiāng)一體化建設(shè)理念，具有一定的政治意義。目前，國(guó)民的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)逐漸提升，都希望依靠政府的力量維護(hù)自身的合法權(quán)益。政府有關(guān)部門應(yīng)積極開展城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)知識(shí)普及活動(dòng)，全面提高國(guó)民參保的主動(dòng)性與積極性，利用現(xiàn)代化的檔案管理體系整合參保人信息，確保其工作單位、繳納年限、保險(xiǎn)待遇等方面內(nèi)容在城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)系統(tǒng)中均有體現(xiàn)。同時(shí)，參保人數(shù)會(huì)隨著時(shí)間的變化而增加，其檔案管理過程中的數(shù)據(jù)信息也要及時(shí)更新，根據(jù)當(dāng)下城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)性。

（二）城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，為參保人在不同年齡階段所享受的社會(huì)福利待遇提供基本保障。但是，在實(shí)際工作的落實(shí)當(dāng)中，會(huì)面臨各種繁瑣的證明手續(xù)，降低參保人獲取福利的效率，影響其實(shí)際權(quán)益。因此，政府有關(guān)部門需利用科學(xué)的檔案管理手段簡(jiǎn)化福利領(lǐng)取的辦理流程，提升公職人員的辦事效率，同時(shí)保證所產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。參保人可以隨時(shí)隨地在個(gè)人賬戶中查看自己的繳費(fèi)情況，可以設(shè)置定期自動(dòng)轉(zhuǎn)入保險(xiǎn)費(fèi)用的方式，提高基金轉(zhuǎn)移效率，避免參保人因忘記繳費(fèi)造成不良影響。

二、目前城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

從現(xiàn)階段城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作開展的現(xiàn)狀來看，在工作中還存在諸多薄弱環(huán)節(jié)，工作人員專業(yè)素質(zhì)有限，無法準(zhǔn)確對(duì)檔案信息進(jìn)行分門別類，降低社保檔案歸檔效率。對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的使用情況不足，在檔案收集與整理方面消耗大量的人力資源，不僅無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，還會(huì)拖慢員工檔案管理工作效率，難以發(fā)揮城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的實(shí)際作用。目前，部分社保檔案管理部門的工作環(huán)境和檔案管理?xiàng)l件有待完善，尤其是在社保檔案數(shù)據(jù)信息不斷增加的背景下，各級(jí)機(jī)關(guān)單位更要及時(shí)進(jìn)行社保檔案信息的更新，但現(xiàn)階段檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)無法支撐數(shù)據(jù)的全面收集，社保檔案信息的完整性無法得到保證。另外，檔案管理部門對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用意識(shí)不足，在日常工作中很少使用計(jì)算機(jī)，部分工作人員即使應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，卻無法對(duì)其熟練掌握，難以保證社保檔案管理的工作效率，甚至還會(huì)因技術(shù)不嫻熟而增加工作量。在城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中，依然以紙質(zhì)檔案為主，在存放和查找方面的工作都會(huì)消耗大量人力資源，檔案資源信息失真、丟失、破損的情況時(shí)有發(fā)生，難以保證參保人檔案信息的安全性，參保人的權(quán)益受到威脅。

三、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的強(qiáng)化措施

（一）改善社保檔案管理環(huán)境。隨著人口老齡化和城鄉(xiāng)一體化背景的持續(xù)推進(jìn)，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作涉及的信息資料呈遞增趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理無法滿足大量數(shù)據(jù)資料的歸檔需求，有關(guān)部門需加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增加庫(kù)容量，定期整理到期檔案并及時(shí)入庫(kù)封存，不僅能夠保證城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息的安全性，還能夠?yàn)樾氯霗n案提供更多存放空間，構(gòu)建良好的檔案管理環(huán)境。政府有關(guān)部門應(yīng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行全面檢查，對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施較差的檔案管理室，要增加撥款力度，設(shè)立綜合檔案管理室，全面提升對(duì)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的保護(hù)。

（二）科學(xué)進(jìn)行社保檔案的分類管理。對(duì)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息進(jìn)行分門別類是簡(jiǎn)化其使用流程，提高檔案管理工作便利性的有效手段。首先，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合不同地區(qū)實(shí)際情況，制定有針對(duì)性的檔案管理規(guī)范，并在日常工作中按照規(guī)范要求對(duì)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資料進(jìn)行分類整理，確保檔案管理工作能夠得到制度上的支持。其次，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員要深刻認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理與其他類型檔案管理的區(qū)別，要積極與參保人進(jìn)行溝通，及時(shí)了解國(guó)民在社保政策上的需求，進(jìn)而提升城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理日常工作效率。最后，社保檔案管理工作的開展應(yīng)結(jié)合當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)狀況，根據(jù)財(cái)政部門下發(fā)的政策對(duì)檔案進(jìn)行分類，保證檔案管理的工作質(zhì)量。

（三）統(tǒng)一社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)費(fèi)不足始終是影響城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門開展工作的重要因素之一，無法為紙質(zhì)檔案信息管理提供一個(gè)安全的保存環(huán)境，影響社保檔案信息的可靠性。為此，各地政府應(yīng)盡自己所能建立功能相對(duì)齊全的檔案管理室，在社保檔案管理工作中實(shí)施統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)社保信息的全面共享，聘請(qǐng)專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的計(jì)算機(jī)工程師構(gòu)建符合當(dāng)?shù)爻青l(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理實(shí)際情況的信息系統(tǒng)，并由上級(jí)部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，真正實(shí)現(xiàn)社保檔案信息的自動(dòng)編目和檢索，確保工作人員在辦理社保相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，能夠準(zhǔn)確找到自己所需的信息。為參保人的社保權(quán)益提供有效保障，應(yīng)借助統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)完善日常工作流程，為社保服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化提供支持。

（四）結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)開展社保檔案工作。基于5G時(shí)代的推廣與普及，各種現(xiàn)代化技術(shù)在城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中的應(yīng)用逐漸增加，工作人員應(yīng)強(qiáng)化自身綜合素質(zhì)，定期開展社保系統(tǒng)平臺(tái)的信息錄入，并確保信息的檢索和共享功能正常使用，提升檔案信息的便利性和保密性。同時(shí)，在注重信息化技術(shù)應(yīng)用過程中，不能忽視對(duì)紙質(zhì)社保檔案的管理，形成電子檔案和紙質(zhì)檔案的有效鏈接，利用紙質(zhì)檔案為電子檔案提供參考依據(jù)，利用數(shù)字化技術(shù)彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案保管時(shí)的缺陷，將各類信息通過刻錄的方式存儲(chǔ)于光盤中保管，并定期檢查光盤的讀取效果，避免因城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息繁多而出現(xiàn)丟失的情況，做好傳統(tǒng)方式與現(xiàn)代工藝的完美融合。

（五）增加電子設(shè)備的使用。城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，積極在工作中引入各種電子設(shè)備，增加在購(gòu)置電子設(shè)備方面的資金成本，強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的熟練掌握，能夠?qū)⑸绫Ｗ钚抡呱蟼鞯焦娞?hào)、社保系統(tǒng)平臺(tái)中，全面提高城鄉(xiāng)居民的線上知曉率，并于附錄中寫明詳細(xì)的注意事項(xiàng)和規(guī)范要求，幫助參保人正確填寫相關(guān)表格，提升社保檔案管理工作的效率。

（六）強(qiáng)化社保檔案管理的服務(wù)性。城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理最終的目的是希望能夠?yàn)閰⒈Ｈ颂峁└油晟频姆?wù)，確保有關(guān)部門在尋找資料時(shí)的便利性，能夠提升工作人員辦理參保人獲取政策福利時(shí)的效率。因此，在社保檔案管理工作中應(yīng)堅(jiān)持“以人為本”，強(qiáng)化對(duì)日常工作中服務(wù)性的重視，確保能夠妥善解決參保人對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)存在的各種疑問。首先，應(yīng)確保社區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案與省養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案之間的信息共享，在保證參保人檔案信息安全性的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接，提升參保人辦理社保業(yè)務(wù)時(shí)的便捷性。其次，基于現(xiàn)代化的創(chuàng)新思想豐富城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理模式，將檔案信息利用計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)，再由系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為信息，直觀呈現(xiàn)在參保人面前，確保其能夠隨時(shí)隨地利用網(wǎng)絡(luò)查詢到與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的最新消息，為參保人提供更加多元化的服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基于我國(guó)老齡化情況加重的背景下，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)受到國(guó)民的高度重視。政府部門應(yīng)通過提高社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理效率促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展，為城鄉(xiāng)居民的合法權(quán)益提供有效保障，有效解決國(guó)民使用社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)時(shí)存在的問題，堅(jiān)持以人為本的基本原則，為國(guó)民提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。