新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革研究

文/西安市高陵區民政局 劉林英

檔案管理對于事業單位的發展極為重要，是保障事業單位在市場競爭中站穩腳跟的基礎工作。要強化檔案管理，并且做好進一步的優化和服務模式的創新，這樣才能有助于檔案管理整體質量的提升。

一、檔案管理創新與服務模式改革的必要性

社會在不斷進步，事業單位也在不斷發展，這就導致事業單位在工作時涉及的內容較為復雜，尤其是檔案管理工作總體的內容涉及的因素較多，所以事業單位需要對檔案管理工作進行不斷創新，對服務模式進行有效改革。

在信息技術飛速發展的大背景下，事業單位要跟隨時代的步伐，將先進合理的管理理念和模式應用于其中，并且對檔案管理工作進行進一步的改革。信息化的檔案管理以及服務模式，是事業單位長久發展的必然選擇，從嚴格意義上來講，在事業單位開展檔案管理時，檔案管理人員需要根據實際狀況，采用合適的方式強化檔案管理積極將各種現代化的技術應用其中，這樣才能保障事業單位朝著更為良好的方向不斷發展與進步。

二、當前事業單位檔案管理存在的問題分析

（一）思想認知不足。在對檔案進行管理時，涉及事業單位的諸多部門以及工作人員，但相關管理人員并沒有重視事業單位內部的檔案管理工作，大多數工作人員將工作重點放在工作質量的提升上。除此之外，在事業單位內部，大多數檔案未有效對外公開，工作人員不能隨意查閱，這導致事業單位的相關管理人員忽略了檔案管理工作的重要性，個別員工在實際工作時僅僅履行自身的工作職責，沒有將相關檔案信息交給管理部門，這就導致檔案信息在收集時出現不規范和不全面的情況。直接導致事業單位的檔案公共管理工作缺乏完整性，對于后續的績效考核以及檔案資源整合來說，造成了極大的影響。

（二）檔案管理機制較為落后。在傳統的檔案管理工作中，雖然大部分事業單位逐漸開展自身的檔案管理工作，但總的來說，并沒有建立完善的管理制度以及管理體系，導致事業單位的人事管理機制依舊較為落后，直接導致檔案管理工作落實不到位。個別事業單位由于獎懲制度不完善，無法進行有效的工作創新，這些因素直接導致檔案管理工作處于不規范和不科學的狀態，最終影響了整體管理工作，導致其無法在事業單位改革過程中發揮應有的效果。

（三）檔案管理方案較為落后。檔案管理工作涉及的內容較為豐富，并且其中涉及許多工作人員的個人信息和隱私性較強的內容，所以在進行不同資料的登記與管理時，需要專門管理并且根據其加密權限開展存放工作，其中涉及的覆蓋面較廣，并且信息量較大。在進行信息的收集時，傳統的手工管理與收集工作效率較低，并且時間較長，沒有建立科學且完善的技術制度規范，市場上的新型技術手段無法得到有效的應用，導致最終的管理效率受到影響。

（四）事業單位人事管理工作人員的工作量較大。就目前來說，社會上大多數事業單位在檔案管理工作中，相關工作人員的數量較少，許多基層檔案工作人員屬于考核性質的實習生或者兼職人員，在進行檔案管理時，業務素質不太高。由于事業單位內部的工作人員眾多，并且檔案十分復雜，再加上人員流動時帶來的不規范傳遞和檔案審核，這些非常規工作大大增加了檔案管理的復雜性，導致檔案管理人員需要進行大量的常規性歸檔操作，影響了最終的管理質量。

三、事業單位檔案管理創新與服務模式的改革策略

（一）規范檔案管理的流程。要想促進檔案信息化建設工作順利進行，需要對其進行一個總體的規劃，工作人員需要深入分析不同部門的特點和發展目標，并對其進行有效的調查論證，使相關工作符合對應部門的實際狀況，并且建立可行性的長遠管理計劃，在部門中形成規模化的網絡管理模式。進行信息化的應用建設時，一定要做好相應的管理工作，注重系統的整體實效性，考慮系統在運行過程中是否能夠支持檔案信息服務目標，除此之外，需要盡可能重視系統的靈活性和可拓展性，拓展足夠的未來發展空間，這樣才能做好信息化規劃。

（二）建立健全檔案管理制度。在進行相關制度和條例的建設時，工作人員可以借鑒國內外的先進管理經驗，對已經歸檔的工作人員進行電子文件管理時，應當嚴格按照相關規章制度和措施進行，保證信息的完整性和原始性。如果某一類電子文件檔案需要進行長期保存，則需要將其與相同內容的紙質文件一同歸檔，對于具有保密要求的電子文件，則應當應用安全的保密措施，并且對涉及隱秘的電子文件進行全面的密碼管理，嚴禁在外網上開放，定期對網絡環境和信息化系統進行檢測，避免出現黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進行體制建設時，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個步驟進行流程完善，使各項管理工作都能夠參考對應的管理制度進行，避免由于員工工作疏漏出現不規范現象。

（三）提升工作人員的專業素養。大數據背景下，管理人才的培養十分重要，事業單位檔案管理人員需要不斷更新自身的認知體系和管理理念，接受現代化的大數據信息培訓活動。事業單位內部需要注重網絡技術人才的專業化培養，在檔案管理模式傳統與現代轉變過程中，事業單位的網絡技術型人才較為缺乏，所以需要積極引進網絡專業和計算機專業的人才，并注重檔案管理人員的技能與知識培養。現代化的檔案管理工作要求管理人員需要具備專業的檔案管理知識，還需要具備二次處理技術、信息挖掘技術以及網絡專業知識。需要提高管理人員的工作重視度，使相關管理工作人員養成良好的職業道德，為管理人員培養高度的責任感，使其在工作時保持嚴謹的工作態度，尤其需要借鑒和吸收優秀的檔案管理研究成果，使檔案管理工作成為檔案管理工作人員的使命和責任，強化其工作意識。想要開展有效的信息化管理，需要相關工作人員建立良好的網絡安全意識，做好對應的防范工作，可以采用殺毒軟件或者防火墻等信息化防護措施來進行防護，并且建立完善的登錄密碼，建立嚴密的網絡安全防范措施，為信息化系統建立一個更為可靠的環境。

四、結語

時代的快速發展對于事業單位開展檔案管理造成了影響。一方面，對于傳統管理模式中存在的不足有一定的轉變；另一方面，結合現代管理技術做好事業單位檔案管理的創新，需要相關工作人員引起重視，并且盡可能將事業單位管理工作落到實處，通過這種方式才能夠最大限度提高檔案管理，促使事業單位檔案管理質量得到進一步的提升。