淺析財務共享系統的優勢劣勢以及應對策略

沈冰清 中鐵物貿集團有限公司軌道集成分公司

一、財務共享系統平臺

(一)財務共享平臺的特點

最近幾年，隨著不斷地引入各種財務共享系統及中心管理模式，我國很多大型的建筑企業(如中國建筑工程總公司、中國交通建設股份有限公司、中國中鐵股份有限公司等)都已進行了各種財務共享系統的建立，且已經把財務共享系統推廣到各個子分公司及各個項目工地，并用之。財務共享系統的出現順應了這個時代社會發展的要求，在這個人工智能、電子化，人人一臺電腦的年代，形成共享中心已成必然趨勢。尤其在去年的新冠疫情蔓延時期，財務共享系統平臺的成立為我們財務人員遠程辦公提供了很好的便利，無論是單據的遠程傳遞還是資金付款的審批及單據的報銷都是在財務共享系統遠程端操作，其特點主要是有著較高的效率且成本不高，同時擁有傳統的財務核算系統不具備的功能。

(二)財務共享服務的定義

財務共享服務，其定義嚴格說是一種將分散于各業務單位重復性高、易于標準化的財務業務進行流程再造與標準化，并集中到財務共享中心進行統一化處理。財務共享中心的基礎是標準化，崗位按流程進行專業分工，分配業務水平匹配的員工在信息系統平臺上基于影像資料在線來進行所有的財務共享業務的處理。簡單來講就是將現有的一部分財務職能集中到集團層面集中處理和操作，同時撤銷原來各內部單位相關財務職能而改由集團財務共享服務中心統一提供服務。各業務系統數據與財務系統數據在業財共享平臺進行互聯互通，使業務數據成為財務工作的支撐，使財務信息成為業務管控的依據。

(三)財務共享中心的職能

財務共享中心承擔所核算單位的會計核算、資金收付的結算、報表與稅務的日常工作；進行數據的資產管理；進行落地與核算環節的各項控制；財務分析的數據、財務指標的預警、反饋內控執行情況的管理建議書；通過標準化的流程來配合法人單位的財務報表審計、稅務檢查等相關活動；保管電子財務會計憑證、電子財務會計檔案等資料，隨著不斷深化的共享業務，財務共享的職能也隨之進行調整。共享中心上線后，通過合理使用業財共享系統、電子影像系統、銀企互聯系統、稅務管理系統，為各核算單位提供集中的財務會計核算、資金的結算、稅款繳納等服務，同比傳統的財務業務處理模式，財務共享中心流程主要有以下幾個要點：所有業務處理全部通過系統在線提單，即每發生一項業務，需要通過相對應的業務表單，在系統上傳遞并履行審批手續，原始憑證由各單位財務部門人員審核并保管；紙質原始單據統一改為平鋪粘貼；對所有原始憑證進行影像系統掃描并上傳；對所有單據均進行電子審批，或BCP系統推送，取消手工簽批；所有會計憑證由系統自動生成。對于單據報銷，直接可以線上審批，或者通過手機移動端審批，費用報銷、控制費用標準以及云端查詢等功能實現隨時隨地進行。通過財務共享遠程查詢，可以提前控制費用額度，解決事后控制帶來的弊端。

二、財務共享系統的優勢

不管是財務共享，還是傳統的財務核算系統，都有利有弊，只談財務共享的優勢是不客觀的，因此企業在選擇財務共享系統時要盡量考慮其優勢、避免其劣勢，保證財務共享系統在今后的工作中發揮最大的作用。下面筆者就以上問題做做淺談及分析。

(一)有利于企業標準化管理

企業運行財務共享前，各個子分公司及項目工地的操作流程、賬務處理、財務管理制度及審批流程都是不一致的，而財務共享中心為公司財務流程合規以及各種管理數據的一致提供了非常好的公開透明的平臺，也為企業的管理和控制及賬務處理統一奠定了基礎。各個公司及各個工地由于先前財務人員經驗及業務水平的不同，往往入賬科目及收入成本列賬不同，報銷單據不統一，各個公司審批手續、審批都流程不同，此次大家在使用各自公司的財務共享系統的過程中，操作的標準化提升了工作的效率，并且為入賬科目、審批流程等都做了統一。

(二)有利于資金集中管理

對于子分公司及項目工地比較多比較分散的大型企業，可以將原來由各單位自己管控自己操作的幾百個資金賬戶，歸口由共享中心統一管理，可以有效的控制資金的使用，由公司總部合理的調配資金，避免資金閑置及浪費，對平衡各個子分公司及項目工地的資金并緩解他們的資金緊張，發揮著積極的作用。現金流是一個企業發展必不可少的，進行統一管理為大宗材料實行集中采購提供了條件，可使各個公司在資金使用時杜絕出現無預算、支出失控的發生。使用財務共享系統可以使企業賬戶管理集中和統一，可以使貨幣資金收支高度集中，使企業預算管控高度集中統一，這對于企業開展投融資活動極其有利，且可使資金提高使用效率，對于企業的發展起著促進作用。

(三)便于企業遠程審計及財務監察、節約成本

原來的審計和財務監察工作要深入一線，費時費力，審計和財務監察工作的覆蓋面很難達到要求，現在的審計和財務監察人員通過居家或者遠程辦公，就可以通過財務共享系統對所有單位的賬務及憑證附件進行審計和監察。不但節約了差旅費用、提高了工作效率，而且還降低了工作的強度。財務共享中心的建立其實就是大型企業想讓公司業務流程標準化，賬務處理一致，審批流程一致的產物，所以，財務共享中心的建設有更透明化的財務數據，遠程辦公更便捷，使審計效率大大提高。

(四)有利于規避稅務風險

傳統的財務核算模式對每月增值稅發票要求實時準確認證處理，難于計算管理，有較大工作量并且出錯率還高。運用財務共享系統后，可以對增值稅發票的處理狀態進行實時動態跟蹤，避免了發票信息不準確，發票過期無法抵扣的現象，保證了公司銷項發票的正常開具并及時入賬形成收入。同時使用共享系統后，它可以自動識別電子發票和紙質發票信息，這對發票的真假驗證、發票上票面信息的獲得都有很大的幫助。在使用財務共享平臺時，在會計核算時，可以嵌入可能涉及的涉稅風險提示，這對減少企業的稅務風險，及時傳達集團公司相關制度和要求是極有利的。

(五)有利于電子檔案的發展及管理

財務共享實現了原始憑證的電子化管理，不僅便于遠程查找，也利于后期的查找工作，在異地急需的情況下，可以先參看電子版影像資料。財務共享系統無論從發票的掃描還是清晰度上都做了明確要求，對于不規范的影像無法歸檔，這使得原始憑證的電子檔案越來越標準，越來越規范。財務共享系統電子資料不需要有固定的庫房、檔案柜以及采用防霉防蟲防火等設施，極大程度地節約了公司的人力和財力，也更便于管理。有效解決了目前紙質財務檔案資料管理中的問題，如沒有統一的標準、內容不齊全，整理質量低下，規格不一致等。還可以在事件完畢后及時地把資料掃描錄入財務共享操作系統，避免出現資料散失遺漏的問題。

三、財務共享系統的劣勢

每件事情都有他的正反面，談完了財務共享系統的優勢，下面我們再來談談財務共享系統的劣勢：

(一)距離差距導致遠程服務溝通不及時和單據傳遞不及時

由于財務共享系統是通過遠程收集集中數據來實現財務的共享，其中涉及到企業各個部門，無論是采購部門還是銷售部門，無論時人力部門還是現場工作部門，與當面溝通交流的準確性與真實性相比，網絡溝通上的缺陷就明顯體現出來了，往往通過電話或者qq溝通，容易造成誤解。對于人員流動比較大的企業，有些新來的業務人員對共享系統不熟悉，不能很快地進行單據報銷及付款申請，容易耽誤日常工作。另外線下的情況也不是千篇一律的，而是復雜多樣的，單據傳遞的不及時會導致業務無法開展及付款不及時。有時還會導致問題變得更加復雜。

(二)流程過多，操作復雜

財務共享中心應用以來，由于員工對于新生事務學習與接受具有天生的抵觸情緒，加之財務人員對財務業務水平的不一，外加業財融合后，業務的每一步都與財務關聯，導致信息傳遞有誤差，所以導致很多重復及返工的工作。例如銀行承兌匯票單號，往往需要在同一筆業務中需要輸入好幾遍，即使已經上傳了電子影像，仍舊需要入賬電子單據號，并保留相關紙質資料并裝訂，無形中增加了很多工作量。另一方面由于系統智能化，很多現實問題，個別問題不能及時解決，所以偶爾會耽誤工作效率。

(三)財務人員脫離業務，對一些業務數據的敏感性失去一定的判斷

財務人員不再與公司的基層業務銷售人員直接接觸，交流越來越少了，面對的僅僅是一堆堆的紙質數據，這些數據經過共享的系統上傳后，由于時間差或者溝通不及時，往往無法確切表達公司目前所面臨的各種經濟狀況，這樣財務人員也就無法將公司的業績的感性情況表達出來；如有數據錯誤或者發票錯誤，一般只是在財務共享系統上直接駁回，大部分情況只是線上溝通。共享中心就是把工作分工特別細，每一個模塊去一個人操作或者叫負責。不管是智能化還是人工，這些人出去哪里有職業發展前景？那可不就是越來越脫離業務，淪為輔助崗位。財務共享聽上去很時尚，但這也會造成了業務與財務的脫鉤問題，因為本身在財務共享中心的人員，可能并不是做過業務的人員，而且有可能對業務也并不熟悉，就會造成對一些業務數據的敏感性失去一定的判斷。另外財務共享中心的數據也有可能并不一定會及時地傳到業務端，也失去了財務與業務的一個深度融合，對財務的數據的價值會有所降低。

(四)工作流程機械化，類似于流水線，后期整理紙質檔案非常冗繁

財務共享在企業運行后，越來越多的財務人員發現，財務工作量大且重復工作多，學不到什么財務知識，了解不到大局，越來越多的人感覺和流水線、代理記賬公司差不多，像工具人一樣，一成不變的崗位工作，導致財務人員從過去備受企業重視的核心財務部門人員變成 財務工作流水線上的操作員，長期以往，心理上容易出現不平衡，工作熱情降低，對職業發展方向產生迷茫，對未來智能化財務工作適應性降低。無論是工作量的增加還是心理的失衡，都需要財務共享系統不斷改進，不斷完善。目前，我們使用財務共享系統時，每月根據業務量的多少都有大量憑證生成，這時需要打印電子銀行付款存根，打印生成的收款、付款和轉賬憑證，然后再找到原始請款手續，原始業務單據，原始進項或者銷項發票，按順序一一整理，然后裝訂成憑證，像某些大的企業，一個月要上千張憑證，有些原始附件需要從銀行、稅務局、業務員手中一一獲取，一一對應放入已經打印好的原始憑證中去，這使得后期紙質檔案整理非常冗繁，既有電子版又要做好紙質憑證的保管，這使得財務工作量相當于原來的兩到三倍。而且隨著財務共享中心模式的推廣，越來越多的用人單位都開始了解到財務共享中心的運行模式，在這種分工下財務人員缺少獨當一面的經驗和能力，只局限于大企業超細分工下的一部分，有可能就是打印憑證崗位，有可能是裝訂憑證崗位，也有可能就是整理發票崗位等等，這樣財務人員了解的相關財務內容越來越少，財務人員學到的東西也越來越少，只是看到整個財務系統的一部分，不能從整體大局上了解企業的財務狀況及經營狀況。

(五)對財務人員以后的個人職業發展造成阻礙

人工智能的出現開始顛覆著傳統行業，會計行業也不例外，畢竟計算機比人出錯的概率要小得多。財務共享首先沖擊的是基層崗位中缺乏技術含量的人員，這類人員可以說只會簡單的記賬，不具備參加公司重大決策的能力，不能為公司創造利益。在財務共享環境下，共享成本更低，效率相對更高，記賬錯誤率小，可長時間工作，具備基層人員無法達到的收益。這時公司財務只需要管理者在面對公司重大問題時做出決策，而無需對人員進行管理。作為企業的財務人員，最重要的是要做到了解企業的收入、利潤、資產、負債等整體情況，但是隨著共享中心的出現導致整體財務被細分為很多個部分，導致每個財務只需做好手上這細分的一小部分工作。而當需要變換崗位或者跳槽去別的公司工作時，財務人員會感覺力所不能及，這相當于變相的弱化了財務人員的部分工作能力和學習意愿，也對財務人員以后的個人職業發展造成了一定的阻礙。

四、應對措施

決定財務共享系統可成功運營的因素，主要是共享表單的設計和對審批流程進行優化。如果共享表單設計不合理，會導致流程冗余，操作復雜，給財務共享系統的運營帶來很大的阻力，消耗大量的人力物力財力；而如果流程設計不合理，會導致流程運行不通暢，造成窩工等現象。其次，對于流程設計的配合性，只有業財融合才能促進企業快速發展，即業務以財務規定為依據，財務以業務發展趨勢為根基，相互配合，彼此互通。再者，要做到流程設計的擴容性，在公司規模不斷擴大的過程中，會增多經營業務種類，對于新興業務，財務表單要不斷完善，從而達到新興業務的要求，避免出現表單沒有及時更新，而造成新興業務處理不及時，進而使得公司的業務處理受到不良影響。另外，財務共享中心可以增強財務部門的管理功能，簡化財務運作流程，優化財務工作的管理模式，實現對深層次數據的挖掘和企業內部各部門運營的協調與管控。

財務共享需要財務人員會做賬、會報表、會數據分析、知信息、懂技術、懂法律、懂采購、懂銷售。在大數據時代背景下，擅長于信息技術的財務人員也越來越受到企業的青睞。僅局限于基礎的財務核算工作的財務人員是必然會被時代淘汰掉的。財務工作者需不斷學習新知識、新技術，培養大局意識，做到能基于財務數據為企業提供有價值的決策意見。同時，應建立財務人員的輪崗機制，使每個人能夠在各個崗位上工作并相互學習，同時也可以輪換到業務崗位，使個人的發展與企業的發展相結合。這就要求我們在學好本身財務知識的同時，要實打實的深入到公司業務中去，支持一線部門，創造更大的價值。

五、結語

今后，財務人員是要漸漸轉型成為一名高級管理人才的，因此必須要精通財務管理，企業會計、審計稅務、銀行條例、金融融資等相關專業知識，同時還要熟悉財務法規、公司條例、經營開發及管理、企業合并、內控、法律合規等內部管理知識，隨著財務共享的普及，成為一名管理會計將是大勢所趨。■