公立醫院財務報銷流程優化的思考和建議

楊淑嵐 云南省中醫醫院

隨著公立醫院收支規模的不斷擴大，經濟活動日益增多，資金的收支業務也在逐年增加，財務人員開展會計核算的工作量也越來越大。作為會計核算工作最基礎的環節，財務報銷效率的高低直接決定了財務人員在參與醫院經濟運行、財務管理工作中發揮作用的大小。然而，目前部分公立醫院的財務報銷仍然停留在傳統的手工審批、手工報銷的階段，報銷難、跑斷腿、流程多、簽字難、耗時長等問題長期以來被醫務人員所詬病，造成醫務人員“談報銷色變”。因此，如何優化財務報銷流程，提高財務報銷效率，解決報銷難的問題，是值得每一位醫院財務人員思考的事情。

一、醫院財務報銷的現狀

目前，存在部分公立醫院的財務報銷仍采用傳統的手工簽字審批、手工填寫報銷單的情況。以作者所在醫院為例，目前財務報銷的流程主要分為業務審批和財務審批兩個環節。

在業務審批環節，業務經辦人要按照事前審批的原則提出用款申請，依次由經辦人、驗收或證明人、經辦部門(項目)負責人、預算歸口管理部門(經費管理員、部門負責人)、業務分管院領導審批，金額超過一萬元的，還需經院長審批；若屬于重大事項需要集體決策審批的，按程序提請院長辦公會或黨委會審議；至此，業務審批完成，經辦人根據用款申請審批意見執行用款事項。

在財務審批環節，經辦人要備齊用款申請、發票、決議、合同等相關報銷單據，由會計對原始憑證及相關附件的合法性、合規性、有效性、合理性等進行審核，若事前審批完整、符合經費預算且報銷單據合法齊全，由會計填寫費用報銷單，依次由主辦會計、財務部門負責人、財務分管院領導審批，金額超過一萬元的，還需經院長審批。至此，財務審批完成，會計將報銷單及附件移交給出納付款，報銷完成。

二、醫院財務報銷存在的問題

(一)審批環節多，效率低

根據上述描述的審批環節，一筆經濟業務從事前審批到完成支付至多要經過12個人簽字，由經辦人完成業務審批環節的7個人簽字、由會計完成財務審批環節的5個人簽字。出于醫院內部控制監管的需要，一筆經濟業務的開支既要符合相關性、必要性的要求，又要有經費預算、開支范圍及標準也要符合相關財經法規及制度的要求，因此需要各職能部門及人員按照各自的職能和權限進行審批，環節較多。在業務審批環節，存在職能部門或醫院領導因外出開會、上課、出門診等原因而簽不到字，需就地等候或擇日再來，加上醫院職能部門辦公地點分散，經辦人為完成審批簽字要在醫院的不同樓棟間反復奔走、耗費時間長。在財務審批環節，若審批手續不齊全、票據不合規、資料不完整、金額錯誤、單據有涂改、申請事項超范圍、超標準，經辦人可能會多次往返于職能部門與財務部門與之間，一方面經辦人“跑斷腿”，另一方面會計人員既要對審核發現的問題進行溝通、解釋，又要重復檢查報銷資料是否合規，不但加劇了經辦人與會計人員之間的矛盾，而且影響了財務報銷效率，嚴重浪費人員精力和時間。

(二)經費合規性使用要求嚴格，財務人員審核壓力大

近年來，財政專項經費和科研經費逐年增加，國家和有關部門對醫院經濟運行監管力度日益增強，經費合規使用的要求越來越嚴格，財務人員審核壓力較大。由于很多報銷事項的專業性較強，對其合理性、必要性的判斷超出財務人員的專業范疇，財務人員對經濟業務事前、事中進行監督的能力有限，主要是從經費預算、開支范圍及標準、列支渠道、票據合規性、合同付款條款、相關附件的完整性、采購流程的合規性等方面進行審核把關，審核難度日益增加，負責初審的會計人員作為報銷審核的第一道關口，要求具備較高的專業素質，審核責任較大。另外，會計人員還要手工計算、復核金額，填寫費用報銷單，工作量日益增多。由于財務人員的工作必須要嚴格遵守相關財經法律法規、紀律制度的要求和規定，對不符合要求的報銷事項堅決拒絕，給醫院職工留下了“事難辦”“臉難看”“話難聽”的不良印象，導致職工不滿意的情緒增加。

(三)預算事前控制的力度不夠，時效性差，準確度低

盡管醫院的HRP系統上線了預算管理模塊，但目前只能做到醫院自籌經費的預算控制，并且預算管理系統未與經費審批流程關聯，財政專項資金及科研項目經費也未納入預算系統管理，仍然通過查詢項目輔助明細賬的方式進行經費管理。經辦人完成業務審批后，一般由預算歸口部門負責經費登記的人員將該筆業務的申請金額錄入預算管理系統中，會計在完成財務審批后、移交給出納付款前，會進入預算管理系統中查看此筆報銷金額是否錄入系統，審核登記的預算項目是否正確、是否還有預算額度。在這一過程中，存在預算歸口部門負責經費登記的人員暫時沒時間進預算系統登記，而報銷的業務又是常規事項，會計在預估預算額度夠用的情況下會先讓出納付款，提醒經費登記員過后再補錄預算的情況；到了月底，會計又再次進入預算管理系統確認之前未錄入的支出是否錄入，將紙質的報銷單與預算系統進行再次核對確認，無形當中增加了會計的工作量；由于會計審核過的報銷單很多，一旦會計未能及地發現經費未錄入預算系統，會造成遺漏，后續報銷的支出就有可能存在超預算執行但未能及時發現的風險。另外，科研項目經費一般是由項目負責人對經費進行安排使用，由于業務審批流程環節多，偶爾會存在執行經費前審批簽字未完成，但開展相關工作已經產生了費用，業務審批手續過后再補簽的情況。因此現有的財務報銷流程中暴露出了預算事前控制力度不夠、時效性差、準確度低的問題，存在經費超支使用的風險。

(四)財務管理信息化程度低，報銷進度信息傳遞不及時

目前醫院的財務信息系統只有用友核算軟件及HRP預算管理模塊，兩個系統未開發接口，信息不能共享，并且業務審批及財務審批仍沿用傳統面對面的手工審核簽字形式，財務管理信息化程度低。為避免報銷單據在傳遞過程中遺失，要在專門的記錄本上登記并簽字交接，登記時要填寫摘要、金額等信息，增加了工作量不說，報銷效率也沒有提高。特別是完成業務審批，進入財務審批環節后，經辦人便無法及時掌握報銷的進度，通常向會計或出納詢問，會計和出納之間通過進一步的溝通、查找報銷單據或銀行回單后才能準確地反饋報銷進度，信息傳遞不及時，浪費了相關人員的時間和精力，溝通成本較高。

三、醫院財務報銷流程優化的建議

(一)啟用線上審批流程，提高審批效率

隨著醫院信息化的建設，實現線上審批的技術條件已經很成熟，醫院要依托移動辦公OA系統、企業微信等平臺，開發能夠實現流程審批、經費報銷功能的財務報銷系統，對不同的報銷事項進行分類，根據內部控制的要求梳理有關部門及人員的職責和審批權限，繪制審批流程圖并將審批流程固定在財務報銷系統中，設計簡潔明了，容易操作的一站式填報指引，只要按提示填寫信息、上傳相應資料及票據后就能進入下一審批環節。業務審批完成后，報銷人在系統中提交財務審批申請，財務人員在系統中審核報銷材料并自動生成費用報銷單，若發現不符合報銷要求的及時反饋給經辦人；資料準備齊全后，經辦人就能將報銷材料及業務審批表一同交到財務部門，由財務人員完成財務審批后移交出納付款。職工可以通過電腦、手機登錄財務報銷系統進行相關查詢，實時關注審批進展。改變以往“跑斷腿”、低效的線下審批模式，讓醫務人員不再穿梭于各職能部門，動動手指就能完成業務審批的流程，節約時間，提高審批效率。

(二)加強財務人員隊伍建設，提高財務人員的勝任力

財務部門應加強財務人員隊伍建設，定期組織業務學習，熟練掌握各項財經法規、政策、制度的內容，督促會計人員參加繼續教育，提高崗位勝任力。財務部門做為財務報銷的負責部門，應不斷改進工作方法，創新工作方式，主動牽頭開展線上審批的流程優化工作，增強服務意識，提高工作效率，消除醫務人員對財務人員的固有成見，高效地服務全院職工。

(三)建立健全全面預算管理制度，強化預算的約束力度

醫院應建立健全全面預算管理制度，將所有經費來源的預算管理均納入信息系統管理，實現預算編制、審核、執行、調整、決算、分析、考核的全過程信息化管理，完善預算管理的規章制度，嚴格執行經批復的預算，嚴格遵守預算執行授權審批制度和各項審批程序，減少人為干預，形成全方位的預算執行責任體系，并將預算作為開展各項業務活動和經濟活動的基本依據，提高經費預算管理水平和運行效率。

(四)加強財務信息化建設，定期開展財務報銷的宣傳及培訓工作

醫院應加強財務信息化的建設，將OA系統、財務報銷系統、用友核算軟件、預算管理系統、HRP系統、物流管理系統等建立接口，實現各信息系統的信息共享，提升經費管理的科學性、規范性。將業務審批及財務審批的各個環節納入系統管理，確保每個審批環節都有痕跡管理和記錄，相關人員能及時通過系統查詢報銷進度，及時跟進，從而提高財務報銷效率，減輕財務人員的工作量，促使財務人員從繁瑣的報銷流程中騰出手來向管理會計轉型，提升財務管理水平。

醫院要定期開展多種形式的財務報銷宣傳及培訓工作，制作宣傳手冊、報銷指南、常見問題匯編資料，組織職工學習，讓職工學會使用財務報銷系統、了解事前審批的流程，知曉財務報銷的要求和規定，通過宣傳教育，讓職工自覺遵守財經法律和各項規章制度，讓醫院的經費管理更加科學、經費使用更加規范。

四、結語

財務報銷作為會計核算工作最基礎的環節，其效率的高低直接影響著醫院財務管理的水平，醫院應以優化財務報銷流程為契機，借助先進的信息技術手段積極推進財務信息化建設，不斷加強預算管理和內部控制建設，提出切實可行的措施，努力解決職工“報賬難”“跑斷腿”的問題，提升財務工作效率，更好地為全院職工服務，提高職工滿意度，提升財務管理水平。■