淺談精細(xì)化管理在辦公室管理中的運(yùn)用

文/青海民族大學(xué)政治與公共管理學(xué)院 李曉宇

精細(xì)化管理最早起源于20世紀(jì)50年代的日本，是社會(huì)分工的精細(xì)化轉(zhuǎn)變，是在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將其基本的管理思想以及管理模式加以深化，在最大程度上降低管理過(guò)程中所消耗的資源以及成本。同時(shí)，精細(xì)化管理是社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展對(duì)管理工作提出的必然要求，在辦公室管理工作中采用精細(xì)化管理，不僅能夠有效提升管理效率以及管理質(zhì)量，還可以進(jìn)一步解決傳統(tǒng)工作中存在的各種問(wèn)題。

一、辦公室中精細(xì)化管理的特征

（一）注重管理的創(chuàng)新優(yōu)化。在辦公室工作中，精細(xì)化管理制度應(yīng)用的主要目的在于進(jìn)一步滿足多樣化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)于各單位工作所提出的全新要求以及標(biāo)準(zhǔn)，完全可以根據(jù)各單位的實(shí)際情況以及具體工作需求進(jìn)行轉(zhuǎn)變。同時(shí)，由于與行政單位辦公室較為接近，還可以對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)完善優(yōu)化，并且在不斷地優(yōu)化以及嘗試過(guò)程中，找尋出最符合單位發(fā)展?fàn)顟B(tài)的管理方式，使得其工作質(zhì)量以及工作效率得到顯著提升，通過(guò)辦公室精細(xì)化管理來(lái)提升單位內(nèi)部的核心力量，保證其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一定的地位。

（二）數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性相對(duì)較高。辦公室的管理工作，是每一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心所在，每一個(gè)單位的管理團(tuán)隊(duì)，其所作出的每一項(xiàng)決策以及措施，都是工作人員在辦公室工作中分析整理出來(lái)的，由此可見(jiàn)，辦公室管理工作中所涉及的數(shù)據(jù)信息，其整體準(zhǔn)確性會(huì)對(duì)行政單位辦公室的多方面內(nèi)容產(chǎn)生直接影響，甚至還會(huì)對(duì)基礎(chǔ)運(yùn)行資金使用的準(zhǔn)確性產(chǎn)生不良影響。精細(xì)化管理屬于一種標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的管理內(nèi)容，嚴(yán)格規(guī)定每一名工作人員的操作以及數(shù)據(jù)信息的處理，保證各個(gè)細(xì)節(jié)方面的內(nèi)容得到更好的整理、保存以及處理，防止在后期工作中出現(xiàn)突發(fā)問(wèn)題，及時(shí)找尋出細(xì)節(jié)性以及關(guān)鍵性的工作內(nèi)容，最大程度上降低單位內(nèi)部所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）遵循以人為本的底線。工作人員是單位發(fā)展的基礎(chǔ)所在，這就需要在辦公室精細(xì)化管理過(guò)程中，將每一名工作人員作為主要依托，不能盲目遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要內(nèi)容以及其他單位內(nèi)部所采用的管理制度，以照搬的方式來(lái)實(shí)施精細(xì)化制度，這樣很容易引發(fā)工作人員的抵觸意識(shí)。必須站在工作人員的角度上，將其自身的能力以及需求作為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化獎(jiǎng)懲制度，優(yōu)化具體的工作流程以及工作內(nèi)容，從根本上激發(fā)出積極性，從而進(jìn)一步發(fā)揮出辦公室工作當(dāng)中的管理功能。

二、推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理的重要性

（一）提升辦公室工作質(zhì)量的主要途徑。辦公室具備協(xié)調(diào)內(nèi)外以及承上啟下的關(guān)鍵作用，而辦公室管理工作的精細(xì)化，不僅是工作方式的轉(zhuǎn)變，也是管理思想方面的改變，需要工作人員在日常工作中進(jìn)一步提升對(duì)于自身的要求，有效轉(zhuǎn)變工作方式以及工作理念，實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的精細(xì)化轉(zhuǎn)變。在近年的發(fā)展進(jìn)程中，辦公室在管理事務(wù)、政務(wù)、服務(wù)以及辦事質(zhì)量方面都有了十分顯著的提升，而當(dāng)前的辦公室在工作方面還存在一些不足之處：首先，是忙于事務(wù)，忽略了政務(wù)工作，在日常工作過(guò)程中，辦公室工作人員的精力大多用在繁瑣的日常事務(wù)上，缺少較高的參政水平，其中的參謀作用沒(méi)有得到更好地發(fā)揮。其次，忽略管理工作，責(zé)任意識(shí)較為淡化，辦公室的整體工作流程不夠精細(xì)，相應(yīng)的崗位責(zé)任體系也不夠健全，再加上管理制度存在的問(wèn)題，很容易出現(xiàn)工作效率不高以及責(zé)任落實(shí)不到位等嚴(yán)重問(wèn)題。由此可以看出，只有全方位推動(dòng)科學(xué)化管理以及精細(xì)化管理，才可以在最大程度上解決當(dāng)前辦公室管理工作中存在的各種問(wèn)題，進(jìn)一步提升辦公室工作的整體效能，保證各類工作高效、順利開(kāi)展，更好地為機(jī)關(guān)以及基層提供服務(wù)。

（二）辦公室職能的內(nèi)在需求。辦公室自身所具備的特殊職能，決定了辦公室工作有著以下幾方面特點(diǎn)：首先，工作內(nèi)容相對(duì)重要。辦公室不僅承擔(dān)著文稿起草、會(huì)議籌備以及綜合協(xié)調(diào)等日常工作內(nèi)容，還需要承擔(dān)一些應(yīng)急性以及臨時(shí)性的額外任務(wù)。其次，辦公室的工作難度相對(duì)較大，對(duì)工作人員有著較高要求，由于辦公室工作人員大量時(shí)間用于事務(wù)性工作，使其自身掌握的素材相對(duì)較少，并且相應(yīng)的調(diào)查研究力度也不足，導(dǎo)致具體的調(diào)研工作脫離了實(shí)際，不能夠?yàn)閱挝坏臎Q策提供更加堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。最后，辦公室工作的影響面相對(duì)較廣，大部分工作都有著繁多的頭緒，如果把握不當(dāng)就會(huì)影響正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)單位的形象以及社會(huì)效益產(chǎn)生不良影響。由于辦公室工作所具備的各類特點(diǎn)，決定了辦公室工作必須要向著精細(xì)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

三、精細(xì)化管理在辦公室管理中的具體應(yīng)用

（一）提升管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力。強(qiáng)化辦公室工作精細(xì)化管理力度的主要措施，在于提升內(nèi)部工作人員的專業(yè)水平以及專業(yè)能力。由于辦公室的管理團(tuán)隊(duì)是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的關(guān)鍵所在，只有優(yōu)先將管理團(tuán)隊(duì)的各種行為以及操作進(jìn)行精細(xì)化處理，才能夠保證得到精準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)信息。因此，各單位都應(yīng)當(dāng)對(duì)辦公室管理人員進(jìn)行全新的規(guī)劃，組建一支專業(yè)水平相對(duì)較高的管理團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立與之對(duì)應(yīng)的輔助團(tuán)隊(duì)，在滿足人才供應(yīng)基本需求的同時(shí)，通過(guò)這種輔助工作的方式提升團(tuán)隊(duì)的工作標(biāo)準(zhǔn)以及專業(yè)能力。單位還應(yīng)當(dāng)定期為管理團(tuán)隊(duì)提供專業(yè)技能培訓(xùn)，為工作績(jī)效優(yōu)異的工作人員提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使其接觸到更多的先進(jìn)管理模式以及操作模式，從而為辦公室管理團(tuán)隊(duì)帶來(lái)創(chuàng)新性的制度內(nèi)容以及管理建議，全方位提升管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力以及專業(yè)水平。

（二）完善管理制度內(nèi)容。想要保證精細(xì)化管理制度落實(shí)到辦公室管理工作中，必須完善相應(yīng)的管理內(nèi)容以及管理制度，結(jié)合不同單位的具體發(fā)展情況對(duì)管理制度進(jìn)行優(yōu)化，并在管理制度以及管理法規(guī)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步制訂一套詳細(xì)的精細(xì)化管理制度，對(duì)辦公室工作的各個(gè)環(huán)節(jié)以及細(xì)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，規(guī)劃不同部門的任務(wù)以及職責(zé)，從根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)于辦公室工作內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及流程化，使得工作人員能夠在明確自身主要工作任務(wù)的同時(shí)，強(qiáng)化自我工作意識(shí)，積極主動(dòng)遵循管理制度，杜絕不法分子利用制度漏洞破壞單位利益的問(wèn)題。除此之外，還應(yīng)當(dāng)有效完善對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度以及獎(jiǎng)懲內(nèi)容，站在員工自身實(shí)際需求的角度，以優(yōu)化制度內(nèi)容的方式滿足工作人員在經(jīng)濟(jì)方面以及精神方面的具體需求，使得工作人員能夠以更加積極的工作態(tài)度對(duì)待日常工作中面臨的各種挑戰(zhàn)以及困難。

（三）塑造單位內(nèi)部的管理文化。我國(guó)的單位文化起步相對(duì)較晚，并且整體發(fā)展也不夠完善，這就導(dǎo)致大部分單位內(nèi)部對(duì)于精細(xì)化管理，產(chǎn)生了錯(cuò)誤的認(rèn)知，導(dǎo)致辦公室的精細(xì)化管理始終無(wú)法在根本上得到落實(shí)。因此，這就需要單位管理人員進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展以及可持續(xù)發(fā)展的角度，對(duì)單位未來(lái)的工作方向以及發(fā)展方向進(jìn)行科學(xué)、合理地規(guī)劃。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)重視單位內(nèi)部的文化建設(shè)，對(duì)工作人員給予正確的引導(dǎo)，在提升辦公室工作積極性的同時(shí)，推動(dòng)各個(gè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)。通過(guò)建立單位文化的方式，進(jìn)一步確定發(fā)展目標(biāo)，使得辦公室管理團(tuán)隊(duì)能夠明確精細(xì)化工作的必要性以及重要性，意識(shí)到自身的工作態(tài)度以及工作作風(fēng)對(duì)精細(xì)化管理帶來(lái)的影響，嚴(yán)格根據(jù)具體的工作流程，以更加嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的態(tài)度執(zhí)行每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)以及工作內(nèi)容，從根本上促進(jìn)單位綜合管理能力穩(wěn)步提升。

四、結(jié)語(yǔ)

精細(xì)化管理不僅能夠有效提升辦公室的工作效率以及工作質(zhì)量，并且對(duì)于優(yōu)化單位的管理制度起到了重要作用。因此，必須提升對(duì)于精細(xì)化管理的重視程度，明確精細(xì)化管理的必要性以及重要性，改變傳統(tǒng)的保守管理理念，加大精細(xì)化管理的投入力度，組建一支更加專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，為單位未來(lái)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。