檔案管理中精細化管理的應用實踐研究

文/廣東海洋大學 陳漫翔

相比傳統的檔案管理理念，精細化管理具有現代性、可操作性、針對性強的特點，在檔案管理中實施精細化管理可以實現組織單位服務效能的最大化。組織單位要提升自身的綜合競爭力，實現組織的可持續發展，就必須從內部管理著手，通過精細化管理完善檔案管理過程，將檔案管理工作的作用充分發揮出來。

一、傳統檔案管理中存在的問題

傳統檔案管理中存在的問題主要包括以下幾個方面：

（一）檔案管理的流程問題。現在很多單位所用的檔案管理流程仍然是傳統的方法，手動分類檔案，再按照順序分類放在分類架上。手動檔案分類的弊端是不僅效率低下，而且手動分類錯誤率高，甚至會出現檔案丟失的問題。比如檔案保管手段落后導致檔案內容模糊、損壞，即使采用了一些修復手段，所能挽回的也十分有限，檔案資料的丟失對于單位而言，無疑是巨大的損失，嚴重者甚至會影響到單位的有序發展。

（二）檔案管理缺乏規范標準。檔案管理中歸檔是一個重要環節，但是很多單位的檔案借出后，歸檔問題十分突出，要么是檔案歸還不及時，或者檔案管理人員收集效率低，還有可能出現歸檔錯誤等問題，后續應用檔案資料時，可能會由于內容混亂而難以查找資料。造成這一問題的主要原因是檔案管理缺乏規范標準，管理人員未意識到檔案管理工作的重要性。弱化檔案管理的重要作用，最終導致檔案管理流于形式，失去檔案管理的實際意義。

（三）檔案管理信息化水平低。現代社會，信息技術已經融入各行各業各個領域，但是很多單位還在沿用原始的檔案管理方法，信息化管理水平有待提升。雖然現在市面上有很多檔案管理軟件，但是僅僅包括一些基本功能，不僅無法與其他信息系統有效銜接，而且對其他信息系統生成的電子文件兼容性差，這些均會直接影響到單位檔案管理效率及效果。雖然有些組織單位將紙質檔案掃描上傳至計算機系統，擴大了歸檔范圍，然而在實際管理中，物理檔巡查與電子檔案的管理仍然存在較多誤差及錯誤，無法將檔案管理模塊與自動辦公系統融合在一起。

二、精細化管理在檔案管理中的應用價值

精細化管理強調針對性管控，從細節著手實現整個流程的管理，以保證檔案資源的完整性、真實性。具體而言，檔案管理中，精細化管理的應用價值主要體現在以下幾個方面：

（一）精細化管理可以實現檔案管理服務功能的最大化。檔案管理本質上的功能是服務于單位的發展，精細化管理是一種新的管理思想，將其應用于檔案管理能夠提高檔案管理的實際效果，突出檔案管理的服務功能。檔案的精細化管理與日常工作相融合，有助于成員自覺按照精細化管理的思想約束自己、要求自己，營造積極向上的工作氛圍，保證精細化管理的有效實施。

（二）推動企業的發展與進步。檔案管理不僅是單位運行活動及發展經歷的記錄，還是發展決策的依據與參考，因此對于單位的影響是潛移默化的。檔案管理包括各種數據、資料、文件憑證等，檔案管理人員主要是從這些數據信息中總結具有價值的內容，強調檔案管理的工作價值，提高單位的運行效益，為發展打下堅實基礎。

（三）提高單位管理的科學化水平。單位中各成員的行為導向需要對應的規章制度來約束，規章制度的主要作用除了約束人員的行為外，還可以促進工作效率的提升，因此精細化的管理制度能夠對組織成員的行為進行約束，并提高檔案管理的工作效率，激發檔案管理人員工作的積極性，推進檔案管理工作的有序進行。

三、檔案管理中精細化管理的應用實踐

具體而言，在檔案管理中實施精細化管理可以從以下幾個方面著手進行：

（一）增強精細化管理意識，轉變管理理念。一方面，組織管理人員要充分認識到檔案管理的重要作用，為檔案管理工作提供強有力的保障，激發檔案管理工作人員工作的積極性。組織管理人員可以在組織內部加強檔案管理工作的宣傳，參照《檔案法》中相關條例對組織內部的檔案管理工作細節設定明確標準，強化組織成員的檔案管理意識，使其積極配合檔案管理部門的工作。另一方面，強化精細化檔案管理意識。檔案管理工作人員要積極學習精細化管理理論，用新觀念看待傳統檔案管理工作中存在的問題，并對其進行優化與改良，充分利用現代信息化技術提高檔案管理工作的效率。

（二）建立精細化的檔案管理制度。精細化的檔案管理制度包括檔案管理相關的政策、所涉及的法律法規、具體的管理辦法等等，明確的管理制度是檔案管理的依據，有章可循才能保證各項工作正常開展。要貫徹執行《檔案法》，強化檔案管理工作的法律意識；各單位要根據自身的實際情況完善現有的檔案管理制度，確保檔案資料內容的完整、真實，并嚴格落實執行各項規定。首先，要按照檔案資料的階段性或內容性對檔案進行科學分類，根據分類標準設定專業人員進行收集、整理。其次，建立針對檔案管理的結構設定對應標準，比如檔案歸檔時間、檔案收集規范等等。再次，系統性評估已經收集完成的檔案資料，綜合分析檔案資料的整體利用效率、內容質量等，分析各類檔案的實際價值，并建立一套完善的檔案資料評估體系。針對檔案管理人員的工作績效建立一套客觀、公正的評價體系，根據檔案資料的整理情況、應用價值評估管理人員的工作績效，以激發工作人員的工作積極性。最后，建立檔案管理工作監督機制。監督機制可以督促檔案管理工作有序發展，避免精細化檔案管理流于形式。單位可以針對檔案管理的崗位職責制定科學、公平的監督考核機制，監督部門具有指導、檢查檔案管理工作的權利，督促檔案管理人員做好檔案資料的整理與維護。

（三）增強工作人員的專業技能，加強信息化建設。我國已經全面步入信息化時代，檔案管理工作也要積極運用信息技術提高工作效率，全面落實精細化的管理理論。首先，在分析相關檔案資料時，可以利用節點傳播、大數據技術等分析檔案資源的內在規律及基本特征，充分挖掘檔案資料的內在價值，以為組織發展決策提供更具參考意義的內容。其次，檔案管理信息化建設中要明確檔案管理人員的崗位責任，用精細化的管理要求約束每個工作人員的日常行為，督促其嚴格要求自己，盡職盡責完成本職工作。加強檔案管理人員的職業技能培訓，不僅要培訓檔案管理的相關內容，還要加強其信息素養的提升，包括檔案資料的收集能力、信息資源的檢索能力、網絡安全的管理能力、硬件的檢查與維護能力等等，所有人員必須經過考核，合格后才能上崗，進一步提高檔案管理的質量及效率。最后，加強硬件建設。檔案管理信息化建設除了要提升管理人員的軟實力以外，還要加強硬件設施的建設與投入，利用電子檔案管理系統提高工作效率及工作質量。在設計檔案管理系統時，除了要保證系統基本的電子檔案管理與查詢功能外，還要與組織內的其他辦公系統結合在一起，包括辦公自動化、信息管理系統等，實現紙質檔案與電子檔案的互相結合，從根源上解決傳統檔案管理還檔不及時、收集效率低、歸檔錯誤等諸多問題。

（四）將檔案管理納入組織管理范疇。檔案管理作為組織管理的一部分，其與組織管理是不可分割的一個整體，要實施精細化管理，就要將檔案管理納入組織管理中，全面滲透精細化管理理念。檔案管理人員要充分認識到檔案資料完整性與精確性的意義，合理設定檔案管理工作目標，結合具體的工作內容采用多元化的管理模式，實現檔案資料的合理分類與整理。精細化管理理念的全面滲透可以增強檔案管理的系統性與條理性，滿足檔案管理的需求，提高檔案整理與歸檔水平。檔案管理處于基礎性地位，因此單位要將檔案管理納入統一規劃范疇，有序推動精細化管理建設，保證精細化管理制度的有序實施。此外，還要在日常工作中突出檔案管理的價值。比如可以為組織決策提供分析依據，檔案內容涉及組織從成立初期到現在的所有歷史文件，這些文件被分類、歸檔后精細管理、收藏，決策者可在參照組織的整體歷程、歷史數據對組織的未來發展做出科學預測，保證決策管理的科學性、準確性。

四、結語

總之，檔案資料是記錄組織發展過程的重要載體，是組織管理做出科學決策的重要參考依據，因此要提高檔案管理的工作質量及工作效率。精細化管理已逐漸成為現代社會對檔案管理工作的基本要求，檔案管理人員要積極研究精細化管理理論，建立完善的檔案管理制度，強化精細管理意識，不斷提升檔案管理人員的職業技能及信息技術水平，將檔案信息的重要價值充分發揮出來。