如何提升血站檔案管理能力應對突發事件

文/重慶市血液中心 唐俊 王蓉感 何濤

血站是不以營利為目的，采集、提供臨床用血的公益性衛生機構，擔負著保障臨床用血安全和血液研究的責任。目前血液主要依靠無償獻血者捐獻，在突發事件發生時，血液的安全保障對拯救生命和維護正常的醫療秩序發揮著建設性作用。突發事件是指“突然發生，造成或者可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件”。血站應對突發事件的相關檔案是采供血業務工作、行政后勤管理過程中形成的重要工作文件材料。血站應嚴格按照上級要求做好相關資料的搜集整理歸檔，強化對檔案的管理和利用，提升本單位應對突發事件的能力。當前，血站應對突發事件的檔案管理、可利用的文獻較少。本文探討檔案管理對血站應對突發事件的作用，同時針對檔案管理存在的不足提出應對措施。

一、檔案管理在應對突發事件中發揮的作用

（一）保護血站珍貴的工作資料。在重大突發事件發生后，勢必會導致街頭人流驟減，給采供血工作帶來挑戰。因突發事件而產生的應對方案、留下的工作資料、拍攝的照片錄影等，都屬于血站做好應對突發事件相關檔案的范疇，必須通過規范的檔案管理，對其進行完整搜集、細心整理、按時移交、妥善保管，以待開發利用。

（二）為上級研判提供可靠依據。應對突發事件的相關檔案來源于整個防控和應對工作的社會實踐，也必將回到實踐過程中，為上級決策提供參考，為今后的防控工作提供思路。筆者對現有的突發事件防控工作資料進行充分研究，多形式提供利用服務，保障利用工作。

（三）為血站防控策略實時調整提供參考。突發事件的工作檔案資料具有重要參考價值，對這些文件材料進行編研，有助于推動突發事件防控時期無償獻血工作的開展，發揮檔案在決策中的作用。筆者單位根據上級不同階段、不同時期的防控文件要求，結合人員管控、物資管理、采供血業務等文件材料研究結果，逐步將應對策略由應急防控調整為精準防控和常態化防控。

（四）為無償獻血宣傳提供素材。突發事件發生后，重慶市相關部門全力支持無償獻血工作，踴躍進行團體獻血，在此過程中形成的音像照片材料，都是無償獻血宣傳方面寶貴的素材。通過檔案管理，對這些材料進行整合，篩選出具有代表性的照片、視頻，進行多方式多角度宣傳，在表達敬意的同時，能更好地營造無償獻血的良好氛圍，引領無償獻血新風尚。

（五）為今后應對同樣情況提供參考資料。突發事件應對和防控檔案中蘊含著血站當前應對突發事件的經驗和方法，這不僅是制訂應急方案的客觀依據，也是今后應對其他突發事件的重要參考資料，有利于完善科學合理的應對策略。

二、血站檔案管理面臨的困境

（一）檔案意識不夠強。血站職工大多為衛生專業技術人員，很少受過專業性、系統化的檔案業務培訓，在實際工作中往往缺乏主動搜集檔案的意識。在突發事件發生后，筆者單位為保證血液的充足安全，實行采血小分隊預約上門采血及分散團體獻血的應急采血方式。在這種采血方式下產生的預約采血工作記錄、上門采血工作照片等一系列文件照片材料，都具有歸檔價值。但由于工作人員檔案意識的匱乏，對此類檔案的重要性認識不足，造成這些檔案的漏收甚至是不收。

（二）檔案范圍不明確。突發事件的防控檔案與日常搜集歸檔的檔案有區別。日常搜集整理的檔案范圍已經被清楚劃分，如何操作都有明確的界定，而突發事件的防控檔案作為一個新生事物，需要根據各單位的實際情況進行劃分。目前上級下發的指導文件中基本涵蓋歸檔范圍，但未明確歸屬范圍。血站一線作業員工沒有明確的搜集歸檔“指南”，無法順利進行搜集整理歸檔。

（三）檔案制度不完善。由于突發事件的不確定性，血站采供血業務工作本就繁重，檔案管理人員大多是兼職，導致血站關于突發事件防控檔案的制度無法及時建立起來，用以規范和指導工作。

（四）檔案利用不充分。突發事件防控檔案整理歸檔后，大多被封存在檔案室。檔案管理人員管理的側重點往往只是搜集齊、保管好，將這一時期的檔案“供”起來、“鎖”起來，忽略對其進行開發利用。

三、強化血站檔案管理舉措

（一）高度重視檔案管理工作，營造氛圍。國際檔案日要圍繞相關主題，大力加強宣傳，推動采供血從業者了解檔案，提高檔案意識。持續加強對檔案工作的領導、逐步完善檔案工作網絡、切實提高全員檔案意識。

（二）界定突發事件應對與防控檔案的范圍，應收盡收。根據上級要求并結合自身工作實際，血站應對與防控突發事件檔案可分為文書檔案、采供血業務檔案、音像檔案、科技檔案、實物檔案五大類。

文書檔案包括：1.上級及其相關部門制定的突發事件應對與防控工作的通知、函、方案、簡報等文件材料；2.血站制訂的應對和防控方案、通知、報告、簡報、會議記錄、培訓材料等文件材料；3.血站與其他單位應對和防控工作往來形成的文件材料；4.血站宣傳報道、輿論引導、新聞發布、輿情跟蹤監測、宣傳標語等工作中形成的文件材料；5.血站聯防聯控、疑似人員管理、單位出入管理、觀察等形成的文件材料；6.防控物資儲備、調配、使用、接受捐贈等形成的文件材料； 7.血站內部消毒管控形成的文件材料。采供血業務檔案包括：1.應對和防控期間獻血招募形成的文件材料；2.獻血者的情況、特別征詢文件材料；3.不同采血樣本的文件材料；4.市內外血液調配形成的文件材料；5.援助或接受援助血液形成的文件材料。音像檔案包括：反映血站應對和防控工作和活動的各類照片、音像材料。科技檔案包括：應對和防控工作中血站形成的科研資料、科技成果。實物檔案包括：反映血站應對和防控工作的實物。

（三）建立健全歸檔制度，規范管理。分清檔案室職責和各科室職責，將應對和防控文件材料的搜集整理歸檔工作的責任落實到位。例如，不同血漿樣本采集文件材料涉及獻血服務科血液采集、檢驗科血液檢驗、供血科血液發放等多個部門、多個環節，相關文件材料零散分布，必須指定一個牽頭科室，統籌做好此類業務文件材料的搜集，避免檔案漏收、錯收；制訂應對和防控檔案管理的標準，對突發事件防控檔案的移交時間、交接標準、查借閱標準、銷毀標準等進行明確的規定。建立定期抽查考核機制，對各科室文件搜集整理情況進行定期檢查，及時發現問題、整改落實，推動檔案管理工作朝著縱深發展。

（四）充分運用信息化手段，助力檔案管理。逐步實現紙質檔案的數字化。可委托專業的掃描公司，集中力量把應對和防控文件資料轉換成數字文件。例如，文件材料大多只有紙質件，需要對其進行數字化，實現電子、紙質保存雙備份，進一步提高檔案保存的安全性，為今后查閱利用提供便利；強化血站信息化建設。通過血站血液信息管理系統聯網對采供血業務各項信息進行實時傳輸、保存和查詢，在保證血液采集、檢測、制備等各個環節檔案的準確性和時效性的同時，也能實現采供血業務檔案的電子化儲存、管理；著力建設血站公共衛生或其他突發事件應急數據庫。將每次的應對和防控采供血業務數據、防控經驗措施錄入其中，為以后應對同類情況提供方便快捷的參考數據。

（五）有針對性做好檔案開發利用，實現檔案價值。檔案工作本身是一項服務性質的工作，檔案工作的服務性是基于檔案提供利用來完成的。根據血站工作實際，注重對采供血業務檔案的研究，對血液采集、供應情況進行橫縱向對比，為當前采供血工作的開展提供數據支撐；做好不同血漿樣本文件材料的管理，能為開展血液相關科研提供豐富的參考材料。

四、結語

在突發事件發生期間，血站檔案管理面臨著一些新的問題，需要我們結合上級要求與本單位工作實際，適時調整檔案管理方法。管理好、利用好血站應對和防控突發事件的檔案能夠最大程度保證血站檔案的完整性，促進無償獻血工作的開展，為上級、本單位、今后應對重大突發事件提供參考依據，從而全面提升預防、恢復和建設能力。