加強(qiáng)電子文件收集歸檔管理的對(duì)策和建議

文/河南大學(xué)檔案館 王非

電子文件的出現(xiàn)有幾十年的歷史，檔案行政管理部門出臺(tái)了不少有關(guān)電子文件和電子檔案收集歸檔管理的規(guī)范、制度、辦法等，各級(jí)檔案管理部門不同程度地開展了電子文件和電子檔案的科研和管理實(shí)踐等活動(dòng)，對(duì)推進(jìn)電子文件的管理起到了一定的作用。但實(shí)際工作中，理論與實(shí)踐脫節(jié)的現(xiàn)象很嚴(yán)重，電子文件的管理實(shí)踐遠(yuǎn)沒有理論研究的那么 “高大上”，電子文件收集歸檔管理思想、方法和技術(shù)手段十分欠缺，需要進(jìn)一步加強(qiáng)。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手：

一、把檔案工作納入信息化工作體系

隨著辦公自動(dòng)化的普及，單位各個(gè)專業(yè)信息化系統(tǒng)不斷開發(fā)使用，辦公日益方便，電子文件日益增多，但由于個(gè)別單位對(duì)檔案工作不夠重視，單位信息化工作的規(guī)劃中沒有檔案相關(guān)的內(nèi)容，好多信息化系統(tǒng)沒有設(shè)計(jì)電子文件歸檔功能，沒有設(shè)計(jì)與電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的接口，致使業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)的電子文件處于自生自滅的狀態(tài)。針對(duì)這種情況，建議各單位把電子文件歸檔工作納入單位信息化工作體系中，檔案部門積極參與，在各專業(yè)信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí)及時(shí)考慮電子文件的歸檔功能。

二、加強(qiáng)電子文件的收集管理

收集工作是電子文件管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)，電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。

（一）重視草稿性電子文件的收集。草稿性電子文件，由于其不具備正式文件的功能，一般容易被忽視。但是，如果從文件的完整性來(lái)考慮，從保留文件重要修改過(guò)程信息的角度考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集。特別是比較重要的文件，其歷次修改稿在一定程度上反映了文件出臺(tái)的過(guò)程，包含有十分重要的信息，是將來(lái)研究的重要參考。一份電子文件，只有包含了歷次修改標(biāo)記，才算得上是完整的。另外，由于現(xiàn)代辦公的普及，現(xiàn)在好多文件印發(fā)前修改過(guò)的底稿，存檔時(shí)都換成了沒有修改痕跡的打印稿，雖然美觀，但也破壞了文件的完整性。

（二）加強(qiáng)各個(gè)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)文件的收集。受紙質(zhì)檔案的影響，人們誤認(rèn)為歸檔的文件都得是紅頭文件，其他的沒有歸檔的必要，這種想法是非常錯(cuò)誤的，單位各個(gè)專業(yè)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的微觀性電子文件，如業(yè)務(wù)過(guò)程性文件等等，這些文件對(duì)各單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)有較大的利用價(jià)值，也是業(yè)務(wù)部門開展工作的重要憑證，是單位各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是電子檔案中不可或缺的重要組成部分。因此，除了要做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件的收集，還要做好其他各個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)電子文件的收集。

（三）電子文件支持信息的同步歸檔。電子文件支持信息主要是指電子文件生成的軟件和硬件有關(guān)信息, 這些信息是識(shí)讀電子文件的重要保證，如果失去這些信息，電子文件只是一堆人類無(wú)法識(shí)別的亂碼，毫無(wú)查考利用價(jià)值。支持信息應(yīng)由電子文件的形成部門在電子文件歸檔時(shí)一并向檔案部門移交。

三、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)歸檔的電子文件，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，轉(zhuǎn)換、復(fù)制或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。要做好電子文件歸檔需做好以下幾點(diǎn)：

（一）建立電子文件歸檔制度。電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理人員以及計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等，頭緒多、程序復(fù)雜。因此電子文件收集歸檔，必須靠制度來(lái)約束，要將電子文件歸檔工作納入本單位的歸檔制度，明確責(zé)任，按制度辦事，把電子文件歸檔變成相關(guān)人員的自覺行動(dòng)。

（二）電子文件歸檔與信息管理同步。要把電子文件的歸檔列入信息管理工作程序，與信息管理工作同步進(jìn)行，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔與業(yè)務(wù)工作的同步進(jìn)行。

（三）制訂電子文件保管期限表。關(guān)于電子文件的保管期限，目前都簡(jiǎn)單地規(guī)定“參照對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件執(zhí)行”，這很不切合實(shí)際。有些電子文件，如錄音、錄像等不能還原成紙質(zhì)文件輸出，沒有對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件可言；由于電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的特殊性，其保管期限不能完全參照紙質(zhì)文件，還要考慮電子文件載體本身的壽命和保管期限。因此，有必要制訂專門的電子文件保管期限表。

四、完善電子檔案的保管設(shè)施

電子檔案保管不同于一般的紙質(zhì)檔案，其保管條件和要求更為嚴(yán)格，目前多數(shù)單位只重視普通紙質(zhì)檔案的保管，檔案庫(kù)房、裝具及保管措施等都是針對(duì)紙質(zhì)檔案保管的，在裝備和意識(shí)上還停留在紙質(zhì)檔案保管上，不少單位甚至沒有配備防磁柜，把歸檔的電子文件放在普通的檔案柜里保管，給電子檔案的安全保管帶來(lái)嚴(yán)重的安全隱患。各單位要高度重視電子檔案的安全保管工作，要制訂相關(guān)制度，配備相關(guān)專用設(shè)施，有條件的可建設(shè)專門的電子檔案庫(kù)房來(lái)完善電子檔案的保管條件。

五、建立電子檔案安全保障體系

鑒于電子文件的特殊性，應(yīng)盡快建立電子檔案的安全保障制度，如加強(qiáng)電子文件知識(shí)培訓(xùn)、配備電子檔案裝具、實(shí)行在線自動(dòng)備份或手動(dòng)備份等。歸檔電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，必要時(shí)復(fù)制第三套異地保管。通過(guò)層層保護(hù)，最大限度保證電子檔案的實(shí)體安全和信息安全，使電子檔案能夠長(zhǎng)久保存。

六、結(jié)語(yǔ)

電子文件和電子檔案的收集歸檔管理在各個(gè)單位都屬于薄弱環(huán)節(jié)，由于認(rèn)識(shí)不到位、技術(shù)達(dá)不到、設(shè)備不達(dá)標(biāo)、制度不完善等多種因素的影響，得不到很好的管理，總是處于只用不管的尷尬境地。隨著信息化的普及，電子文件和電子檔案的日益增多，其管理方法和手段也要不斷改進(jìn)和完善，以保管保護(hù)好電子文件和電子檔案。