以專項審核助推高校干部人事檔案管理工作

文/浙大寧波理工學(xué)院檔案館 徐潔

干部人事檔案在高校教職工職稱晉升、干部選拔任用、退休審批等環(huán)節(jié)中起著十分重要的作用。然而，在實際工作中，卻因為各種主客觀因素，高校干部人事檔案管理工作存在不同程度的問題，有待改進。各高校的干部人事檔案工作需要一次全面檢查，全國干部人事檔案專項審核為查找這些問題提供了難得的契機。

一、專項審核中發(fā)現(xiàn)的問題

本次干部人事檔案專項審核是以干部的年齡、工齡、黨齡與學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及干部身份為審核重點，因而審核中發(fā)現(xiàn)的問題主要表現(xiàn)以下兩 方面：

（一）“三齡”信息不一致。其一是工齡記載時間不統(tǒng)一，表現(xiàn)為干部個人檔案材料中由不同單位認定的參加工作時間或者由同一單位不同部門填寫的材料中參加工作時間有出入。比如同一高校，人事處填寫的工資變動審批表與組織部填寫的干部任免審批表里的參加工作時間不一致。其二是入黨時間記載不一致，表現(xiàn)為干部個人所填寫的入黨時間與實際組織認定的時間（支部大會通過其為預(yù)備黨員的時間）不統(tǒng)一。其三是出生時間記載不同，表現(xiàn)為個人檔案中最早形成的材料（通常為入團志愿書）里所填寫的出生日期與其他材料中所填寫的出生日期不一致，而這個時間差基本集中在一到兩個月之間。

（二）“兩歷與身份”材料不齊全。以筆者所在高校為例，本次專項審核中缺少此類材料的占了總數(shù)的90.4%，而學(xué)歷學(xué)位材料缺失是“兩歷”材料不齊全的首要問題。其中缺少學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件的最多，同時還有相當(dāng)多的干部同時缺少報考登記表、學(xué)位授予材料等其他材料。除此之外，在干部工作經(jīng)歷和干部身份認定上，也同樣存在著材料不全的問題。轉(zhuǎn)正定級材料缺失、歷年考核表或工資變動審批表不連續(xù)、本校產(chǎn)生的干部履歷表及聘用合同歸檔滯后問題較為普遍。

除了查找出上述兩方面主要問題外，還有一些不屬于本次專項審核重點但又確實存在的問題也顯露出來。諸如部分材料無公章或分類不合理、零星材料張冠李戴或材料內(nèi)容出現(xiàn)錄入錯誤、重新建檔等。歸納起來，即檔案材料內(nèi)容及整理不規(guī)范。

二、造成以上問題的原因

（一）各利益相關(guān)者對待干部人事檔案嚴肅性不夠。干部人事檔案工作是一項嚴肅性很高的工作，而眼下各高校的干部人事檔案利益相關(guān)者普遍更傾向于關(guān)注檔案材料的完整性和規(guī)范性，相對忽略了材料內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實性。首先，普通教職工只求個人有需要的時候檔案管理部門能提供相應(yīng)材料解決問題即可，而在填寫相關(guān)材料內(nèi)容時比較隨意。比如在填寫出生日期時陰陽歷隨便填、在填寫入黨時間時沒有向組織確認，僅憑借自己的印象填寫。其次，檔案材料形成部門收到材料后對教職工個人所填寫的內(nèi)容沒有審核就直接把材料交給檔案管理部門，檔案管理部門又直接歸入干部個人檔案。這是導(dǎo)致“三齡”信息前后不一致的重要因素。

（二）干部人事檔案制度執(zhí)行力不夠。每所高校都會制定干部人事檔案工作管理辦法，其中對于相關(guān)部門職責(zé)及歸檔要求等都有明確規(guī)定，比如檔案材料形成部門分別需要在零星、批量材料產(chǎn)生后一定時間內(nèi)移交檔案管理部門。而在實際工作中，卻未必真正按照制度執(zhí)行。尤其在檔案材料形成部門工作比較繁忙的時候，會延遲材料移交時間，未能及時移交是導(dǎo)致個人檔案材料歸檔滯后的重要因素，同時也容易造成材料缺失。

（三）對干部人事檔案管理部門重視度不夠。隨著全國上下對干部人事檔案重視程度的提高，各高校分管領(lǐng)導(dǎo)對本校干部人事檔案管理工作的要求越來越高。然而，干部人事檔案管理部門邊緣化的實際情況無法跟上這些要求。不少分管領(lǐng)導(dǎo)對本校干部人事檔案的工作量、繁雜度、人員配備等實際情況知之甚少。除了安排本職工作外，還另外給專職從事干部人事檔案管理的人員安排了許多部門其他工作，諸如黨務(wù)工作、綜合檔案、護照管理等。美其名曰干部人事檔案工作專職人員，實則身兼數(shù)職，分身乏術(shù)。如部分高校干部人事檔案管理工作僅配備1名工作人員，那更是雪上加霜。長久以往的結(jié)果無非兩種：人事檔案歸檔材料嚴重積壓或者只圖速度不求細致，從而導(dǎo)致張冠李戴現(xiàn)象頻出。逐步提高的要求與得不到改善的工作量，導(dǎo)致了工作成績始終無法令領(lǐng)導(dǎo)滿意。此外，對專職檔案管理人員缺少關(guān)注，也導(dǎo)致了工作人員工作熱情不高。

（四）干部人事檔案工作者業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)主動性不夠。不少高校從事干部人事檔案的人員不是檔案學(xué)專業(yè)出身，本就不具備相關(guān)專業(yè)知識，再加上學(xué)習(xí)主動性不夠，從事該項工作后缺乏后續(xù)的專業(yè)培訓(xùn)，只是依照老檔案員的整理方式和方法按部就班開展后續(xù)工作，因循守舊。如果老檔案員專業(yè)不夠扎實，那么隨著高校規(guī)模的擴張、干部人事檔案的數(shù)量隨之增長，原先的不規(guī)范分類或未能改善的問題就會延續(xù)下去，導(dǎo)致越來越多數(shù)量的檔案質(zhì)量停滯不前。

三、提高干部人事檔案管理工作的啟示

（一）推進全員干部人事檔案知識系統(tǒng)化學(xué)習(xí)。在這一點上，筆者建議既要把培訓(xùn)學(xué)習(xí)范圍擴大到所有教職工，又要區(qū)別重點對象。對于普通教職工，可以建議網(wǎng)上自學(xué)相關(guān)政策，其重點在了解干部人事檔案的重要性，從而在填寫相關(guān)材料時能夠秉持認真嚴肅的態(tài)度，在取得諸如學(xué)歷學(xué)位等材料后，有主動向相關(guān)部門提交歸檔的意識。對于檔案主要材料形成部門的人事處、組織部工作人員可以學(xué)習(xí)本校出臺的干部人事檔案文件，重點包括具體的歸檔范圍、歸檔期限、歸檔流程等，保證該入人事檔案的材料不錯歸入綜合檔案，并按時移交以免積壓。除此之外，還應(yīng)該重點學(xué)習(xí)干部人事工作相關(guān)業(yè)務(wù)知識，比如參加工作時間及干部身份如何認定、干部考察材料如何撰寫等，以保證產(chǎn)生的材料質(zhì)量合乎規(guī)范。對于干部人事檔案管理部門工作人員，則需要全面學(xué)習(xí)上級規(guī)定和文件，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點在把握如何鑒別、整理及利用材料，以確保檔案整體上的規(guī)范性與科學(xué)性。

（二）加強重點部門之間有序化協(xié)作。這里的重點部門是指與干部人事檔案關(guān)系最為密切、接觸最為頻繁的三個部門，即人事處、組織部與檔案管理部門。首先，干部人事檔案管理部門應(yīng)在遵循《條例》以及征求組織人事部門意見的基礎(chǔ)上擬定教職工干部人事檔案接收、審核、移交等相關(guān)要求或規(guī)則，把好制度關(guān)。其次，組織人事部門應(yīng)按照制度要求在收到個人檔案材料后第一時間進行審核，將存在問題尤其是缺少材料的情況通知教職工本人，把好入口關(guān)并定期移交。最后，干部人事檔案管理部門在收到干部人事檔案材料進行整理再審后，對仍存在問題進行匯總并反饋組織人事部門，把好反饋關(guān)。如遇逾期未交材料或發(fā)現(xiàn)缺少入校前檔案的情況，干部人事檔案管理部門應(yīng)主動聯(lián)系組織人事部門催要材料。

（三）提高對干部人事檔案管理部門的日常性關(guān)注。任何工作都離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，檔案工作亦然。作為高校一項基礎(chǔ)性工作，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對本校干部人事檔案管理部門的基本工作內(nèi)容、工作量、人員配備有一定的了解，定期找工作人員了解工作進度及工作中存在的困難，設(shè)法予以解決。對于身兼數(shù)職的工作人員，應(yīng)適量減輕其承擔(dān)的其他工作，以確保本職工作順利開展；對于僅憑干部人事檔案管理部門一方無法順利完成的工作，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃自上而下予以推動。此外，還應(yīng)當(dāng)保證干部人事檔案在保管、信息化方面的經(jīng)費投入。

干部人事檔案集中專項審核工作已完成，但干部人事檔案管理工作仍在繼續(xù)。筆者希望高校各部門重視該項工作，打破干部人事檔案管理部門孤軍奮戰(zhàn)的局面，攜手同心、通力合作，在之后的工作中把好每一份新材料的質(zhì)量關(guān)，進一步推進該項工作規(guī)范化。