機關事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理芻議

文/吉林省自然資源信息中心 韓輝 孫國華

一、機關事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設問題

（一）人事檔案數(shù)字化管理薄弱。在數(shù)字化時代，檔案管理模式從以檔案保管和利用為重點，轉向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心。很多機關事業(yè)單位沒有對人事檔案數(shù)字化管理工作給予足夠的重視，管理只是流于形式，沒有落到實處。大部分管理者認為電子檔案、檢索、整理有無數(shù)字化都一樣，忽視了人事檔案數(shù)字化工作的開展，對人事檔案數(shù)字化設備的投入不足，以至于檔案數(shù)字化管理工作的基礎投入十分薄弱。遇到問題臨時抱佛腳，應付相關部門檢查和保證干部職工調動過關就行，而這一切都導致人事檔案管理工作不能發(fā)揮其真正的效能，檔案數(shù)字化管理更是無從談起。

（二）人事檔案數(shù)字化管理制度滯后。面對各個行業(yè)運用高效、便捷的數(shù)字化管理模式，現(xiàn)有的機關事業(yè)單位人事檔案管理工作存在許多問題，甚至阻礙機關事業(yè)單位人力資源的可持續(xù)發(fā)展。個別機關事業(yè)單位人事檔案沒有跟上數(shù)字化時代的步伐，還是依靠陳舊的檔案管理方式，這種制度在管理形式和方法上與數(shù)字化管理制度不相符，制約了檔案管理和服務利用。在現(xiàn)有制度的框架下索引、整理、保存等工作程序沒有辦法與機關事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理制度相銜接。這就需要我們根據(jù)數(shù)字化檔案發(fā)展的要求以及自身工作實際，制訂出與時俱進、完善合理的人事檔案數(shù)字化管理制度。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平偏低。人是最核心的資源，由于機關事業(yè)單位編制有限，分配到檔案管理部門的編制較少，這就造成很多檔案管理工作由人事部門人員兼任的情況。檔案管理人員多數(shù)不是專職，時常離崗或工作變動。沒有專業(yè)技術人員，任何先進技術和管理手段只能流于形式，沒有專職的實施者，信息化建設更是無從談起。雖有檔案管理制度，信息化建設開展多年，但未能認真執(zhí)行。機關事業(yè)單位的人事檔案管理是一項繁雜瑣碎但連續(xù)性極強的工作，若不能保證及時和足夠的人力物力的投入，就會導致人事檔案管理的質量大打折扣。

（四）人事檔案管理手段單一。由于檔案管理工作多數(shù)是兼任，對檔案數(shù)字化管理、業(yè)務知識和流程梳理等知之甚少，兼職人員較少主動利用新技術及數(shù)字化管理人事檔案，專職及專業(yè)人才的缺乏給人事檔案管理工作帶來了很大難度。在信息技術高速發(fā)展的今天，個別機關事業(yè)單位人事檔案管理工作依然墨守成規(guī)，依靠傳統(tǒng)紙質檔案收集和保管的方式，即使部門配備了電腦，也無法充分利用。我國開展檔案信息化已經(jīng)多年，由于各機關事業(yè)單位沒有配備專門檔案管理和專業(yè)技術人員，多數(shù)單位管理檔案人員是兼任，造成了檔案信息化建設存在不到位的情況，即使單位配備了檔案信息化設備，檔案網(wǎng)絡查詢與檢索形同虛設，白白浪費了大好資源，導致人事檔案管理工作效率極低。

（五）檔案管理硬件設施不完善。在人事檔案數(shù)字化管理辦公設備中，計算機、掃描儀等硬件設備必不可少，這是實現(xiàn)辦公自動化及檔案利用率提升的關鍵。只有具備完善的硬件設備和基礎設施，才能讓人事檔案資料得到有效管理，共享信息資源。當前，機關事業(yè)單位由于缺乏足夠經(jīng)費，硬件設備不完善，基礎設施建設滯后，導致人事檔案數(shù)字化管理工作很難正常開展，工作效率不高。

（六）人事檔案利用工作水平較低。對機關事業(yè)單位的人事檔案管理者來說，不管是收集、整理，還是鑒別、保管，其目的在于利用，為了服務于機關事業(yè)單位的人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。一些單位由于檔案管理和專業(yè)技術人員不足，導致人事檔案收集歸檔工作被動、不及時，責任不明、界限不清，使得人事檔案管理工作前后脫節(jié)。就目前而言，人事檔案管理存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務開發(fā)意識差，即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是學習、工作情況、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供服務，工作處于被動服務的狀態(tài)。

二、推進機關事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設的措施

（一）提升對檔案數(shù)字化管理工作的認識。實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化，是適應社會對檔案信息的客觀需求。機關事業(yè)單位要加強對人事檔案數(shù)字化管理工作的重視，將人事檔案數(shù)字化管理落到實處，使人事檔案管理數(shù)字化建設有章可循，確保人事檔案數(shù)字化的安全保密、合理利用、規(guī)范整理。機關事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化是系統(tǒng)工程，要選拔具備較高的政治素養(yǎng)、責任意識和過硬的專業(yè)技能的檔案管理人員，推進人事檔案收集與歸檔、整理、檢索等數(shù)字化建設，及時錄入、隨時更新職務變動、工作履歷、繼續(xù)教育、獎懲情況等動態(tài)信息。成立人事檔案數(shù)字化管理領導小組，解決工作中的困難和問題，協(xié)調推進人事檔案數(shù)字化建設。加大檔案數(shù)字化管理工作基礎設施的投入，將人事檔案數(shù)字化管理工作提到議事日程，發(fā)揮便捷、高效、安全等效能。

（二）健全人事檔案數(shù)字化管理制度。我國檔案信息化建設已經(jīng)開展多年，但是檔案信息化成果較少。解決此問題的根本途徑是建章立制，健全人事檔案數(shù)字化管理制度。只有不斷采用現(xiàn)代信息技術裝備檔案部門，才能提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。人事檔案數(shù)字化管理是一個動態(tài)過程，在人事檔案材料的數(shù)據(jù)收集補充、電子檔案整理、檔案的登記、借閱等環(huán)節(jié)中都要建立相應的網(wǎng)絡節(jié)點。依據(jù)《檔案法》和《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》的規(guī)定以及數(shù)字化檔案發(fā)展的要求制訂與時俱進、完善合理的人事檔案數(shù)字化管理制度。

（三）配置檔案管理專職人員，培養(yǎng)高素質人才隊伍。各級黨委、政府要重視檔案管理人員和專業(yè)技術人員的隊伍建設，在機關事業(yè)單位配置專職人事檔案管理人員和檔案數(shù)字化管理需要的各種高素質、高學歷的復合型專業(yè)技術人才，培養(yǎng)檔案管理與系統(tǒng)研發(fā)、程序維護的復合型人才，逐步建立一支具有較高檔案管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊伍；機關事業(yè)單位需對檔案管理人員進行定期定質定量專業(yè)培訓，提高其專業(yè)技能和個人素質。此外，檔案管理人員須在檔案管理工作中及時總結經(jīng)驗，改進管理技術和方法。

（四）加大檔案管理硬件設施投入。加大機關事業(yè)單位的檔案設備、數(shù)字化裝備和基礎設施的投入，才能讓人事檔案資料得到有效管理，共享信息資源。對機關事業(yè)單位檔案管理的投入，不應局限于工作部署及年終總結，要落到實處，要舍得投入并引進各種先進技術設備，建立一套完善的檔案網(wǎng)絡信息管理系統(tǒng)，這是檔案進行數(shù)字化管理的重要的硬件設備和物質基礎，同時也是主要的信息傳輸與共享方式。

（五）推進人事檔案數(shù)字化建設。要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料通過相應的技術處理，轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存，能夠根據(jù)需要，通過電腦查閱有關內容。同時，利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質文件和已歸檔保存的數(shù)字化檔案，建立系統(tǒng)有序的檔案信息庫。注重檔案信息與其他資源的整合，實現(xiàn)統(tǒng)計功能與檔案人員數(shù)據(jù)庫實時聯(lián)動，為作出科學合理的決策提供數(shù)據(jù)支持。合理利用人才信息資源庫，使其最大限度地發(fā)揮作用，把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)不屬于保密范圍的檔案信息的共享，既方便利用者，又提高人事檔案工作的效率和質量。

（六）提高機關事業(yè)單位人事檔案的利用率。檔案管理人員要利用人事檔案為機關事業(yè)單位提供人力資源服務的契機，充分挖掘人事檔案的潛在價值，提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和服務能力。提高機關事業(yè)單位人事檔案利用率的關鍵是豐富檔案內容，從人出發(fā)，突出個性信息，注重收集政治面貌、專業(yè)特長、知識結構、成果業(yè)績等材料和數(shù)據(jù)，不斷更新檔案信息內容，進一步提高人事檔案利用率，促進人事檔案信息資源的共享和再利用。

三、結語

在當前大數(shù)據(jù)數(shù)字化時代背景之下，數(shù)字化管理成為一種被社會逐漸認可的管理方式。機關事業(yè)單位人力資源管理工作必須與時代相結合，人事檔案管理數(shù)字化已是大勢所趨，要充分認識到人事檔案數(shù)字化管理工作的重要意義。鑒于人事檔案的紙質材料和繁瑣程度，為保障人事檔案管理工作質量邁上新臺階，提高人事檔案管理工作的效率，推進機關事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化勢在必行。只有采用數(shù)字化技術手段實現(xiàn)對機關事業(yè)單位人事檔案的科學管理，利用信息技術提高檔案管理質量，才能進一步促進機關事業(yè)單位人事管理工作科學開展。