問題導向視閾下提高人事檔案質量和利用效率的策略
——以醫療事業單位為例

文/肇慶市高要區人民醫院 廖翠玲

醫療事業單位人事檔案管理，主要是針對醫療衛生單位內部人才信息展開集中式管理。目前，社會大環境不斷變化，針對人才管理方式展開變革，是醫療事業單位長遠發展的必經之路。為此，醫療事業單位有必要從問題導向視角出發，進一步分析人事檔案管理現狀，以便制訂有效的人事檔案管理及應用計劃。

一、醫療事業單位人事檔案管理中遇到的問題

（一）管理人員隊伍建設滯后。在醫療事業單位人事檔案管理過程中，部分管理者水平不高，整體隊伍建設相對落后。之所以出現這種情況，是由以下原因引起的： 1.在醫療事業單位管理人事檔案時，由于檔案是跟隨個人工作經歷而變化的，存在著不穩定性特點，所以也就增加了檔案管理難度。2.部分醫療機構并不重視培訓管理人員，在甄選人員及聘用人員時，未曾達到具體甄選標準，直接影響人事檔案管理隊伍整體素養。3.在具體管理工作中，部分管理人員并非科班出身的專業人員，常由其他崗位人員兼職，導致人事檔案管理工作執行效率低。

（二）檔案管理信息化建設認知不足。長期受傳統檔案管理理念影響，部分醫療事業單位創建信息化檔案的必要性認知并不充分，甚至個別醫療事業單位并未創建完善的人事檔案管理機制，并且依舊沿用“人工管理”方式，導致檔案資源利用水平低下，檔案利用效率降低。

（三）人事檔案管理手段落后。最近幾年，伴隨信息技術不斷發展，互聯網技術為人事檔案管理帶來了新契機。然而，一些醫療事業單位并未組織相關人員展開專業培訓，也未曾引入先進的檔案管理方法，依舊采取紙張管理方式。管理人員在管理人事檔案時，需要大量閱讀文件，才能全面了解個人檔案，無形中增加較多工作負擔。傳統手工管理方式極有可能受人為因素影響，而出現人為破壞檔案、丟失檔案、泄露檔案等問題。發生上述問題，均會給醫療事業單位造成重大損失。

二、創新醫療事業單位人事檔案管理的重要性

（一）有益于提升人事檔案管理效率。應用信息技術手段管理醫療事業單位人事檔案，可在一定程度上提升人事檔案管理效率。傳統檔案管理過程，需要使用大量物力及人力，在工作人員收集人員信息、分類人員信息以及統一管理人員信息時，需要歷經漫長過程，且對安全許可要求偏高，工作量偏大，工作壓力也因此增強。然而，在創新人事檔案管理方式后，使用信息化管理手段，便能有效釋放檔案文件，海量的個人文件均可由計算機進行管理，從而減輕人工管理負擔，提高檔案管理效率。

（二）有益于促使人事檔案管理科學化及規范化。在傳統人事檔案管理模式下，整個工作過程不夠科學化與規范化，存在大量潛在風險與危險。同時，由于管理系統相對落后，極有可能導致人事檔案丟失，致使醫療事業單位損失慘重。但是，在引入信息管理模型后，便可高效處理諸多人事檔案，確保人事檔案管理工作愈加高效、精準。

（三）有益于高效配置人力資源。醫療事業單位通過管理職工人事檔案，可詳細掌握每一名職工工作能力及工作水準。在職工檔案管理計算機模型中，醫療事業單位的人力資源部門可及時獲得相關人員實際動態，結合崗位需求與個人工作經驗，將合適的人調到合適的崗位上，真正實現“人盡其才”的目標，確保每一名職工都能在溫馨的工作環境下扮演重要角色。

三、提高人事檔案質量及利用效率的策略

（一）加強檔案價值認知，提高人事檔案工作的主動意識。在醫療事業單位不斷發展的進程中，增強單位人事檔案管理工作效率，需保障單位內部全體工作人員不斷提高人事檔案管理意識，促使其深刻認識到人事檔案管理工作對自身發展及單位未來發展的重要性。加強日常宣傳力度與投入力度，以促進醫療事業單位人事檔案管理工作水準呈持續上升的趨勢，最終推進醫療事業單位長足發展。在具體實踐時，應明確各部門各崗位工作人員實際職責，制訂嚴謹的考核機制與管理機制，以確保人事檔案管理人員參照具體規定執行人事檔案管理工作。在全面調動人事檔案管理人員工作能動性之際，確保單位內部人事檔案管理工作日益朝著規范化與信息化方向推進。

（二）完善管理機制，凸顯人事檔案應用價值。在不斷提升醫療事業單位人事檔案管理工作效率時，應注重完善各部門人事檔案管理工作制度，增強所有工作人員創新意識及責任意識，才能進一步完善單位人事檔案管理結構，不斷健全各種規章及制度。一般情況下，醫療事業單位檔案管理工作若想穩定發展、有序發展，要由專業人才負責收集、遞交以及查閱管理人事檔案材料。為此，需要醫療事業單位管理人員高度重視人事檔案管理工作，制訂具體管理標準細則，以便為人事檔案管理部門展開人事活動提供重要依據，保障人事檔案資料足夠可靠、完整且真實。所以，需要優化管理機制，真正提升醫療事業單位人事檔案管理工作品質，切實展現人事檔案利用價值，為提高醫院經濟效益而貢獻 力量。

（三）構建專業隊伍，提升人事檔案管理人員素養。在提高醫療事業單位人事檔案管理效率與質量過程中，檔案管理人員需要具備高超的業務技能與職業素養。因此，醫療事業單位需要注重提高專業人員綜合素質，以便真正滿足醫療事業單位人事檔案管理工作各項需求，帶動單位管理水平的提高。在具體實踐中，應注重培養人事檔案管理人員計算機操作能力，不斷提高其道德素質與責任意識，以保障其能勝任人事檔案管理工作。除此之外，需定期組織單位人事檔案管理人員培訓活動，增大培訓力度，并擬定適宜的獎懲機制與人員選拔機制，為人事檔案管理人員提供廣闊的職業發展空間，吸引與留住高素養的檔案管理人才。

（四）加強信息化建設，提升人事檔案管理成效。在醫療事業單位運營與發展時，信息技術應用范圍日漸廣泛，逐步滲透到單位內部的每一個部門管理工作之中，大幅度提升了單位各部門工作效率。為此，全面提高醫療事業單位人事檔案管理工作信息化水準，全力優化人事檔案信息收集、整理及更新流程等，是有效提升人事檔案資料應用效率的關鍵途徑，可促進單位人事檔案管理工作效率不斷提升。在實踐中，信息技術在單位人事檔案管理工作中的應用，可促使各部門有序展開人事組織工作，全面了解不同崗位人員具體工作狀況，降低單位人事檔案管理運營成本及資金投入成本。除此之外，通過充分應用信息技術，單位各部門還可創建電子檔案，不斷增強單位人事檔案信息的開放性，這對保障單位人事檔案管理機制的公平性、公正性、公開性具有一定積極影響。合理運用人事檔案動態管理機制，實時了解單位各崗位人員工作情況、業務能力、綜合素質以及專業技能水平等，可確保單位在考核職工、錄用職工以及職工晉升、競聘等方面產生的信息足夠可靠與真實，這對全面提升單位人事檔案管理工作成效具有重要影響。

（五）建設專業網絡平臺，模塊化管理人事檔案。首先，醫療事業單位要增強對檔案管理者的專業化培訓，以便從根本上解放相關人員傳統思想，促使其熟練掌握現代科學技術手段，善于應用電子設備及高新軟件管理單位人事檔案。其次，要積極引用網絡技術、信息技術及計算機技術等，創建醫療衛生檔案管理服務平臺。為了確保有效提升單位人事檔案管理人員工作的能動性，以及保障檔案的完整性和查閱的及時性，應及時優化與完善電子檔案管理體系。除此之外，醫療事業單位還要采取模塊化方法管理單位人事檔案，使用模塊化管理理念，針對人事檔案資料信息展開精準分類，創建電子信息檔案中心。在收集與處理單位內部各種電子檔案信息時，應重視將每一類檔案進行標記，以便后期整理時能將各種信息及時轉入各個類別之中，從而構建完整的醫療事業單位人事檔案信息類別系統，為日后深入管理人事檔案以及有效應用人事檔案信息做好 鋪墊。

（六）強化部門交流，提升人事部門管理的實效性。醫療事業單位應注重各科室協調配合，定期組織座談會，促進部門與部門間的交流，全方位提高各科室對人事工作的了解，促使其在日后工作中積極配合人事部門工作。同時，人事部門職工應遵循單位規章制度及具體檔案管理程序，嚴格落實人事工作，以便切實增強人事檔案管理的可行性與實效性。

四、結語

綜上所述，在醫療改革背景下，各醫療事業單位人事部門是協調單位管理者與基層職工間的橋梁。因此，若想有效提升醫療事業單位檔案管理效果，需要人事檔案管理部門加強認知，創新管理機制，積極構建科學化管理模式，不斷推進創新與改革，以便推動醫療事業單位人事檔案管理工作順利落實，并取得預期 效果。