“PIPA”工作法在醫院人事檔案中的運用
——基于“一動力三循環”醫療質量管理模式

2021-11-22 10:06:53福建省婦幼保健院畢瑩赟

辦公室業務 2021年22期

文/福建省婦幼保健院畢瑩赟

人事檔案信息在醫院人力資源管理中發揮著重要的作用，為人才選拔、人才隊伍建設、人力資源科學配置提供重要的參考依據。在信息化迅速發展的時代背景下，傳統醫院人事檔案管理工作面臨巨大挑戰，提高醫院人事檔案管理水平勢在必行。

黃發云等人創新性提出的“一動力三循環”醫療質量管理模式，是模擬人體內各循環系統維持生命正常活動的原理，融合現代管理理念及方法，將具有“團結—協作—奉獻”的“動力源”比作人體心臟，將“政策—人文—制度”的“決策環”比作腦循環，將“技術—管理—規范”的“創新環”比作肺循環，將“安全—便捷—舒適”的“目標環”比作人體主要循環。通過一個動力三個循環相互影響、互為制約、連貫循環的質量管理鏈條，在實際應用中取得了良好的成效。本文基于 “一動力三循環”管理模式，探索提出“PIPA”工作法，旨在進一步推進醫院干部人事檔案管理水平，進而為提升醫院管理和決策提供參考依據。

一、人事檔案管理的現狀

（一）專業管理人才匱乏。檔案管理人員不僅要有專業的管理檔案技能，精通醫療衛生方面的知識，熟悉醫院工作流程，還要有豐富的應用信息技術的經驗。然而，現實的問題是人事檔案管理多為兼職人員，在職期間往往忙于其他事務的處理，無暇專心做好檔案管理工作，導致檔案管理更新不及時，相對滯后。同時管理人員缺乏正規化培訓和學習，缺乏動態化的檔案管理意識，運用電子資源信息能力也較弱。

（二）信息化投入不夠。醫院的檔案管理設施設備較為陳舊老化，檔案管理者仍舊運用傳統的人工管理檔案方式，進行簡單的檔案收集與整理工作，管理模式粗放。在信息化檔案管理方面，缺少專門的檔案管理軟件，嚴重影響了醫院檔案管理工作的效率和質量。

（三）管理制度和標準不統一。醫院的檔案管理工作中沒有統一的管理標準和模式，對納入檔案的內容沒有明確的規定和要求，沒有制訂統一的立卷歸檔制度，部分人事檔案資料填寫不規范，僅僅是收集起來，卻未對資料仔細甄別和鑒定，管理制度不健全，管理工作薄弱，影響人事檔案資料的系統性和權威性。

（四）人事檔案信息利用率不高。檔案管理在醫院內部管理體系中處于邊緣地位，受重視不高，加之人事檔案保密性的特質，廣泛應用也受限，缺乏一套行之有效的管理系統，檔案內容和項目資源整合利用率低，造成信息資源浪費現象，在人力資源配置中不能較好地發揮作用。

綜上四種主要情況，是普遍存在于目前的省屬公立醫院人事檔案管理的主要問題。這就造成了人事檔案信息資源得不到合理的應用，不利于醫院人事管理和可持續發展。

二、基于“一動力三循環”模式的“PIPA”工作法

（一）總體思路。以構建一支“專業—服務—責任”的人事檔案管理團隊為動力源，在“政策—制度—規范”決策環的指導下，協調模塊之間的作用，執行落實“信息—技術—分析”創新環，從而達到醫院干部人事檔案管理“實用—安全—高效”目標環的作用，詳見“圖1”。

（二）干部人事檔案管理中的“動力源”。著眼于人事檔案管理政策性、業務性強的特點，為了更好地體現其服務性、保密性，醫院根據自身情況，以專職檔案員為主，外聘第三方用工人員為輔，建設一支“專業—服務—責任”的人事檔案管理團隊，為提升人事檔案管理的專業化、規范化水平提供人才支撐。

（三）干部人事檔案管理中的“目標環”。干部人事檔案管理的科學化，最終是為了實現“實用—安全—高效”的檔案管理目標。具體來說，干部人事檔案是一套完整反映職工業務能力、學術水平、工作業績的歷史真實憑證，記錄了每位職工的個人簡歷、專業技術考核、進修提高、科研授獎等情況，不論是評定職稱還是在全面考察了解和選拔使用干部，都具有重要的參考依據作用。干部檔案在服務效用上還能為干部個人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出具歷次任職憑證，工資變動憑證、黨團關系憑證、學歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、房屋公證、解決老干部待遇、機構人事改革提供有價值的服務。同時，鑒于人事檔案具有隱私性的特點，應當充分考慮檔案管理的安全性。因此，及時維護更新干部信息，保證檔案信息的實用、安全、高效是檔案管理的終極目標。

（四）“決策環”引導下，融合“創新環”，引入“PIPA”工作法。“動力源”團隊根據《干部人事檔案工作條例》以及中組部、省委組織部、省衛健委印發的相關干部人事檔案管理政策文件，結合醫院自身特點，融合“創新環”的“信息—技術—分析”，為達到“目標環”要求，探索提出“PIPA”工作法。

1.素質管理（personality management）：重視人才培養，提高專業素養。懂臨床醫學、具備現代化信息技術、有檔案管理經驗的復合型人才是實現醫院檔案管理科學化的保證。采取開展繼續教育、進修、集中授課、跟班學習等多種形式加強醫院檔案工作人員學習，不斷提高其專業知識水平和管理能力，使其熟練運用現代信息技術管理檔案，處理信息數據，以適應社會發展和醫院進步對檔案管理的需求。

2.投入管理（Investment Management）：加大醫院檔案管理的投入力度，實現信息化建設。良好的軟、硬件設施是實現檔案管理信息化的基礎保障，要進一步加快檔案信息化建設，就要配置與現代化相適應的軟、硬件，實現檔案網絡化管理。因此，醫院應創造條件并結合本院的實際情況，經過考察選擇適合本醫院的信息系統軟件，建立人事檔案信息管理系統，依托現代化信息技術，通過計算機檢索查詢，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，為醫院人力資源配置與管理提供更加全面的資料，實現檔案管理精細化、精確化、現代化、高效化。

3.流程管理（process management）：完善管理制度，拓展服務功能，實行檔案標準化管理是檔案管理科學化的根本。建立完善科學的管理標準，制定合理的流程模式，使檔案在建立的各個環節、流程、步驟中，從開始收集、整理到最后歸納、入檔，形成一套完善且行之有效的檔案接收機制，要在適當的時間統一進行清理、催收，以保證人事干部檔案材料的歸檔率達到100%，做到檔案條理清晰、目標明確，保證檔案的及時完整性，系統而準確無誤地記錄、存檔，避免遺漏檔案的內容。

4.應用管理（Application management）：有效進行人事檔案管理，結合不同時期醫院人才建設的需求，充分挖掘醫務人員人事檔案中的各項信息資源，并通過詳盡的數據統計與分析功能，進行有效開發與利用，在人事任免、職稱晉升、工資調整等方面為醫院黨委決策提供準確的歷史數據、科學的判斷依據。不斷改進提高人力資源開發與管理水平，使之更好地為臨床、教學、科研、管理等服務。

三、初步成效

“書同文，車同軌”，在現代醫療體制改革的大背景下，公立醫院現代化管理體制逐漸建立，檔案管理規范化、科學化、信息化已經成為醫院檔案管理的發展趨勢。從檔案信息化發展來看，數字化只是第一步，數據化是真正的目標和方向，不僅僅通過掃描成文字，歸檔成電子檔案，更重要的在于處理與分析其中的內容，運用人工智能技術和大數據技術，建立人事資源管理的信息庫，為醫院的人才配置提供參考和依據。我院從2018年起，啟動全院性干部人事檔案專項審核工作，并以此項工作的推進為抓手，開始試行“PIPA”工作法，并取得初步成效。

（一）檔案管理規范化有所提升。1.抽調1名業務能力強、工作扎實、責任心強的黨員干部專門從事干部人事檔案專項審核工作，同時通過第三方用工的方式聘用2名工作人員進行輔助性配合，形成逐步規范的檔案管理團隊。2.根據《干部人事檔案工作條例》以及省委組織部、省衛健委檔案管理相關制度要求，制定了《福建省婦幼保健院干部人事檔案管理工作制度》（包含收集與歸檔制度、整理與裝訂制度、轉遞與接收制度、保管與保護制度、查閱與借閱制度、工作人員守則等各項工作制度辦法），保證此項工作有章可循。3.完成了全院1220卷檔案的零散材料補充收集、歸檔、分類、梳理，確保干部檔案達到 “分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。

（二）檔案管理信息化有所推進。中組部先后發布《關于印發<2016-2020年全國組織系統信息化工作規范>的通知》《關于貫徹實施<干部人事檔案數字化技術規范>的通知》系列文件，為加快推進干部人事檔案數字化建設，與有相關資歷資質的軟件公司洽談合作，開發建立干部檔案管理信息系統，提出檔案數字化全流程制作管理方案，該方案涵蓋干部人事檔案管理規范及標準建設、硬件網絡設備建設、干部人事檔案數字信息資源庫建設、干部人事檔案信息管理平臺建設、干部人事檔案智能庫房建設和其他業務網系統的無縫集成。力爭打造涵蓋干部進入、管理、退出的全生命周期的信息化平臺。

四、反饋、推陳與建言機制

根據“一動力三循環”的反饋建言模式，將發現的問題進行分級管理。對存在的問題，反饋給“動力源”立即整改。比如員工對檔案管理不了解，重視不夠， “動力源”團隊可以通過召開大會的形式使醫院各層面工作人員提高對人事檔案的重視度，對人事檔案管理工作充分了解，并主動支持，再進一步從“創新環”流程管理上改善并制定歸檔管理工作制度，定期查缺補漏，形成規范機制，加以固定。

五、結語