大數據環境下石油管輸企業文書檔案的信息化管理路徑

文/陜西延長石油（集團）有限責任公司管道運輸公司 劉雅婷

一、大數據環境與石油管輸企業文書檔案的基本概述

大數據，即巨量數據，大數據環境是當前信息化時代的主要應用環境，其中囊括各類應用數據內容。大數據體量巨大，所涵蓋數據信息類型眾多且復雜，要在云計算的數據管理、應用形式的基礎上通過數據之間的大眾化共享以及交疊應用形成智能資源和服務能力，所以它能夠為人們生產生活與工作學習帶來諸多便利。

無論企業的規模大少，都需要建立基本企業檔案。一般情況下，文書檔案還是以紙質為主，若信息量較大的情況下，將會增加工作人員的工作質量以及考驗工作人員的職責和工作耐心。目前，諸多企業文書檔案信息化管理也已經實現了自動化、智能化開發方式，它可保證文檔文書文件管理的便捷性與高效性。就文檔文書文件內容看來，它詳盡說明了業務開發動態特征等重要保證內容，主要是基于信息化企業文檔文件管理來對企業相關信息傳輸與網絡媒介內容傳播進行主導和分析。石油管輸企業文書檔案內容非常豐富，構建大數據環境，應用企業文書檔案信息化管理路徑是非常有必要的，它能為石油管輸企業生產、管理與科研服務創造更有利的發展空間條件，為大數據環境中計算機網絡技術的合理應用提供便捷，其服務內容也將更加準確、及時、簡潔和有效實用。換言之，為石油管輸企業實現企業文書檔案的社會化共享與應用，能最大限度延長檔案保存周期，爭取創造更大價值。

二、大數據環境與石油管輸企業文書檔案信息管理的現實應用價值

企業文書檔案信息化管理是迎合了當前新時代發展需求，其文書在記錄企業日常業務管理活動之余，也為企業未來發展戰略優化提供了詳盡參考內容。基于大數據環境下的企業文書檔案信息化管理更多追求大存儲空間、靈活檢索方式以及長存儲周期特點，它真正為企業未來長期可持續發展創造了有利空間條件。

石油管輸企業文書檔案在信息化管理過程中主要為生產、經營、管理和科研等各項工作提供依據與參考，成為對企業發展具有促進價值的重要發展媒介，基于文字、圖表、圖片、錄音、影像、動畫等等來形成企業文書檔案體系，利用互聯網技術加以科學管理，分析問題、查找原因以及解決實際問題，實現應用和操作不分時間、場所，更具合理性以及高效率，有效提高企業文書檔案收集、整理、立卷、歸檔質量以及利用率，這對于提高企業文書檔案與企業檔案整體管理水平都具有重要意義。

大數據環境下石油管輸企業在建立文書檔案信息化管理體系過程中，它必然會面臨諸多現實問題，例如現代化信息技術讓信息實現交互，但傳統文書管理模式中的紙質檔案在信息記錄方面并不高效快捷，無法提高工作效率，而在現代化信息技術應用方面，其信息數據傳輸方式也存在局限性，另外就是安保性問題與管理人才缺乏問題，二者都讓大數據環境下企業文書檔案的信息化管理效率大打折扣，而現代化信息技術希望通過大數據環境助力企業文書檔案快速發展。它主要遵循一定格式進行存儲設計，實現對相關存儲內容的有效歸檔，以便于后期查詢與提取數據內容，例如它其中設置了一鍵查詢功能，將檔案存儲的同時也提高了信息內容的收集率，充分發揮了現代化信息技術的優勢。

三、大數據環境下石油管輸企業文書檔案信息化管理的必要性

企業文書檔案管理水平隨著企業發展水平逐漸提高，而在新信息時代背景下，其信息化技術快速發展與企業科技的不斷創新推動了企業文書檔案的數據量與類型的持續不斷增加。在該過程中，合理利用現代信息技術有效提升企業文書檔案管理的整體工作效率非常有必要，它不僅能夠提升企業文書檔案管理便捷性，也能豐富其查詢功能能力，對提高企業文書檔案利用率也很有幫助。在企業文書檔案實現數字化與網絡管理過程中，大數據時代的形成與云計算技術也相繼出現。現代信息技術與網絡技術已經擁有了相當強大的數據計算功能，它在數據檢索、查詢與資源存儲過程中運用到了遠程網絡傳送、基于不同語言文字的自動翻譯功能等等，它在完善企業管理數據功能過程中作用極大，也為企業文書檔案實現信息化條件下的數字化與網絡化管理模式創造有利條件。換言之，數字化背景下的企業文書檔案在實施信息化建設過程中已經形成網絡化建設體系，新體系技術內容更豐富，更加安全可靠，在數字化技術處理與加密過程中擁有更加規范、準確、高效與安全的技術應用體系，可為社會網絡化建設提供便利支持。簡言之，基于不同用戶層次與各種與范圍內的數據資源共享基本實現了企業文書檔案管理模式，在大數據技術環境下它基于各種網絡媒介構建企業文書檔案管理工作格局，它在建設企業文書檔案與信息化管理體系過程中發揮了巨大作用。它的數據檢查、查閱、數字資源存儲、元辰網絡傳送以及不同語言文字自動翻譯功能相當強大，為企業數字化與網絡化管理提供了安全可靠的保障。所以綜上所述，大數據環境下企業文書檔案信息化管理工作是相當有必要的。舉例來說，石油管輸企業在文書檔案新信息化管理過程中會加入CAD輔助設計產生電子文件，配合網絡傳輸電子文件對存儲與下載過程中的載體進行保存，在歸檔過程中選擇標準化程度較高、性能較穩定的有效載體。這種做法更易于檢測，顯示還原也更加方便。

四、大數據環境下石油管輸企業文書檔案信息化管理的有效路徑

大數據環境下，石油管輸企業文書檔案信息化管理應該遵循以下幾點有效路徑建設。具體來說要做到以下三點：

（一）成立文書檔案管理部門。考慮到石油管輸企業需要管理的文書檔案內容非常豐富，所以設置專門的文書檔案管理部門是很有必要的，它能為企業內部建立檔案內容存檔，實現統一管理優化調整，深度掌握信息內容，對企業未來發展提供具有建設性的數據內容。在該過程中，邀請專門人才對文書檔案管理內容進行分析，提供諸多建設性數據內容，并展開相應管理工作，滿足員工物質需要，同時訂立考核內容，正常推進考核過程，構建石油管輸企業文書檔案庫，追求檔案信息一鍵查找與快速維護機制，以此提升客戶滿意度，同時對現有檔案進行操控。在該過程中，要建立石油管輸企業文書檔案遠程操控機制，在技術人員登錄檔案信息后臺后，需要及時更新、優化管理信息內容，為企業提供可靠的信息資源，同時促進石油管輸企業文書檔案管理資源發展。

（二）強化文書檔案信息化硬件建設。要強化文書檔案信息化硬件建設機制，優化建設投入力度，加大資金的投放，完善硬件設施，不斷提升管理方式以及技術，強化檔案管理內容建設基礎設施，做好資源管理調整等對文書檔案信息加以科學處理，而把現代化技術應用到的文書檔案管理工作中，全面激發電子保存功能，還能促進檔案信息保存，對整體數據的保存和管理發揮關鍵性的作用，在提升石油管輸企業檔案管理應用效率的同時，還能保障檔案管理的安全性，真正達到文書檔案信息保值增值的目的,大力推進石油管輸企業文書檔案管理信息化建設步伐。

（三）強化網絡安全防護機制。石油管輸企業必須強化網絡安全防護機制，加大防護力度，保證檔案管理安全維護到位，為石油管輸企業實現安全管理工作，制訂可靠的信息安全管理方針，針對檔案內容進行明確的安全性保管方案，體現檔案管理安全性與針對性。具體來講，在強化網絡安全防護機制過程中，需要保證文書檔案管理人員嚴格規范到位，為石油管輸企業文書檔案管理提供安全后勤保障。

總體來講，目前的石油化工企業希望建立一支檔案信息化管理隊伍，其中所追求的正是文書檔案的信息化管理過程，在基于網絡技術、數據庫技術、數據存儲等各種信息技術對網絡文書管理與實踐操作進行深化應用與發展。

五、結語

在互聯網信息化時代，發展與完善石油管輸企業文書檔案信息化建設，希望結合先進技術理論展開檔案管理細節把控與優化操作。實現企業發展革新，需要結合目前所存在的行業發展現實問題，采取科學管理方法，最終為石油管輸企業做好檔案管理工作，為我國石油管輸企業未來發展做出更多更突出貢獻。