疾病預防控制檔案信息化建設芻議

文/河北省疾病預防控制中心 陳彩娟 許永剛 甘承鈺 閆青梅

檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。2020年6月重新修訂的《中華人民共和國檔案法》，增加了檔案信息化的內(nèi)容。疾病預防控制檔案是醫(yī)療衛(wèi)生檔案的重要組成部分，實現(xiàn)信息化管理對推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)長遠發(fā)展具有極為重要的意義。

一、檔案信息化的定義

由四川省檔案局編輯、四川人民出版社出版的《檔案信息化建設》一書中這樣解釋檔案信息化：檔案信息化，就是在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。

二、疾病預防控制檔案信息化建設的必要性

（一）外部環(huán)境。從20世紀80年代末，我國檔案界開始應用計算機技術(shù)，邁開了信息化建設的步伐。近年來，隨著國家對信息化建設的重視、計算機技術(shù)水平的提高以及檔案工作者的不斷努力，檔案信息化建設已取得長足進展，進入了黃金發(fā)展期。數(shù)字檔案館不斷涌現(xiàn)，開始利用云計算平臺為人們提供服務，為檔案利用者跨庫檢索提供了方便。疾病預防控制機構(gòu)也應順應信息時代潮流，抓住契機，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，加大信息化建設力度。

（二）內(nèi)部環(huán)境。在公文管理方面，我單位已開始應用辦公自動化系統(tǒng)處理公文，實現(xiàn)了公文在辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)的流轉(zhuǎn)，公文的承辦、督辦、反饋、利用等全過程實現(xiàn)了在線管理。

下行文可通過網(wǎng)絡直接將電子文件傳輸?shù)较录壖部貦C構(gòu)；在實驗室管理方面，應用LIMS系統(tǒng)，實現(xiàn)了實驗室檢測樣品的管理、質(zhì)量控制管理、實驗儀器、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和廠家管理；再加上傳染病網(wǎng)絡直報及會計電算化的應用，各個工作環(huán)節(jié)都進入了電子化、信息化，作為記錄這些活動的檔案，也應使用現(xiàn)代化管理手段，加快信息化進程。

三、疾病預防控制檔案信息化建設的要素

（一）領(lǐng)導重視。疾病預防控制檔案是疾控機構(gòu)在其行政、業(yè)務活動中形成的真實的歷史記錄，對今后的工作有著巨大的參考價值和憑證作用，尤其對各類傳染病防控政策的制定、流行病學調(diào)查、各項業(yè)務工作的督導有著重要的指導作用。但部分疾控機構(gòu)領(lǐng)導和職工對檔案管理工作認識不夠，檔案信息化意識薄弱，認為檔案管理工作不過是整整材料，借借還還，是沒有任何技術(shù)含量的簡單勞動，不需要任何的學術(shù)水平；對檔案工作投入不足，在資金使用上偏重業(yè)務工作而忽視了對檔案工作的投入。這些都影響了疾控檔案信息化建設的進程。

檔案管理人員應加大檔案工作宣傳力度，制定方便快捷的檢索工具，多出編研成果，使領(lǐng)導認識到檔案管理的重要性，加強檔案信息化意識；將檔案信息化納入本單位信息化建設規(guī)劃中，成立檔案信息化建設領(lǐng)導小組，制定適合疾病預防控制機構(gòu)的檔案信息化相關(guān)制度，加強對檔案管理人員業(yè)務培訓力度，從組織機構(gòu)、制度和人員上為檔案信息化建設提供保障。

（二）基礎(chǔ)設施。基礎(chǔ)設施是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應用的前提，主要包括計算機、服務器及存儲備份設備、終端設備、檔案數(shù)字化設備（如掃描儀、數(shù)碼相機等）、基礎(chǔ)軟件等。但部分疾控機構(gòu)尤其是基層疾控機構(gòu)由于經(jīng)費問題，檔案信息化所需的軟硬件設施得不到滿足，檔案管理手段較為落后，還停留在傳統(tǒng)的手工操作上。

檔案行政主管部門應加大考核力度，將檔案信息化建設水平作為一項考核指標，從側(cè)面督促疾控機構(gòu)盡量加大這方面的投入力度。各疾控機構(gòu)應努力克服困難，在條件允許的情況下加大投入，購進相關(guān)硬件設備，配備符合工作實際的軟件系統(tǒng)，保障檔案信息化建設所需要的各項基礎(chǔ)設施及時到位。

（三）檔案資源數(shù)據(jù)庫。在檔案資源數(shù)據(jù)庫建設方面，本單位采用國家檔案局認可的《河北科怡檔案管理系統(tǒng)》網(wǎng)絡版，結(jié)合工作實際，建立了文書、業(yè)務、實驗室管理、病原病例、聲像等檔案管理模塊。對所有歸檔文件全部錄入微機，建立了文件級目錄數(shù)據(jù)庫；在全文數(shù)據(jù)庫建設方面，除接收辦公自動化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子文件外，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行掃描，由于經(jīng)費不足，我們選取那些利用率高、價值較高的檔案（一般為永久保存的檔案）先行進行掃描，掛接原文，建立了檔案原文數(shù)據(jù)庫。

為保證檔案數(shù)據(jù)的安全，我們在微機上安裝隔離卡，使檔案數(shù)據(jù)庫與外網(wǎng)環(huán)境實現(xiàn)物理隔離，保證檔案數(shù)據(jù)庫不被黑客攻擊；在單位內(nèi)部各部門設立檔案管理系統(tǒng)客戶端，并根據(jù)各部門業(yè)務職能和工作性質(zhì)實施權(quán)限設置，各客戶端可以通過局域網(wǎng)錄入、查閱檔案但不能刪除、修改；對檔案數(shù)據(jù)實行異質(zhì)備份管理，歸檔過程中每次錄入新的數(shù)據(jù)后，及時用移動硬盤進行檔案數(shù)據(jù)庫備份，以防數(shù)據(jù)庫損壞造成檔案數(shù)據(jù)的丟失。

（四）電子文件管理。電子文件管理是檔案信息化建設的一個重要環(huán)節(jié)。目前我單位的電子文件主要是辦公自動化系統(tǒng)生成、辦理、傳輸和存儲的具有規(guī)范格式的文本文件，另外還有一部分影音文件。按照《電子文件管理暫行辦法》（中辦國辦廳字〔2009〕39號）要求，制定本單位電子文件管理辦法，明確管理責任，規(guī)范工作流程，落實保障措施。我單位所有職工在辦公自動化系統(tǒng)中均為實名制唯一賬戶，從內(nèi)網(wǎng)通過賬戶和密碼可直接登錄訪問，處理電子文件的權(quán)限依據(jù)崗位職責來設定，網(wǎng)管中心對網(wǎng)絡安全進行安全維護，保證了電子文件的真實性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性，這樣檔案系統(tǒng)接收的電子文件便是真實可靠的。由于辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)分別在外網(wǎng)環(huán)境和單位局域網(wǎng)環(huán)境下運行，為維護檔案系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全，電子文件不能直接歸檔進入檔案系統(tǒng)，在兩個系統(tǒng)間建立接口，作為辦公自動化文件歸檔前的臨時存儲裝置，從辦公自動化接收的電子文件，只有通過這個接口方能進入檔案管理系統(tǒng)。

（五）檔案管理人員。人才確定一項事業(yè)的成敗，現(xiàn)代管理學認為：人都是勤勞肯干的，并不是天生厭惡自己的工作，關(guān)鍵是能否給他提供良好的工作環(huán)境，是否滿足了他合理的需求。有的疾病預防控制機構(gòu)只重視一線業(yè)務人員的培養(yǎng)，忽視檔案管理人才隊伍建設，對檔案管理人員不夠關(guān)心，不重視他們的知識更新和繼續(xù)教育，影響了檔案管理工作人員的工作積極性。檔案管理人員在工作上滿足現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新和開拓意識，勢必會影響疾病預防控制檔案信息化建設的發(fā)展。

疾控機構(gòu)應重視檔案工作，在單位形成重視檔案工作的氛圍。堅持培訓制度，把檔案管理人員的業(yè)務培訓列入本單位的培訓計劃，使檔案管理人員業(yè)務知識及時更新，具備掌握新技術(shù)、新設備的技能；執(zhí)行“四同步”管理制度，讓檔案管理人員參與到單位的科研課題及基建項目驗收活動、實驗室資質(zhì)認證認可、新購置貴重儀器的開箱驗收等重要事件的處理中來，讓他們更為直接、具體地了解本單位的各項業(yè)務職能和重要活動；在職稱晉升與福利待遇方面，不分三六九等，給予檔案管理人員與醫(yī)技人員同等機會和待遇，鼓勵檔案管理人員的工作熱情，激勵他們在工作上不斷開拓創(chuàng)新。使檔案管理人員既精通檔案業(yè)務知識、又熟練操作現(xiàn)代化辦公設備且了解疾病預防控制機構(gòu)基本職能。

四、檔案信息化建設的目的

（一）實現(xiàn)疾病預防控制檔案信息資源共享。新《檔案法》第41條規(guī)定：“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”。檔案信息化建設的最終目的是消除各個部門信息共享壁壘問題，實現(xiàn)資源共享，為疾控工作提供方便快捷的服務。單位全體職工根據(jù)權(quán)限，通過局域網(wǎng)，實現(xiàn)對檔案信息的在線檢索。經(jīng)過領(lǐng)導批準，通過與辦公自動化銜接端口，可以將檔案資料上傳下達，使檔案不僅為本單位各項工作服務，還可以與上級機關(guān)和下級疾控機構(gòu)實現(xiàn)檔案資料共享，提高了室藏檔案資源的利用率，最大限度發(fā)揮出檔案對全省疾病預防控制業(yè)務工作的指導作用。

（二）實現(xiàn)檔案信息的長久保存。本單位年代最早的室藏檔案是產(chǎn)生于20世紀50年代的紙質(zhì)檔案，這些檔案由于保存時間較長，紙張變得發(fā)黃發(fā)脆，字跡模糊；還有一些以磁帶、磁盤、光盤形式保存的檔案，雖然這些介質(zhì)比紙張保存容量大，但由于容易被氧化、磁化，存儲在上面的檔案信息很有可能遭到破壞。再加上存儲介質(zhì)和微機更新?lián)Q代速度較快，現(xiàn)在的好多微機已沒有軟驅(qū)，導致軟盤無法讀取，導致電子檔案信息的不穩(wěn)定性。檔案信息化通過對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化及對磁帶、磁盤、光盤數(shù)據(jù)的遷移，解決了這些問題，它的虛擬的保存形式可以使這些檔案信息得到更為長久的保存。

信息化建設是疾病預防控制檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然趨勢，是全面提升疾控機構(gòu)檔案工作業(yè)務水平的重要手段。疾病預防控制機構(gòu)應轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案信息化意識，改變工作管理體制與運行機制，進一步加強基礎(chǔ)工作，切實把檔案信息化建設落到實處。