學校檔案管理的信息化及科學化建設探討

文/山東服裝職業學院 徐紅

在互聯網發達的時代，各行各業都逐漸向數據化的方向轉型，將信息數據化可以有效地管理種類繁多且數量巨大的各項數據信息，將這些信息集中地利用計算機進行管理，可以通過互聯網實現共享。學校作為培養人才的地方，必須做到與時代接軌，為學生起到表率的作用，緊跟時代的步伐，做好信息化建設工作，管理好學校的檔案信息。

本文針對學校檔案管理的信息化與科學化建設進行研究，首先分析了對學校檔案進行信息化與科學化管理的意義，之后提出了對學校檔案進行信息化與科學化管理需要解決的問題，并且根據問題提出了具有針對性的解決對策，希望能夠幫助學校提升對檔案管理的信息化水平，提升檔案管理的工作效率，為學生提供更優質的學習環境與教學水平。

一、對學校檔案進行信息化與科學化管理的意義

（一）高效整理檔案信息。學校的檔案信息數量眾多，每天都會產生大量的數據信息，其中包括學生的個人信息、學生學習信息、教師的教學信息、教師的個人信息、學校的活動、行政管理信息以及財務信息等各種各樣的信息。如果能夠做到信息化與科學化的管理，就可以通過合理地使用計算機與互聯網，實現將信息同步到檔案信息管理平臺上進行集中且統一的管理，可以保障檔案信息的完整性，同時還能極大地減少整理檔案信息的時間。因為人工對檔案信息進行整理的效率遠比計算機整理的效率慢很多，因此學校通過落實信息化與科學化的檔案管理工作，可以有效地提升對檔案的管理的效率，并且保障檔案信息的準確率。

（二）方便查閱使用檔案信息。對學校的檔案信息進行信息化與科學化建設還有助于對信息有使用需求的人員，可以通過計算機與互聯網登錄學校的檔案信息管理系統中，實現隨時隨地地查閱與調動檔案信息。在計算機智能系統的支持下，查詢檔案的時候可以通過分類或者檢索關鍵詞而快速地篩選出所需要的檔案信息，相較于傳統的檔案信息管理工作而言，不需要在檔案室眾多的檔案信息中花費大量的時間查找檔案，信息化的檔案管理工作有助于提升檔案查詢的效率。再者，信息化的檔案管理管理系統還可以幫助需要調動檔案的人員自動整理所選擇的檔案，因此可以實現一次性調動大量的檔案信息，這對于教師而言，可以快速地獲取與教學相關的檔案信息，同時還能在需要的時候，及時地獲取學生的個人檔案與學習檔案，從而有助于教師提升教學工作的效率，還能提升對學生在校日?；顒拥墓芾硇?。

二、對學校檔案進行信息化與科學化管理需要解決的問題

（一）數據信息沒有合理的分類。我國大多數院校已經開始應用信息化與科學化的檔案信息系統，但是在應用的時候，并沒有做好對數據信息的分類工作，只是將檔案信息以數據化的形式錄入電腦中，這就會導致在查閱數據的時候，會受到其他檔案信息的干擾，所以查閱信息的效率也會明顯地下降。與此同時，在對數據信息進行整合的時候，如果沒有進行良好的分類，一旦學校需要某一方面全面的檔案信息，方便學校對學生的學習與教學做出下一步安排時，便有極大的可能性會出現查閱檔案數據的時候出現遺漏，并且不會發現遺漏的數據。因為這些數據都摻雜在一起，所以在調取數據信息的時候就會亂作一團，導致難以直接獲取到全面的檔案信息。一旦發生這種問題，便極有可能會導致學校所指定的教學與建設計劃跟學校的實際情況不符，對學校產生消極的影響。

（二）檔案管理信息系統升級緩慢。我國大多數學校的檔案管理信息系統的升級速度非常緩慢，因此導致在應用檔案管理信息系統時所產生的問題不能及時地得到解決。例如，上文所提到的數據整合分類的能力不足，這一問題存在的時間較久，但是至今仍然很少有學校對檔案管理信息系統進行升級，這就導致學校的檔案信息系統出現許多漏洞。之所以學校檔案管理信息系統的升級工作進展緩慢，大多是因為學校的領導沒有充分地意識到檔案信息系統管理的重要性，沒有對檔案管理信息系統的升級工作進行安排與關注，負責學校檔案信息系統管理的相關工作人員便不會主動地對系統進行升級。

三、學校檔案管理的信息化與科學化建設的策略

（一）將數據信息合理分類。學校在進行信息化與科學化管理檔案的時候，應當將數據信息合理分類。事實上，在計算機技術的支持下，對數據信息進行分類非常方便，只需要檔案的管理人員做好檔案信息的分級與分類工作，可以將學校的檔案信息分為學生的信息、教師的信息、財務的信息、管理建設的信息。之后再在每一個分類下設置二級分類，其中學生的信息可以分為學生的個人基本信息、學習能力評估信息、學習成績信息、作業完成信息等。教師的信息可以根據教師的教學科目或職位進行分類，在這一分類可以設置三級分類，例如，教師的個人基本信息、教學能力評估信息、教學成果信息、教學安排信息等。財務的信息可以分為教學財務信息、活動財務信息以及學校建設財務信息等。管理建設信息可以分為建設計劃信息、建設成果信息、建設資源信息等。通過對數據信息做好分類工作，便可以在需要查閱信息的時候快速地獲取到全面的信息，充分體現出信息化與科學化的優勢。

（二）健全檔案管理信息系統。為了保障檔案信息系統能夠處于高質量的運行狀態，就需要在發現系統漏洞的時候，及時地對系統進行升級，確保在第一時間解決系統所存在的漏洞與問題，逐漸完善與健全學校的檔案管理信息系統。因此，學校的領導應當十分重視檔案管理工作，對檔案管理的相關人員提出做好檔案管理信息系統維護與升級工作的具體要求，并且要求檔案管理部門每月上報學習學校的檔案管理工作，起到對檔案管理人員工作進行監督的作用。同時，學校還應當為檔案管理信息系統的升級工作提供專業的技術支持，如果檔案管理部門遇到了難以解決的技術問題時，學校可以聘請或者派遣專業的技術人才，為檔案管理部門提供幫助。

（三）為學校的檔案管理人員培訓。學校應當為檔案管理人員提供培訓，在培訓的過程中教導檔案管理人員如何操控檔案信息化管理平臺。與此同時，學校還應當招聘具有信息技術水平的人員負責與學校已經具備檔案管理經驗的老員工進行配合，確保新招聘的檔案信息管理人員能夠充分地掌握信息系統的各項功能的使用方法，清楚地意識到自身的責任，做好檔案信息管理員的工作，保障學校檔案工作錄入與調取的正常秩序，并且保護好學校的檔案信息。

（四）在學校管理與教學中合理利用檔案信息。學校應當幫助教師培養合理利用檔案信息了解學生的學習情況以及自身教學水平的好習慣，從而制定出更加科學合理的教學計劃。同時，學校的管理人員也應當具備通過檔案信息了解學校的發展水平的好習慣，經常回顧學校的發展歷程，從而制定出更加合理的發展與建設計劃。

四、結語

隨著信息技術水平的不斷提升，我國各行各業對于信息技術的應用程度也越來越深入。學校作為教育基地，也應當充分應用信息技術，做好檔案管理工作，并且在工作中合理地使用信息技術，實現檔案信息數據化管理。

對學校檔案實現信息化與科學化管理有助于高效整理檔案信息、方便查閱使用檔案信息以及保障檔案信息的安全性。但是當前我國的學校檔案管理工作由于存在著數據信息沒有合理的分類、檔案管理信息系統升級緩慢、缺少專業的管理人員以及對檔案信息的應用水平低的問題，導致信息化與科學化的水平不足。對此，為了提升我國學校檔案管理工作的信息化與科學化水平，可以通過將數據信息合理分類、健全檔案管理信息系統、為學校的檔案管理人員培訓以及在學校管理與教學中利用檔案信息，做好學校檔案的信息化與科學化建設工作，為我國學生提供更優質的學習環境與教學水平。