試分析學校檔案信息化存在的問題與解決策略

文/山東省青島第二衛生學校 崔慧寧

經濟與科技的不斷發展，促進了互聯網技術的不斷進步，互聯網技術越來越成熟。在互聯網技術推動下，人們進入了信息化時代，信息化建設已經成為時代發展的趨勢。學校檔案管理是學校教育工作的重要部分，對學校的發展、管理、教師和學生的發展等具有重要作用，能將學校相關信息進行有效記錄、整理。檔案管理不僅能反映學生在校期間的發展信息，還具有權衡學校管理水平、教育水平的重要作用。因此，學校要加強檔案管理，促進管理信息化。

一、學校檔案管理信息化的重要性

學校檔案記錄著學生與老師在校期間的成績及發展，記錄著學校的發展及管理，具有重要意義，特別是學生檔案，它真實記錄了學生在校期間的學習、生活、品德等資料，是干部人事檔案的原始材料，是學生升學、出國等各方面的重要依據。以往學校用紙質檔案管理，信息傳遞較慢，還容易發生檔案遺失的情況，紙質文件資料已經成為檔案管理工作的負擔，不能滿足學校的發展需求，因此電子信息檔案發展尤為重要。21世紀以來，互聯網運用越來越廣泛，成為人們生活中不可缺少的部分，在學校，互聯網技術也被逐漸運用，檔案管理工作向系統化、科學化的發展方向轉變。隨著教育體系不斷改革，教育水平不斷提高，學校檔案工作的發展趨勢逐漸向信息化發展。學校檔案管理工作通過計算機、互聯網以及手機等移動終端進行檔案管理，加快檔案信息化管理，對檔案管理工作具有重要的作用。

二、學校檔案管理信息化管理中存在的問題

（一）檔案管理機構不完善。學校在發展過程中，因為資金、環境等因素的影響，部分學校在檔案管理信息化建設中存在責任不清、定位不明等現象，導致檔案管理信息化建設發展不夠嚴謹，不利于信息化在檔案管理中順利開展。部分學校沒有設立獨立的檔案管理室，缺乏系統、科學的檔案管理流程；檔案工作人員信息化檔案管理水平較低，不能有效進行檔案存儲與資源歸納，嚴重缺乏完善的工作流程意識。綜上所述，檔案管理機構不完善主要表現在兩個方面：1.職責劃分不明，部分學校還沒有形成規范的檔案管理工作制度，沒有專門、統一的檔案管理部門。許多學校學生檔案收集工作等有團委學生處或學院招生處負責，容易出現學生信息資料多次采集的情況，不僅浪費時間，還浪費學校資源。2.管理流程不嚴謹，大部分學校將學生個人檔案轉交到各年級組長辦公室分散管理，學生畢業后由各年級組長辦公室統一上交。學生個人檔案工作讓臨時工作人員或者學生幫忙整理歸檔，不僅降低檔案管理工作質量，還容易造成學生檔案遺失、殘缺等情況。

（二）管理人員技術水平不足。學校檔案管理人員技術水平普遍偏低，特別是中職院校檔案人員隊伍，因為管理人員計算機技術水平較低，在檔案管理信息化建設中對信息化技術知識的掌握度不高，不能較好地適應計算機工作環境。而隨著互聯網計算機技術的不斷發展，如何提高信息化檔案工作的安全，已經成為社會普遍關注的問題。信息化檔案管理資源庫容易受到計算機病毒、木馬等不良程序的攻擊，不僅會導致信息丟失，也會導致管理資金與后期維護資金的增加，浪費資源，因此需要在計算機技術上進行加密處理，并且設置防火墻，防止檔案資源庫遭到破壞。檔案管理人員不僅要懂得檔案管理，還要掌握計算機技術，促進檔案管理信息化建設發展。

（三）檔案資源數據庫建設落后。隨著教育事業不斷改革，大部分學校均建立了規模大小不一的檔案資源庫。大部分資源庫由各個學校自行建立，并自行使用，不僅規模小，而且標準化程度較低，嚴重缺乏統一性，資源庫的信息不能夠共享，社會服務水平相對較低。自行建設的資源庫多是條目數據庫，沒有完善、健全的全文數據庫及多媒體數據庫，不能有效滿足用戶的需要，且部分學校檔案管理室雖已經連接互聯網，但只可以訪問學校主頁，不能進行資源共享。

三、學校檔案管理信息化管理的解決策略

（一）加強檔案管理的安全性和保密性。學校檔案管理工作人員要聯合學校計算機系專業教師或專業科技人員，對檔案信息資源庫在技術安全、管理安全等方面進行健全、完善的管理措施，保證檔案資源庫的安全性及保密性。通過建立專業的、完善的檔案管理程序網絡，采用學校內網、外網的方式，進行全面的技術網絡防護措施，提高互聯網網絡的安全性。同時，設置電子程序對不安全的IP地址進行屏蔽；建立防火墻，防止病毒、木馬等不良程序的侵入；建立虛擬的檔案管理庫，設置身份認證、信息自動備份等方法，建立健全的、完善的信息管理制度。

（二）加強檔案網站建設。學校要積極開發學校檔案信息綜合管理軟件，利用該軟件系統對學校學生、老師等個人檔案進行收集、整理、歸檔、統計、鑒定等管理，實現計算機管理各個環節的標準化規范體系，促進檔案管理工作自動化、信息化。建立資源數據庫是檔案管理工作信息化的前提，為促進檔案管理服務水平和服務能力的提高，要盡快建設檔案管理資源庫，實現計算機檢索系統實用化。

（三）建立完善的檔案基礎設施。學校要在校園信息網絡的基礎上發展適合于學校的檔案信息管理的系統，需要提高檔案管理人員的計算機水平，并結合現有的技術開發型人才和網絡應用技術的優勢，建設統一的、標準的學校檔案管理系統。在開發信息管理系統的時候，要充分保障系統具有實用性、操作簡單等優勢，在數據收集、檔案整理、傳輸管理、信息安全管理等方面進行統一的、規范的管理，將分散的學生檔案管理和學校教務處等部門進行無縫對接，保障資源信息的及時性和共享性。在建設信息化過程中，要加強提高檔案信息化管理隊伍人員的技術水平，加強對管理人員的崗前培訓，并定期對管理人員進行檔案管理技能和數字化信息技術培訓。管理人員要掌握科學化的管理方法,積極應用現代化的互聯網技術，有效提高信息化檔案管理的工作水平，促進學校教育工作的開展。

（四）加強檔案管理信息化理論和實踐的結合。目前，信息化檔案管理不斷推動檔案管理工作的硬件和軟件結合。保證檔案工作人員可以熟練掌握檔案查詢、錄入等操作技術，滿足檔案管理工作的建設需求。同時，建立健全、完善的檔案信息化管理流程，利用計算機網絡與各個檔案部門進行及時的溝通與交流。建立“高校檔案管理信息化建設”平臺，進一步提高檔案管理工作的信息化。由于檔案管理信息非常廣泛，工作人員要對收集的信息進行分類、總結等，所以要提高管理人員的專業水平，保證能及時掌握檔案信息。

（五）加強監督管理。加強學校檔案管理的監察管理，保障檔案管理工作順利開展。檔案管理工作人員要對學校的檔案進行嚴格的管理，并對老師考核制度制定出一套可行的考核評價機制。對因人為損壞，造成檔案遺失、破壞情況等，要追究到個人，制定嚴格的懲罰制度，保證檔案工作順利開展。

四、結語

隨著互聯網的不斷發展，學校檔案管理工作逐漸向信息化發展，信息化檔案管理工作已經成為一項符合現代科學技術發展的信息管理工作。故此，在檔案收集、分類、保存、安全等方面，需要學校管理人員及檔案管理人員重視其發展。通過培訓、交流等多種途徑，提高檔案管理人員的技術水平及專業水平，提高管理人員的工作積極性，進一步促進學校檔案管理信息化。